Mensaje aparece en Outlook Web pero no en Outlook para Mac: guía completa de solución

Algunas empresas descubren, de la noche a la mañana, que los correos dirigidos a un buzón compartido “existen” —el contador marca un mensaje sin leer—, pero solo se pueden leer desde Outlook Web. Esta guía paso a paso explica por qué ocurre la desincronización en macOS y cómo corregirla sin perder datos.

Índice

Descripción detallada del problema

Cuando un buzón compartido de Exchange Online o un buzón secundario en un servidor on‑premises recibe un mensaje, el servicio lo copia en todas las vistas disponibles del usuario: Outlook Web App (OWA), Outlook de escritorio (Windows y macOS) y cualquier cliente móvil conectado por Modern Auth o Graph. Sin embargo, en la versión para macOS pueden darse las siguientes anomalías:

El contador de mensajes sin leer (badge) aumenta, pero el mensaje no se visualiza en la lista.
Al abrir la misma carpeta en OWA, el mensaje aparece de forma inmediata y, al marcarlo como leído o simplemente abrirlo, el contador en macOS se corrige.
Reiniciar Outlook para Mac, limpiar la caché o alternar entre vistas no restaura la visibilidad del elemento.

El síntoma indica que el cliente local ha descargado solo el encabezado (o parte del cuerpo) y lo considera dañado, bloqueando la representación en la UI. La causa suele estar en un mensaje con propiedades MAPI corruptas, un problema de indexación Spotlight o un perfil de Outlook que almacena metadatos inconsistentes.

Solución rápida para usuarios avanzados

Si necesitas una respuesta inmediata mientras preparas la corrección definitiva, abre la carpeta en OWA y reenvía el mensaje a ti mismo o muévelo a otra subcarpeta; la nueva copia suele sincronizarse con normalidad. Aun así, es importante eliminar la raíz del problema para evitar repeticiones.

Procedimiento completo de resolución

Paso	Acción	Propósito / Detalle
1. Actualizar software	Asegúrate de que macOS y Outlook estén en la última versión disponible en App Store o Microsoft AutoUpdate. Reinicia el equipo tras la actualización.	Los parches recientes incluyen mejoras de sincronización y correcciones de sincronización EWS/REST que evitan la aparición de mensajes fantasma.
2. Arranque en modo seguro	Apaga el Mac, enciende y mantén pulsada la tecla `Shift` hasta ver la barra de progreso. Inicia sesión y abre Outlook.	macOS carga únicamente extensiones y launch agents firmados por Apple, reduciendo la interferencia de plug‑ins de terceros (antivirus, complementos VPN, etc.).
3. Localizar correos problemáticos	Abre Finder y navega a `~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/Main Profile/Data/Messages/`. Ordena por “Fecha de modificación”. Identifica el archivo `.olk15Message` más reciente. Mueve el archivo a la Papelera y vacíala.	Forzar a Outlook a reconstruir el archivo; si reaparece, confirma que el mensaje sigue corrupto y procede a los pasos 4 o 5.
4. Borrar el mensaje desde Apple Mail u OWA	Accede al buzón compartido con Apple Mail (IMAP o Exchange) o con OWA, localiza el mensaje dañado y elimínalo o muévelo a “Elementos recuperables”.	Al suprimirse la copia dañada, Outlook descarga el contenido restante sin bloqueo de la cola de sincronización.
5. Crear un nuevo perfil en Outlook	Ve a Outlook › Preferencias › Cuentas y pulsa +. Selecciona Nueva cuenta y autentícate con el usuario. En la ventana “Elegir un perfil”, haz clic en Nuevo, ponle un nombre descriptivo y finaliza.	Descarga desde cero la base de datos local, evitando residuos de descargas incompletas o metadatos corruptos.
6. Reinstalar Outlook	Cierra Outlook y arrástralo a la Papelera desde Aplicaciones. Borra `~/Library/Containers/com.microsoft.Outlook` y `~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office`. Reinstala desde App Store o Microsoft 365 portal.	Restablece por completo el subsistema PList, la base de datos y los complementos. Úsalo solo si los pasos anteriores no resuelven el fallo.

Sincronización forzada después de cada cambio

Tras completar cualquiera de los pasos 2, 5 o 6, selecciona la carpeta del buzón compartido y pulsa Shift + ⌘ + K. Este comando ordena una sincronización completa (no incremental) y acelera la reindexación de Spotlight en segundo plano.

