¿Outlook para escritorio deja de enviar y recibir a los pocos minutos y solo revive al cerrarlo y abrirlo? Aquí encontrarás una guía práctica y administrable (Intune/EAC/GPO) para estabilizar la sincronización, reducir el tamaño del OST y acabar con bucles de “Actualizando…”.
Resumen del caso
En varios equipos con Outlook para escritorio, el envío/recepción funciona durante 2–5 minutos y luego se detiene hasta que la aplicación se reinicia. En Outlook en la web todo va bien. El modo en caché está activo y los archivos .ost rondan los 50 GB. Al reducir la caché a 3 meses, la bandeja de entrada entra en un bucle del tipo “Actualizando 3.99 GB → 1 KB”. El borrado y recreación del OST o del perfil no lo soluciona. El objetivo: una solución estable y centralizable que mantenga la caché en ~3 meses.
Diagnóstico en una frase
El patrón es consistente con OST sobredimensionados y/o sincronización dañada en alguna carpeta (p. ej., carpetas de búsqueda corruptas) que reinicia la descarga una y otra vez.
Estrategia de alto nivel
- Reducir la superficie de sincronización: limitar la caché y excluir contenidos innecesarios (carpetas compartidas, RSS, Favoritos de carpetas públicas).
- Sanear el buzón/OST: vaciar elementos sin conexión por carpeta, compactar, y reparar vistas o carpetas de búsqueda en el servidor.
- Trasladar histórico al archivo en línea: activar In-Place Archive y aplicar retención MRM que mueva (no elimine) correo antiguo al archivo.
- Corregir factores externos: antivirus, E/S de disco, complementos, protocolo, conexiones colgadas.
- Automatizar la configuración: Intune/Plantillas administrativas o GPO para aplicar los mismos ajustes a escala.
Síntomas, causas y cómo comprobarlos
| Síntoma | Posible causa | Cómo comprobar |
|---|---|---|
| “Actualizando 3.99 GB → 1 KB” en bucle | Carpeta de búsqueda/vista dañada; estado de sincronización corrupto | Revisar Sync Issues > Local Failures/Server Failures y Outlook Connection Status |
| Outlook se “congela” al enviar/recibir | OST de gran tamaño en disco lento o con escaneo AV | Medir IOPS del disco; verificar exclusiones AV y ubicación del OST (SSD) |
| Solo afecta a escritorio; OWA funciona | Problema local de caché, complementos o política de cliente | Arrancar con outlook.exe /safe; probar perfil limpio |
| En equipos con buzones compartidos muy grandes | Descarga de carpetas compartidas saturando caché | Comprobar si está marcada “Descargar carpetas compartidas” |
Procedimiento recomendado, paso a paso
Ajustar caché y limpiar la copia local por carpeta
- Establece la caché a 3 meses en Outlook (Archivo → Configuración de la cuenta → doble clic en la cuenta → Ajusta el control deslizante).
- En carpetas grandes (Bandeja de entrada, Enviados, carpetas con reglas): clic derecho → Propiedades → pestaña General → Vaciar elementos sin conexión → Aceptar.
- Fuerza una sincronización completa: pestaña Enviar y recibir → Actualizar carpeta o Mayús+F9.
- Compacta el archivo OST: Archivo → Configuración de la cuenta → Archivos de datos → selecciona el .ost → Configuración → Compactar ahora.
Resultado esperado: se elimina el estado de sincronización local y se vuelve a bajar solo lo que dictan las nuevas ventanas de caché.
Reducir qué se cachea
- Archivo → Configuración de la cuenta → doble clic en la cuenta → Más configuraciones → Avanzadas:
- Desmarca “Descargar carpetas compartidas” si no son críticas. Para buzones compartidos, prefiere abrirlos con acceso en línea o cacheo selectivo.
- Desactiva RSS y Favoritos de carpetas públicas si no se usan.
Archivar en línea para bajar el OST
El archivo en línea mantiene el histórico accesible sin saturar el OST local.
- Exchange Admin Center: Recipients → Mailboxes → selecciona el usuario → Enable en In-Place Archive.
- Políticas MRM: aplica etiquetas de retención que muevan correo > 2 años al archivo (no eliminar).
