Nuevo Outlook: cómo clasificar automáticamente “Elementos enviados” por alias (soluciones y pasos)

¿Envías desde dos alias en el nuevo Outlook y quieres que cada envío vaya a su carpeta en “Elementos enviados”? Hoy no existe una regla nativa que lo haga, pero sí varias alternativas fiables. En esta guía te explico las opciones, los pasos y en qué casos conviene cada una.

Índice

Contexto y alcance

Escenario típico: un usuario dispone de un único buzón en Microsoft 365 o Outlook.com y publica dos direcciones de correo —alias— que envían desde la misma cuenta (por ejemplo, ventas@contoso.com y facturas@contoso.com). El objetivo es que, al enviar, el mensaje se clasifique automáticamente en dos subcarpetas distintas dentro de Elementos enviados, según el alias usado como remitente.

En el nuevo Outlook (la aplicación unificada basada en Outlook web), las reglas disponibles se enfocan en los mensajes entrantes. No existe una regla integrada que se ejecute sobre la carpeta Elementos enviados para mover o copiar el correo recién enviado en función del alias. Por tanto, la automatización “pura” desde la propia app no es posible hoy. La buena noticia es que puedes conseguir un resultado equivalente con varios enfoques prácticos.

Resumen ejecutivo

Si solo te interesa la respuesta breve: no hay regla de “Elementos enviados” en el nuevo Outlook; usa una de estas vías según tu prioridad.

Opción	Qué consigue	Nivel de automatización	Esfuerzo inicial	Riesgos / Consideraciones	Ideal para
Cuentas separadas en lugar de alias	Cada cuenta tiene su propia carpeta de enviados; separación nativa	Automática, 100%	Medio (crear cuenta, actualizar inicios de sesión, perfiles SPF/DMARC si procede)	Más buzones que gestionar; posibles costes/licencias	Organizaciones que necesitan trazabilidad y archivado por identidad
Enviar en CCO a ti mismo + regla de entrada	El CCO entra a la bandeja y una regla lo mueve a “Enviados – Alias X”	Automática, 80–100% si usas plantillas	Bajo	Duplica mensajes; clasificación ocurre en Entradas, no en Enviados	Usuarios individuales que quieren orden sin cambiar infraestructura
Outlook para Windows (clásico)	Regla “aplicar a los mensajes que envío” para mover/copiar por alias	Automática, mientras el cliente esté abierto	Medio	Regla local del cliente; no corre si Outlook está cerrado	Equipos que pueden seguir usando Outlook clásico
Categorías + vistas/consultas guardadas	Etiquetas por alias y vistas que filtran enviados	Semiautomática o manual	Bajo	No mueve el mensaje; requiere disciplina o plantillas	Quien prioriza simplicidad y navegación rápida

Por qué no hay reglas de Elementos enviados en el nuevo Outlook

El nuevo Outlook unifica la experiencia de escritorio con la de Outlook en la web. Las reglas expuestas al usuario son, principalmente, reglas del lado del servidor que se disparan con eventos de recepción. Aunque el servicio de Exchange puede aplicar reglas de transporte a mensajes salientes, esas reglas no realizan acciones de movimiento entre carpetas del buzón tras el envío. De ahí que, a día de hoy, no exista una interfaz para crear reglas “cuando envío” que reorganicen el contenido en Elementos enviados.

Además, trabajar con alias añade un matiz: ambos alias pertenecen al mismo buzón. Por diseño, salvo que cambies la arquitectura, ese buzón guardará todos los enviados en una única carpeta. La app puede mostrar “De:” con el alias correcto, pero la carpeta de destino por defecto sigue siendo la misma.

Alternativas prácticas y cómo implementarlas

Cuentas separadas en lugar de alias

La separación más robusta es convertir cada alias en una cuenta independiente. Con ello obtienes carpetas de enviados separadas, auditoría por identidad y políticas específicas por cuenta. Este enfoque evita trucos y funciona en todas las plataformas: nuevo Outlook, Outlook web, móviles, apps de terceros y archivadores.

