Tras pasar al nuevo Outlook para Windows, muchos usuarios ven que el botón para insertar plantillas desapareció. La función existe, pero se accede de otra forma: mediante el complemento “Mis plantillas”. Aquí tienes cómo recuperarlas y qué hacer si usabas .OFT o Partes rápidas.
Síntoma: plantillas “desaparecidas” en el nuevo Outlook
En el nuevo Outlook para Windows y en Outlook en la web, al redactar un correo no aparece el comando clásico para insertar plantillas guardadas. En Outlook “clásico” (Win32) las .OFT y las Partes rápidas siguen visibles, pero en la nueva aplicación no se muestran por defecto. Esto genera confusión, especialmente en entornos donde conviven ambos clientes.
Por qué ocurre (contexto clave)
- Arquitectura diferente: el nuevo Outlook para Windows se comporta como Outlook en la web. La inserción de textos guardados se realiza con el add-in “Mis plantillas” (My Templates), no con .OFT ni con Partes rápidas de Word.
- No hay migración automática: las .OFT y las Partes rápidas del Outlook clásico no aparecen automáticamente en el nuevo Outlook.
- Vinculación por cuenta: el contenido de “Mis plantillas” se guarda por cuenta/buzón. Si cambias de cuenta, verás otro conjunto (o ninguno).
- Políticas de organización: en cuentas de trabajo/escuela, un administrador puede permitir o bloquear complementos. Si “Mis plantillas” no aparece, puede ser una restricción.
Recupera tus plantillas con el complemento “Mis plantillas” (Windows y web)
Sigue estos pasos para volver a insertar tus bloques de texto en el nuevo Outlook.
- Redacta un correo nuevo y haz clic en Apps (icono de rompecabezas en la barra superior).
- En el buscador de Apps, escribe “Mis plantillas” (o “My Templates”).
- Si aparece: ábrelo y ancla el panel para tenerlo siempre visible.
- Si no aparece: entra en Obtener complementos / Get Add-ins, busca “My Templates” y agrégalo. Cierra y vuelve a abrir Outlook si es necesario.
- Inserta cualquier plantilla con un clic. Usa el botón “Nueva plantilla” para crear más.
| Estado en el nuevo Outlook | Qué hacer |
|---|---|
| Ves “Mis plantillas” y tus textos | Ánclalo y úsalo; considera normalizar nombres y categorías (ver buenas prácticas). |
| Ves “Mis plantillas” pero el panel está vacío | Confirma que estás redactando desde la misma cuenta en la que las creaste. Si no, cambia de cuenta o vuelve a crearlas (ver migración). |
| No ves “Mis plantillas” | Instálalo desde Get Add-ins. Si no te deja, puede ser una política de TI; pide que lo habiliten. |
| Funciona en la web pero no en Windows | Reinstala/activa el complemento en Windows y verifica que es la misma cuenta. Cierra sesión y vuelve a entrar. |
Si ves el panel pero está vacío
- Comprueba la identidad de la cuenta con la que estás redactando.
- Si has cambiado recientemente la dirección principal o el buzón, crea una plantilla de prueba para confirmar que se guardan en ese buzón.
- Haz una prueba cruzada: crea una plantilla en la web y comprueba si aparece en el nuevo Outlook; y viceversa.
- Si no aparece, cierra sesión y vuelve a iniciar sesión para refrescar complementos y caché.
Si solo aparece en la web
Usa temporalmente Outlook en la web para insertarlas mientras revisas la instalación del complemento en Windows. Comprueba que en Windows:
- El complemento está instalado para esa cuenta.
- No hay bloqueos de complementos por políticas de la organización.
- Has reiniciado la app tras instalar el complemento.
Migración desde .OFT y Partes rápidas al nuevo Outlook
Las plantillas .OFT y las Partes rápidas no se migran solas. La manera fiable de llevarlas al nuevo Outlook es recrearlas en “Mis plantillas”.
Paso a paso (migración manual recomendada)
- En Outlook clásico, abre la plantilla .OFT o redacta un nuevo mensaje que use tu Parte rápida.
- Copia el contenido (asunto, cuerpo, firmas, tablas, etc.).
- En el nuevo Outlook (o en la web), inicia un correo nuevo → abre Mis plantillas → pulsa Nueva plantilla.
- Pega el contenido → asigna un título corto y claro → Guarda.
- Repite para cada .OFT/Parte rápida que quieras conservar.
| Elemento en Outlook clásico | Equivalente en el nuevo Outlook | Notas |
|---|---|---|
| .OFT (plantilla de mensaje) | Entrada en “Mis plantillas” | Recrear manualmente. Asunto/CC/CCO deben establecerse al enviar. |
| Partes rápidas | Entrada en “Mis plantillas” | Copiar/pegar el bloque; adapta formateo si fuera necesario. |
| Firma con campos fijos | Firma o “Mis plantillas” | Para bloques variables, usa “Mis plantillas” con placeholders. |
Checklist de migración intensiva
- Haz un inventario de todas tus .OFT/Partes rápidas (nombre, propósito, última fecha de uso).
