¿Usaste “Clear offline items” en el Calendario de Outlook y tus reuniones desaparecieron en el equipo? Respira: los eventos no se borraron del servidor. Aquí tienes una guía práctica para volver a sincronizarlos y dejar tu calendario como antes, paso a paso y con soluciones de distinta profundidad.
Resumen del caso
Un usuario aplicó la opción “Clear offline items” para arreglar un contador del calendario de Outlook para escritorio. Tras ello, los eventos dejaron de mostrarse localmente. “Update Folder” no los repuso, aunque en Outlook en la web (Microsoft 365) sí aparecían correctamente. ¿Cómo restaurarlos en el cliente de escritorio?
Respuesta corta
No existe un “deshacer” directo. “Clear offline items” elimina únicamente la copia local de la carpeta (el contenido del archivo OST en ese equipo). Tus reuniones siguen en el servidor y deben volver a descargarse. Para traerlas de vuelta, sigue este orden:
- Forzar una resincronización básica: Enviar y recibir → Actualizar carpeta / Enviar y recibir todo, confirmando que Outlook esté conectado y sin filtros.
- Forzar la descarga con un filtro temporal (truco de sincronización): aplicar un filtro breve sobre Asistentes/Organizador para “despertar” la descarga y, luego, retirarlo.
- Reconstruir el caché: si lo anterior no repuebla todo, crear un perfil nuevo (o regenerar el OST). Suele ser la solución definitiva.
Por qué ocurre
Outlook en modo caché mantiene una copia local (OST) de tu buzón Exchange/Microsoft 365. La acción “Clear offline items” vacía la copia local de esa carpeta (en este caso, el Calendario). El servidor conserva los eventos, pero el cliente necesita volver a descargarlos. Si la red está lenta, hay límites de sincronización o una vista/filtro interfiere, el calendario puede parecer “vacío” durante un rato o mostrar solo una parte.
Pasos recomendados para restaurar el calendario
Forzar la resincronización básica
Empieza por lo sencillo. Esto funciona en la mayoría de los casos si no existen otros bloqueos:
- Abre el Calendario de Outlook y ve a Enviar y recibir → Enviar y recibir todo o Actualizar carpeta.
- Confirma en la barra de estado que Outlook está “Conectado” (por ejemplo “Conectado a: Microsoft Exchange”). Si muestra “Desconectado” o “Trabajar sin conexión”, vuelve a conectarte.
- Si tienes varias cuentas o calendarios abiertos, verifica que estás mirando el calendario correcto (principal del buzón, no un PST o un calendario compartido).
- Deja que termine el progreso de “Enviar y recibir”. En calendarios grandes puede tardar. Cambia temporalmente a la vista Lista para detectar si los elementos empiezan a repoblarse por fechas.
Forzar la descarga con un filtro temporal (truco de sincronización)
Si el calendario no se repuebla completo, este “empujón” suele reactivar la descarga:
- Clic derecho sobre Calendario → Propiedades (o desde la pestaña Carpeta → Propiedades del calendario).
- Abre la pestaña Sincronización y pulsa Filtro….
- En Avanzado → Campo → Todos los campos de cita, selecciona Organizador o Asistentes. Añade tu nombre o dirección (por ejemplo, “contiene: tu@correo.com”) y acepta.
- Vuelve a Enviar y recibir → Actualizar carpeta. Espera a que Outlook descargue elementos coincidentes.
- Quita el filtro siguiendo la misma ruta (Propiedades → Sincronización → Filtro) y pulsa Enviar y recibir de nuevo. En muchos casos esto desbloquea la descarga completa.
Importante: mientras el filtro esté activo, verás solo una parte de las reuniones. No olvides retirarlo al terminar.
Reconstruir el caché con un perfil nuevo
Si persiste el problema, la solución más limpia es crear un nuevo perfil de Outlook. Esto fuerza una descarga fresca de todo el buzón, incluido el calendario:
- Cierra Outlook.
- Abre Panel de control → Correo → Mostrar perfiles.
- Pulsa Agregar, pon un nombre al perfil y agrega la misma cuenta de Microsoft 365/Exchange.
- Marca Usar siempre este perfil (o elige “Preguntar” para probar primero) y acepta.
- Abre Outlook con el perfil nuevo y espera a que el calendario se repueble por completo.