Pasos recomendados de alto nivel

Crear el buzón o cuenta adicional: en Microsoft 365, crea un buzón de usuario o compartido (según tu caso). Si usas Outlook.com o un proveedor externo, crea la segunda cuenta con su propia contraseña.
Asignar permisos de envío si se trata de un buzón compartido (Send As o Send on Behalf).
Publicar DNS adecuado para la nueva identidad (SPF/DMARC/DKIM si procede) para mantener la entregabilidad.
Agregar la cuenta al nuevo Outlook: en la app, ve a Configuración → Cuentas → Agregar cuenta y completa el asistente.
Organizar “Elementos enviados”: cada cuenta tendrá su propia carpeta de enviados. Si lo deseas, crea subcarpetas y favoritos.

Ventajas

Separación real de datos, cumplimiento y retención.
Sin dependencias de reglas locales o plantillas.
Escala mejor cuando crece el equipo.

Inconvenientes

Más credenciales o permisos que administrar.
Posibles costes/licencias adicionales.
Es necesario adaptar flujos que hoy usan un alias (formularios, integraciones, firmas).

CCO a ti mismo + regla de entrada

Este método simula la separación en enviados usando las reglas que ya existen para la bandeja de entrada. Al enviar, te incluyes en Cco con la dirección apropiada; esa copia entra como mensaje recibido y una regla de entrada la mueve a una carpeta “espejo” dentro de Elementos enviados (por ejemplo, Enviados – Alias Ventas o Enviados – Alias Facturas).

Cómo ponerlo en marcha

Diseña tus subcarpetas dentro de Elementos enviados: por ejemplo, Enviados – Alias A y Enviados – Alias B.
Decide el patrón de CCO:
- Si envías desde aliasA@, añade en Cco aliasA@.
- Si envías desde aliasB@, añade en Cco aliasB@.
Crea dos reglas de entrada en el nuevo Outlook:
- Cuando el mensaje se haya enviado a aliasA@ → mover a Enviados – Alias A.
- Cuando el mensaje se haya enviado a aliasB@ → mover a Enviados – Alias B.
Usa plantillas de redacción para no olvidar el Cco:
- Crea dos borradores anclados en Favoritos, uno por alias, ya con el campo De: seleccionado y el Cco correspondiente.
- Alternativamente, guarda dos firmas con un recordatorio visible (“Este envío usa aliasA y Cco aliasA”).

Pros

Fácil de entender y de desplegar.
Funciona en el nuevo Outlook sin dependencias del cliente clásico.

Contras

Genera una copia adicional en tu buzón (el Cco). Si tu organización cuenta por volumen o aplica retenciones estrictas, ténganlo en cuenta.
La clasificación no ocurre en Elementos enviados de forma “nativa”, sino en base a la copia que entra a Entradas. A efectos prácticos, verás el mismo resultado en las subcarpetas “Enviados – …”.

Consejos de fiabilidad

Activa el campo Cco de forma permanente en el redactor para minimizar olvidos.
Si tu flujo exige máxima precisión, añade un paso de revisión semanal para detectar mensajes enviados sin Cco.

Outlook para Windows (versión clásica)

Si puedes usar la versión clásica de Outlook para Windows, existe una plantilla de regla llamada “aplicar a los mensajes que envío” que se ejecuta al enviar. Con ella puedes mover o copiar el mensaje enviado a una subcarpeta en función de condiciones.

Cómo distinguir por alias en una regla al enviar

Como ambos alias usan la misma cuenta, la condición “enviado a través de la cuenta” no sirve para separarlos. En su lugar, usa la condición “con palabras específicas en el encabezado del mensaje” y busca la dirección del alias en el encabezado From:.

Pasos detallados

En Outlook clásico, ve a Archivo → Administrar reglas y alertas y crea una Nueva regla….
Elige Aplicar regla a los mensajes que envío.
Marca con palabras específicas en el encabezado del mensaje y agrega From: aliasA@tu-dominio. Repite con aliasB en otra regla.
En Acciones, selecciona mover una copia a la carpeta y elige Enviados – Alias A (o B). Mantener “mover una copia” en lugar de “mover” evita alterar el guardado por defecto en Elementos enviados.
Marca detener el procesamiento de más reglas para evitar dobles clasificaciones.
Guarda y prueba. Recuerda: esta regla corre solo si Outlook clásico está abierto.

