Cuando Outlook para Windows afirma que «All folders are up to date» pero en Outlook Web (OWA) observas más carpetas de las que se muestran en el cliente de escritorio, lo más probable es que la caché local esté dañada o incompleta. Sigue esta guía detallada para alinear de nuevo ambas vistas sin perder datos.
Resumen del problema
La aplicación de Outlook de escritorio mantiene una copia en caché de tu buzón en un archivo .ost. Si esa réplica se corrompe o queda desfasada tras mucho tiempo sin abrir Outlook, el programa puede “creer” que todo está sincronizado aun cuando falten carpetas. El desajuste salta a la vista al comparar con OWA, que siempre muestra el buzón íntegro directamente desde Exchange Online.
Síntomas habituales
- Mensajes recientes sí llegan, pero ciertas carpetas no aparecen.
- El contador “Sincronizando X de Y” se queda fijo o desaparece demasiado rápido.
- Opciones de búsqueda muestran resultados parciales o vacíos para carpetas que en OWA sí contienen correo.
- Tras ejecutar Enviar y recibir ▶ Actualizar carpeta, Outlook responde con “Todas las carpetas están actualizadas”.
Causas frecuentes
- Archivo
.ostdañado por interrupciones de red o almacenamiento. - Perfil de Outlook migrado entre versiones de Office sin recrearse.
- Cambios masivos en el buzón (creación/eliminación de carpetas, delegaciones) realizados mientras el equipo estuvo inactivo.
- Parámetro “Mantener correo sin conexión” acotado a pocos meses en lugar de “Todo”.
Solución paso a paso
| Paso | Acción | Detalle clave |
|---|---|---|
| Reparar el archivo de datos | Ejecutar SCANPST.EXE sobre el archivo .ost/.pst | Ruta habitual: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXESeleccionar el archivo, pulsar Start y luego Repair si se detectan errores. Puede requerir varias pasadas. |
| Restablecer la caché local | Renombrar el archivo .ost | Con Outlook cerrado, ir a C:\Users<usuario>\AppData\Local\Microsoft\Outlook, cambiar la extensión a .old y reabrir Outlook. Se descargará el buzón desde cero. |
| Crear un perfil nuevo | Panel de control ▶ Correo ▶ Mostrar perfiles ▶ Agregar | Un perfil limpio reindexa el buzón y resuelve inconsistencias persistentes. |
| Comprobar la configuración de sincronización | Archivo ▶ Configuración de la cuenta ▶ Configuración de la cuenta ▶ Cambiar | Asegúrate de que el control deslizante “Mantener correo sin conexión” esté en “Todo” y que Usar modo de intercambio en caché esté activado. |
| Verificar actualizaciones y conectividad | Windows Update y Microsoft 365 Update | Instala todos los parches pendientes tanto de Windows como de Office; algunas versiones resuelven errores de sincronización. |
| (Opcional) Restablecer vistas y carpetas | Ejecutar comandos de inicio de Outlook | outlook.exe /cleanviews o outlook.exe /resetfolders desde Win + R limpian vistas corruptas sin tocar el contenido del buzón. |
Detalles y recomendaciones
Reparar el archivo de datos con SCANPST
Aunque SCANPST se diseñó para .pst, también comprueba .ost. La herramienta recorre ocho fases internas (cabecera, estructura, vínculos, etc.) para encontrar incoherencias. Si detecta errores, crea una copia de seguridad automática antes de aplicar correcciones. Repite hasta que el informe indique “No se encontraron errores”.
Restablecer la caché local renombrando el archivo OST
Este método es rápido porque evita la reparación bloque a bloque y fuerza a Outlook a descargar una réplica fresca directamente del servidor. La primera sincronización puede tardar horas si tu buzón supera los 10 GB. Es importante dejar Outlook abierto y, de ser posible, conectado por cable o Wi‑Fi estable para evitar cortes.
Crear un perfil nuevo desde cero
Un perfil nuevo implica nuevos valores de registro, nuevas rutas de almacenamiento y nuevo .ost. También elimina reglas, firmas y cachés de autocompletado. Exporta previamente la lista de direcciones sugeridas si la necesitas (.NK2 en versiones antiguas o AutoComplete dentro de %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook).