PowerShell de ejemplo para archivo y retención
# Conexión (si procede)
Connect-ExchangeOnline
Habilitar archivo en línea
Enable-Mailbox -Identity usuario\@dominio -Archive
Etiqueta para mover elementos de 2 años al archivo
New-RetentionPolicyTag -Name "Mover\2años\Archivo" -Type All -AgeLimitForRetention 730 \`
-RetentionAction MoveToArchive -RetentionEnabled \$true
Política que usa la etiqueta anterior
New-RetentionPolicy -Name "Archivo\2años" -RetentionPolicyTagLinks "Mover\2años\_Archivo"
Asignar política al buzón
Set-Mailbox -Identity usuario\@dominio -RetentionPolicy "Archivo\_2años" Verificar protocolo y estado de conexión
- Asegura que Outlook use MAPI sobre HTTP (predeterminado en Exchange Online).
- En el cliente, mantén presionada la tecla Ctrl y clic derecho en el icono de Outlook en el área de notificación → Estado de la conexión. Revisa:
- Protocolos MAPI/HTTP activos.
- Latencia y errores de autenticación.
- Sesiones “colgadas” sin progreso; si las hay, reinicia Enviar y recibir tras limpiar elementos sin conexión.
Exclusiones del antivirus y rendimiento del disco
- Añade exclusiones para la ruta del OST:
C:\Users<usuario>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\y el proceso de Outlook. - Ubica el OST en SSD con espacio libre > 15–20% del tamaño del archivo para permitir compactaciones eficientes.
- Evita perfiles de energía que limiten el rendimiento del disco o la CPU durante las ventanas de sincronización inicial.
Reparación del buzón en el servidor
Si el bucle persiste (p. ej., siempre reinicia en “3.99 GB → 1 KB”), repara carpetas de búsqueda/estados del buzón:
New-MailboxRepairRequest -Mailbox usuario@dominio `
-CorruptionType SearchFolder,AggregateCounts,ProvisionedFolder,FolderView
Este proceso no borra datos del usuario; corrige metadatos de carpetas y vistas que suelen provocar re-descargas infinitas.
Ampliar el límite de OST/PST como medida temporal
Último recurso para equipos que aún requieren mucho histórico local mientras se consolida el archivo en línea.
Ruta del Registro:
HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST
Valores (REG\_DWORD en MB):
MaxLargeFileSize = 102400 ; ≈ 100 GB
WarnLargeFileSize = 95000 ; advertencia
Nota: Mantén WarnLargeFileSize < MaxLargeFileSize. Advertencia: elevar el límite no resuelve la degradación por OST gigantes y puede posponer el problema. Priorizamos reducir y archivar.
Despliegue centralizado con Intune, GPO o ambos
Intune (Microsoft Endpoint Manager)
Usa Plantillas administrativas de Microsoft 365 Apps para aplicar valores coherentes a todos los equipos.
- Perfil: Configuración del dispositivo → Perfiles → Crear perfil → Plantillas → Plantillas administrativas.
- Rutas clave:
- Microsoft Outlook 2016 → Configuración de la cuenta → Exchange → Modo de intercambio en caché: establece Valor predeterminado del control deslizante en 3 meses.
- Microsoft Outlook 2016 → Exchange → No descargar carpetas compartidas = Habilitado.
- Microsoft Outlook 2016 → RSS Feeds → Deshabilitar RSS = Habilitado.
- Claves de Registro opcionales (solo si decides ampliar límites):
- Proveedor: Plantilla de configuración → Registro → HKCU →
Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST→MaxLargeFileSizeyWarnLargeFileSizeen MB.
- Proveedor: Plantilla de configuración → Registro → HKCU →
- Exclusiones AV: distribuye una política de antivirus para excluir la ruta del OST.
GPO (Active Directory)
- Importa los ADMX de Microsoft 365 Apps a tu almacén central.
- Configura:
- Default Cached Exchange Mode = 3 meses.
- Do not download shared folders = Habilitado.
- Disable RSS = Habilitado.
- Preferencias de Registro (HKCU) si aplicas límites de OST:
- Ruta:
Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST→MaxLargeFileSizeyWarnLargeFileSize(REG_DWORD en MB).
- Ruta:
Buenas prácticas y umbrales recomendados
- Mantén el OST < 20–30 GB para un rendimiento fiable.
- Si el usuario necesita histórico, combina caché 3–6 meses + archivo en línea.
- Evita cachear buzones compartidos muy grandes; accede a demanda o cachea solo lo necesario.
- Reduce reglas que mueven altos volúmenes a muchas carpetas; agrupa por categorías.
- Desinstala o deshabilita complementos problemáticos (prueba con
outlook.exe /safe).
Validación tras aplicar cambios
- Tamaño del OST: verifica que disminuya tras compactar y archivar.
- Estado de conexión: sin sesiones colgadas; latencias estables.
- Carpeta Sync Issues: sin nuevos errores recurrentes.
- Estabilidad en el tiempo: monitoriza que el envío/recepción no requiera reinicios.
