Forzar Outlook a usar “Solo encabezados” o Modo en línea (sin caché) en PCs compartidos con GPO o Registro

En salas de reunión con múltiples usuarios, cada inicio de Outlook 365 descarga el buzón y genera enormes .OST. Esta guía explica cómo forzar Modo en línea (sin caché) mediante GPO o Registro, cuándo usar “Solo encabezados” y cómo limpiar restos para que el disco no se sature.

Índice

Contexto y problema a resolver

En un PC compartido por ~30 personas, cada inicio de sesión crea un nuevo perfil de Outlook y, con él, un archivo .ost que almacena el buzón en local. Al cabo de días o semanas, el disco se llena y el equipo se vuelve lento o inestable. La pregunta habitual es si se puede forzar “Solo encabezados” o, directamente, que Outlook no use caché para que no se creen .ost en absoluto.

Idea clave: si el objetivo es no dejar ningún .ost en el equipo, no basta con “Solo encabezados”. Hay que deshabilitar el Modo de intercambio en caché y forzar Modo en línea. “Solo encabezados” reduce el tamaño, pero sigue creando un .ost.

Qué opción elegir y por qué

A continuación, una comparación rápida para decidir:

Opción	Qué hace	¿Crea .ost?	Ventajas	Cuándo usarla	Limitaciones
Modo en línea	Outlook trabaja directamente contra Exchange sin descargar buzón completo.	No	No deja datos locales permanentes; disco limpio; ideal para equipos compartidos.	Salas de reunión, kioscos, “hot desks”, escenarios con cuentas temporales.	Sin acceso offline; dependes de red y servidor para velocidad y búsqueda.
Solo encabezados	Descarga encabezados y, a demanda, cuerpos y adjuntos.	Sí (pequeño)	Reduce consumo de disco y acelera el primer inicio.	Cuando necesitas algo de rendimiento sin conexión pero con mínima huella.	Sigue habiendo `.ost`; no elimina datos locales por completo.
Modo caché completo	Sincroniza buzón localmente.	Sí (grande)	Experiencia rápida, búsqueda local completa.	PCs personales o no compartidos.	Alto consumo de disco; no recomendado en equipos de sala.

Opción A — Directiva de Grupo para forzar Modo en línea

Recomendado en equipos compartidos porque no depende de que los usuarios toquen nada y aplica de forma consistente en cada inicio de sesión.

Requisitos previos

Controlador de dominio con las plantillas administrativas de Office (ADMX/ADML) actualizadas.
El equipo de la sala unido al dominio con alcance claro para aplicar un GPO específico.

Preparar las plantillas administrativas

Copiar ADMX/ADML de Office al Central Store del dominio: \\\<dominio>\\SYSVOL\<dominio>\\Policies\\PolicyDefinitions.
Alternativamente, colocarlas en C:\\Windows\\PolicyDefinitions del DC.

Crear y vincular el GPO del equipo de sala

En la Consola de Administración de Directivas de Grupo (GPMC), crear un nuevo GPO, por ejemplo: “Sala-Reuniones-Outlook-Online”.
Vincularlo a la OU donde reside el PC de la sala.
Habilitar Loopback en modo Replace para que las configuraciones de usuario se apliquen a cualquiera que inicie sesión en ese equipo:
Computer Configuration → Administrative Templates → System → Group Policy → User Group Policy loopback processing mode = Replace

Configurar Outlook dentro de ese GPO

Con Loopback en Replace, las siguientes configuraciones de Usuario se aplicarán a todos los usuarios que abran sesión en el PC de la sala:

Ruta: User Configuration → Administrative Templates → Microsoft Outlook (versión) → Account Settings → Exchange
Usar el Modo caché para perfiles nuevos y existentes = Deshabilitado (fuerza Modo en línea).
Deshabilitar la memoria caché de carpetas de correo compartidas = Habilitado (opcional, reduce aún más tráfico y metadatos locales).
Descargar carpetas compartidas = Deshabilitado y Descargar Favoritos de carpetas públicas = Deshabilitado (opcional).

Aplicación y verificación

Actualizar políticas en el equipo de la sala: gpupdate /force.
Abrir Outlook con un usuario de prueba y verificar:
- En Archivo → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta → doble clic en la cuenta de Exchange, la casilla “Usar Modo de intercambio en caché” debe aparecer desactivada y bloqueada por directiva.
- En el área de notificación, Ctrl + clic en el icono de Outlook → Estado de conexión de Microsoft Exchange: la columna “Conexión” debería mostrar Conectado al servidor (sin “caché”).

