¿Te has actualizado a la nueva experiencia de Outlook y de pronto no encuentras las opciones de siempre? En esta guía aprenderás dónde se esconde la pestaña Archivo, cómo recuperar funciones clásicas y qué alternativas ofrece la interfaz moderna sin perder productividad.
¿Dónde está la pestaña Archivo?
El cambio más desconcertante para muchos usuarios es la desaparición de la ficha Archivo en New Outlook para Windows, Outlook en la web y su versión PWA. A diferencia de Classic Outlook (la aplicación de escritorio que se instala junto con Microsoft 365), la nueva interfaz hereda la organización minimalista de Outlook on the web y concentra las funciones en la cinta principal o en el menú Help.
| Escenario | ¿Existe pestaña Archivo? | Acceso a opciones equivalentes |
|---|---|---|
| Classic Outlook (aplicación de escritorio instalada con Office) | Sí. Es la primera pestaña a la izquierda de la cinta. | Todo el menú clásico permanece disponible. |
| New Outlook para Windows, Outlook en la web y Outlook PWA | No. La nueva interfaz está basada en Outlook on the web. | Usa Help ▶ Go to classic Outlook para volver temporalmente al modo clásico, o bien emplea los comandos descritos más abajo. |
Resumen rápido: si necesitas opciones avanzadas que antes residían en Archivo (importación de PST, Centro de confianza, firmas complejas, macros, reglas locales…), cambia a Classic Outlook. Si solo buscas tareas cotidianas, primero explora la cinta actual: muchas órdenes migraron a View ▶ View settings, Message ▶ Switch to HTML, Options ▶ Editor, etc.
Convertir correos de texto sin formato a HTML
El formato HTML permite tablas, colores y firmas con logotipos. Aunque la ruta cambió, el proceso sigue siendo sencillo:
| Acción | Nuevo Outlook | Classic Outlook |
|---|---|---|
| Cambiar formato durante la redacción | Message ▶ Switch to HTML. Si no ves la cinta “Message”, abre un nuevo correo o responde uno existente. | Archivo ▶ Opciones ▶ Correo ▶ Redactar mensajes y establece “Formato de mensaje: HTML”. |
¿Quieres que todos los mensajes salgan siempre en HTML? En la build actual de New Outlook no existe un panel global; configura el formato caso por caso o vuelve al modo clásico para establecerlo de forma permanente.
Ajustar pegado y formato predeterminado
El motor de editor del nuevo Outlook está basado en la misma versión web que usa Word Online, por lo que todavía no expone todo el cuadro de Advanced Paste. Mientras tanto puedes:
- Abrir Word de escritorio y ajustar las Opciones ▶ Avanzadas ▶ Cortar, copiar y pegar. Outlook hereda parte de esas preferencias.
- Instalar el complemento My Templates para insertar bloques de texto formateado.
- Usar Classic Outlook donde permanece Archivo ▶ Opciones ▶ Correo ▶ Opciones de pegado.
Bloqueador de elementos emergentes y apertura de adjuntos
Outlook en la web previsualiza adjuntos dentro del navegador. Si tu organización necesita abrirlos en la aplicación de escritorio o si el visor embebido se queda en blanco, revisa:
- La configuración del navegador y añade tu dominio (por ejemplo,
outlook.office.comooutlook.live.com) a la lista de sitios permitidos para ventanas emergentes. - Si utilizas Edge, comprueba Site permissions ▶ Pop‑ups and redirects.
- Las políticas de Intune o GPO que pudieran forzar la vista previa.
- Classic Outlook: Archivo ▶ Opciones ▶ Centro de confianza ▶ Configuración del Centro de confianza para deshabilitar el modo protegido o ajustar el gestor de adjuntos.
Importar / Exportar archivos .pst
Los contenedores PST siguen siendo exclusivos de la aplicación de escritorio. El flujo actual es:
- Selecciona Help ▶ Go to classic Outlook (o instala la versión local de Office si solo usas la web).
- En la cinta, entra a Archivo ▶ Abrir y exportar ▶ Importar o exportar.
- Sigue el asistente para Abrir un archivo de datos de Outlook o Importar de otro programa o archivo ▶ Outlook Data File (.pst).
- Regresa a New Outlook. El buzón ingerido se sincronizará con tu cuenta si está cacheado en Exchange Online.
Ojo: New Outlook puede leer PST importados, pero no los crea ni los adjunta directamente. Si necesitas mover datos con regularidad —por ejemplo, para copias locales o archivar por tamaño— mantén Classic Outlook instalado.
Crear plantillas de correo
| Función | Nuevo Outlook | Alternativa |
|---|---|---|
| Plantillas (.oft) | No se pueden crear | Genera la plantilla en Classic Outlook y guárdala como .oft. En New Outlook mantén un borrador y usa Duplicate cada vez que envíes. My Templates permite hasta 32 kB de texto plano por entrada. |
Cambiar la duración predeterminada de las citas
La duración estándar —30 min o 60 min— impacta directamente en la cultura de reuniones de tu equipo. Actualmente:
- New Outlook: solo puedes modificar la escala de tiempo (vista de calendario) pero no el valor por defecto de cada cita.
