Al compartir un calendario con varias personas, a algunas solo les aparece “Ver cuándo estoy ocupado”. ¿Bug? Normalmente no. Suele ser una mezcla de versiones (Outlook 2013/2016 vs Microsoft 365) y del modelo de uso compartido. Aquí verás por qué pasa y cómo otorgar “Puede editar” de forma fiable.
Resumen del problema
Estás creando un calendario compartido para 13 personas. A unos pocos puedes darles permiso de edición sin problemas, pero a otros la única opción visible es “Ver cuándo estoy ocupado”. La organización convive con clientes distintos: Outlook para Microsoft 365 y versiones antiguas como Outlook 2013/2016.
Diagnóstico corto: la diferencia de versiones y del modelo de uso compartido (clásico vs moderno) es la causa más probable. Los clientes antiguos muestran opciones limitadas o solo heredan “Disponibilidad (Free/Busy)”, mientras los clientes modernos (Outlook para Microsoft 365 y Outlook en la web) permiten elegir “Puede editar” y otros roles completos.
La causa en detalle: modelo de uso compartido clásico vs moderno
Los permisos del calendario viven en el servidor (Exchange Online o Exchange Server). El cliente de Outlook solo es la interfaz para leer y establecer esos permisos. Durante años, Outlook 2013/2016 trabajó principalmente con el modelo clásico de carpetas de Exchange; en cambio, Outlook para Microsoft 365 y Outlook en la web incorporan las mejoras modernas de uso compartido, que exponen claramente permisos como “Puede ver todos los detalles” y “Puede editar”.
- Clientes antiguos (Outlook 2013/2016 sin mejoras modernas): limitan la interfaz para asignar permisos o solo muestran Invitaciones de compartición centradas en disponibilidad (Free/Busy), por lo que a algunos destinatarios únicamente se les ofrece “Ver cuándo estoy ocupado”.
- Clientes modernos (Outlook para Microsoft 365 y Outlook en la web): permiten configurar permisos de carpeta reales (Editor, Revisor, Autor de publicación, etc.) y, por tanto, ver y seleccionar “Puede editar”.
Importante: aunque un usuario use un cliente antiguo, si en el servidor tiene “Editor” podrá editar. El límite está en quién otorga el permiso (la UI del cliente), no en su capacidad real una vez aplicado en el servidor.
Mapa de permisos del calendario en Exchange/Outlook
Estos son los roles más usados y lo que permiten. Úsalo para verificar que estás eligiendo el nivel correcto.
| Rol | Nombre habitual en español | Qué permite | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|
| Owner | Propietario | Control total (incluye cambiar permisos) | Solo para el propietario o administradores |
| PublishingEditor | Editor de publicación / Editor (publicación) | Crear, leer, modificar y eliminar; puede crear subcarpetas | Coadministradores del calendario |
| Editor | Editor | Crear, leer, modificar y eliminar elementos | Colaboradores con edición completa |
| PublishingAuthor | Autor de publicación | Crear y leer; puede modificar/eliminar sus elementos; crear subcarpetas | Quién publica eventos propios |
| Author | Autor | Crear y leer; puede modificar/eliminar sus elementos | Contribuyentes que gestionan sus citas |
| Reviewer | Revisor | Solo lectura | Auditoría o visualización |
| FreeBusyTimeOnly | Ver cuándo estoy ocupado | Solo disponibilidad (sin detalles) | Visibilidad mínima |
| FreeBusyTimeAndSubjectAndLocation | Disponibilidad con asunto y ubicación | Muestra huecos, asunto y ubicación | Contexto adicional sin detalles completos |
Comportamiento típico por cliente
Si te preguntas por qué a unos usuarios les aparece “Puede editar” y a otros solo “Ver cuándo estoy ocupado”, observa esta tabla:
| Cliente | Experiencia al asignar permisos | Experiencia al usar permisos ya asignados |
|---|---|---|
| Outlook 2013 | Interfaz limitada; a menudo solo compartir Free/Busy o permisos clásicos menos visibles | Si ya tiene “Editor” en servidor, podrá editar; la UI puede ser confusa |
| Outlook 2016 (canales antiguos) | Mejor que 2013, pero sin todas las mejoras modernas; puede mostrar solo Free/Busy | Edita si el servidor lo permite |
| Outlook para Microsoft 365 (Windows/Mac) | UI moderna: “Puede ver”, “Puede editar”, etc. | Comportamiento coherente con permisos del servidor |
| Outlook en la web | Siempre expone los roles modernos correctamente | Edición fluida si el rol es Editor/Autor, etc. |
| Nuevo Outlook para Windows | Basado en web; experiencia moderna | Coherente con Exchange Online |
Soluciones recomendadas (elige según tu contexto)
- Otorgar permisos desde un cliente moderno. Es la opción más simple y con menos fricción. Desde el calendario del propietario en Outlook para Microsoft 365 o Outlook en la web, agrega a cada persona y selecciona “Puede editar” (o el rol equivalente de Editor/Autor de publicación).