Limpiar archivos .ost existentes

Para asegurar que no queden restos, elimina cualquier .ost previo en %LOCALAPPDATA%\\Microsoft\\Outlook\\. Puedes automatizarlo con un script de cierre de sesión en el mismo GPO:

Script .cmd de cierre de sesión

@echo off
setlocal
set OUTLOOK_DIR=%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook
if exist "%OUTLOOK_DIR%" (
  del /f /q "%OUTLOOK_DIR%\*.ost" 2&gt;nul
  del /f /q "%OUTLOOK_DIR%\*.nst" 2&gt;nul
)
endlocal

Script PowerShell de cierre de sesión

try {
  $path = Join-Path $env:LOCALAPPDATA 'Microsoft\Outlook'
  if (Test-Path $path) {
    Get-ChildItem $path -Filter *.ost -ErrorAction SilentlyContinue | Remove-Item -Force -ErrorAction SilentlyContinue
    Get-ChildItem $path -Filter *.nst -ErrorAction SilentlyContinue | Remove-Item -Force -ErrorAction SilentlyContinue
  }
} catch {}

Impacto esperado: la experiencia offline no está disponible, la búsqueda y el rendimiento dependen de la red y del servidor Exchange, pero el equipo no acumulará .ost ni volverá a saturar el disco.

Opción B — Forzar por Registro (cuando no hay GPO)

Si no puedes usar Directiva de Grupo, aplica la política vía Registro para cada usuario que inicie sesión. En Microsoft 365 Apps/Outlook 2016+ la rama suele ser:

HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode

Enable (DWORD) = 0 → desactiva Cached Exchange Mode y fuerza Modo en línea.
DownloadSharedFolders (DWORD) = 0 → deshabilita la descarga de carpetas compartidas (opcional).

Para Outlook 2013, cambia 16.0 por 15.0. Tras aplicar, reinicia Outlook y borra los .ost antiguos.

Archivo .reg de ejemplo

Windows Registry Editor Version 5.00

\[HKEY\CURRENT\USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode]
"Enable"=dword:00000000
"DownloadSharedFolders"=dword:00000000

Aplicación desatendida (por script de inicio de sesión):

reg add "HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode" /v Enable /t REG_DWORD /d 0 /f
reg add "HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode" /v DownloadSharedFolders /t REG_DWORD /d 0 /f

Aclaración útil: la clave CacheOthersMail solo afecta a la caché de buzones adicionales y carpetas compartidas, no desactiva la caché del buzón principal.

Opción C — “Solo encabezados” si aceptas mantener un .ost pequeño

Si necesitas algo de experiencia offline o quieres minimizar tráfico pero no eliminar completamente la caché, combina ventana de sincronización corta con “Solo encabezados”.

En GPO: User Configuration → Administrative Templates → Microsoft Outlook → Account Settings → Exchange → Cached Exchange Mode (nombres pueden variar según versión).
- Configura ventana de sincronización de 1–3 meses.
- Activa “En conexiones lentas, descargar solo encabezados” (si disponible en tu versión).
Resultado: menor consumo de disco y arranques más rápidos, pero un .ost seguirá existiendo.

Buenas prácticas para PCs de sala

Usar Outlook en la Web (OWA) desde un perfil Invitado de Edge/Chrome. No genera perfiles ni .ost; al cerrar la sesión de navegador, se borra todo.
Shared PC mode en Windows para que los perfiles locales sean temporales y se limpien automáticamente al cerrar sesión.
Limpiezas programadas de %LOCALAPPDATA%\\Microsoft\\Outlook\\.ost y .nst mediante Tareas Programadas o scripts de cierre de sesión.
Evitar PST: prohíbe crear/adjuntar .pst en equipos compartidos para prevenir crecimiento descontrolado en disco.
Revisar complementos: algunos add-ins esperan modo caché; valida su comportamiento en Modo en línea.

Guía paso a paso de implementación con GPO

Identificar alcance: crea una OU para “Equipos de sala” o usa un grupo de seguridad con esos equipos.
Crear GPO: “Sala-Reuniones-Outlook-Online”.
Habilitar Loopback: Replace para que las preferencias de Usuario del GPO se impongan a cualquier usuario en ese equipo.
Deshabilitar Cached Exchange Mode en la ruta de Usuario indicada.
Opcionales: desactivar descarga de carpetas compartidas y favoritos de carpetas públicas.
Script de limpieza de .ost como “Logoff Script”.
Prueba controlada con 2–3 cuentas reales: mide tiempos de apertura, búsqueda y estabilidad.
Despliegue al resto de equipos de sala; monitoriza el uso de disco y telemetría.

