¿Pierdes colores y estilos al pegar texto en Outlook en la web? Desde junio de 2024 Microsoft adoptó un nuevo modo de pegado que limpia el formato externo. En esta guía aprenderás por qué ocurre, cómo sortear la limitación y qué configuraciones te devuelven el control creativo en cada mensaje.

Resumen del problema

Al copiar contenido desde editores de código, portales de documentación o cualquier fuente con rich text, Outlook Web (OWA) elimina parte del formato al pegarlo en el cuerpo del correo. Tamaños de fuente, colores personalizados, fondos de celdas y resaltado de sintaxis desaparecen, generando correos planos y poco legibles.

Cómo se manifiesta

• Los títulos pierden su tamaño y se reducen al estilo por defecto.
• Los bloques de código se transforman en párrafos sin color de fondo ni tipografía monoespaciada.
• Los textos con color de marca (CSS color:) se vuelven negros.
• Los fondos de celdas y <div> se sustituyen por blanco.

Causa identificada: el modo “Paste text and mergeformat”

OWA introdujo silenciosamente un motor de pegado llamado Paste text and mergeformat. Su misión es “fusionar” el formato del contenido pegado con el estilo base del mensaje para evitar incoherencias y reducir riesgos de seguridad asociados a HTML complejo.

En la práctica:

1. Al pulsar Ctrl + V, OWA intercepta el portapapeles.
2. Analiza HTML, identifica atributos style y elimina los considerados “ajenos” (tamaños, colores, clases, ID, fondos, CSS embebido y hojas externas).
3. Hace un remapeo mínimo a las clases internas de OWA; todo lo demás se desecha.

El resultado es un texto visualmente coherente con la plantilla del usuario, pero que no respeta la intención original de quien lo pegó.

Comparativa rápida con otros clientes

Cliente de correo	Motor de pegado	Respeta CSS inline	Observaciones
Outlook Web	Mergeformat (predeterminado)	No	Necesita acción manual “Pegar tal cual”.
Outlook escritorio	MS Word engine	Sí	Puede introducir exceso de código mso-*.
Gmail web	Clean HTML	Sí (parcial)	Suele respetar style y clases.
Apple Mail	WebKit	Sí	Buena fidelidad, riesgo de CSS externo bloqueado.

Soluciones y alternativas efectivas

Opción 1 — “Pegar tal cual” en dos clics

La forma más rápida de mantener un 100 % del formato es utilizar la opción oculta Pegar tal cual (Paste as is):

1. Pega el contenido normalmente.
2. Observa el pequeño icono de portapapeles que aparece en la esquina inferior izquierda del bloque pegado.
3. Haz clic y elige Pegar tal cual.

Ventajas: conserva colores, tamaños, fuentes personalizadas, fondos y código.

Desventajas: requiere un clic adicional cada vez.

Opción 2 — Forzar mensajes HTML

1. En OWA ve a ⚙️ Configuración > Redactar y responder.
2. En Formato del mensaje, selecciona HTML.
3. Guarda los cambios.

Esto evita que la interfaz degrade a texto sin formato si el destinatario lo admite, pero no desactiva mergeformat, por lo que sigue siendo necesario “Pegar tal cual”.

Opción 3 — Usar el acceso directo interno (laboratorio)

Algunos inquilinos de Microsoft 365 pueden usar Ctrl + Shift + V como Pegar sin formato. Si tu objetivo es quitar todo estilo, este atajo hace lo contrario a “Pegar tal cual”. Útil para redactar boletines limpios.

Opción 4 — Redactar en Word o OneNote y reenviar

Los productos Office mantienen el formato mejor que el compositor en línea. Redacta en Word, copia con mantener formato original y pega en OWA con “Pegar tal cual”. Acelera la creación de contenidos complejos como propuestas comerciales o tutoriales.

Opción 5 — Insertar como imagen

Para fragmentos de código coloreado que no necesitas que sean seleccionables, exporta a PNG y arrastra la imagen al mensaje. El fondo y el resaltado se mantienen intactos y evitas que el antivirus de correo bloquee CSS.

