Si tras actualizar a la experiencia New Outlook para Windows recibes el error “Can’t complete your request – You might not have permission to perform this action” al abrir un buzón compartido, lo más probable es que dicho buzón continúe alojado on‑premises. El nuevo cliente, al estar basado en tecnologías web modernas y en Microsoft Graph, solo puede montar buzones compartidos que residen en Exchange Online.
Por qué ocurre el error
New Outlook emplea el mismo back‑end que Outlook Web (OWA) y la aplicación de Correo en Windows 11. Esto significa que todas las conexiones de buzones compartidos se realizan a través de REST/Graph y MAPI‑over‑HTTP únicamente contra la nube de Microsoft 365.
- Los buzones compartidos on‑premises no exponen una API compatible con este modelo.
- Aunque el usuario posea permisos FullAccess, New Outlook interpreta el recurso como “inaccesible” y bloquea la operación.
- El mismo buzón puede abrirse sin problemas desde Outlook clásico (Win32) o desde OWA porque estos clientes sí manejan el protocolo RPC/HTTP o Outlook Anywhere que soportan entornos híbridos y locales.
Síntomas y mensajes relacionados
- Al intentar expandir el buzón compartido aparece un cuadro rojo con el texto “Can’t complete your request”.
- Los permisos se han concedido correctamente y son visibles en Outlook clásico (Get-MailboxPermission los confirma).
- El asistente “Add shared mailbox” de New Outlook muestra el buzón en la lista, pero al finalizar aparece el mismo error o un ciclo de reautenticación.
- En la consola de eventos del sistema se registra la excepción HTTP 501 – Not Implemented.
Resumen de causa y solución rápida
| Punto clave | Detalle |
|---|---|
| Causa principal | New Outlook solo admite buzones compartidos hospedados en Exchange Online; los buzones on‑prem aún no son compatibles. |
| Efecto | Aunque el usuario tenga permisos, la aplicación bloquea la apertura del buzón compartido y muestra el error indicado. |
| Soluciones prácticas | Usar Outlook clásico (Win32) u Outlook Web (OWA), que sí pueden conectarse a buzones compartidos on‑prem. Migrar los buzones compartidos a Exchange Online o completar la configuración híbrida para que aparezcan como recursos en la nube. Si se desea mantenerlos on‑prem, abrir un caso con el Microsoft On‑Prem Tech Support, que es el canal oficial para este escenario. |
| Estado futuro | En la hoja de ruta pública de Microsoft, la compatibilidad de New Outlook con buzones compartidos on‑prem aparece como “Planeada” sin fecha objetivo. |
Cómo confirmar si el buzón está on‑premises
Sigue estos pasos para descartar falsos positivos y asegurarte de que el recurso no se encuentra ya en Exchange Online:
- Desde el Exchange Admin Center on‑prem, busca el buzón compartido y comprueba que su Mailbox Database apunta a un servidor local.
- Ejecuta en PowerShell local:
Get-Mailbox -Identity "Marketing Shared" | Format-List RecipientTypeDetails,PrimarySmtpAddressSi RecipientTypeDetails devuelve SharedMailbox y no contiene el atributo RemoteSharedMailbox, el buzón sigue on‑prem. - Comprueba en Azure AD que el atributo msExchRecipientTypeDetails no haya sido sincronizado con el valor
34359738368(Remote Shared Mailbox).
Soluciones detalladas
1. Seguir utilizando Outlook clásico u OWA
Para muchos equipos de soporte, esta es la corrección más inmediata. Outlook Win32 sigue siendo plenamente compatible con buzones on‑premises, incluso en configuraciones híbridas. Asegúrate de:
- Desactivar la “opción de prueba” de New Outlook desde el conmutador situado en la esquina superior derecha.
- Documentar la diferencia entre ambos clientes para los usuarios finales.
- Actualizar OWA con un branding corporativo que facilite el acceso rápido vía URL si se opta por la vía web.
2. Migrar el buzón compartido a Exchange Online
Si la estrategia de la organización pasa por retirar servidores locales, o si ya existe un entorno híbrido, lo más sencillo es mover el recurso a la nube. Ventajas:
- Compatibilidad inmediata con New Outlook, dispositivos móviles y la app Outlook Lite.
- Reducción de costes de almacenamiento en hardware local.
- Beneficio de nuevas capacidades como Loop components, insignias de presencia enriquecida y búsqueda impulsada por Microsoft Search.
Pasos clave:
- Verifica que Azure AD Connect esté sincronizando los objetos sin errores.
