¿Quieres archivar de inmediato solo una carpeta (y sus subcarpetas) en Outlook sin activar AutoArchive para todo el buzón? Aquí tienes la guía definitiva: pasos claros, explicaciones de por qué algunos mensajes no se mueven aun pareciendo “antiguos”, y un check-list de diagnóstico para que el proceso funcione a la primera.
Resumen rápido (la respuesta en breve)
Sí, es posible archivar solo una carpeta concreta al instante usando el comando manual Clean Up Old Items (según versión también aparece como Archivar). Este método no obliga a activar AutoArchive en todas las carpetas. Sin embargo, si notas que “faltan” correos, normalmente es porque Outlook archiva por la fecha de Última modificación (no por Recibido/Enviado). La solución es revisar la columna Modificado, ajustar la fecha de corte, incluir elementos con “No AutoArchive” si aplica, o mover manualmente los rezagados.
Cuándo usar este método
- Necesitas archivar por año (p. ej., todo lo anterior al 01/01/2024) solo en una carpeta como “Finanzas” con todas sus subcarpetas.
- Quieres mantener el buzón ligero sin alterar políticas globales ni activar AutoArchive en todo.
- Prefieres control manual del PST de destino (por ejemplo, Archive 2023.pst).
Paso a paso: Archivar solo una carpeta ahora mismo
- En Outlook, ve a Archivo → Información → Herramientas y abre Clean Up Old Items (según versión puede llamarse Archivar).
- Selecciona Archive this folder and all subfolders.
- En el árbol de carpetas, elige la carpeta concreta que quieres archivar. Importante: si eliges la raíz del buzón, afectará a todo; si eliges “Finanzas”, solo “Finanzas” y sus subcarpetas.
- En Archive items older than, pon la fecha de corte (p. ej., 01/01/2024).
- (Opcional y útil) Marca Include items with “Do not AutoArchive” checked para ignorar banderas que impedirían archivar.
- En Archivo de destino, examinar hasta tu PST (p. ej., Archive 2023.pst). Confirma.
El proceso replica la estructura de carpetas dentro del PST destino y mueve los elementos que cumplen el criterio a ese archivo.
Por qué algunos correos no se mueven (aunque “cumplen” la fecha)
El punto que más confunde: Outlook usa la fecha de Última modificación para decidir si archiva, no la fecha de Recibido o Enviado. Si un correo se abrió, marcó, categorizó, movió, respondió, reenviò o cualquier acción cambió su estado, la fecha de Modificado puede ser reciente, por lo que el elemento no se archivará aunque su “Recibido” sea muy antiguo.
Cómo verificarlo al instante
- En la carpeta fuente, pasa a la vista de lista.
- Agrega la columna “Modificado”: haz clic derecho en el encabezado de columnas → Selector de campos → arrastra Modificado a la fila de encabezados.
- Ordena por “Modificado” y localiza los elementos que no se movieron: si su “Modificado” es posterior a tu fecha de corte, Outlook los mantendrá.
Acción realizada | Efecto típico en “Modificado” | Impacto en el archivado |
---|---|---|
Abrir y marcar como leído | Puede actualizar “Modificado” | El mensaje podría quedar fuera del archivo si la fecha supera el umbral |
Mover entre carpetas | Actualiza “Modificado” | Cuenta como “reciente” y no se archiva |
Aplicar/retirar categorías | Actualiza “Modificado” | Puede impedir el archivado por fecha |
Responder/Reenviar | Actualiza “Modificado” | El original puede aparecer con fecha de modificación reciente |
Editar el asunto/cuerpo (elementos calendario/tareas) | Actualiza “Modificado” | No se archivarán si quedan “recientes” |
Qué hacer: si detectas muchos elementos con “Modificado” más nuevo que tu umbral, puedes:
- Usar una fecha de corte más reciente que abarque esos cambios.
- Mover manualmente lo que falte.
- Repetir el proceso marcando “Include items with ‘Do not AutoArchive’ checked” si esa bandera estaba impidiendo el movimiento.
Comprobaciones clave antes de repetir el archivado
- Carpeta correcta: confirma que elegiste la carpeta concreta, no la raíz del buzón.
- Fecha de corte: recuerda que manda Modificado, no Recibido. Visualiza y ordena por esa columna.
- Propiedades de AutoArchive de la carpeta: en Propiedades → AutoArchive, revisa si está marcada “No archivar elementos de esta carpeta”. El archivado manual puede ignorar esta opción si marcaste la casilla correspondiente, pero conviene verificarla.
- Destino correcto: en el cuadro de diálogo, revisa que apunte a tu Archive 2023.pst (o el PST que definas).
- Integridad del PST: si sospechas corrupción, ejecuta
ScanPST.exe
(suele estar enC:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE
oC:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE
) y reintenta. - Cliente/Perfil: mantén Outlook actualizado. Si persiste el comportamiento anómalo, crear un perfil nuevo suele resolver problemas locales.
