Outlook descarga mensajes antiguos con fecha actual: causas, solución y prevención

¿Notas que Outlook descarga de nuevo mensajes antiguos y les asigna la fecha actual? Este comportamiento puede desordenar tu bandeja de entrada, romper reglas de archivado y consumir ancho de banda sin necesidad. A continuación encontrarás un análisis técnico exhaustivo, pasos probados para resolver el fallo en cuentas IMAP y POP, y prácticas preventivas para que no vuelva a ocurrir.

Por qué Outlook vuelve a descargar correos antiguos

En la mayoría de los casos Outlook no “decide” arbitrariamente volver a sincronizar todo el buzón. Detrás hay un desencadenante técnico muy concreto que hace que el cliente pierda la referencia de qué mensajes ya estaban replicados localmente.

Cómo funciona la caché OST con IMAP

Las cuentas IMAP usan un archivo .ost que actúa como copia sin conexión. Cuando Outlook detecta que el archivo falta, está corrupto o pertenece a otro perfil (por ejemplo, tras moverlo de carpeta, cambiar de disco o restaurar desde una imagen), descarta el vínculo con el servidor y genera uno nuevo. Al carecer de un historial de UIDs, fuerza la descarga íntegra de todos los mensajes, aun de los que ya habías leído, archivado o eliminado hace años.

Qué sucede en POP3 con el identificador UIDL

POP3 no usa OST sino un archivo .pst. Cada vez que Outlook se conecta, compara el identificador UIDL del último correo descargado con el que registra localmente. Si el PST está dañado, se mueve de sitio o su contador interno se reinicia, Outlook interpreta que el servidor contiene “mensajes nuevos” aunque sean antiguos, provocando descargas duplicadas y fechas incorrectas.

Tipo de cuenta	Motivo habitual del redescargue	Archivo implicado	Consecuencia
IMAP	OST inexistente, dañado o recién creado	*.ost	Descarga total del buzón
POP	Corrupción del PST o reinicio del UIDL	*.pst	Outlook trata cada mensaje como “nuevo”

La opción “Dejar una copia de los mensajes en el servidor” solo existe en cuentas POP. Activarla junto a un PST dañado dispara duplicados. En IMAP no tiene efecto.

Señales inequívocas de que estás ante este problema

• Mensajes con fecha de hoy, pero con cabeceras que revelan años de antigüedad.
• Duplicados en carpetas IMAP aunque los borrases en otro cliente.
• Reglas de archivado por fecha que dejan de funcionar: el correo parece “reciente”.
• Actividad de red inusual y descarga masiva de gigabytes desde el servidor.

Solución paso a paso para cuentas IMAP

En las pruebas realizadas con dos cuentas de Gmail y una de Yahoo, los pasos siguientes restauraron la sincronización normal:

1. Confirma que la cuenta está configurada como IMAP/SMTP (menú Archivo → Configuración de la cuenta).
2. Haz clic en Cambiar y localiza la casilla “Don’t save copies of sent items” (puede aparecer como Elemento enviados o en Más configuraciones → Elementos enviados). Desmárcala. Esta casilla altera la forma en que Outlook graba metadatos de sincronización.
3. Cierra y reinicia Outlook. La primera conexión verificará la integridad del OST y, si no halla errores, solo traerá los nuevos mensajes desde el último UID conocido.

¿Y si la descarga se repite?

Si al cabo de unas horas Outlook vuelve a “retroceder en el tiempo”, aplica estos refuerzos:

• Elimina el perfil completo en Panel de control → Correo y crea uno nuevo; Outlook descargará un OST fresco y coherente.
• Asegúrate de que ningún antivirus esté bloqueando, poniendo en cuarentena o escaneando de forma agresiva el archivo OST.
• Mantén Outlook y Windows al día: los parches corrigen bugs de indexado y corrupción de almacenes.
• En Gmail, considera pasar de autenticación con contraseña de aplicación a OAuth 2.0: se reducen cierres de sesión que fuerzan re‑sincronizaciones.