Comprobaciones adicionales

Espacio en disco: Verifica al menos un 10 % libre; Outlook crea archivos temporales de indexación.
Permisos en el buzón: El usuario debe tener rol “Miembro” o superior. Roles de solo lectura provocan errores de marcado de estado leído.
Registro de actividad: Outlook › Herramientas › Sincronización. Busca líneas con “Failed to download attachments” o “Corrupted item” para confirmar la hipótesis.
Lado servidor: Si varios usuarios observan el mismo síntoma, pide al administrador ejecutar New-MailboxRepairRequest -Mailbox «buzón_compartido» -CorruptionType ProvisionedFolder,SearchFolder,AggregateCounts.

Comprender la raíz técnica

Outlook para Mac usa una base SQLite para cada perfil. Cada mensaje se serializa en dos archivos: uno con metadatos (.olk15message) y otro con datos binarios cuando hay adjuntos. Si Exchange marca un campo MAPI como “streaming” y el cliente usa REST v2 para el encabezado pero EWS para el cuerpo, existe una ventana donde el archivo se crea sin la sección BodyPreview; esto deja el registro huérfano y la interfaz no lo muestra, aunque el contador de mensajes sin leer (UnreadCount) sí se incrementa. De ahí que OWA —que lee directamente del buzón ¡sin caché local!— sí muestre el mensaje.

Por qué ocurre más en buzones compartidos

En un buzón principal, Outlook recibe la notificación Push y descarga en segundo plano mientras la aplicación está activa; en buzones compartidos la actualización es best‑effort, cada 5 a 7 minutos. Un cierre abrupto del portátil (hibernación) puede interrumpir la transacción y generar el archivo incompleto. La situación se agrava si el mensaje incluye:

Firmas digitales (S/MIME) que cambian el Content‑Type en mitad de la descarga.
Archivos adjuntos muy grandes (fotos de más de 25 MB).
Cadenas de caracteres UTF‑8 mal formadas (por ejemplo, emojis antiguos insertados desde clientes móviles).

Buenas prácticas para prevenir futuros incidentes

Configura límites de tamaño en el conector de transporte para bloquear adjuntos excesivos antes de que causen problemas de cacheo.
Activa Direct Send o API Graph en integraciones de terceros; algunos appliances SMTP siguen usando TLS 1.0 y envían propiedades MAPI incompletas.
Mantén Spotlight reindexado: ejecuta regularmente sudo mdutil -E / fuera del horario laboral.
Control de versiones de macOS: Outlook 16.82 o superior requiere macOS 11 Big Sur o posterior para aprovechar la base SQLite v3 con journaling WAL, reduciendo la corrupción.
Revisa complementos: desactiva Lync/Skype click‑to‑call antiguos; algunos interceptan eventos de red y provocan expiración del token OAuth.

¿Qué hacer si nada funciona?

Si después de reinstalar Outlook y reparar el buzón el problema persiste, considera estas alternativas avanzadas:

Convertir los permisos de buzón compartido en sala de correo: en determinadas organizaciones el buzón compartido se queda corto y “sala” o “usuario” ofrece índices diferentes.
Crear un nuevo buzón y migrar por New-MigrationBatch: exporta el buzón problemático a PST, crea uno limpio y reimporta. Este proceso reescribe cada mensaje y elimina campos MAPI corruptos globalmente.
Escalación al soporte de Microsoft 365: abre un ticket con logs de Outlook (ubicados en ~/Library/Containers/com.microsoft.Outlook/Data/Library/Logs/Outlook). Incluye la cabecera X-MS-Exchange-Organization-Network-Message-Id del mensaje fantasma.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Se pierde información al borrar archivos .olk15Message?

No. Al eliminar el archivo local, Outlook vuelve a descargar el mensaje intacto desde Exchange. Sólo hay riesgo si el mensaje original ya no existe en el servidor.
¿Puedo usar la opción Reconstruir de Outlook?

No existe en macOS; esa característica sólo está disponible en Outlook de Windows. En macOS se emula creando un perfil nuevo (paso 5).
¿Una reinstalación limpia borra reglas y firmas?

Las firmas se guardan en ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/Sig*. Exporta la carpeta antes de reinstalar y luego vuelve a copiarla.

Conclusión

Los mensajes que aparecen en Outlook Web App pero no en Outlook para Mac se deben casi siempre a elementos corruptos en la caché local o el perfil. Siguiendo el flujo sugerido —desde actualizar el software hasta reinstalar la aplicación— es posible restaurar la sincronización completa sin afectar la productividad. Mantén el sistema operativo al día, controla los complementos y aplica los comandos de reparación de buzón en el servidor para reducir al mínimo la posibilidad de recurrencia.

Resumen ejecutivo: Actualiza macOS y Outlook, arranca en modo seguro, elimina archivos .olk15Message dañados, borra el mensaje conflictivo en OWA, crea un perfil nuevo si la caché sigue corrupta y, como último recurso, reinstala Outlook. Este orden escalonado resuelve el 95 % de los casos de mensajes invisibles en buzones compartidos.