Resolución de problemas avanzada
Reiniciar parámetros de envío/recepción (SRS)
Outlook guarda el conjunto de grupos de envío/recepción en archivos .srs. Si están corruptos, bórralos con Outlook cerrado:
%appdata%\Microsoft\Outlook\
El archivo se regenerará al abrir Outlook (deberás reconfigurar grupos personalizados, si los hubiese).
Índice de búsqueda y vistas
- Desde Opciones de indización de Windows, reconstruye el índice si las búsquedas o vistas tardan en cargar y generan tráfico extra.
- Evita anidar demasiadas carpetas virtuales o vistas personalizadas pesadas.
Uso de MFCMAPI para casos puntuales
Solo para administradores avanzados. Permite eliminar una carpeta de búsqueda corrupta que dispara re-sincronizaciones. Realiza una copia de seguridad del buzón; toca exclusivamente las carpetas afectadas. Si no hay experiencia, prefiere la reparación de buzón en servidor mostrada arriba.
Reparar perfil vs. recrear
Recrear el perfil sin limpiar elementos sin conexión por carpeta y sin reparar el buzón suele reproducir el problema. Prioriza el procedimiento de esta guía antes de eliminar perfiles.
Automatización y estandarización
Checklist de aplicación por fases
| Fase | Acción | Resultado | Responsable |
|---|---|---|---|
| Preparación | Habilitar archivo en línea y política MRM > 2 años | Histórico sale del buzón principal | Administrador Exchange |
| Cliente | Aplicar caché 3 meses, no descargar carpetas compartidas, desactivar RSS | Menos datos en el OST | Intune/GPO |
| Limpieza | Vaciar elementos sin conexión por carpeta y compactar | OST reducido y sano | Soporte local |
| Servidor | MailboxRepairRequest con tipos de corrupción críticos | Elimina bucles por vistas/carp. de búsqueda | Administrador Exchange |
| Optimización | Exclusiones AV, SSD, revisar complementos | Sin cuellos de botella locales | Soporte endpoint |
Métricas de éxito
- Tiempo sin incidentes tras el cambio: > 30 días sin reinicios forzados de Outlook.
- Tamaño promedio de OST: < 30 GB en puestos estándar.
- Tickets por “Outlook no sincroniza”: descenso > 70% en el primer mes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo mantener 6–12 meses en caché? Sí, si el OST sigue < 30 GB y no cacheas buzones compartidos voluminosos. Ajusta por perfiles: usuarios intensivos de movilidad vs. puestos de escritorio.
¿Qué ocurre con el histórico en el archivo en línea? Permanece accesible desde Outlook y OWA en el panel “Archivo (en línea)”. No se descarga por defecto, reduciendo el OST.
¿Por qué OWA funciona y Outlook no? OWA opera contra el buzón directamente sin caché local; si el problema es el OST o la vista en cliente, OWA no se ve afectado.
¿El aumento de límite del OST es una solución definitiva? No. Solo gana tiempo; el objetivo es bajar el volumen sincronizado y sanear el buzón.
Plan de reversión
- Si tras aplicar políticas el usuario pierde acceso a contenido crítico, sube temporalmente la ventana de caché a 6 meses para ese perfil.
- Deshaz “No descargar carpetas compartidas” solo en los casos imprescindibles (buzones delegados de uso intensivo), y evalúa mover su histórico al archivo en línea.
- Si una etiqueta MRM mueve correos demasiado agresivamente, ajusta la edad (p. ej., 3 años) y vuelve a evaluar.
Resumen ejecutivo
Este problema se debe a una combinación de OST grandes y metadatos corruptos que reinician la sincronización. Estabilizar implica reducir qué sincroniza Outlook, sanear el buzón y automatizar los ajustes. Con caché acotada, archivo en línea y reparación del buzón, Outlook deja de entrar en bucles, el OST se reduce de forma sostenible y el cliente opera sin tener que reabrirse continuamente.
Guía rápida de acción
- Ventana de caché a 3 meses.
- Vaciar elementos sin conexión por carpeta y compactar.
- No descargar carpetas compartidas; desactivar RSS.
- Habilitar archivo en línea y política MRM que mueva > 2 años.
- Revisar Outlook Connection Status; confirmar MAPI/HTTP.
- Exclusiones antivirus y OST en SSD.
- Si persiste el bucle,
New-MailboxRepairRequest. - Opcional: elevar límites de OST solo como puente temporal.
Consejo final: documenta una línea base (caché, archivo, exclusiones, métricas) y aplícala con Intune/GPO. Evita excepciones a menos que estén justificadas por el rol del usuario.