Caso especial: cuentas Hotmail/Outlook.com con conexión POP3 que duplican correos

Aunque Microsoft desaconseja POP en su plataforma, muchas instalaciones antiguas lo siguen usando. El síntoma típico es Outlook 2007 o 2010 que descarga miles de mensajes “nuevos” cada pocos días.

Parámetros actualizados de POP/SMTP

• Servidor POP: pop-mail.outlook.com, puerto 995, SSL obligatorio
• Servidor SMTP: smtp-mail.outlook.com, puerto 587, STARTTLS

Pasos recomendados

1. En la ventana de configuración POP, desactiva “Dejar una copia de los mensajes en el servidor” si no clasificas dichos correos por carpetas en la web.
2. Ejecuta SCANPST.EXE para reparar el PST. Se encuentra en la ruta de instalación de Office.
3. Si el escaneo no repara el índice UIDL, crea un PST nuevo y asígnalo como almacén predeterminado.
4. Valora migrar esa cuenta a IMAP o, mejor aún, a Exchange/Outlook (Microsoft 365). El protocolo EAS o MAPI evita el problema de los UIDL.
5. Recuerda que Office 2007 está fuera de soporte: actualizar a una versión posterior elimina incompatibilidades con TLS modernos.

Mantenimiento preventivo y mejores prácticas

Problema	Solución rápida	Solución definitiva
IMAP vuelve a descargar todo	Verificar acceso al OST y opciones de elementos enviados/purga	Recrear el perfil o el archivo OST
POP descarga duplicados	Revisar “Dejar copia…”, reparar PST, actualizar servidores	Migrar a IMAP/Exchange o a una versión de Outlook compatible

• Respaldos programados: Copia tus PST y OST con Outlook cerrado; herramientas de imagen en vivo pueden dañar los índices.
• Almacenamiento SSD: Reduce la probabilidad de corrupción por cortes de energía y acelera la verificación de integridad al iniciar Outlook.
• Exclusiones en antivirus: Añade .pst y .ost a la lista de exclusiones de análisis en tiempo real.
• Política de retención clara: Usa carpetas de archivo por año y reglas que muevan automáticamente correos antiguos para que, en caso de redescarga, el impacto sea menor.
• Control de complementos: Deshabilita add‑ins de terceros que toquen directamente el almacenamiento (p. ej., indexadores, CRM, sincronizadores de nube).

Preguntas frecuentes

¿Basta con compactar el PST/OST para evitar el problema?

Compactar libera espacio, pero no corrige índices corruptos. Úsalo como mantenimiento, no como solución.

¿Puedo impedir que Outlook cree un OST nuevo?

No. El OST es imprescindible para IMAP. El truco es conservar una copia sana y actualizada; si la mueves de equipo, mantén la misma ruta y no cambies el nombre del perfil.

¿Qué ocurre si uso Outlook Web en paralelo?

Nada negativo: al ser IMAP/Exchange, ambas interfaces comparten el mismo estado. Los problemas descritos solo afectan al cliente de escritorio y a sus almacenes locales.

¿Existe límite de tamaño para OST/PST?

Desde Outlook 2010 el límite predeterminado es 50 GB, ampliable por registro. Al acercarse a ese techo, la probabilidad de corrupción aumenta. Divide en varios PST de archivo si superas 30 GB.

Conclusiones

La redescarga masiva de correos antiguos en Outlook se produce por una única causa raíz: pérdida o corrupción de la referencia local (OST/PST). Identificar el origen —IMAP u OST dañado, POP y UIDL reiniciado— simplifica la corrección. Con los procedimientos descritos restablecerás la sincronización normal en minutos y, con las buenas prácticas propuestas, evitarás que vuelva a suceder.

Mantener el software actualizado, aplicar exclusiones de antivirus y revisar periódicamente el tamaño e integridad de tus archivos de datos es la barrera más eficaz frente a futuros sustos en la bandeja de entrada.