Configurar la sincronización para todo el buzón
El control deslizante “Mantener correo sin conexión” acota cuánto histórico alberga el .ost. Si está en 1 año, cualquier carpeta con correos más antiguos puede aparecer vacía o ausente. Mueve el control a “Todo” y pulsa Siguiente. Outlook reiniciará la descarga incremental del contenido faltante.
Actualizar Outlook y Windows
Outlook 2016 y posteriores se actualizan mediante Office Updater. Ve a Archivo ▶ Cuenta de Office ▶ Opciones de actualización ▶ Actualizar ahora. Windows Update también distribuye parches de conectividad y librerías C++. Mantener ambos componentes al día reduce la probabilidad de corrupciones en la caché.
Restablecer vistas y carpetas mediante parámetros de inicio
Las vistas personalizadas se almacenan en el buzón y pueden dañarse. Ejecutar outlook.exe /cleanviews borra y regenera las vistas integradas. El modificador /resetfolders reconstruye carpetas predeterminadas (Elementos enviados, Calendario, etc.) si se renombraron u ocultaron accidentalmente.
Preguntas frecuentes
¿Perderé correos al renombrar el .ost? No. El .ost es solo una copia temporal; el “original” vive en Exchange Online. Al eliminar o renombrar el archivo, Outlook descarga de nuevo los datos intactos. ¿Sirve el mismo procedimiento para buzones compartidos? Sí. El perfil incluye referencias a cada buzón delegado. Al regenerar la caché, también se recrean las carpetas compartidas. Verifica que el permiso de automapping siga activo para evitar omisiones. ¿Es recomendable usar SCANPST con archivos muy grandes? Por encima de 50 GB el proceso puede resultar lento y consumir bastante CPU. Plantéate recrear el .ost directamente o segmentar el buzón archivando correo antiguo. ¿Puedo ejecutar estos pasos en Outlook para Mac? El cliente macOS usa una base de datos local diferente y herramientas propias. Estas instrucciones se aplican exclusivamente a Outlook para Windows. ¿Cómo monitorizo la sincronización en tiempo real? Activa Ver ▶ Barra de estado ▶ Sincronización. También puedes abrir el panel Estado de conexión ▶ Estadísticas con Ctrl + Alt + S para ver el número de elementos pendientes.
Buenas prácticas para prevenir el problema
- Mantén Outlook abierto al menos una vez a la semana en equipos que pasen largos periodos apagados.
- Evita apagar el equipo durante la fase inicial de descarga o después de grandes migraciones.
- Configura conexiones de alta fiabilidad: Ethernet o Wi‑Fi de 5 GHz.
- Implementa políticas de retención y archivado online para recortar el tamaño del buzón activo.
- Programa diagnósticos automáticos con la herramienta Microsoft Support and Recovery Assistant para detectar desajustes temprano.
Comprobaciones avanzadas
Si los pasos anteriores no resuelven el problema:
- MFCMapi: Ejecuta la utilidad y examina la jerarquía de carpetas bajo Root – Mailbox. Si allí ves la carpeta que falta, pero no en Outlook, la inconsistencias reside en la vista, no en el contenido.
- Logs de Outlook: Activa el registro detallado desde Archivo ▶ Opciones ▶ Avanzado ▶ Habilitar registro de solución de problemas (requiere reinicio). Luego revisa
%LOCALAPPDATA%\Temp\Outlook Logging. - PowerShell Exchange Online: Conéctate y ejecuta
Get-MailboxFolderStatisticspara validar que la carpeta existe y contar elementos. Por ejemplo:Get-MailboxFolderStatistics -Identity usuario@dominio.com | Where {$_.Name -eq "CarpetaFaltante"} - Cliente en modo seguro: Arranca Outlook con
outlook.exe /safe. Así descartas complementos de terceros que oculten carpetas.
Conclusión
Las carpetas ausentes entre Outlook de escritorio y OWA suelen deberse a una caché corrupta o incompleta. Reparar o regenerar el .ost, crear un perfil nuevo y verificar la configuración de sincronización soluciona el 95 % de los casos reportados. Una vez reestablecida la concordancia, mantén Outlook actualizado y ejecuta revisiones periódicas para evitar que el problema reaparezca.