- Elimina duplicados o versiones obsoletas.
- Define una convención de nombres (p. ej.
[VENTAS],[SOPORTE],[LEGAL]como prefijos). - Recrea primero las plantillas más usadas (regla 80/20).
- Prueba inserción y formato (listas, tablas, tipografías) en nuevos mensajes y respuestas.
Buenas prácticas para “Mis plantillas”
- Nombres que buscan bien: antepone un prefijo y una palabra clave clara, p. ej.:
[SOPORTE] Restablecer contraseña. - Variables visibles: marca datos a personalizar con llaves:
{Nombre},{Ticket},{Fecha}. Así evitas olvidos. - Fragmentos cortos y modulares: en lugar de una mega-plantilla, crea bloques reutilizables (saludo, cierre, disclaimer).
- Versionado ligero: añade sufijos breves:
v1.2 (2025-08). - Ortografía y tono: revisa cada pieza antes de guardarla. Una vez anclada, la usarás a menudo.
- Organización visual: usa líneas separadoras (—) o emojis discretos (si tu política lo permite) para diferenciar grupos.
- Prueba en respuesta y en reenvío: confirma que el espaciado y las listas se conservan en ambos flujos.
Soluciones temporales y alternativas
- Outlook en la web: si en Windows aún no aparece “Mis plantillas”, usa la versión web mientras tanto.
- Firmas como snippet: si una plantilla es un cierre fijo, conviértela en firma temporal.
- Copiar desde un documento base: guarda tus textos en un archivo local o en la nube y pégalos hasta completar la migración.
- Seguir en clásico si dependes de funciones avanzadas: si tu flujo exige todavía .OFT/Partes rápidas con elementos no reproducibles, mantén el Outlook clásico hasta alcanzar paridad.
Diagnóstico rápido (árbol de decisión)
¿Al redactar ves el icono de Apps?
├─ Sí → Busca “Mis plantillas” y ábrelo.
│ ├─ ¿Ves tus entradas? → Úsalo y ancla el panel.
│ └─ ¿Panel vacío? → Confirma cuenta; crea una de prueba; cierra y vuelve a entrar.
└─ No → Abre “Obtener complementos / Get Add-ins”.
├─ ¿Puedes instalar “My Templates”? → Instala y reinicia Outlook.
└─ ¿Bloqueado por TI? → Solicita habilitación del complemento.
¿Tus plantillas eran .OFT o Partes rápidas?
├─ Sí → Migra manualmente (copiar/pegar → Mis plantillas).
└─ No → Sigue usando Mis plantillas.
¿Solo funciona en la web?
├─ Reinstala/activa My Templates en Windows.
├─ Verifica cuenta y sesión.
└─ Usa la web temporalmente o vuelve al clásico si lo necesitas.
Comprobaciones de TI y políticas
- Bloqueo de complementos: “Mis plantillas” puede requerir habilitación en tu organización. Si no logras instalarlo, abre un ticket.
- Tipos de cuenta: en work/school (Microsoft 365) pueden aplicarse reglas adicionales; en cuentas personales, la instalación suele ser directa.
- Entornos compartidos: si trabajas en buzones compartidos, verifica que el complemento esté permitido y visible al redactar desde ese buzón.
Problemas frecuentes y cómo resolverlos
| Problema | Causa probable | Acción recomendada |
|---|---|---|
| “Mis plantillas” no aparece en Apps | No instalado o bloqueado por política | Instálalo desde Get Add-ins; si falla, solicita a TI que permita el complemento. |
| Ves el panel pero no tus textos | Estás en otra cuenta o buzón | Cambia a la cuenta correcta; crea una entrada de prueba para validar almacenamiento. |
| Funciona en la web, no en Windows | Sesión/caché o complemento desactivado | Reinstala, cierra sesión y vuelve a entrar; reinicia la app. |
| Formato “salta” al pegar | Diferencias de editor | Revisa listas y tablas; ajusta con edición ligera en el mensaje antes de guardar la plantilla. |
| Necesitas asunto/CC predefinidos | “Mis plantillas” inserta texto, no metadatos | Incluye una línea guía al inicio (“Asunto sugerido: …”) o crea una firma/plantilla ligera con instrucciones. |
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué diferencia hay entre .OFT, Partes rápidas y “Mis plantillas”?
Las .OFT son archivos de mensaje del Outlook clásico; las Partes rápidas son fragmentos de Word reutilizables en el editor clásico; “Mis plantillas” es un complemento que inserta bloques de texto en el nuevo Outlook y la web.
¿Puedo convertir automáticamente mis .OFT a “Mis plantillas”?
No de forma nativa. Debes recrearlas manualmente (copiar/pegar) en el panel de “Mis plantillas”.
