Cómo reparar la vista busy/free que no aparece en el Asistente para programación de Outlook

¿Te encuentras con que en el Asistente para programación de Outlook para escritorio no puedes ver la disponibilidad busy/free de tus colegas pero en Outlook Web todo funciona? No estás sola: este síntoma es frecuente en entornos Exchange y, por fortuna, suele resolverse con unas cuantas acciones bien dirigidas.

Cómo funciona la disponibilidad en Outlook y por qué puede fallar

La información de disponibilidad se almacena en el buzón de cada usuario y se expone a través de los servicios Autodiscover y EWS (Exchange Web Services). Cuando Outlook para escritorio está en Modo Caché, guarda una copia local (.OST) del calendario y una caché de nombres (archivo *.NK2 o su equivalente moderno), de modo que:

• Si la caché se daña, Outlook puede intentar resolver un destinatario antiguo y mostrar datos corruptos.
• Si el .OST presenta inconsistencias, la información de disponibilidad puede estar desincronizada respecto al servidor.
• Los complementos de terceros pueden interceptar las peticiones de EWS y producir errores inesperados.

El hecho de que en Outlook Web se muestre todo correctamente indica que el problema se limita al cliente local: los permisos de servidor, las políticas de compartición y la cuota del buzón funcionan adecuadamente.

Metodología de diagnóstico recomendada

1. Validar en Outlook Web. Confirma que el calendario remoto aparece sin errores.
2. Probar con otro equipo o perfil nuevo. Si la disponibilidad se muestra, la raíz es el perfil o la instalación del equipo inicial.
3. Revisar complementos. Ejecuta Outlook en modo seguro (outlook.exe /safe) para descartar interferencias.
4. Comprobar conectividad EWS. Utiliza la herramienta Outlook Connectivity Diagnostics o Test EWS Connectivity del portal Microsoft 365.

Soluciones paso a paso

Regenerar la entrada del destinatario

1. En un nuevo mensaje, escribe parte del nombre problemático.
2. Cuando aparezca en la lista de autocompletar, haz clic en la X para quitar la entrada.
3. Selecciona Para… y elige el contacto directamente desde la Libreta de direcciones global (GAL).
4. Guarda y cierra el mensaje sin enviarlo; abre de nuevo el Asistente para programación y verifica.

Al eliminar la ficha de autocompletar se solicita a Exchange que descargue de nuevo el XML de disponibilidad, evitando que Outlook cargue datos corruptos de su caché.

Actualizar Outlook a la última versión

1. Abre Archivo → Cuenta.
2. Haz clic en Opciones de actualización → Actualizar ahora.

Las compilaciones recientes de Office corrigen múltiples fallos de EWS y Autodiscover. Tras la actualización, reinicia el equipo para asegurarte de que todas las DLL se recargan.

Desactivar temporalmente el Modo Caché de Exchange

1. Ve a Archivo → Configuración de cuenta → Configuración de cuenta.
2. Selecciona la cuenta, pulsa Cambiar y desmarca Usar Modo Caché de Exchange.
3. Cierra y vuelve a abrir Outlook.
4. Comprueba el Asistente para programación. Si ahora ves las franjas de disponibilidad, la causa era un .OST corrupto.
5. Reactiva el Modo Caché; Outlook creará un nuevo archivo .OST limpio.

Reparar o recrear el perfil de Outlook

1. Cierra Outlook.
2. Desde el Panel de control → Correo selecciona Perfiles → Mostrar perfiles.
3. Crea un perfil nuevo, configura la cuenta y prueba.

Un perfil fresco descarta configuraciones dañadas, reglas corruptas y valores de registro heredados que afecten a la resolución de disponibilidad.

Deshabilitar complementos de terceros

Arranca Outlook con outlook.exe /safe. Si el problema desaparece:

1. Vuelve a abrir Outlook normalmente.
2. Navega a Archivo → Opciones → Complementos.
3. En la parte inferior, elige Ir… y desmarca los complementos sospechosos.
4. Reinicia y habilita uno a uno para aislar el culpable.

Verificar Autodiscover y cuota de buzón

• Ejecuta Test-OutlookWebServices en PowerShell (si dispones de permisos) para comprobar el end‑point.
• En Exchange Online, revisa el atributo MailboxQuotaStatus. Si el buzón roza el límite, la generación de XML free/busy puede fallar.

Comprobaciones adicionales rápidas

Acción	Tiempo estimado	Riesgo percibido	Impacto positivo esperado
Borrar caché de nombres	1 min	Bajo	Elimina entradas corruptas
Vaciar carpeta Descargas de Outlook	2 min	Muy bajo	Previene errores de vista previa que afectan a EWS
Reparar Office	10 ‑ 15 min	Medio	Reemplaza DLL rotas
Crear perfil nuevo	15 ‑ 30 min	Medio	Restablece todas las preferencias

Guía de decisión rápida

Si necesitas resolver la incidencia en minutos, sigue este orden:

1. Eliminar entrada de autocompletar.
2. Desactivar Modo Caché y probar.
3. Crear perfil nuevo.

En más del 90 % de casos la combinación de estos pasos resuelve la ausencia de información de disponibilidad.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿La regeneración de .OST borra mis correos?

No. El archivo .OST es una copia local. Todo el contenido permanece en el servidor Exchange/365. Al eliminarlo, Outlook lo vuelve a descargar.

¿Puedo vaciar toda la caché de Outlook de una vez?

Sí. Cierra Outlook, elimina la carpeta %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook (o renómbrala) y reinicia. Ten en cuenta que la descarga inicial puede tardar.

¿Existe una herramienta gráfica para comprobar Autodiscover?

La utilidad Microsoft Remote Connectivity Analyzer incluye un test de Autodiscover accesible vía navegador. Es gratuita y fácil de usar.

Buenas prácticas para evitar futuros fallos de disponibilidad

• Mantén Office actualizado mediante Semi‑Annual Enterprise Channel o Current Channel.
• Limpia periódicamente la caché de nombres si sueles intercambiar correos con cuentas que cambian de dominio.
• Deshabilita complementos que ya no necesites; cada DLL extra es una posible fuente de conflicto.
• Supervisa la cuota de buzón y automatiza la limpieza de elementos eliminados.
• Documenta el procedimiento de recreación de perfiles para que el servicio de soporte pueda aplicarlo sin demora.

Conclusión

La imposibilidad de ver la disponibilidad busy/free en el Asistente para programación de Outlook suele provocar retrasos en la planificación de reuniones y frustración general. Sin embargo, al entender que la raíz se encuentra casi siempre en la caché local —y no en el servidor—, podemos aplicar soluciones concretas y rápidas: regenerar la entrada del destinatario, reconstruir el archivo .OST o crear un perfil nuevo. Una vez resuelto, conviene implantar las buenas prácticas descritas para reducir el riesgo de recurrencia y asegurar que la coordinación de agendas siga siendo fluida.