¿Ves el botón “Play Sound” en gris en las notificaciones del Nuevo Outlook o en Outlook Web? No es un fallo de Windows 11 ni del navegador: hay un permiso maestro dentro de Outlook que silencia todos los interruptores individuales. Actívalo con los pasos siguientes.

Qué ocurre con el botón “Play Sound”

En el Nuevo Outlook para Windows 11 y en Outlook Web, la sección de notificaciones incluye interruptores por tipo de evento (Correo, Calendario, Documentos). Sin embargo, si el permiso global “Allow notifications to play sounds” (Permitir que las notificaciones reproduzcan sonidos) está desactivado, los controles individuales “Play sound” aparecen en gris e inoperativos. Es un diseño intencional: el conmutador maestro manda.

Por eso, aunque Windows 11 tenga activados los sonidos de notificación y tu navegador permita notificaciones, Outlook seguirá bloqueando el sonido hasta que habilites ese permiso maestro desde su propia configuración.

Solución rápida

1. Abre Settings (Configuración) en Outlook → General → Notifications.
2. Expande la sección “Notifications in Outlook” (Notificaciones en Outlook).
3. Activa el conmutador “Allow notifications to play sounds” (Permitir que las notificaciones reproduzcan sonidos).
4. Regresa a las opciones de notificación y habilita los “Play sound” individuales para Mail, Calendar y Documents.

En cuanto enciendas el permiso maestro, los toggles por tipo dejan de estar atenuados y ya podrás activarlos uno a uno.

Guía detallada paso a paso

Nuevo Outlook en Windows 11

1. Abre Outlook (el nuevo, con icono moderno y basado en web).
2. Haz clic en el engranaje de Configuración (arriba a la derecha) y, en la barra lateral, selecciona General → Notifications.
3. Localiza la sección Notifications in Outlook y habilita Allow notifications to play sounds.
4. Más abajo, en cada bloque (Mail, Calendar, Documents), activa el interruptor Play sound.
5. Opcional: ajusta otros comportamientos (banners, previsualización, duración, etc.) según tus preferencias.

Outlook Web en el navegador

1. Abre Outlook Web (outlook.com o tu dominio corporativo de Microsoft 365) e inicia sesión.
2. Haz clic en el engranaje de Configuración → General → Notifications.
3. En Notifications in Outlook, activa Allow notifications to play sounds.
4. Activa los Play sound de Mail, Calendar y Documents.

Rutas y ajustes de un vistazo

Dónde	Ruta de menú exacta	Ajuste maestro a activar	Controles por tipo
Nuevo Outlook (Windows 11)	Settings → General → Notifications → Notifications in Outlook	Allow notifications to play sounds	Play sound en Mail, Calendar, Documents
Outlook Web (Chrome/Edge)	Settings → General → Notifications → Notifications in Outlook	Allow notifications to play sounds	Play sound en Mail, Calendar, Documents
Windows 11	Ajustes → Sistema → Notificaciones → Outlook (new) o tu navegador	Reproducir un sonido cuando llegue una notificación	N/A
Navegador (para Outlook Web)	Permisos del sitio → Notificaciones / Sonido	Permitir notificaciones y no bloquear sonido	N/A

Comprobaciones adicionales si sigue sin funcionar

• Windows 11: ve a Ajustes → Sistema → Notificaciones. En la lista de aplicaciones, entra en Outlook (new) o en tu navegador (p. ej., Google Chrome o Microsoft Edge) y verifica que esté marcada la opción “Reproducir un sonido cuando llegue una notificación”.
• Navegador para Outlook Web: asegúrate de que el sitio de Outlook (outlook.com o tu dominio) tenga Notificaciones: Permitidas y Sonido: Permitido. Comprueba que la pestaña no esté silenciada (clic derecho en la pestaña → Reactivar sonido del sitio).
• Asistencia de concentración / No molestar: desactívala temporalmente. En Ajustes → Sistema → Notificaciones verifica que No molestar no esté habilitado o que Outlook tenga permisos prioritarios.
• Mezclador de volumen: abre el mezclador (icono de altavoz en la bandeja → Mezclador de volumen) y confirma que Outlook o el navegador no estén en silencio.
• Reinicio de la app/sesión: cierra y vuelve a abrir Outlook o el navegador tras cambiar los ajustes. Si usas el Nuevo Outlook, prueba a cerrar sesión y entrar de nuevo.

Cómo probar rápidamente que ya suena

1. Envía un correo de prueba a tu propia dirección (desde el móvil, otra cuenta o usando un borrador).
2. Con Outlook en segundo plano, espera el banner de notificación.
3. Si no suena, mantén el banner visible y revisa el Mezclador de volumen: debería aparecer actividad de audio al llegar la notificación.

Diagnóstico guiado

Si todavía no oyes sonido, sigue este flujo hasta encontrar el punto de bloqueo:

1. Permiso maestro en Outlook: ¿“Allow notifications to play sounds” está ACTIVADO? Si no, actívalo.
2. Interruptores por tipo: ¿“Play sound” de Correo/Calendario/Documentos están ACTIVADOS? Si no, actívalos.
3. Sistema: En Windows 11, ¿Outlook (new) o tu navegador tienen habilitado “Reproducir un sonido al llegar una notificación”? Si no, actívalo.
4. Navegador: ¿El sitio de Outlook tiene permisos de Notificación y Sonido? ¿La pestaña no está en silencio?
5. Focus / No molestar: ¿Está desactivado?
6. Salida de audio: ¿El dispositivo de salida correcto está seleccionado (auriculares, altavoces, monitor) y con volumen suficiente?
7. Política corporativa: Si con todo lo anterior el botón sigue en gris, consulta el apartado de entornos administrados.

