¿Tus correos tardan varios minutos en llegar a Outlook para escritorio mientras que en Outlook Web aparecen al instante? A continuación encontrarás una guía paso a paso, detallada y actualizada, para eliminar el retraso de sincronización y volver a recibir los mensajes en tiempo real dentro de Microsoft 365 Enterprise.
Por qué ocurre el retraso de descarga en Outlook
Outlook trabaja de dos formas principales:
- Caché de Exchange (OST): guarda una copia local de tu buzón para agilizar la experiencia sin conexión. Cualquier corrupción, tamaño excesivo o conflicto con complementos puede ralentizar la entrada de nuevos mensajes.
- Modo en línea: consulta cada operación directamente contra Exchange Online; por eso, cuando usas Outlook Web, ves los correos al instante.
Si el modo caché falla, Outlook deja de escuchar las notificaciones “push” que envía Exchange y solo descarga cuando fuerzas Enviar y recibir, generando la sensación de retraso.
Comprobaciones previas recomendadas
Antes de tocar la configuración, confirma rápidamente estos puntos básicos:
| Elemento | Acción rápida | Objetivo |
|---|---|---|
| Conexión | Prueba Outlook en otra red o con hotspot móvil | Descartar latencias de ISP o cortafuegos |
| Antivirus/Antispam | Desactiva la protección de correo 10 min | Identificar filtrado o “proxy” SMTP |
| Versión de Office | Archivo › Cuenta › Opciones de actualización | Aplicar los últimos parches de Outlook |
| Estado de Exchange | Centro de administración › Salud del servicio | Descartar incidencias globales |
Desactivar Cache Exchange y pasar a modo en línea
- Inicia Outlook clásico y cierra todas las ventanas emergentes.
- Haz clic en Archivo › Configuración de la cuenta › Configuración de la cuenta.
- Selecciona tu buzón, elige Cambiar y desmarca Usar Modo de intercambio en caché.
- Pulsa Siguiente › Finalizar y reinicia Outlook.
Resultado esperado: Outlook deja de usar el archivo OST local y consulta cada mensaje directamente en Exchange Online. Los correos nuevos aparecerán en segundos, como en la versión web.
¿Qué ocurre si el problema desaparece?
El archivo OST estaba corrupto o sobredimensionado. Puedes:
- Eliminar el OST (Ruta típica:
%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\) con Outlook cerrado. Al abrir de nuevo, se recrea limpio. - Reducir la ventana de sincronización: Archivo › Configuración › Configuración de la cuenta › Cambiar › Correo para mantener sin conexión y arrastra de “Todos” a 6 o 12 meses.
Ejecutar una reparación en línea de Microsoft 365
Si incluso en modo en línea Outlook sigue lento o muestra errores, repara la suite Office:
- En Panel de control, abre Programas y características.
- Selecciona Microsoft 365 – Apps for enterprise y pulsa Cambiar.
- Marca Reparación en línea, confirma y espera la descarga (requiere internet estable).
- Reinicia el equipo al terminar para registrar componentes.
La reparación reinstala los binarios de Outlook y restablece la pila MAPI, eliminando DLL dañadas que impidan la entrega inmediata.
Optimización avanzada de rendimiento
Crear un nuevo perfil de Outlook
Cuando el retraso solo afecta a un usuario, pero el OST recién creado tampoco ayuda, la causa suele ser un perfil corrupto:
- Panel de control › Correo › Mostrar perfiles.
- Pulsa Agregar, asigna un nombre y configura la cuenta automáticamente.
- Selecciona Pedir un perfil al iniciar Outlook, abre con el nuevo y prueba la sincronización.
Deshabilitar complementos COM
Complementos de terceros interceptan llamadas MAPI y ralentizan la llegada de mensajes:
- Archivo › Opciones › Complementos.
- En la lista inferior, selecciona Complementos COM y pulsa Ir….
- Desmarca complementos ajenos a Microsoft (antispam, firmas, CRM) y reinicia Outlook.
Si la latencia desaparece, reactiva uno por uno para identificar el culpable.
Restablecer grupos de Enviar y recibir
Ciertas políticas o actualizaciones modifican la configuración por defecto y fuerzan intervalos largos de sincronización:
- Pulsa Ctrl + Alt + S en Outlook.
- Selecciona Todos los grupos de cuentas y edita Planificar envío/recepción automático cada > configura en 1 minuto.
- Marca Incluir este grupo al enviar/recibir manual.
Revisar límites de buzón y reglas del lado del cliente
- Archiva correos antiguos para que el buzón pese menos de 50 GB (límite predeterminado de Exchange Online).
- Combina reglas similares: tener más de 250 reglas en Outlook puede retrasar la clasificación de mensajes entrantes.
Escenario de red corporativa con firewalls o proxies
Un firewall de inspección profunda o un proxy con TLS Break & Inspect puede interrumpir el canal Outlook Anywhere (RPC sobre HTTP/HTTPS) o MAPI sobre HTTP. Para descartar la capa de red:
- Conéctate a una red móvil (tethering) y mide la llegada de correos.
- Solicita al equipo de red que libere los rangos de IP de Office 365 y permita el tráfico de WebSockets al FQDN
outlook.office365.com. - Habilita proxy bypass para endpoints de Exchange Online en Microsoft 365.
Uso de Microsoft Support and Recovery Assistant (SaRA)
SaRA ejecuta diagnósticos automáticos. Descárgalo desde Ayuda rápida de Microsoft 365 (preinstalado en muchas máquinas empresariales) y selecciona Outlook › Problemas de sincronización. El asistente recopila registros, repara el perfil y genera un informe HTML para soporte.
Automatizar el hallazgo de retrasos con PowerShell
Si tienes permisos de administrador de Exchange Online, sigue este flujo:
# Conectarse al módulo EXO v3
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@contoso.com
Obtener estadísticas de la cola de entrega del buzón afectado
Get-MailboxStatistics [user@contoso.com](mailto:user@contoso.com) | Select DisplayName,ItemCount,LastLogonTime
Revisar si el modo caché está habilitado vía directiva
Get-CASMailbox [user@contoso.com](mailto:user@contoso.com) | fl CachedExchange La salida revela si el buzón está cercano al umbral y si las políticas impiden el modo en línea.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo dejar activado el modo caché y acelerar la llegada de correos?
Sí, pero necesitas un OST saludable. Elimina el archivo, limita la sincronización a 6 meses y asegúrate de usar disco SSD.
¿Cuánto debe pesar un archivo OST para considerarlo “grande”?
Más de 10 GB empieza a mostrar demoras; a partir de 25 GB es habitual sufrir corrupción.
¿La reparación en línea borra mis configuraciones?
Conserva perfiles y datos locales, pero vuelve a registrar DLL y claves de registro de Office.
Conclusión
El retraso en la recepción de correos suele deberse a problemas con la caché local (OST), perfiles corruptos o interferencias de red. Desactivar el modo caché, reparar Office y revisar la capa de red elimina el 90 % de los casos. Mantén Outlook actualizado, controla el tamaño del buzón y aplica las prácticas de optimización descritas para garantizar una experiencia de mensajería inmediata.