- Classic Outlook: Archivo ▶ Opciones ▶ Calendario ▶ Opciones de calendario ▶ Duración predeterminada. Allí personaliza 15, 30, 45 min o el intervalo que prefieras.
Añadir reuniones de Microsoft Teams
El botón Teams Meeting depende de tres elementos:
- Que la cuenta sea de negocio (Microsoft Entra ID).
- Que el administrador no haya deshabilitado Teams.
- Que la versión instalada de New Outlook esté actualizada ( Settings ▶ About Outlook ▶ Version).
Si no aparece, cambia a Classic Outlook y verifica el complemento Microsoft Teams Meeting Add‑in for Microsoft Office (archivos DLL en %PROGRAMFILES%\TeamsMeetingAddin). Después vuelve a la interfaz moderna.
Desactivar autocorrección y otras opciones del Editor
El corrector avanzado comparte motor con Word y con el servicio cloud de Microsoft Editor. Para desactivar Autocorrect, sigue estos pasos:
- Redacta un nuevo mensaje (la cinta cambia a contexto de composición).
- Haz clic en Options (al fondo de la ventana), luego en el icono de Editor.
- En Editor options desmarca la casilla Autocorrect. Desde la misma ventana puedes ajustar sugerencias gramaticales, refinaciones de estilo, traducción automática y tecnología de tono.
Estas preferencias se guardan en tu buzón y se replican en Outlook on the web.
Registro (logging) y otras configuraciones avanzadas
¿Necesitas capturar protocolos de red para soporte o permisos de complementos COM? New Outlook carece del panel heredado. Dos rutas:
- Pasa a Classic Outlook y navega a Archivo ▶ Opciones ▶ Avanzadas ▶ Habilitar registro (troubleshooting). Reinicia para empezar a trazar.
- Envía comentarios directos a Microsoft desde Help ▶ Suggestions. Cada ticket adjunta metadatos de telemetría útiles para el equipo de desarrollo.
Consejos complementarios
- Cambio rápido entre vistas: Ayuda ▶ Go to classic Outlook (volver) / Try the new Outlook (ir).
- Atajos de hora: en los campos de hora escribe
10a,2po7.14apara fijar 10 h a. m., 2 p. m. o 7:14 a. m. sin seleccionar en el desplegable. - Recuperar la ventana emergente de reglas: utiliza Alt+F11 para abrir el editor de VBA (solo Classic Outlook) y exportar o importar reglas locales complejas.
- Firmas avanzadas: si tu firma incluye imágenes alojadas externamente, inserta los recursos como CID embebidos en Classic Outlook antes de enviarlos desde New Outlook.
- Integración con Copilot: la versión web recibe primero las nuevas tarjetas de resumen inteligente. Verifica Settings ▶ General ▶ Early access.
Preguntas frecuentes
¿Puedo desinstalar Classic Outlook si quiero ahorrar espacio?
Sí, pero píénsalo dos veces: mientras funciones clave (PST, macros, importación/exportación, Centro de confianza) no exista en New Outlook, necesitarás la app de escritorio como “navaja suiza” para tareas puntuales.
¿Cómo vuelvo a crear reglas que muevan mensajes a una carpeta local?
Las reglas del lado cliente se almacenan en el archivo .rwz o en el perfil MAPI local. Por ahora solo Classic Outlook soporta ese escenario. Crea la regla en modo clásico y se ejecutará mientras mantengas el perfil abierto al menos una vez.
¿Outlook para Mac está afectado?
La nueva experiencia de Mac ya carece de pestaña Archivo desde 2021. Los pasos de este artículo son aplicables principalmente a Windows, pero el concepto de modo clásico se replica con la opción “Legacy Outlook” en la barra de título.
¿Hay atajos de teclado alternativos?
Los clásicos Alt + subrayados no existen en la web, pero los atajos basados en Ctrl se mantienen: Ctrl+Shift+M para nuevo mensaje, Ctrl+1 Correo, Ctrl+2 Calendario, etc. En Windows puro, presiona Alt una vez para mostrar las sugerencias de tecla del nuevo ribbon.
¿Se perderán mis macros VBA?
No se ejecutan en New Outlook, pero permanecen en el archivo VbaProject.OTM. Guárdalo como copia de seguridad y ejecútalas desde Classic Outlook cuando lo necesites.
Resumen ejecutivo
- Classic Outlook sigue siendo indispensable para tareas avanzadas (PST, Centro de confianza, plantillas, duración de citas, macros y reglas locales).
- New Outlook simplifica la interfaz y elimina la pestaña Archivo; muchas funciones se trasladan a la cinta (View settings, Switch to HTML, Editor options) o todavía no existen.
- El cambio entre ambas vistas es reversible desde el menú Help, sin cerrar la sesión ni reinstalar Office.
- Si dependes de características complejas, mantente en Classic Outlook hasta que Microsoft las incorpore a la nueva versión.
Adáptate al futuro sin renunciar a tu flujo de trabajo: domina ambas interfaces y decide cuándo usar cada una.