Cuándo elegir este enfoque

Trabajas mayoritariamente en PC con Outlook clásico y el equipo permanece abierto durante la jornada.
Necesitas ver el mensaje exactamente en Elementos enviados y no quieres duplicaciones en Entradas.

Categorías y vistas guardadas

Si mover físicamente el mensaje no es imprescindible, las categorías junto con vistas o búsquedas guardadas proporcionan un flujo liviano que facilita encontrar los enviados por alias.

Cómo aplicarlo

Crea dos categorías, por ejemplo: Alias – Ventas y Alias – Facturas con colores distintos.
En el redactor, justo antes o después de enviar, asigna la categoría adecuada. Para minimizar clics, prepara borradores por alias que ya incluyan la categoría.
En Elementos enviados, guarda dos vistas o búsquedas filtradas por categoría y añádelas a Favoritos. Así tendrás accesos directos “Enviados – Alias A (vista)” y “Enviados – Alias B (vista)”.

Ventajas

Cero complejidad técnica y sin duplicación de mensajes.
Escalable para más alias, proyectos o clientes.

Limitaciones

No hay movimiento automático, y depende de la constancia al categorizar.

Diseño de carpetas recomendado

Independientemente del enfoque, conviene un esquema de carpetas claro bajo Elementos enviados para no mezclar “contenedores” operativos con búsquedas o vistas. Un patrón común:

Elementos enviados
├── Enviados – Alias Ventas
├── Enviados – Alias Facturas
└── Vistas y consultas (accesos)
    ├── [Vista] Alias Ventas (categoría)
    └── [Vista] Alias Facturas (categoría)

Si optas por el método del Cco + regla de entrada, crea además una carpeta temporal “Entradas – Cco enviados” para depuración y pruebas, y elimina esa escala intermedia cuando valides el flujo.

Buenas prácticas para alias múltiples

Firmas con identidad: usa firmas que indiquen claramente el alias. Te ayuda a comprobar de un vistazo que elegiste el De: correcto y, en su caso, la categoría o el Cco apropiado.
Plantillas de mensajes: en el nuevo Outlook, crea plantillas o borradores anclados por alias con el asunto base, la firma y el recordatorio de Cco o categoría.
Revisión semanal: filtra “este mes” en Elementos enviados y comprueba si hay mensajes sin categoría o fuera de la subcarpeta esperada.
Nomenclatura consistente: usa el prefijo “Enviados –” para que las carpetas por alias se agrupen juntas y sean fáciles de localizar.
Automatiza solo lo necesario: si un alias envía poco, quizá baste con categorías manuales; reserva flujos más complejos para alias de alto volumen.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer que el Cco se agregue automáticamente según el alias?

El nuevo Outlook no ofrece hoy una regla “al enviar” configurable por el usuario. La forma sencilla es usar borradores o plantillas por alias que ya incluyan el Cco correcto. En entornos administrados, algunos equipos emplean herramientas de cumplimiento que insertan copias de archivo, pero no todos los escenarios lo admiten.

¿Y con Power Automate o Graph?

Es posible construir flujos avanzados que vigilen el buzón y muevan mensajes bajo condiciones específicas. Sin embargo, suelen requerir permisos de aplicación, conocimiento de la API y una consideración cuidadosa de cuotas y latencias. Para un caso individual, las soluciones descritas antes son más simples y menos frágiles.

¿Puedo hacerlo con reglas de transporte de Exchange Online?

Las reglas de transporte pueden modificar o enrutar mensajes durante el envío, pero no mueven elementos entre carpetas del buzón una vez almacenados. No resuelven la clasificación posterior en Elementos enviados.

¿Por qué no veo el alias en el desplegable “De:”?

Verifica que el alias esté correctamente configurado en el buzón y cierra/abre sesión en el nuevo Outlook. Si el alias es muy reciente, la propagación puede tardar. Si nunca aparece, consulta con tu administrador porque quizá no tienes permisos para “Enviar como”.

¿Qué pasa con el móvil?

Si separas en cuentas, la clasificación por enviados se respeta en todas las apps. Si usas Cco + regla, la clasificación depende de la regla del servidor de entrada: funcionará igual si la regla está activa, aunque el envío se haga desde el móvil.