Alternativas prácticas para “archivar el año anterior”
Método 1: Búsqueda avanzada + mover manual
- En la carpeta fuente, usa Búsqueda avanzada (Ctrl+Shift+F).
- En Campos elige Recibido y establece antes de 01/01/2024.
- Selecciona todos los resultados (Ctrl+A) → Mover → carpeta de destino dentro del PST Archive 2023.
Ventaja: te aseguras de llevarte exactamente lo que ves. Útil cuando hay elementos con “Modificado” reciente que el archivado automático omitirá.
Método 2: Quick Step (Acción rápida)
- En la cinta, crea un Quick Step “Mover a Archive 2023”.
- Filtra por fecha (vista o búsqueda) y aplica el Quick Step a todos los seleccionados.
Ideal para repetir la operación con uno o dos clics y sin menús profundos.
Método 3: Exportar por rango de fechas
- Ve a Archivo → Abrir y exportar → Importar/Exportar.
- Elige Exportar a un archivo → Archivo de datos de Outlook (.pst).
- Selecciona la carpeta concreta y limita por un rango temporal si lo deseas.
Último recurso cuando quieres congelar el contenido en un PST para archivarlo o remitirlo, sin moverlo aún del buzón activo.
Diferencias importantes: Manual Archive, AutoArchive y “Archivo” del servidor
Función | Dónde mueve | Control por carpeta | Cuándo se ejecuta | Basado en |
---|---|---|---|---|
Clean Up Old Items (manual) | A un PST local que eliges | Sí, eliges carpeta puntual y subcarpetas | Cuando tú lo ejecutas | Última modificación (con opción de incluir “No AutoArchive”) |
AutoArchive (automático) | Normalmente a un PST predefinido | Sí, con reglas por carpeta | Según la programación de AutoArchive | Última modificación |
Botón “Archivo/Archive” de la cinta | A la carpeta Archive del servidor (Exchange/IMAP), no a PST | No por fecha; acción de mover individual | Inmediato, por elemento | No usa criterio temporal automático |
Nota: En entornos Exchange Online con Archivo local o en línea administrado por TI (políticas de retención), esas políticas pueden prevalecer sobre lo que hagas manualmente. Si el comportamiento no coincide con lo esperado, confirma que no haya Retention Policies o etiquetas que muevan/conserven elementos de forma forzada.
Buenas prácticas para archivar por año
- Un PST por año: Archive 2021.pst, Archive 2022.pst, Archive 2023.pst. Facilita búsquedas y copias de seguridad.
- Estructura espejo: deja que Outlook replique la jerarquía dentro del PST destino. Ayuda a orientarte cuando consultes el archivo.
- Comprueba el tamaño: los PST Unicode modernos admiten hasta ~50 GB por defecto, pero a efectos prácticos es mejor mantenerlos por debajo de 20–30 GB para rendimiento y copias más ágiles.
- Ubicación fija: guarda los PST en una ruta estable (no en ubicaciones temporales ni con sincronización inestable).
- Copias de seguridad: antes de una operación de gran volumen, considera hacer una copia del PST de destino y, si procede, del origen.
- Indexación: tras mover mucho correo, Outlook puede tardar en reindexar. Las búsquedas en el PST mejoran al concluir la indexación.
Diagnóstico paso a paso si “no se movió todo”
- Añade la columna “Modificado” y ordena: ¿las fechas superan tu umbral?
- Repite el archivado marcando Include items with “Do not AutoArchive” checked.
- Prueba con una subcarpeta pequeña para aislar si es un problema de tamaño/rendimiento.
- Verifica el PST con
ScanPST.exe
si detectas errores al mover. - Desactiva complementos temporales que intercepten eventos (antivirus/capturadores) y vuelve a probar.
- Nuevo perfil si el comportamiento persiste (no borra datos; solo reconfigura la identidad del cliente).
- Mueve manualmente los pocos rezagados si su Modificado no encaja con tu fecha.
Preguntas frecuentes
¿Puedo elegir varias carpetas a la vez?
El diálogo permite seleccionar una carpeta raíz y aplicar a “esta carpeta y todas sus subcarpetas”. Repite la operación si quieres otras áreas del buzón.
¿El archivado manual borra algo?
No; mueve los elementos al PST de destino. Verás menos correos en el buzón activo y los encontrarás en el PST bajo la misma jerarquía.
¿Puedo revertirlo?
Sí, moviendo desde el PST de vuelta a la carpeta original. Considera el impacto en el tamaño del buzón.
¿Qué pasa con los elementos “Enviados”, “Borradores”, “Calendario”, “Tareas”?
El archivado puede aplicarse a diversas carpetas y tipos de elementos. Ten en cuenta que la lógica de Modificado también aplica y, en elementos como calendarios/tareas, editar un detalle cambia esa fecha.