Verificación y diagnóstico

Estado de conexión: Ctrl + clic en el icono de Outlook en la bandeja → Estado de conexión de Microsoft Exchange. Debe mostrar conexiones Conectado sin “caché”.
Propiedades de la cuenta: casilla de “Usar Modo de intercambio en caché” deshabilitada (gris) por política.
Carpeta local: no debería crearse un .ost nuevo en %LOCALAPPDATA%\\Microsoft\\Outlook tras configurar Modo en línea.
Búsqueda: en Modo en línea, la búsqueda se apoya en Exchange; si notas lentitud, revisa ancho de banda y latencia al servidor.
Registro de eventos: controla el Visor de eventos por mensajes de conectividad MAPI/HTTP o de complementos que fallen sin caché.

Consejos de rendimiento en Modo en línea

Conectividad: prioriza cableado gigabit y cercanía a Exchange/EXO. Latencias altas afectan la navegación por carpetas grandes.
Higiene del buzón: límites razonables de tamaño y retención, especialmente en bandejas de entrada con decenas de miles de elementos.
Carpetas compartidas: deshabilítalas si no son imprescindibles en PCs de sala; reducen llamadas al servidor.

Automatizaciones y variaciones

Algunas organizaciones prefieren aplicar también:

Ubicación predeterminada de archivos de datos: aunque el objetivo es no crear .ost, puedes fijar una ruta temporal (por ejemplo, perfil temporal) por si algún componente generase ficheros intermedios.
Preferencias por GPP (Group Policy Preferences): crear las claves de Registro en HKCU en cada inicio de sesión, asegurando la coherencia incluso si el usuario ya existía en el equipo.
MDM: si gestionas por Intune, replica estas políticas con plantillas administrativas equivalentes para Outlook y con scripts de limpieza en Sign-out.

Preguntas frecuentes

¿Puedo mezclar Modo en línea con “Solo encabezados”?
No. “Solo encabezados” es una modalidad del Modo en caché. Si fuerzas Modo en línea, esa opción no aplica.

¿Afecta a IMAP o POP?
El Modo en línea descrito aquí se refiere a cuentas de Exchange/Exchange Online. IMAP/POP gestionan su propia caché y suelen requerir almacenamiento local.

¿Qué pasa con el índice de búsqueda de Windows?
En Modo en línea, Outlook se apoya en la búsqueda del servidor. La indexación local del .ost no es relevante porque no hay .ost persistente.

¿Y si necesito buzones compartidos o calendarios de recursos?
Puedes mapearlos pero evita descargarlos. Mantén deshabilitada la opción de “Descargar carpetas compartidas” para reducir latencia y evitar huella local.

¿Es suficiente con “ventana de sincronización” a 1 mes?
Reduce mucho el tamaño, pero sigue existiendo .ost. Si el objetivo es cero disco, debes forzar Modo en línea.

Lista de comprobación rápida

Plantillas ADMX/ADML de Office en Central Store.
GPO para el PC de sala con Loopback en Replace.
“Usar Modo caché…” = Deshabilitado en la ruta de Usuario.
Carpetas compartidas y favoritos públicos: deshabilitados.
Scripts de cierre de sesión para borrar .ost/.nst.
Pruebas de apertura, búsqueda y estabilidad.
Monitoreo de uso de disco: sin crecimiento tras varios días.

Resumen ejecutivo

En equipos compartidos, la manera más efectiva de evitar que el disco se llene es forzar Modo en línea mediante GPO con Loopback en Replace. Así, cualquier usuario que abra Outlook en ese PC trabajará sin caché y no generará .ost. Si no usas GPO, aplica la política equivalente por Registro. “Solo encabezados” es útil para reducir huella, pero no elimina el archivo local.

Apéndice: plantillas de configuración útiles

Políticas clave para Outlook (nombres pueden variar por versión/idioma):

Use Cached Exchange Mode for new and existing Outlook profiles → Disabled.
Download shared folders → Disabled.
Turn on shared folders cached mode → Enabled (para desactivar la caché de compartidas, según la plantilla).
Public folder favorites download → Disabled.
Cached Exchange Mode Sync Settings → ventana de sincronización si decides optar por “Solo encabezados”.

Variables y rutas que usarás en scripts:

%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook
%USERPROFILE%\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Conclusión

Si tu prioridad es que el PC de la sala no acumule archivos .ost, implementa Modo en línea con Directiva de Grupo y limpieza automática. Reservar “Solo encabezados” para escenarios donde, aun aceptando un .ost pequeño, necesites algo de trabajo offline. Con las configuraciones, scripts y comprobaciones de esta guía, mantendrás la experiencia de Outlook controlada y el almacenamiento del equipo a raya.