Con la llegada del Nuevo Outlook, muchas prácticas habituales cambian: el correo ya no se guarda de la misma manera, la gestión de varias direcciones por usuario se simplifica y los viejos archivos .pst pierden protagonismo. En esta guía encontrarás respuestas detalladas y consejos prácticos.
¿Dónde guarda el correo el Nuevo Outlook?
Pregunta
¿Los mensajes siguen almacenándose en archivos .pst locales como en Outlook Clásico o ahora residen solo en la nube?
Respuesta resumida
- El Nuevo Outlook funciona esencialmente como un contenedor de “Outlook en la Web”.
- El correo, el calendario, los contactos y los archivos adjuntos permanecen en el servidor (Exchange Online, Outlook.com, Gmail, etc.).
- En el equipo solo se guarda una caché automática que se puede regenerar al volver a iniciar sesión.
- No se crean ni se usan archivos .pst ni .ost administrados por el usuario.
Explicación técnica
La versión clásica de Outlook se basaba en un archivo local (.pst para POP/archivado o .ost para cuentas Exchange/IMAP con modo caché) que almacenaba todo el buzón y permitía trabajar sin conexión. En el Nuevo Outlook se adopta un modelo “cloud‑first” que elimina esa dependencia local:
- Caché ultraligera: los elementos más recientes se guardan en una base de datos dentro de
%LOCALAPPDATA%\Packages\Microsoft.Outlook<versión>\LocalCache. No está pensada para copia de seguridad, sólo para acelerar la carga. - Sin ficheros portables: al no existir .pst ni .ost gestionables, reinstalar Windows o migrar a otro equipo requiere tan solo iniciar sesión de nuevo.
- Recuperación automática: si se borra la carpeta de caché, Outlook la regenera; toda la información original ya se encuentra en la nube.
- Seguridad y conformidad: las políticas de retención, cifrado y eDiscovery se aplican directamente sobre los buzones en línea, lo que simplifica el cumplimiento normativo.
¿Cómo puedo hacer una copia local?
Aunque el paradigma sea “todo en la nube”, todavía existen situaciones donde un respaldo físico es obligatorio (auditorías, zonas con conectividad limitada o simples preferencias personales). Las opciones son:
- Outlook Clásico: iniciar la aplicación heredada, agregar la cuenta como Exchange/IMAP y usar Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar para generar un .pst.
- Outlook en la Web: ir a Configuración > General > Privacidad y datos, solicitar una exportación y descargar el archivo .zip con correos en formato .eml.
En ambos casos obtendrás un paquete local independiente del Nuevo Outlook.
Impacto en escenarios sin conexión
El Nuevo Outlook prioriza la conectividad constante. Aunque mantiene una copia de los mensajes más recientes, no descarga todo el buzón. Si necesitas acceso completo sin red (por ejemplo, viajeros frecuentes), las opciones son:
- Seguir usando Outlook Clásico en modo caché con .ost, ajustando la sincronización a “Todo” para conservar cada mensaje.
- Descargar los correos críticos en .eml o .msg y guardarlos en una carpeta sincronizada con OneDrive.
Uso de varias direcciones con Exchange Online Plan 1
Pregunta
Soy un único usuario con dos negocios. ¿Puedo manejar más de una dirección de correo con una sola licencia Plan 1?
Respuesta resumida
- Plan 1 ofrece un buzón individual; las direcciones adicionales se configuran como alias.
- Los alias son ilimitados, pueden pertenecer a distintos dominios y reciben correo normalmente.
- Para enviar desde un alias basta con habilitar “Enviar como alias” en el Centro de administración de Exchange o en Outlook en la Web.
- Si se precisan buzones totalmente independientes —con cuota, reglas y firma propias— se necesita una licencia adicional o un buzón compartido gratuito de hasta 50 GB.
Cómo crear y usar un alias paso a paso
- Abre el Centro de administración de Microsoft 365 (admin.microsoft.com).
- Ve a Usuarios activos > elige tu usuario > Correo > Alias de correo electrónico.
- Pulsa Agregar alias, selecciona el dominio y escribe la nueva dirección.
- Guarda los cambios. El nuevo alias estará activo en pocos segundos.
- En Outlook en la Web, ve a Configuración > Correo > Redactar y responder y activa Permitir enviar desde alias.
- Al redactar un mensaje, selecciona De y elige el alias deseado.