- Otorgar permisos directamente en el servidor (Exchange Online/Server). Ideal si el propietario sigue usando un cliente antiguo o si necesitas hacerlo en lote. Usa PowerShell:
# Conectarse (Exchange Online) Connect-ExchangeOnline Otorgar Editor a un usuario Add-MailboxFolderPermission -Identity [propietario@contoso.com](mailto:propietario@contoso.com):\Calendar -User [usuario@contoso.com](mailto:usuario@contoso.com) -AccessRights Editor Verificar permisos vigentes Get-MailboxFolderPermission [propietario@contoso.com](mailto:propietario@contoso.com):\CalendarNota: en la mayoría de buzones en español la ruta “\Calendar” funciona. Si no, confirma el nombre de la carpeta conGet-MailboxFolderStatistics(ámbito Calendar) para identificar la ruta exacta. - Plan de actualización. Recopila las versiones de Outlook de quienes solo ven “Ver cuándo estoy ocupado”. Prioriza migrar a Microsoft 365 Apps o, al menos, aplicar las actualizaciones que habilitan el uso compartido moderno. Con ello, la UI presentará “Puede editar” sin rodeos.
Procedimientos paso a paso
Dar “Puede editar” desde Outlook en la web
- Abre el calendario del propietario.
- Haz clic en Compartir → escribe la dirección del usuario.
- Elige el nivel Puede editar y confirma.
- Pide al destinatario abrir el calendario compartido desde su lista de calendarios y verificar que puede crear/modificar eventos.
Dar “Editor” desde Outlook para Microsoft 365 (Windows/Mac)
- En el panel de Calendario, clic derecho sobre el calendario → Propiedades → pestaña Permisos.
- Agrega al usuario y selecciona Editor (o el rol deseado).
- Aplica y cierra.
Asignación en lote para varios usuarios (13 en tu caso)
Si necesitas procesar varios destinatarios, usa un CSV y PowerShell:
# Estructura del archivo: permisos-calendario.csv
UserEmail,AccessRights
usuario1@contoso.com,Editor
usuario2@contoso.com,Reviewer
...
Connect-ExchangeOnline
\$owner = "[propietario@contoso.com](mailto:propietario@contoso.com)"
Import-Csv "C:\Rutas\permisos-calendario.csv" | ForEach-Object {
Add-MailboxFolderPermission -Identity "\$owner\`:\Calendar" -User \$.UserEmail -AccessRights \$.AccessRights -ErrorAction SilentlyContinue
}
Auditoría final
Get-MailboxFolderPermission "\$owner\`:\Calendar" Consejos para evitar “falsos bloqueos”
- Permisos vs ‘compartir por correo’: no confundas “Compartir por correo” (suele dar Free/Busy) con Permisos de carpeta del calendario. Para edición, ajusta los permisos.
- Refrescar la caché del cliente: tras cambiar permisos, pide cerrar y reabrir Outlook. Si persiste, prueba en Outlook en la web (descarta cacheo local).
- Modo caché y listas antiguas: perfiles de Outlook viejos pueden retener permisos obsoletos. Crear un nuevo perfil a veces despeja inconsistencias.
- Comprobar que estás editando el calendario correcto: muchos usuarios tienen varios calendarios (principal, compartidos, de grupo). Asegúrate de asignar permisos en el calendario principal del propietario.
- Delegados vs permisos de carpeta: “Acceso delegado” añade opciones de envío/recepción de convocatorias. Para simple edición de eventos, a menudo bastan permisos de carpeta (Editor).
- Verificación por servidor:
Get-MailboxFolderPermissiones la verdad absoluta. Si ahí figura “Editor”, el usuario tiene ese derecho, aunque su Outlook no lo “ofrezca” al otorgarlo.
Escenarios especiales y cómo tratarlos
Entornos híbridos o Exchange on-premises
En híbridos, verifica en qué lado está cada buzón. Si el propietario está en Exchange Online pero el destinatario on-premises (o viceversa), los asistentes antiguos pueden mostrar solo Free/Busy. Solución: asigna en el servidor donde reside el buzón del propietario y pide al destinatario abrir el calendario desde Outlook en la web o un cliente moderno.
Buzones de sala y recursos
Para salas y equipos, a menudo se gestiona la publicación con Set-CalendarProcessing y permisos de carpeta. Si quieres que varias personas editen reservas, asígnales “Editor” en la carpeta de Calendario del buzón de la sala.
