¿Outlook 2019 en Windows 11 no encuentra correos y el estado de “Indexando…” parece eterno? Aquí tienes una guía práctica para identificar la causa real (un iFilter PDF obsoleto) y resolverlo con pasos verificables, diagnósticos con Procmon, checklist y ajustes temporales seguros.

Escenario

Equipo nuevo con Windows 11 Pro y Outlook 2019 configurado en POP/SMTP utilizando archivo .PST. La búsqueda de Outlook no devuelve resultados porque la indexación de Windows/Outlook nunca termina. Ya se intentó reconstruir el índice, ejecutar DISM/SFC, reparar Office, cambiar el modo de búsqueda, desactivar el antivirus, crear un nuevo perfil, reiniciar el servicio Windows Search, ejecutar el solucionador de problemas e incluso desactivar el “indexer backoff”. Nada funcionó.

Qué está pasando en realidad

Windows Search extrae el contenido de los archivos a través de componentes llamados iFilters. Cada tipo de archivo (PDF, DOCX, etc.) tiene un iFilter específico que “lee” el contenido para el índice. Si un iFilter funciona mal o es muy lento, la indexación se ralentiza o se bloquea.

Componente	Proceso/Servicio	Rol
Windows Search	Servicio WSearch, procesos SearchIndexer.exe y SearchProtocolHost.exe	Coordina el índice, recorre ubicaciones y solicita a los iFilters que extraigan texto y propiedades.
iFilter PDF	Se carga desde el host de filtros	Extrae texto de archivos PDF locales y adjuntos PDF dentro de PST.
Outlook	Integración MAPI con Windows Search	Entrega elementos del PST al indexador (incluidos adjuntos) para hacerlos buscables.

Causa raíz

Un PDF iFilter de Adobe obsoleto (instalado por una versión antigua de Acrobat) reemplazó al iFilter nativo de Windows y provocó que SearchProtocolHost.exe tardara varios segundos por lectura al indexar PDFs (incluidos adjuntos de Outlook). Resultado: la indexación de Windows parecía no avanzar y la búsqueda en Outlook quedaba incompleta.

Cómo reconocer el problema

• En Opciones de indización > Avanzadas > Tipos de archivo > PDF ves el filtro listado como “Acrobat Pro Filter” en lugar de “PDF Filter” (nativo de Windows).
• El contador de elementos restantes se mueve muy despacio o se estanca; a veces incluso retrocede tras reinicios.
• Con Process Monitor (Procmon) observas operaciones ReadFile desde SearchProtocolHost.exe que se demoran cientos o miles de milisegundos al tocar PDFs.

Soluciones recomendadas

Actualizar el PDF iFilter de Adobe (recomendado)

Instala una versión más nueva del Adobe PDF iFilter (por ejemplo, la incluida con Acrobat 11.0.4: instalador PDFFilter64Setup.msi). Tras la actualización:

1. Reinicia el servicio de búsqueda: powershell Restart-Service WSearch
2. Reconstruye el índice: Panel de control > Opciones de indización > Avanzadas > Reconstruir (atajo: ejecuta control.exe srchadmin.dll).
3. Verifica en Opciones de indización > Avanzadas > Tipos de archivo > PDF que ahora figure “PDF Filter” y no “Acrobat Pro Filter”.

→ Esta fue la solución efectiva en el caso descrito. Después de actualizar el iFilter y reconstruir, la indexación completó durante la noche y la búsqueda volvió a ser rápida.

Restaurar el iFilter nativo de Windows

Si prefieres usar el filtro incorporado de Windows, restáuralo modificando el Registro para que la extensión .pdf apunte al PersistentHandler de Microsoft y no al de Adobe.

Claves a revisar

• HKCR\.pdf\PersistentHandler debe ser {1AA9BF05-9A97-48c1-BA28-D9DCE795E93C} (Windows).
• Si aparece {F6594A6D-D57F-4EFD-B2C3-DCD9779E382E}, corresponde a Adobe.

Comandos (Administrador)

rem Establecer el PersistentHandler nativo de Windows para .pdf
reg add "HKCR\.pdf" /v PersistentHandler /t REG_SZ /d {1AA9BF05-9A97-48c1-BA28-D9DCE795E93C} /f

rem Reiniciar el servicio de búsqueda e iniciar una reindexación
powershell -command "Restart-Service WSearch" 

Luego, reconstruye el índice desde Opciones de indización. Confirma que en Tipos de archivo ahora veas “PDF Filter”.