- Ejecuta un Remote Mailbox Move desde el Exchange Admin Center (EXO PowerShell):
New-MoveRequest -Identity "Marketing Shared" -RemoteTargetDatabase "DB01EXO" -BadItemLimit 50 - Monitorea la migración con:
Get-MoveRequestStatistics "Marketing Shared" - Una vez completado, valida que Get-Mailbox en Exchange Online PowerShell devuelve ExchangeOnline como EffectiveRecipientTypeDetails.
- Solicita a los usuarios cerrar y reabrir sesión o reiniciar New Outlook para que el buzón aparezca automáticamente.
3. Mantenerlo on‑prem con soporte de Microsoft
Algunas organizaciones con regulaciones estrictas o integraciones legadas no pueden migrar de inmediato. En este caso:
- Abre un ticket con el contrato Microsoft On‑Prem Support Premier/Unified.
- Proporciona logs de IIS, los trace de Autodiscover y la versión exacta de Exchange Server.
- Solicita orientación sobre la hoja de ruta y/o parches acumulativos que puedan habilitar el soporte futuro.
Guía paso a paso para mover buzones compartidos a Exchange Online
A continuación se muestra un flujo de trabajo probado en entornos híbridos de 5,000+ usuarios:
- Inventario: identifica buzones compartidos con el cmdlet:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails SharedMailbox | Export-Csv SharedMailboxes.csv -NoTypeInformation - Asignación de licencias: recuerda que un buzón compartido no requiere licencia si ocupa < 50 GB y ningún usuario lo tiene en modo activo, pero sí la necesita si habilitas Archiving o Litigation Hold.
- Pruebas piloto: selecciona 3–5 buzones con bajo volumen de correo; ejecuta la migración y valida flujos de reglas, delegaciones y “Enviar como”.
- Congelación de cambios: bloquea la creación de nuevas delegaciones durante la ventana de migración para evitar inconsistencias.
- Ejecución masiva: divide la migración por departamentos para simplificar las comunicaciones.
- Cierre: usa Complete-MigrationBatch cuando el Batch alcance el 95 % y la cola de BadItems sea estable.
Impacto en licenciamiento, retención y límites
| Requisito | Antes de la migración | Después de la migración |
|---|---|---|
| Capacidad base | Ilimitada (depende del volumen local) | 50 GB sin licencia / 100 GB con licencia (E3/E5) |
| Archivado local | Se requiere espacio en disco y software de backup | Archivado en línea de hasta 1,5 TB (con licencia) |
| Retención legal | Journaling o DLP local | Litigation Hold y Retention Labels nativas |
| Límites de destinatarios | Configurable vía transport local | 10,000 destinatarios/día (Exchange Online) |
Preguntas frecuentes
¿Puedo agregar el buzón on‑prem como cuenta IMAP?
Sí, pero perderás funciones clave como calendario, contactos compartidos, Send As y categorización avanzada. Solo se recomienda como medida temporal.
¿Cuándo habilitará Microsoft el soporte on‑prem en New Outlook?
En la Microsoft 365 Roadmap figura como “Planeado”. Hasta la fecha (agosto 2025) no existe ETA pública.
¿Qué ocurre con permisos Send On Behalf?
Al migrar, estos permisos también se trasladan. No obstante, valida con Get-MailboxPermission y Get-RecipientPermission tras el corte para evitar sorpresas.
¿Necesito comprar licencias para todos los buzones compartidos?
No. Solo aquellos que requieran más de 50 GB, buzones de sala/equipamiento con calendario activo, o donde habilites archivado o retención legal prolongada.
Buenas prácticas post‑migración
- Habilita Modern Authentication y deshabilita Basic Auth en Exchange Online para reducir superficie de ataque.
- Configura Conditional Access de Azure AD para restringir accesos fuera de la organización.
- Implementa políticas de retención unificada para todos los buzones, no solo los compartidos.
- Actualiza la documentación interna y los playbooks de soporte.
- Revisa flujos de automatización o aplicaciones que envían correo como el buzón compartido; actualiza las cadenas de conexión SMTP.
Conclusión
El nuevo cliente de Outlook ofrece una interfaz ligera y coherente entre dispositivos, pero todavía impone la condición de que los buzones compartidos residan en Exchange Online. Si tu organización mantiene buzones on‑premises, debes optar por una de las tres rutas: continuar con Outlook clásico, migrar a la nube o escalar soporte con Microsoft. Con una planificación cuidadosa —inventario, licenciamiento y pruebas piloto— la migración resulta sencilla y reduce fricción para los usuarios finales.