Solución de problemas avanzada

Restablecer permisos del sitio (Outlook Web)

En ocasiones, un permiso contradictorio del navegador mantiene el sonido bloqueado:

1. Abre Outlook Web y haz clic en el candado de la barra de direcciones.
2. En Permisos del sitio, establece Notificaciones en Permitir y Sonido en Permitir.
3. Si el problema persiste, entra en Configuración del navegador → Privacidad y seguridad → Configuración de sitios y busca outlook.com para borrar permisos específicos y volver a concederlos al recargar.

Actualizar caché de la app (Nuevo Outlook)

Si tras los cambios la interfaz no refleja los estados correctos o el botón se queda en gris, cierra completamente el Nuevo Outlook (incluyendo la bandeja del sistema) y vuelve a abrir. En casos rebeldes, cierra sesión en Outlook desde Settings → Accounts y entra de nuevo.

Verificar el esquema de sonidos de Windows

Los sonidos del sistema podrían estar desactivados globalmente:

1. Abre Panel de control → Hardware y sonido → Sonido.
2. En la pestaña Sonidos, elige un esquema que no sea “Sin sonidos”.
3. Verifica que Notificación tenga un sonido asignado y que el botón de Altavoz no esté en silencio.

Comprobar perfiles de audio y dispositivos

Si usas auriculares Bluetooth, cambia temporalmente la salida a altavoces para descartar un perfil de manos libres con audio degradado que a veces filtra notificaciones. En Ajustes → Sistema → Sonido elige el dispositivo de salida correcto.

Desactivar extensiones del navegador

Una extensión que bloquea banners o anuncios podría interferir con notificaciones o audio. Prueba en ventana de incógnito sin extensiones o deshabilítalas temporalmente para Outlook Web.

Entornos corporativos y políticas administradas

Si tu cuenta es de empresa o escuela, es posible que el administrador aplique directivas que fuerzan o bloquean sonidos de notificación. Síntomas típicos:

• El conmutador maestro aparece en gris incluso tras reiniciar.
• Los permisos del navegador se restablecen automáticamente al recargar.
• Las opciones de Sonido/Notificaciones muestran un texto del tipo “administrado por tu organización”.

En ese caso:

• Consulta con IT si hay políticas de Microsoft 365/Exchange o de Intune que controlen los sonidos de OWA/Nuevo Outlook.
• Solicita que añadan Outlook a la lista de aplicaciones permitidas con sonido de notificación, o que te confirmen la política aplicada.

Diferencias con Outlook clásico

El Outlook “clásico” de escritorio (basado en Win32) gestiona sonidos a través de sus propias opciones y del esquema de sonidos de Windows, mientras que el Nuevo Outlook y Outlook Web usan un permiso maestro dentro de su configuración web. Por ello, aunque en el clásico te funcionara el sonido, al migrar al Nuevo Outlook podrías verlo deshabilitado hasta activar ese permiso global.

Errores comunes y cómo resolverlos

• Activé “Play sound” en Mail pero sigue en gris: Primero activa “Allow notifications to play sounds” en la sección Notifications in Outlook.
• Windows dice que reproducirá sonido, pero Outlook no suena: Los permisos del sistema no sustituyen el control maestro de Outlook. Debes habilitarlo dentro de Outlook.
• En el navegador me llegan banners, pero sin audio: Revisa que el sitio no esté silenciado y que el Bloquear sonido no esté activo en permisos del sitio.
• En horarios concretos no suena: Comprueba reglas de “No molestar” programadas o Focus Assist automático ligado a duplicación de pantalla, juegos o presentaciones.
• El banner aparece pero el volumen es muy bajo: Ajusta el volumen específico de la aplicación en el Mezclador de volumen.

Preguntas frecuentes

¿Es necesario habilitar los tres “Play sound” (Mail, Calendar, Documents)?
No. Activa solo los que necesites. Pero si el botón maestro está apagado, todos estarán en gris y sin efecto.

¿El ajuste maestro afecta a otras apps?
No. Solo controla los sonidos de notificación emitidos por Outlook (Nuevo Outlook y Web).

¿Puedo tener banners sin sonido?
Sí. Deja el maestro encendido y apaga los “Play sound” individuales que no quieras, o apaga el maestro y tendrás banners silenciosos.

¿Por qué el botón volvió a estar en gris tras reiniciar?
Puede deberse a una política administrada o a que cambiaste de perfil/equipo y la configuración aún no se sincronizó. Vuelve a habilitarlo y verifica políticas.

Lista de verificación final

• Abrí Settings → General → Notifications en Outlook.
• Activé Allow notifications to play sounds.
• Encendí los Play sound de Mail/Calendar/Documents.
• En Windows 11, confirmé Reproducir un sonido cuando llegue una notificación para Outlook (new) o el navegador.
• Permití Notificaciones y Sonido para outlook.com (o mi dominio) en el navegador.
• Desactivé No molestar y verifiqué el Mezclador de volumen.
• Reinicié Outlook o el navegador tras los cambios.

Resumen

El botón “Play Sound” se muestra en gris porque depender de un permiso global dentro de la configuración de Outlook (Notifications in Outlook → Allow notifications to play sounds). Al activarlo, los toggles individuales de Mail, Calendar y Documents vuelven a estar disponibles. Completa la configuración con las verificaciones de Windows 11 y del navegador, y descarta el modo No molestar. Si el ajuste se mantiene bloqueado, probablemente exista una política corporativa que requiera la intervención del administrador.

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