Usar un iFilter de terceros

Otra alternativa es instalar un lector PDF que traiga su propio iFilter (por ejemplo, algunos instaladores de lectores livianos). Tras la instalación, confirma en Opciones de indización > Tipos de archivo > PDF que el filtro activo cambió y completa una reconstrucción del índice.

Diagnóstico con Process Monitor (Procmon)

Si quieres confirmar la causa antes de tocar nada, Procmon te permite ver exactamente qué archivos están “frenando” al indexador.

Preparación

1. Ejecuta Procmon como administrador.
2. Desactiva la captura unos segundos (Ctrl+E) para preparar los filtros.

Filtros recomendados

1. Incluir: Process Name es SearchProtocolHost.exe.
2. Incluir: Operation es ReadFile.
3. Excluir: Result es FAST IO DISALLOWED.
4. Excluir por Detail la cadena Non-cached.
5. Excluir rutas que empiecen por C:\Windows y C:\ProgramData.

Qué observar

• Con la captura activa, deja que Windows Search trabaje 2–5 minutos.
• Deberías ver muchos ReadFile pasando “en ráfaga”. Si la traza se queda en PDFs y cada lectura tarda cientos o miles de milisegundos, el iFilter PDF es el sospechoso.
• Abre la columna Duration y ordena de mayor a menor: si los tiempos altos se concentran en PDFs, confirma el diagnóstico.

Ajustes útiles durante el primer indexado

Úsalos solo de forma temporal para acelerar la construcción inicial del índice; restáuralos al terminar.

Desactivar el “indexer backoff”

Evita que el indexador se pause cuando detecta actividad. Cambia estos valores a 1 (DWORD 32 bits):

HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search\Gathering Manager\DisableBackOff = 1
HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search\DisableBackoff = 1

Política equivalente:

Equipo > Plantillas administrativas > Componentes de Windows > Búsqueda
“Disable indexer backoff” = Habilitado

Pausar temporalmente la indexación de Outlook

Para que Windows termine primero con archivos del sistema/usuario, pausa el componente MAPI:

HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows Search\PreventIndexingOutlook = 1
HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search\PreventIndexingOutlook = 1

Política equivalente:

Equipo > Plantillas administrativas > Componentes de Windows > Búsqueda
“Prevent indexing Microsoft Office Outlook” = Habilitado

Clave	Valor recomendado (temporal)	Predeterminado	Efecto
DisableBackOff	1	0	El indexador no reduce su actividad automáticamente.
PreventIndexingOutlook	1	0	Pausa temporalmente la indexación de Outlook/MAPI.

Al finalizar la construcción inicial del índice, vuelve ambos valores a 0 o deshabilita las políticas para evitar consumo innecesario de CPU/SSD a futuro.

Checklist rápido

1. Comprobar qué iFilter usa PDF: Opciones de indización → Avanzadas → Tipos de archivo → PDF.
2. Si ves “Acrobat Pro Filter”: aplicar la Solución recomendada (actualizar iFilter de Adobe) o restaurar el nativo de Windows.
3. Reiniciar el servicio Windows Search o el equipo.
4. Reconstruir el índice desde Opciones de indización.
5. (Opcional) Desactivar backoff y/o pausar la indexación de Outlook mientras se completa el indexado inicial.
6. Verificar con Procmon que las lecturas vuelven a ser rápidas y que el conteo de elementos pendientes baja de forma sostenida.

Buenas prácticas para el indexado de PST grandes

• Deja el equipo encendido y conectado a corriente; evita suspensión/hibernación durante la noche del primer indexado.
• En Opciones de energía, usa temporalmente un plan que no apague discos ni ponga el equipo a dormir por inactividad.
• Verifica en Outlook > Herramientas de búsqueda > Estado de la indexación que los elementos disminuyen sin picos extraños.
• Si no necesitas buscar dentro del contenido de PDFs (solo propiedades), en Tipos de archivo > PDF marca “Indexar solo las propiedades”.
• Excluye ubicaciones irrelevantes de la indexación para priorizar PST y carpetas de usuario.