Guía detallada paso a paso

Objetivo	Pasos en Outlook Web	Resultado
Mantener formato completo	1. Pega normal. 2. Icono de portapapeles > Pegar tal cual.	Se respetan colores, tamaños, fondos y resaltado.
Enviar HTML puro siempre	⚙️ Configuración > Redactar y responder > Formato del mensaje > HTML > Guardar.	OWA no fuerza texto plano si el receptor lo soporta.
Eliminar por completo el estilo	Usa Ctrl + Shift + V (o menú secundario > Pegar texto sin formato).	Produce correos uniformes y ligeros.
Escalar un fallo persistente	Ayuda > Comentarios > Descripción detallada + captura de pantalla.	El soporte de Microsoft valida si hay errores del lado servidor.

Por qué Microsoft lo considera “por diseño”

El equipo de Outlook argumenta tres pilares:

• Compatibilidad intercliente: al reducir formatos exóticos, aseguran una visualización uniforme en móvil, escritorio y web.
• Seguridad: se bloquea potencial JavaScript oculto en estilos o etiquetas personalizadas.
• Performance: correos con HTML liviano cargan y buscan más rápido.

Aunque la intención es buena, los usuarios avanzados pierden control creativo. Por ello, Microsoft expone “Pegar tal cual” como válvula de escape, pero no lo hace predeterminado para evitar problemas de identidad visual en correos corporativos masivos.

¿Se puede desactivar “mergeformat” a nivel de inquilino?

Hasta la fecha, no existe un cmdlet de PowerShell ni parámetro en Set-OWAMailboxPolicy que desactive el modo mergeformat. Sin embargo, Microsoft sugiere:

• Crear un UserVoice o entrada en Feedback Portal para medir demanda.
• Adjuntar ejemplos de negocio (plantillas de marketing, manuales técnicos) donde el recorte de formato cause daño.

Buenas prácticas para equipos de contenido

1. Documenta un flujo de trabajo claro. Incluye capturas del icono y la ruta de configuración en los manuales internos.
2. Capacita con breves GIF. Un GIF de cinco segundos mostrando “Pegar tal cual” ahorra docenas de tickets de soporte.
3. Sincroniza estilos corporativos. Alinea tu guía de marca a los estilos base de OWA para minimizar choque de formato.
4. Valida en múltiples clientes. Envía pruebas a Outlook móvil, Gmail y Thunderbird para verificar coherencia.
5. Evalúa plantillas prediseñadas. Usa generadores de HTML responsivo que ya cumplen con la “dieta” de OWA.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Existe un atajo de teclado global para “Pegar tal cual”?

Hoy no. Algunos usuarios han visto aparecer Alt + Shift + Ctrl + V en versiones de prueba, pero no es estable.
¿Se pierde el formato si reenvío o respondo?

No. Una vez pegado con “Pegar tal cual”, el código HTML se guarda en el mensaje y permanece al reenviar.
¿Qué pasa si el destinatario usa texto plano?

Su cliente convertirá el HTML a texto. En ese caso se pierde el estilo, como ocurre con cualquier correo.
¿Influye la firma de correo en el pegado?

Si tu firma tiene CSS incrustado, OWA podría sobrescribir estilos del contenido pegado. Añade firmas sencillas en HTML o pega antes de insertar la firma para evitar conflictos.

Conclusión

El nuevo motor mergeformat en Outlook Web llegó para quedarse. Lejos de ser un error, es parte de la estrategia de Microsoft para simplificar HTML y elevar la seguridad. Sin embargo, eso no significa renunciar a tus colores corporativos o al código resaltado: con la opción “Pegar tal cual” y los ajustes explicados puedes mantener tu estilo sin sacrificar compatibilidad.

Invita a tu equipo a adoptar estos pasos y revisa periódicamente las notas de versión de Microsoft 365, porque las opciones de pegado suelen evolucionar. Si tu organización depende de un formato muy específico, mantén abierto un canal con Soporte Microsoft para estar entre los primeros en probar futuros cambios de política.

Con estos conocimientos, tus correos en Outlook Web recuperarán la personalidad y claridad que merecen, sin sorpresas de último minuto.