Copilot en PowerPoint ya puede convertir tus documentos de OneDrive en presentaciones completas, pero muchos usuarios aún ven el mensaje “I can’t find that file right now…”. Esta guía explica por qué ocurre, cómo solucionarlo y qué alternativas tienes mientras tanto.
¿Qué puede hacer Copilot en PowerPoint hoy?
Desde la versión 2404 de Microsoft 365, Copilot en PowerPoint es capaz de:
- Analizar documentos de Word, presentaciones anteriores y PDF almacenados en OneDrive o SharePoint y generar una nueva presentación con diseño, imágenes de archivo y narrativa de diapositivas.
- Resumir una presentación extensa y crear una versión ejecutiva.
- Reescribir texto para hacerlo más conciso, formal o con el tono de marca que definas.
- Generar comentarios del orador a partir de viñetas clave.
- Aplicar rápidamente plantillas corporativas a un borrador.
Por qué no aparece tu archivo de OneDrive cuando escribes “Create a presentation to promote this /…”
Entre enero y marzo de 2024 la función de file grounding permanecía desactivada para la mayoría de los consumidores, incluso para quienes pagaban Copilot Pro. Microsoft mostró la característica en vídeos promocionales para crear expectación, pero oficializó que el despliegue sería gradual. En julio de 2025 la capacidad ya está disponible en casi todas las cuentas personales y de empresa, siempre que:
- La compilación de Office sea la 2404 o posterior.
- La suscripción incluya Copilot Pro o Copilot para Microsoft 365.
- El fichero esté totalmente sincronizado en OneDrive y no solo en la caché local.
Si alguno de esos factores falla, Copilot mostrará I can’t find that file right now
.
Requisitos indispensables para que Copilot acceda a archivos en la nube
| Elemento | Comprobación rápida | Acción si falla |
|---|---|---|
| Licencia válida | Perfil → Ver mi cuenta | Adquirir Copilot Pro o solicitar asignación de licencia en la organización. |
| Versión de Office | Archivo → Cuenta → Acerca de | Actualizar a la rama Actual (2404 o superior). |
| Sincronización OneDrive | Icono de nube ✔ | Resolver conflictos, verificar conexión y espacio. |
| Copilot habilitado | Archivo → Opciones → Copilot | Marcar “Habilitar Copilot” y reiniciar PowerPoint. |
| Permisos del archivo | Propiedades → Compartir | Asegurar acceso de lectura a la cuenta usada. |
Cómo comprobar cada requisito paso a paso
Actualizar Office a la versión 2404 o posterior
En la cinta Archivo → Cuenta pulsa Opciones de actualización → Actualizar ahora. Si perteneces a un dominio corporativo y el botón está gris, tu departamento de TI controla las actualizaciones; solicita estar en el anillo Mensual.
Verificar tu cuenta y licencias en Microsoft 365
Abre cualquier aplicación de Office y selecciona la foto de perfil. Debe aparecer “Copilot Pro” o “Microsoft Copilot”. Si solo ves “Microsoft 365 Personal” sin la insignia de Copilot, la suscripción no incluye el servicio.
Confirmar la sincronización y ubicación del archivo
Abre el Explorador de archivos y localiza el documento origen. Asegúrate de que el icono muestra una marca verde continua. Si ves el símbolo de nube, haz doble clic para descargarlo por completo; los archivos solo online no se indexan hasta que concluye la descarga.
Activar Copilot dentro de PowerPoint
Ve a Archivo → Opciones → Copilot y comprueba que la casilla “Habilitar Copilot (vista previa)” esté seleccionada. Cierra y vuelve a abrir PowerPoint para que los cambios surtan efecto.
Buenas prácticas de nomenclatura y organización
Copilot se apoya en la misma tecnología de Microsoft Search: cuanto más descriptivos sean los nombres y la estructura de carpetas, mejor la búsqueda.
- Incluye palabras clave (“Campaña Primavera 2025”, “Informe Ventas Q2”).
- Evita guiones bajos y códigos internos crípticos.
- Ubica los documentos en carpetas claramente tituladas dentro de Documentos, Presentaciones o una biblioteca de SharePoint.
- No almacenes más de 5 000 elementos en el mismo nivel; distribúyelos en subcarpetas.
- Elimina duplicados para que Copilot no elija la versión equivocada.
Alternativas temporales mientras esperas el despliegue o la indexación
- Abrir el fichero manualmente. Arrastra el Word o PDF a PowerPoint y, una vez abierto, pide a Copilot: “Resume this document into five slides”.
- Usar Copilot en Word. En Word abre el documento y escribe: “Generate a PowerPoint deck summarising this file”. Word exportará un PPTX a tu OneDrive.
- Copilot web (copilot.microsoft.com). Sube temporalmente el fichero al chat y solicita la estructura de presentación. Copia la salida en PowerPoint.
- Plugins de terceros. Herramientas como Designer o Beautiful.ai integran GPT‑4 y ofrecen conversión instantánea, aunque sin la misma integración con OneDrive.
Cómo sacar partido a la nueva función paso a paso
Escenario guiado: promocionar un informe PDF
- Guarda el PDF “Informe de sostenibilidad 2025.pdf” en la carpeta Documentos\Sostenibilidad de OneDrive.
- Espera uno o dos minutos para completar la carga e indexación.
- Abre PowerPoint y selecciona Copilot.
- Escribe: “Create a 10‑slide executive presentation to promote ‘Informe de sostenibilidad 2025.pdf’. Focus on the most impactful data points and suggested actions.”
- Copilot mostrará primero una vista previa de títulos y subsecciones. Pulsa Keep o Regenerate.
- Al aceptar, PowerPoint insertará las diapositivas con iconografía, estilos y notas del orador.
- Refina con comandos como “simplify slide 3 into a single chart” o “rewrite slide 7 for Gen Z”.
Consejo avanzado: ajustar el estilo de marca
Define en un documento Word tu guía de estilo (paleta, voz, disclaimers) y guárdala en OneDrive. Añade al prompt: “Use the company brand guidelines stored in ‘GuiaEstilo2025.docx’.” Copilot combinará ambos archivos como contexto.
Preguntas frecuentes
¿Necesito Copilot para Microsoft 365 o basta con Copilot Pro? Para cuentas personales, Copilot Pro es suficiente. Las organizaciones precisan Copilot para Microsoft 365, que habilita el grounding en SharePoint. ¿Funciona con PowerPoint para Mac? Sí, si estás en la rama Current Channel (Preview) versión 16.86 o posterior y tienes licencia Copilot. ¿Qué tipos de archivo reconoce? Word (DOCX), PowerPoint (PPTX/PPTM), PDF y, de forma experimental, archivos de texto plano y Markdown. ¿Puedo desactivar el acceso de Copilot a determinados documentos? Sí. En OneDrive o SharePoint ajusta los permisos o aplica Sensitivity Labels. ¿Consume mis “tokens” de GPT‑4 Turbo aunque no acepte la presentación? Copilot usa procesamiento ilimitado dentro de tu suscripción; no existen “tokens” que se resten al usuario final.
Conclusión
La generación automática de presentaciones basada en archivos de OneDrive es una de las innovaciones más esperadas de Copilot en PowerPoint. Aunque la característica tardó más de lo previsto en llegar al público general, hoy resulta estable y productiva si cumples los requisitos de versión y licencia. Sigue los pasos de esta guía, aplica las buenas prácticas de organización y, cuando veas el icono de Copilot, deja que haga el trabajo pesado. Tú podrás dedicar tu tiempo a pulir el discurso, diseñar la narrativa visual y conectar con la audiencia. ¡Felices presentaciones!