¿Dónde se guardan las entradas de “Mis plantillas”?
Se asocian a la cuenta/buzón con la que las creas. Si cambias de cuenta, verás otro conjunto.
¿Puedo compartir mis plantillas con mi equipo?
“Mis plantillas” está pensada para uso individual. Para compartir, mantén un documento base con los textos y pide a cada miembro que los agregue a su panel, o evalúa soluciones de distribución gestionada si tu TI las ofrece.
¿Hay límites de tamaño o formato?
Funciona mejor con textos cortos y medianos; admite formato básico (negrita, listas, links sin seguimiento). Si el contenido es muy largo/complexo, considera fragmentarlo.
¿Mis Partes rápidas aparecerán en el nuevo Outlook?
No. Son propias del editor del Outlook clásico (Word). Debes migrarlas a “Mis plantillas”.
¿Y las firmas?
Las firmas siguen existiendo como funcionalidad distinta. Úsalas para cierres fijos y “Mis plantillas” para bloques variables o contextuales.
Ejemplos de plantillas listas para usar
| Nombre sugerido | Contenido de ejemplo | Notas |
|---|---|---|
| [SOPORTE] Restablecer contraseña | Hola {Nombre}, Para restablecer tu contraseña, sigue estos pasos: {Instrucciones}. Si necesitas ayuda, responde a este correo con el {Ticket}. Saludos, {Agente} | Variables claras evitan envíos con datos sin personalizar. |
| [VENTAS] Seguimiento propuesta | Hola {Nombre}, ¿Tuviste oportunidad de revisar la propuesta enviada el {Fecha}? Puedo resolver dudas cuando te venga bien. ¿Te parece {Día/Hora}? Gracias, {Comercial} | Ideal para seguimientos repetitivos. |
| [LEGAL] Cláusula confidencialidad | Este mensaje y sus anexos son confidenciales y para uso exclusivo de su destinatario. Si lo ha recibido por error, notifíquenos y elimínelo sin conservar copias. | Mantén un texto corto y exacto para avisos legales. |
Consejos de organización y búsqueda
- Prefijos funcionales:
[SOPORTE],[VENTAS],[FIN],[RRHH]. - Palabras clave al inicio: “Seguimiento…”, “Confirmación…”, “Bienvenida…”.
- Desactiva duplicados: si creas una versión nueva, añade “(obsoleta)” a la anterior y elimínala tras unos días.
Atajos útiles y microflujos
- Anclar/Desanclar panel: fija el panel de “Mis plantillas” para que se abra siempre al redactar.
- Crear al vuelo: cuando redactes una respuesta larga que puedas reutilizar, selecciónala, cópiala y guárdala en “Mis plantillas”.
- Plantillas “esqueleto”: guarda un saludo, cuerpo y cierre básicos; luego añade los detalles del caso.
Resumen rápido para decidir
- ¿Ya ves “Mis plantillas”? Perfecto: ánclalo y ordena tus entradas.
- ¿No aparece? Instálalo desde Get Add-ins o pide a TI que lo habilite.
- ¿Usabas .OFT/Partes rápidas? Migra manualmente con copiar/pegar.
- ¿Solo funciona en la web? Úsala temporalmente y reinstala el complemento en Windows.
Anexo: diferencias entre .OFT, Partes rápidas y “Mis plantillas”
| Característica | .OFT (clásico) | Partes rápidas (clásico) | Mis plantillas (nuevo Outlook / web) |
|---|---|---|---|
| Tipo | Archivo de mensaje | Fragmento del editor (Word) | Complemento con bloques de texto |
| Disponibilidad | Outlook clásico | Outlook clásico | Nuevo Outlook y Outlook en la web |
| Migración automática | No | No | N/A |
| Soporte de metadatos (asunto, CC) | Parcial (según uso) | No | No (texto únicamente) |
| Mejor uso | Plantillas completas en clásico | Bloques reutilizables en clásico | Textos rápidos en nuevo Outlook/web |
Conclusión
Las plantillas no han desaparecido: simplemente cambiaron de lugar. En el nuevo Outlook, la vía correcta es el complemento “Mis plantillas”. Instálalo, ánclalo y recrea tus .OFT/Partes rápidas como entradas modulares. Si aún no aparece en Windows, usa Outlook en la web mientras solucionas la instalación o pides a TI que habilite el complemento. Con un inventario básico y una convención de nombres, la migración es rápida y el equipo gana consistencia y velocidad en sus respuestas.
Resultado esperado: después de habilitar “Mis plantillas” (o usar la web), podrás insertar tus textos guardados con un clic. Las .OFT del clásico requieren recrearse como entradas de “Mis plantillas” si quieres usarlas en el nuevo Outlook.
Guarda esta guía y compártela con tu equipo para estandarizar nombres y contenidos. Unas pocas horas de migración ordenada se convierten en cientos de respuestas consistentes y a tiempo.