Procedimientos paso a paso (guías rápidas)

Nuevo Outlook: crear una regla de entrada que mueva los Cco a la subcarpeta de enviados

En la barra superior, abre Configuración y busca Reglas.
Pulsa Agregar nueva regla.
Asigna un nombre claro, por ejemplo: “Cco aliasA → Enviados – Alias A”.
Condición: El mensaje se ha enviado a → introduce aliasA@tu-dominio.
Acción: Mover a → elige la subcarpeta Enviados – Alias A dentro de Elementos enviados.
Guarda. Repite para aliasB.
Prueba: redacta con De: aliasA y Cco: aliasA, envía y verifica que la copia aparece en la subcarpeta “Enviados – Alias A”.

Outlook clásico: regla al enviar que copia según el alias

Archivo → Administrar reglas y alertas → Nueva regla…
Selecciona Aplicar regla a los mensajes que envío y continúa.
Marca con palabras específicas en el encabezado del mensaje → añade From: aliasA@tu-dominio.
Acción: mover una copia a la carpeta → Enviados – Alias A.
Marca detener el procesamiento de más reglas y finaliza.
Repite para el resto de alias.

Nuevo Outlook: categorías y vistas

En cualquier mensaje, abre el menú de Categorizar y crea Alias – Ventas y Alias – Facturas.
En Elementos enviados, usa la búsqueda category:"Alias – Ventas" y guarda el resultado como acceso favorito.
Haz lo mismo con la categoría del otro alias.

Errores comunes y cómo evitarlos

Olvidar el Cco en la opción de regla de entrada. Solución: plantillas por alias y revisión semanal.
Duplicación no deseada de mensajes con el método Cco. Solución: excluye esas carpetas de vistas “no leídos” o crea una carpeta temporal de verificación y purga periódicamente.
Regla que no se dispara porque la condición no coincide exactamente. Solución: usa la condición “enviado a” con la dirección precisa del alias y valida con varios escenarios.
Reglas en Outlook clásico que dejan de funcionar si el cliente está cerrado. Solución: dejar el cliente en ejecución o migrar a cuentas separadas.

Cómo decidir: matriz de elección

Prioridad principal	Elección recomendada	Motivo
Automatización total y cumplimiento	Cuentas separadas	Carpetas de enviados nativas por identidad; políticas independientes
Tiempo de puesta en marcha mínimo	CCO + regla de entrada	Se arma en minutos y no requiere cambios de infraestructura
Sin duplicaciones ni reglas locales	Categorías + vistas	Clasificación lógica sin mover físicamente correos
Uso intensivo de escritorio clásico	Regla “al enviar” en Outlook clásico	Acción directa sobre Elementos enviados mientras el cliente esté abierto

Checklist de implementación

Define la política: ¿separación real (cuentas) o pragmática (CCO/reglas/categorías)?
Crea subcarpetas bajo Elementos enviados con nombres consistentes.
Prepara plantillas o borradores anclados por alias (De:, Cco, firma, categoría).
Configura y prueba reglas (entrada u Outlook clásico, según el método).
Documenta el flujo para tu equipo y programa una revisión mensual.

Recomendación final

Para separación automática real y sin dependencias del dispositivo, la opción más sólida es usar dos cuentas en lugar de alias (cada una con su “Enviados”). Si tu escenario no permite esa arquitectura, elige entre:

Outlook clásico con regla “al enviar” si trabajas en escritorio y puedes mantener el cliente abierto.
CCO + regla de entrada si buscas rapidez y simplicidad, asumiendo la duplicación de copias.
Categorías/vistas si te vale con un filtro visual sin movimiento de mensajes.

Con cualquiera de estos enfoques podrás mantener tus enviados por alias claramente diferenciados, reduciendo el tiempo de búsqueda y los errores al responder, y mejorando la trazabilidad de tus comunicaciones.

—

Estado funcional descrito: se corresponde con el comportamiento actual del nuevo Outlook y alternativas habituales de trabajo. Las aplicaciones evolucionan; si tu organización introduce políticas o complementos de cumplimiento, valida que no interfieran en los flujos descritos.