Desde enero de 2024 muchos usuarios de Outlook 365 en Windows 11 descubren que, al abrir o redactar correos, la tipografía cambia sola a Aptos, aun cuando han configurado Arial, Calibri u otra fuente como predeterminada. A continuación encontrarás las causas y las soluciones más eficaces para recuperar el control de tu formato.
Resumen de la pregunta
Outlook muestra los mensajes entrantes —y, a veces, los redactados o pegados desde el portapapeles— con la fuente Aptos, ignorando la configuración de fuente predeterminada establecida por el usuario.
Respuesta y soluciones propuestas
| Qué ocurre | Por qué sucede | Cómo mitigarlo |
|---|---|---|
| A partir de la versión 2312 (4 ene 2024) la familia Office adoptó Aptos y un nuevo conjunto de estilos como valores por defecto; esto se aplica también al motor de renderizado de Outlook. | Decisión de diseño de Microsoft para dar un aspecto “más moderno y accesible” a todos los documentos y mensajes. | Cambiar el conjunto de estilos del tema en cada perfil: Redacta un mensaje nuevo → Diseño ▸ Cambiar estilos ▸ Conjunto de estilos → elige “Office 2007‑2010 (Calibri)” o cualquiera cuyo cuerpo use la fuente deseada. Luego, en Diseño ▸ Fuentes, selecciona la fuente/tamaño preferidos y pulsa Establecer como predeterminado. Restablecer la fuente en Opciones globales: Archivo ▸ Opciones ▸ Correo ▸ Papel de carta y fuentes → define Arial/Calibri (u otra) para Nuevos mensajes y Respuestas/reenvíos. Verificar la posición del cursor: El menú Conjunto de estilos aparece atenuado si el cursor no está dentro del cuerpo del mensaje. Reiniciar Outlook para que los cambios surtan efecto. |
Explicación técnica detallada
Outlook hereda su comportamiento tipográfico del Word Rendering Engine. Cuando Word introduce Aptos como parte de su tema predeterminado (“Office”), Outlook carga de manera silenciosa la misma definición XML de estilos. Por ello, el simple hecho de visualizar un correo entrante —aunque su cabecera HTML declare Arial— hace que el motor reemplace la fuente si detecta que el texto carece de un estilo con nombre explícito. Esto se agrava cuando el remitente compone en texto sin formato o al pegar desde aplicaciones que insertan solo texto plano; Outlook aplica el nuevo estilo base (“Normal”) y sustituye automáticamente la fuente.
Cómo actúan los cambios de estilo
- Nivel documento: La fuente definida como “Cuerpo” dentro del tema determina la apariencia de cualquier párrafo sin estilo directo.
- Nivel plantilla de Outlook: Stationery y firma pueden sobrescribir la fuente, pero solo si contienen reglas CSS o atributos
face. - Nivel usuario: La selección en Papel de carta y fuentes guarda valores en el registro (HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings). Estos valores se cargan cada vez que se inicia Outlook, pero pueden ser descartados si el tema aplica antes sus preferencias.
Limitaciones conocidas
- Al pegar texto sin formato (Ctrl+Mayús+V) el motor vuelve a asignar Aptos.
- Los cambios afectan solo a correos creados tras modificar la configuración.
- No existe un ajuste global para forzar la visualización de fuentes originales en correos recibidos; Outlook siempre prioriza la accesibilidad y la coherencia visual.
Recomendaciones adicionales
- Envío de comentarios: Usa el portal de sugerencias de Outlook (Ayuda ▸ Comentarios) para solicitar que se permita escoger la fuente en mensajes entrantes; cuantas más votaciones, mayor prioridad.
- Versión web: Outlook on the Web (OWA) permite elegir estilos por mensaje sin que se imponga el tema “Office”.
- Complementos de terceros: Existen add‑ins que interceptan el evento MailItem.Open y aplican reglas de formato antes de la visualización.
- Grupos de directivas (GPO) para empresas: En entornos corporativos puedes distribuir una plantilla ADMX que establezca Arial o la fuente corporativa como valor predeterminado en HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings\ComposeFontComplex.
- Edición del archivo NormalEmail.dotm: Abrir Word, modificar la fuente del estilo “Normal”, guardar cambios y reemplazar la plantilla en
%APPDATA%\Microsoft\Templates.
Buenas prácticas de formato al pegar contenido
Para minimizar sobrescrituras indeseadas:
- Usa Ctrl+Alt+V ▸ Texto sin formato y aplica manualmente el estilo deseado.
- Añade un paso extra: tras pegar, selecciona todo (Ctrl+E) y elige la fuente en la cinta.
- Evita utilizar editores ricos como Word o Google Docs como intermediarios; exporta primero a “texto sin formato”.
Automatización con VBA (opcional avanzado)
Si prefieres una solución local y automática, puedes insertar el siguiente macro en ThisOutlookSession:
' Forza Arial 10 en cualquier mensaje abierto
Private Sub Application_ItemLoad(ByVal Item As Object)
On Error Resume Next
If TypeOf Item Is MailItem Then
Dim doc As Word.Document
Set doc = Item.GetInspector.WordEditor
doc.Range.Font.Name = "Arial"
doc.Range.Font.Size = 10
End If
End Sub
Guarda, firma el macro si tu política lo exige y reinicia Outlook. A partir de aquí el código se ejecutará tanto al crear como al abrir correos, manteniendo la consistencia tipográfica.
Preguntas frecuentes
¿Cambiar la fuente afecta a la accesibilidad?
Aptos fue diseñada para mejorar la legibilidad en pantallas de alta resolución; sin embargo, Arial y Calibri siguen siendo tipografías web‑safe y cumplen los estándares WCAG si se usan en tamaños adecuados.
¿Afecta también a Outlook para Mac OS?
Sí, pero de forma menos intrusiva: el motor de macOS respeta la tipografía declarada en el HTML del mensaje y solo aplica Aptos si falta la propiedad font-family.
¿La modificación impacta en la apariencia para el destinatario?
Solo si incrustas la fuente o si el destinatario usa un cliente que interpreta los estilos. Al cambiar la fuente “Cuerpo” en tu cliente, Outlook inserta un estilo en línea que viaja con el mensaje.
Conclusión
El reemplazo de la fuente no es un error, sino una elección consciente de Microsoft que persigue homogeneizar la experiencia visual en todo el ecosistema 365. No obstante, dispones de varias estrategias —desde el cambio del conjunto de estilos hasta la automatización con macros o GPO— para restablecer tu tipografía preferida. Si bien ciertas acciones (pegar texto plano, abrir correos ajenos) seguirán mostrando Aptos, los procedimientos descritos reducen drásticamente la ocurrencia de cambios no deseados y devuelven al usuario la sensación de control en su flujo de trabajo diario.