¿Y si uso IMAP o Gmail en Outlook?
El botón “Archivar” de la cinta mueve al folder Archive del servidor. Clean Up Old Items mueve a un PST local según fecha de Modificado. Son rutas distintas; elige la que necesitas.
¿Importa el huso horario o el formato de fecha?
Sí. Asegúrate de introducir la fecha en el formato que muestre Outlook (p. ej., dd/mm/aaaa) y considera que “01/01/2024” se interpreta en tu configuración regional.
Procedimiento guiado completo (checklist operativo)
- Decide tu objetivo: “Mover todo lo anterior al 01/01/2024 de la carpeta ‘Finanzas’ al PST ‘Archive 2023’”.
- Prepara el PST: si no existe, crea Archive 2023.pst desde Archivo → Configuración de la cuenta → Archivos de datos → Agregar.
- Verifica salud (opcional): ejecuta
ScanPST.exe
sobre el PST si es antiguo o grande. - Abre el diálogo: Archivo → Información → Herramientas → Clean Up Old Items (o Archivar).
- Selecciona: “Archive this folder and all subfolders” y elige la carpeta “Finanzas”.
- Fecha: Archive items older than → 01/01/2024.
- Casilla (opcional): marca “Include items with ‘Do not AutoArchive’ checked”.
- Destino: examina a Archive 2023.pst.
- Ejecuta y espera a que finalice.
- Revisión: añade “Modificado” en la vista y localiza los no movidos para decidir si la fecha debe ajustarse o si conviene mover manualmente esos pocos.
Consejos de rendimiento y estabilidad
- Archiva por lotes: si hay decenas de miles de mensajes, hazlo por subcarpetas o por trimestres para reducir bloqueos y tiempos largos.
- Evita sincronizaciones simultáneas: durante el archivado, minimiza operaciones pesadas (búsquedas globales, compactar archivos, sincronizaciones).
- Compacta PST después: en Archivo de datos → Configuración → Compactar para recuperar espacio.
- Mantén el PST fuera de ubicaciones con latencia: discos en red o nubes con bloqueo de archivos pueden causar corrupción.
Plantilla de “Archivar el año anterior” lista para reutilizar
Objetivo: Archivar todo lo anterior a 01/01/<año actual> desde la carpeta <Nombre> (y sus subcarpetas) hacia Archive <año anterior>.pst.
- Crear/seleccionar Archive <año anterior>.pst.
- Archivo → Información → Herramientas → Clean Up Old Items.
- Elegir “Archive this folder and all subfolders” → carpeta <Nombre>.
- Fecha: 01/01/<año actual>.
- Marcar (si procede): “Include items with ‘Do not AutoArchive’ checked”.
- Confirmar destino y ejecutar.
- Auditar con la columna Modificado y mover manualmente rezagados si conviene.
Errores frecuentes y cómo evitarlos
- Elegir la raíz del buzón por error: revisa dos veces el árbol en el diálogo; selecciona solo la carpeta deseada.
- Olvidar la casilla de “No AutoArchive”: si hay elementos con esa bandera, no se moverán salvo que marques la casilla opcional.
- Confundir “Recibido” con “Modificado”: añade la columna y no te guíes solo por la antigüedad aparente.
- PST saturado o inestable: si el PST crece demasiado, segmenta por años y compacta.
- Ejecución sin copia de seguridad previa: antes de grandes volúmenes, copia el PST de destino.
Atajo para detección de “rezagados” tras el archivado
- En la carpeta origen, en la búsqueda rápida escribe una consulta por rango, por ejemplo:
received:<01/01/2024
(o filtra con Búsqueda avanzada). - Ordena por Modificado. Los elementos con Recibido antiguo pero Modificado reciente son los típicos que no se movieron; muévelos manualmente si deseas forzar su traslado.
Checklist de cierre
- ✔ Ejecutaste Clean Up Old Items sobre la carpeta correcta.
- ✔ Definiste la fecha de corte adecuada.
- ✔ Verificaste/ajustaste la casilla de “No AutoArchive”.
- ✔ Confirmaste el PST de destino (y su integridad).
- ✔ Revisaste “Modificado” y resolviste los rezagados.
Resumen operativo
Para archivar solo una carpeta, ahora: usa Clean Up Old Items eligiendo Archive this folder and all subfolders sobre la carpeta concreta, define la fecha de corte y el PST destino. Si “no se mueve todo”, casi siempre se debe a la fecha de Última modificación; añade esa columna, ajusta la fecha, incluye elementos con “Do not AutoArchive” o mueve manualmente los que quedaron fuera. Verifica el PST y las propiedades de AutoArchive si persisten anomalías.
Con esta guía, archivar un año completo de una carpeta específica —y solo esa— es un proceso controlado, reversible y libre de sorpresas. El truco está en pensar en “Modificado”, no en “Recibido”.