Ventajas frente a buzones adicionales
| Característica | Alias en Plan 1 | Buzón independiente |
|---|---|---|
| Costo | Incluido en la licencia existente | Licencia extra por buzón (o buzón compartido) |
| Separación de datos | Comparten la misma bandeja y reglas | Separación total de reglas, archivado y cuota |
| Número máximo | Ilimitado | Ilimitado pero cada uno licenciado |
| Envío como | Requiere activar la opción “Enviar como alias” | Disponible por defecto |
| Auditoría y retención | Un solo conjunto de políticas | Políticas por buzón |
Corrupción recurrente de archivos .pst en Outlook Clásico
Problema
Al instalarse el Nuevo Outlook junto a Outlook Clásico, algunos usuarios reportan corrupción continua en sus archivos .pst. Esto suele ocurrir cuando ambas aplicaciones acceden al mismo buzón simultáneamente pero con métodos de almacenamiento diferentes.
Solución paso a paso
- Reparar o recrear el perfil:
- Ejecuta
scanpst.exesobre cada .pst afectado. - Si la corrupción reaparece, crea un perfil nuevo en Panel de control > Correo y reimporta el archivo.
- Ejecuta
- Separar entornos: mientras se evalúa el Nuevo Outlook, evita iniciar sesión al mismo tiempo con la misma cuenta en ambas aplicaciones.
- Migración progresiva:
- Usa Outlook Clásico solo para tareas que requieran .pst locales (archivado, exportaciones masivas).
- Opera el día a día en el Nuevo Outlook para reducir la dependencia.
- Plan B: sube el contenido crítico a OneDrive o SharePoint y trabaja con buzones en línea para evitar daños físicos en discos locales.
Buenas prácticas para evitar corrupción futura
- No almacenes .pst en unidades de red ni en carpetas sincronizadas (OneDrive, Dropbox) que alteren el archivo mientras se usa.
- Desfragmenta o compacta el .pst desde Archivo > Configuración de cuenta > Archivos de datos si supera 20 GB.
- Aplica reglas de archivado automático para dividir la carga en varios archivos anuales.
- Mantén copias programadas (copias de Shadow Copy o snapshots) para recuperar versiones anteriores.
Tabla comparativa rápida
| Aspecto | Outlook Clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Almacenamiento primario | .pst / .ost locales | Servidor (Exchange o IMAP) |
| Copia de seguridad manual | Obligatoria (exportación .pst) | Opcional (la nube ya actúa como respaldo) |
| Exportación nativa | Sí, a .pst | No; usar Outlook en la Web o Outlook Clásico |
| Acceso sin conexión | Completo con .ost | Limitado a la caché automática |
| Complejidad de administración | Alta (gestión de archivos locales, perfiles, tamaños) | Baja (inicio de sesión y listo) |
| Seguridad corporativa | Depende del dispositivo y las políticas locales | Políticas de Exchange Online aplicadas en servidor |
Preguntas frecuentes rápidas
¿Puedo usar reglas de Outlook Clásico en el Nuevo Outlook?
No directamente. Las reglas de servidor (creadas en Outlook Clásico o en Outlook Web) se aplican igual, pero las reglas locales basadas en .pst no existen en el Nuevo Outlook.
¿Hay límite de tamaño para la caché local?
La base de datos de caché usa un algoritmo dinámico: conserva los últimos mensajes y se ajusta según el espacio disponible. No hay un deslizador manual como en la sincronización de meses del .ost.
¿Qué ocurre con complementos COM tradicionales?
El Nuevo Outlook admite complementos basados en Office JS (los mismos que Outlook en la Web). Los complementos COM/VSTO de escritorio no se cargan; debes migrar o mantener Outlook Clásico.
¿Cómo aprovisiono múltiples dominios en una sola organización?
Añade los dominios en Centro de administración > Configuración > Dominios y verifica la propiedad mediante registros TXT. Luego asigna alias correspondientes a los usuarios.
Conclusión y mejores prácticas
El Nuevo Outlook elimina la necesidad de gestionar archivos .pst locales: los datos viven en la nube, se sincronizan bajo demanda y se respaldan automáticamente en los servidores del proveedor. Para propietarios de varios negocios o marcas, Exchange Online Plan 1 ofrece una solución rentable gracias a los alias ilimitados con capacidad de envío. Si Outlook Clásico sigue siendo necesario —sobre todo para exportaciones masivas o trabajo sin conexión total— es vital separar los perfiles y mantener buenos hábitos de copias de seguridad y mantenimiento de archivos .pst.