Grupos de Microsoft 365 vs calendarios personales
Los grupos tienen su propio calendario. Si necesitas colaboración de equipo, valora usar un grupo o un calendario compartido de un buzón de recursos, en lugar de delegar el calendario personal de alguien.
Dispositivos móviles
Outlook para iOS/Android respeta los permisos del servidor. Si el usuario tiene “Editor”, podrá editar desde el móvil aunque la asignación se hiciera en otro cliente.
Guía de diagnóstico rápido
- ¿El propietario asigna desde Outlook 2013/2016? Prueba a asignar desde Outlook en la web o Outlook para Microsoft 365. ¿Aparece “Puede editar”? Si sí, el problema era la UI del cliente antiguo.
- Confirma en el servidor:
Get-MailboxFolderPermission propietario:\Calendar. ¿El usuario aparece con Editor? Si sí, que intente editar en Outlook en la web. - ¿Sigue viendo solo Free/Busy? Comprueba que está abriendo el calendario correcto y no una copia de ICS o un calendario de Internet.
- ¿Entorno híbrido? Valida dónde vive el buzón del propietario; asigna permisos allí y prueba con cliente moderno.
Tabla de soluciones según síntoma
| Síntoma | Causa probable | Acción recomendada |
|---|---|---|
| Solo aparece “Ver cuándo estoy ocupado” al intentar compartir | Cliente antiguo o “compartir por correo” en lugar de permisos de carpeta | Asignar desde Outlook en la web o pestaña Permisos en Outlook para Microsoft 365 |
| El usuario no puede editar pese a tener Editor en servidor | Caché local / calendario equivocado | Cerrar y reabrir, quitar y volver a agregar el calendario, probar en la web |
| Algunos usuarios sí pueden editar y otros no | Permisos inconsistentes por asignación previa | Normalizar en servidor con PowerShell para los 13 usuarios |
| Outlook 2016 muestra UI limitada | Falta de mejoras modernas de uso compartido | Usar Outlook en la web o actualizar a Microsoft 365 Apps |
Buenas prácticas para administración a escala
- Plantilla de permisos: define un rol por defecto (p. ej., “Editor” para el equipo de coordinación y “Revisor” para el resto). Evita asignaciones ad hoc usuario por usuario.
- Automatiza en lote: usa CSV y PowerShell para aplicar permisos coherentes a los 13 destinatarios.
- Revisión periódica: programa auditorías con
Get-MailboxFolderPermissiony retira accesos que ya no proceden. - Documenta los propietarios: si el propietario cambia, revisa permisos y delegados para evitar calendarios “huérfanos”.
Preguntas frecuentes
¿La versión del cliente provoca que solo vea “Ver cuándo estoy ocupado”?
Sí, es la causa más probable. Los clientes antiguos no exponen la UI moderna para establecer “Puede editar”, aunque el servidor sí soporte ese nivel.
Si otorgo “Editor” desde el servidor, ¿funcionará en clientes antiguos?
Sí. Lo importante es el permiso en Exchange. El cliente antiguo quizá no ofrezca la opción al asignarla, pero el usuario podrá usar la edición si ya la tiene.
¿Es mejor “Acceso delegado” o permisos de carpeta?
Para edición básica del calendario, permisos de carpeta (Editor) suelen bastar. “Delegados” añade manejo de invitaciones y escenarios de asistente, útil si se gestionan convocatorias en nombre de alguien.
¿Qué diferencia hay entre Free/Busy y “Puede ver detalles”?
Free/Busy solo muestra huecos. “Puede ver detalles” expone asunto y ubicación, y “Editor” permite crear/modificar eventos.
¿Puedo mezclar Outlook en la web y de escritorio?
Sin problema. De hecho, otorgar permisos desde la web es una forma rápida de evitar limitaciones de UI en escritorio antiguo.
Lista de verificación final
- ✔ Confirmé que el propietario asigna permisos desde un cliente moderno (web o Microsoft 365).
- ✔ Apliqué Editor a los 13 usuarios desde Permisos del calendario o con PowerShell.
- ✔ Verifiqué en servidor con
Get-MailboxFolderPermission. - ✔ Pedí a los destinatarios reabrir Outlook o probar en la web.
- ✔ Evité “compartir por correo” cuando necesitaba edición.
- ✔ Documenté quién es propietario y qué roles tiene cada persona.
Conclusión
Que a algunos usuarios solo les aparezca “Ver cuándo estoy ocupado” al compartir un calendario no suele ser un error del servidor, sino una diferencia de versiones y de modelo de uso compartido. La solución práctica es simple: otorga los permisos desde un cliente moderno (Outlook para Microsoft 365 u Outlook en la web) o aplícalos en el servidor con PowerShell. Así garantizarás que todos los destinatarios reciban Editor (o el rol que corresponda) y puedan colaborar sin fricciones, incluso si siguen usando clientes más antiguos.