Resultado reportado: en el caso que originó esta guía, crear un perfil nuevo resolvió el problema y el calendario volvió a aparecer completo.
Alternativa rápida: regenerar el archivo OST
Otra opción efectiva sin crear perfil (útil si dominas el entorno):
- Cierra Outlook.
- Navega a la carpeta del perfil de Outlook (por ejemplo, %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook).
- Ubica el .ost de tu buzón y renómbralo (por ejemplo, buzon.ost.old).
- Abre Outlook: se generará un OST nuevo y se descargará todo de cero.
Advertencia: solo hagas esto si todos tus datos residen en el servidor. Si tienes datos locales en un PST (calendarios o contactos personales), no se verán afectados por renombrar el OST, pero conviene saber qué está en cada archivo.
Reparar la cuenta si Outlook no sincroniza
- En Outlook, ve a Archivo → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta… → selecciona la cuenta → Reparar.
- Si sigue mal, desde Panel de control → Programas, ejecuta la Reparación de Office (primero rápida, luego en línea si hace falta).
Comprobar que no hay vistas o filtros limitando lo que ves
Muchas “desapariciones” son solo vistas filtradas. Prueba lo siguiente:
- En el Calendario, pestaña Vista → Restablecer vista.
- Quita o revisa Categorías, Intervalos (día, semana, mes) y cualquier Filtro activo.
- Si nada cambia, cierra Outlook y ejecuta:
outlook.exe /cleanviews outlook.exe /resetnavpaneEsto restablece vistas y el panel de navegación (no afecta a los datos del servidor).
Revisar la ventana de sincronización del calendario
Outlook puede limitar cuántos meses de calendario descarga para mejorar rendimiento. Si después de “Clear offline items” solo ves eventos recientes, puede que la ventana de sincronización esté acotada.
| Síntoma | Posible causa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Solo ves 3–6 meses de citas | Ventana de sync acotada | Amplía la ventana o permite “Todo” |
| Nuevos eventos aparecen, los antiguos no | Sincronización parcial o filtro activo | Retira filtros, fuerza Enviar y recibir |
| OWA muestra todo, Outlook no | Caché local desfasado | Reconstruye OST o crea perfil nuevo |
Para ampliar el rango descargado:
- En Archivo → Configuración de la cuenta → Cambiar, verifica que el Modo caché de Exchange esté activado y, si tu versión lo permite, pon el control deslizante de “Correo para mantener sin conexión” en Todo (ayuda también al calendario).
- En entornos administrados, algunos establecen la ventana del calendario por directivas. Consulta con TI si persiste el recorte.
Verificar el modo caché de Exchange
Sin el modo caché, tu experiencia puede variar según la conectividad. Asegúrate de tenerlo habilitado:
- Archivo → Configuración de la cuenta → Cambiar → marca Usar Modo caché de Exchange → reinicia Outlook.
- Si trabajas con calendarios compartidos, activa también Descargar carpetas compartidas para que el contenido se mantenga disponible sin conexión.
Comprobaciones rápidas antes de reconstruir el perfil
| Revisión | Cómo se comprueba | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Estado de conexión | Barra de estado de Outlook | “Conectado a: Microsoft Exchange” |
| Carpeta correcta | Calendario principal del buzón (no PST) | Nombre del buzón en la parte superior |
| Vistas/filtros | Vista → Restablecer vista | Sin filtros ni categorías limitantes |
| Enviar y recibir | Enviar y recibir → Actualizar carpeta | Sin errores en el progreso |
| Ventana de sync | Control deslizante en “Todo” | Eventos antiguos visibles |
Casos especiales
Calendario en un archivo PST
Si tus eventos residían en un PST local (por ejemplo, un calendario personal), no se resincronizarán desde el servidor porque no viven allí. En ese caso, Clear offline items no aplica; revisa que estés mirando el calendario correcto y que el PST esté adjunto (Archivo → Abrir y exportar → Abrir archivo de datos de Outlook).
Calendarios compartidos
Para calendarios compartidos de compañeros o salas, activa Descargar carpetas compartidas en la configuración de la cuenta si quieres tenerlos en el OST. Sin esa opción, pueden tardar o requerir conexión constante.
Carpetas de problemas de sincronización
Si sospechas conflictos, en el panel de carpetas habilita Carpetas: Problemas de sincronización y revisa Elementos en conflicto o Errores de sincronización. La presencia masiva de entradas allí puede justificar pasar directamente a regenerar el OST o crear un perfil.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Usar “Clear offline items” para arreglar contadores: no suele ser necesario. Es preferible Restablecer vista o revisar filtros antes.
