Cuando un mismo buzón de Exchange se abre en dos equipos con el Nuevo Outlook y el Outlook clásico, pueden aparecer conflictos que provocan la pérdida de cambios al editar borradores. A continuación encontrarás un procedimiento detallado y varias estrategias de trabajo que garantizan la sincronización segura de los mensajes en borrador entre ambas versiones de Outlook.
Contexto del problema
Microsoft ha rediseñado su cliente de correo bajo el nombre Nuevo Outlook. Aunque comparte el motor de Exchange con el Outlook clásico, existen diferencias internas en la forma de guardar cambios:
- Nuevo Outlook: guarda el borrador directamente en el buzón del servidor en intervalos muy cortos (autosave en la nube).
- Outlook clásico: cuando está en modo caché, primero registra los cambios localmente y luego los sincroniza en bloque al servidor.
Si ambos usuarios abren un mismo borrador y el clásico no tiene la caché configurada para descargar la carpeta Borradores como “compartida”, cada edición genera dos versiones independientes. Exchange resuelve el conflicto a favor de la modificación más reciente, sobrescribiendo la otra sin aviso.
Causas habituales de la desincronización de borradores
- El Outlook clásico se encuentra en modo en línea, sin caché ni carpetas compartidas.
- La carpeta Borradores no está marcada como compartida, por lo que el clásico no la sincroniza en tiempo real.
- Los dos usuarios editan simultáneamente el mismo mensaje y el servidor aplica la política de resolución de conflictos predeterminada de Exchange.
- La cuenta se configuró como IMAP o POP en lugar de Exchange.
Solución paso a paso
Habilitar caché y carpetas compartidas en Outlook clásico
- En Outlook clásico abre Archivo ▸ Configuración de la cuenta ▸ Configuración de la cuenta….
- Selecciona la cuenta de Exchange y pulsa Cambiar.
- Haz clic en Más configuraciones ▸ Avanzadas.
- Marca las dos casillas:
─ Descargar carpetas compartidas
─ Descargar favoritos de carpetas públicas - Acepta y reinicia Outlook clásico para que reconstruya la caché.
Con esta configuración, la carpeta Borradores se replica de forma persistente en la caché OST local y Outlook la sincroniza cada pocos segundos, igual que el Nuevo Outlook.
Evitar la edición simultánea
Incluso con la caché activada, editar el mismo mensaje al mismo tiempo sigue siendo arriesgado. Trabaja de forma secuencial:
- Cuando el usuario A termine su parte, cierre y espere a que el icono de sincronización desaparezca.
- Solo entonces el usuario B abre el borrador y aplica sus correcciones.
Así se garantiza que cada versión llegue íntegra al servidor antes de la siguiente edición.
Confirmar que la cuenta es Exchange y está en modo en caché
Las opciones anteriores solo aparecen con cuentas Exchange en modo caché. Para verificarlo:
- En la misma ventana de Cambiar cuenta, comprueba que la casilla Usar modo de intercambio en caché esté habilitada.
- Si la cuenta es IMAP o POP, las casillas descritas no existen; en ese caso no hay sincronización de borradores entre dispositivos y conviene migrar el buzón a Exchange.
Buenas prácticas complementarias
- Actualizar las versiones de Outlook: instala los parches mensuales. Microsoft ajusta con frecuencia los tiempos de sincronización de autosave.
- Usar Outlook en la Web (OWA) para coautoría simultánea: el editor web bloquea la sesión cuando detecta otra instancia y ofrece combinar cambios.
- Redactar en Word en coautoría y pegar el contenido final en un único borrador si necesitas colaboración en tiempo real.
- Monitorizar el panel de estado (parte inferior de Outlook clásico). Si muestra “Conectado” y no “Trabajando sin conexión”, la caché se está sincronizando.
Preguntas frecuentes
| Pregunta | Respuesta rápida |
|---|---|
| ¿Por qué no veo el botón Cambiar en la cuenta? | Probablemente la cuenta no es Exchange o está configurada en modo POP/IMAP. Añádela de nuevo como Exchange o Microsoft 365. |
| ¿Se puede desactivar la caché en Outlook clásico y evitar estos problemas? | No. En modo en línea los borradores locales no existen y el servidor puede descartar versiones sin previo aviso. |
| ¿El problema ocurre si ambos usan solo el Nuevo Outlook? | En la práctica no; ambos clientes usan el mismo flujo de autosave en la nube y gestionan los bloqueos internamente. |
| ¿Existe un registro de versiones de borradores? | Exchange Online lleva un historial limitado de versiones, pero no está expuesto en Outlook. Usa OWA para comprobar “Verificar versiones anteriores”. |
Comprobación rápida antes de empezar a redactar
- ✅ Borrador visible en ambos clientes y actualizado.
- ✅ Icono de sincronización completado en la barra de estado.
- ✅ Sin mensajes de error en Archivo ▸ Información ▸ Estado de la cuenta.
- ✅ Ningún otro usuario tiene el borrador abierto (revisar la barra de título en OWA).
Conclusión
Siguiendo la configuración descrita y adoptando una rutina de edición secuencial, los borradores se sincronizan sin sobrescribir cambios entre el Nuevo Outlook y el Outlook clásico. La clave es habilitar la caché y marcar las carpetas compartidas para que el cliente tradicional adopte un comportamiento de autosave semejante al nuevo interfaz.
| Situación | Acción recomendada |
|---|---|
| ¿No ves “Cambiar” en la cuenta? | Comprueba que la cuenta sea de tipo Exchange y no IMAP/POP. |
| ¿Usas solo el Nuevo Outlook? | La sincronización entre instancias del Nuevo Outlook suele ser automática; el problema aparece al mezclar con el Outlook clásico. |
| ¿Necesitas editar al mismo tiempo? | Usa Outlook en la Web (OWA) o co‑autoría en Word para redactar el cuerpo y luego pégalo en un único borrador. |
Resultados: tras aplicar la configuración, la autora original y otros participantes reportaron que los borradores mantienen todas las correcciones sin revertirse.