Cómo validar que realmente quedó resuelto

1. En Opciones de indización comprueba que la línea “X elementos indexados” ya no muestra elementos pendientes.
2. En Outlook, busca textos que solo existan dentro de adjuntos PDF de correos antiguos; deben aparecer de inmediato.
3. Abre el Visor de eventos en Registros de aplicaciones y servicios > Microsoft > Windows > Search > Operational y confirma ausencia de errores repetitivos.

Preguntas frecuentes

¿Esto también afecta a cuentas IMAP o Exchange?

Sí, el iFilter PDF lento puede penalizar la indexación de cualquier buzón si hay adjuntos PDF. En POP con PST es más visible porque gran parte del contenido reside localmente y todo pasa por el índice del sistema.

¿Puedo “arreglarlo” desactivando la búsqueda de contenido en PDF?

Como medida temporal, sí: marca “Indexar solo las propiedades” para el tipo PDF. Perderás la capacidad de encontrar texto dentro de PDFs (incluidos adjuntos), pero el índice completará más rápido. La solución real es actualizar/restaurar el iFilter.

¿Dónde compruebo si Outlook está incluido en la indexación?

En Opciones de indización > Modificar debe aparecer Microsoft Outlook marcado. Si no, repara Office o crea un nuevo perfil de Outlook y vuelve a abrir el panel.

¿Cómo fuerzo una reconstrucción del índice desde comandos?

No hay un único comando oficial que reconstruya el índice de punta a punta, pero puedes reiniciar el servicio y abrir el panel para ordenarlo:

powershell
Restart-Service WSearch
start control.exe srchadmin.dll

Luego, en Avanzadas pulsa Reconstruir.

¿Qué velocidad de indexación debería esperar?

Depende del hardware, número de archivos y tamaño de PST. En condiciones normales verás decenas de elementos por segundo al principio. Si la cifra se mantiene casi inmóvil durante minutos u horas y Procmon muestra lecturas lentas en PDFs, el iFilter es el culpable más probable.

¿Puedo eliminar el CLSID de Adobe del Registro?

Es posible, pero no imprescindible si ya apuntaste .pdf al CLSID de Microsoft. Si decides eliminarlo, haz copia de seguridad del Registro y asegúrate de que ningún otro componente dependa de ese CLSID. Procede con cautela.

Guía rápida de actuación

1. Abre Opciones de indización y confirma el filtro de PDF. Si ves “Acrobat Pro Filter”, anota ese dato.
2. Instala un Adobe PDF iFilter más nuevo o restaura el filtro nativo de Windows (PersistentHandler de Microsoft).
3. Reinicia WSearch y reconstruye el índice.
4. Opcional: desactiva backoff y pausa Outlook para acelerar el primer pase.
5. Valida con Procmon que las lecturas de PDFs vuelven a tiempos normales.
6. Rehabilita los ajustes temporales y verifica búsquedas en Outlook.

Precauciones

• Editar el Registro y las Políticas de grupo puede afectar al sistema. Crea un punto de restauración o exporta las claves antes de modificar nada.
• Tras actualizaciones de Adobe, revisa periódicamente qué iFilter quedó activo para PDF.
• Si solo buscas por asunto, remitente o fecha, puedes dejar PDF en “propiedades” para reducir carga.

Resumen final

Cuando Outlook 2019 en Windows 11 no termina de indexar y la búsqueda no funciona, la causa más frecuente en entornos con PST y muchos adjuntos es un iFilter PDF de Adobe obsoleto que ralentiza la lectura de PDFs. Actualizar ese iFilter (o restaurar el nativo de Windows) y reconstruir el índice devuelve la velocidad normal. Usa Procmon para corroborar el cuello de botella y aplica ajustes temporales solo durante el primer indexado. Con ello, la indexación debería completar durante la noche y las búsquedas volverán a ser inmediatas.

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Apéndice: comandos útiles

rem Abrir Opciones de indización
control.exe srchadmin.dll

rem Reiniciar Windows Search
powershell -command "Restart-Service WSearch"

rem Restaurar PersistentHandler de PDF al de Windows
reg add "HKCR.pdf" /v PersistentHandler /t REG\_SZ /d {1AA9BF05-9A97-48c1-BA28-D9DCE795E93C} /f

rem Comprobar estado del servicio
powershell -command "Get-Service WSearch | Format-List Status,Name,DisplayName" 

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Con esta guía podrás pasar de un índice estancado a un Outlook que encuentra todo al instante, sin reinstalar Windows ni perder tiempo en pruebas aleatorias.