- Cambiar de carpeta durante la descarga: en buzones grandes, deja que finalice la resincronización del calendario antes de navegar intensamente por otras carpetas.
- Olvidar retirar el filtro temporal: si no lo quitas, verás solo una fracción de tu calendario.
- Confundir calendarios: si abres múltiples cuentas, marca/oculta los que no estás usando para evitar errores de contexto.
- Eliminar el OST sin estar seguro: verifica primero que todo esté en el servidor. Si tienes dudas, crea un perfil nuevo (método más seguro y reversible).
Preguntas frecuentes
¿Se puede deshacer “Clear offline items”?
No directamente. Esa acción limpia la copia local. La forma de “deshacer” es volver a descargar los datos desde el servidor (resincronizar, regenerar OST o crear perfil nuevo).
¿He perdido mis reuniones para siempre?
No, si tu buzón es de Exchange/Microsoft 365 y los eventos se ven en Outlook en la web, siguen en el servidor. Basta con restaurar la sincronización local.
¿Cuánto tarda la resincronización?
Depende del tamaño del calendario, ancho de banda y del equipo. En buzones grandes puede tardar varios minutos. Cambiar a vista Lista te ayuda a confirmar que los elementos se van descargando por bloques.
¿Por qué en Outlook en la web sí aparece todo?
Porque la web muestra directamente el contenido del servidor. El cliente de escritorio necesita una copia local actualizada para mostrarlo sin conexión y esa copia fue limpiada por la acción “Clear offline items”.
¿Debo preocuparme por recordatorios y categorías?
Los recordatorios se regeneran cuando vuelven a descargarse los eventos; si no aparecen, puedes ejecutar outlook.exe /cleanreminders. Las categorías definidas en el buzón se mantienen; las definidas localmente en el perfil podrían requerir exportación/importación si cambias de perfil.
Guía operativa sugerida para equipos de TI
- Verificar conectividad de Outlook y estado del servicio.
- Restablecer vista del Calendario y descartar filtros activos.
- Forzar Enviar y recibir y monitorizar el progreso.
- Aplicar el filtro temporal para disparar la descarga y retirarlo luego.
- Confirmar ventana de sincronización y modo caché.
- Si persiste: nuevo perfil (preferible) o regenerar OST.
- Reparar Office solo si hay síntomas generales en el cliente.
Diagnóstico por síntomas
| Lo que ves | Diagnóstico probable | Acción sugerida |
|---|---|---|
| Calendario vacío tras “Clear offline items” | OST limpiado | Enviar y recibir → filtro temporal → perfil nuevo |
| Solo eventos recientes, los antiguos no aparecen | Ventana de sincronización acotada o descarga incompleta | Aumenta rango, espera la descarga o reconstruye caché |
| OWA completo, Outlook parcial | Diferencia entre servidor y caché local | Regenerar OST o perfil nuevo |
| Errores en Enviar/Recibir | Problemas de perfil o de red | Reparar cuenta, revisar conectividad, perfil nuevo |
| Calendario compartido no se llena | No se descargan carpetas compartidas | Activar “Descargar carpetas compartidas” o abrir como propio |
Buenas prácticas para el futuro
- Ante contadores o vistas “raras” del calendario, restablece la vista antes de tocar la caché.
- Evita acciones disruptivas en plena jornada si manejas agendas críticas; programa la reconstrucción del caché al final del día.
- Mantén actualizado Outlook y Office. Muchas incidencias de sincronización se alivian con versiones recientes.
- Documenta si usas PST para datos personales, para no confundirlos con el calendario del buzón.
Conclusión
“Clear offline items” no elimina tus reuniones del servidor; solo limpia la copia local. En la mayoría de los casos, una resincronización y la retirada de filtros devuelven el contenido. Si el calendario sigue renuente, crear un perfil nuevo o regenerar el OST restablece la caché y recupera por completo los eventos. Este enfoque es seguro en entornos Exchange/Microsoft 365 porque los datos vivos residen en el servidor.
Resumen final: Forzar la descarga, usar el truco de filtro temporal y, si hace falta, reconstruir el perfil. Con eso, el calendario vuelve a poblarse al 100%.