¿Chat abierto pero archivos inaccesibles? Este artículo explica por qué Microsoft Teams a veces bloquea documentos y qué pasos prácticos (de menos a más avanzados) ayudan a recuperar el acceso cuanto antes, ya uses la versión de escritorio, web o móvil.

Resumen del problema

El escenario típico es el siguiente: el usuario se mueve con normalidad por los canales, recibe notificaciones, puede reaccionar a los mensajes, pero al hacer clic en un archivo aparece un error (“No se puede encontrar el archivo” o “Lo sentimos, algo salió mal”) o bien la vista previa se queda en blanco. Esta situación suele estar causada por permisos insuficientes, cache corrupta, desincronización de OneDrive/SharePoint o, en menor medida, por incidencias del servicio Microsoft 365. La buena noticia es que la mayoría de los casos se resuelven sin intervención del departamento de TI si se siguen los pasos adecuados.

Comprobar permisos

Validar pertenencia al equipo

• En la barra lateral de Teams localiza el nombre del equipo y haz clic en ⋯  ► Administrar equipo.
• Cambia a la pestaña Miembros y busca tu nombre. Si apareces como Invitado, es posible que tu acceso a los archivos sea de solo lectura o incluso inexistente.
• Pide al propietario que te promueva a Miembro o Propietario según corresponda.

Revisar permisos en SharePoint

• Cada canal estándar crea una carpeta en la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint. Abre Archivos ► Abrir en SharePoint.
• En SharePoint, selecciona la carpeta ► Detalles ► Administrar acceso.
• Asegúrate de que tu usuario o grupo tenga Lectura o Edición. Si no aparece, el propietario deberá agregarte.

Un error frecuente es que el propietario restrinja la carpeta a un subconjunto de usuarios pensando que el “Equipo completo” seguirá heredando los permisos. Cambiar permisos en un nivel superior no siempre actualiza las subcarpetas ya creadas, de ahí la confusión.

Revisar el rol de invitado

Cuando se añade a alguien externo a un tenant de Microsoft 365, ese usuario hereda el rol Guest. Aunque los invitados pueden chatear, no siempre pueden abrir archivos, sobre todo si la organización habilita políticas de protección de información (IRM) o sensibilidad.

• Solicita al propietario que compruebe la opción Permitir que los invitados accedan a archivos del equipo en la configuración avanzada.
• En caso de colaboración frecuente, lo ideal es crear una cuenta interna (o convertir la invitada en miembro) para evitar limitaciones de uso compartido.

Sincronización OneDrive/SharePoint

Detrás de cada archivo de Teams hay un elemento almacenado en SharePoint y sincronizado por OneDrive. Si OneDrive se queda en un estado “Sincronizando” infinito, los clicks dentro de Teams fallarán.

Pasos de comprobación

1. Haz clic en el icono de OneDrive en la barra de tareas ► Ajustes y Activar “Sincronizar ahora”.
2. Verifica que la columna Estado muestre “Actualizado”. Si indica “Se requiere inicio de sesión” o “Error”, cierra sesión y vuelve a iniciarla.
3. Abre la aplicación OneDrive ► Ayuda y configuración ► Restablecer OneDrive. Esto reconstruye la base de datos local sin perder archivos.

En macOS, un icono gris o un triángulo amarillo equivale a un conflicto de credenciales; en Windows, aparece un círculo rojo con una cruz. En ambos casos, cerrar e iniciar sesión resuelve más del 70 % de los problemas.

Borrar la caché de Teams

Teams almacena miniaturas, credenciales y conversaciones en caché. Con el tiempo, los archivos blob_storage pueden corromperse, provocando errores al abrir documentos.

Sistema	Ruta a vaciar (tras salir de Teams)
Windows	%appdata%\Microsoft\Teams\*
macOS	~/Library/Caches/com.microsoft.teams/*
Web	Borrar caché y cookies del navegador

Procedimiento completo (escritorio)

1. Salir de Teams desde el área de notificaciones (clic derecho ► Salir).
2. Abrir Explorador de archivos ► pegar la ruta y borrar todo salvo Backgrounds (para conservar fondos personalizados).
3. Reiniciar Teams; al iniciar, se regeneran los archivos de caché limpios.

En entorno empresarial con perfiles móviles, puede ser necesario limpiar también %LocalAppData%\Microsoft\Teams para eliminar artefactos residuales.

Conectividad y estado del servicio

Incluso con permisos correctos, una caída parcial del servicio puede impedir el acceso a documentos. Recomendaciones:

• Comprueba que tu red permite tráfico a .sharepoint.com, .microsoft.com y *.office.com. Un proxy con SSL Inspection mal configurado puede romper la autenticación.
• Visita Microsoft 365 Service Health desde el centro de administración (requiere rol de administrador) para detectar incidentes globales.
• Si no tienes acceso, pide a TI que confirme el estado o usa el Health Dashboard de Microsoft en redes sociales corporativas.
• En VPN corporativas, verifica la política de Split tunneling; obligar a todo el tráfico por la VPN añade latencia y puede bloquear dominios CDN.

Reiniciar la aplicación y el dispositivo

Parecerá obvio, pero cerrar completamente Teams (no minimizar) libera procesos atascados como Teams.exe o WebView2. En móviles, forzar el cierre desde Ajustes ► Aplicaciones. Reiniciar el equipo a veces renueva la pila de sockets o restablece certificados intermedios en el almacén del sistema.

Cerrar sesión e iniciar sesión nuevamente

Cada sesión de Teams genera un token OAuth válido alrededor de 8 horas. Si el equipo entra en suspensión sin conectividad, el token puede expirar y la app intentará renovarlo en segundo plano con resultados dispares. Salir e iniciar sesión fuerza la obtención de nuevas credenciales de Azure AD.

Actualizar Teams

• En Teams de escritorio: ⋯ ► Buscar actualizaciones. El cliente descargará el paquete más reciente y pedirá reinicio.
• En móviles: abre App Store / Google Play ► Actualizar.
• En VDI (escritorio virtual), la versión queda fijada por TI; conviene notificarles si está obsoleta más de dos versiones.

Microsoft publica correcciones semanales que incluyen parches de sincronización y compatibilidad con SharePoint. Mantenerse al día evita reproducir bugs ya resueltos.

Escalar al propietario o al departamento de TI

Si después de probar los pasos anteriores todavía no puedes abrir archivos, recopila la siguiente información antes de abrir un ticket:

• URL del archivo (clic derecho ► Copiar vínculo).
• Versión de Teams (Ayuda ► Acerca de).
• Hora exacta en la que ocurrió el error y captura de pantalla del mensaje.
• Resultado de ipconfig /flushdns o nslookup a tenant.sharepoint.com para descartar resolución DNS fallida.

Con esta información, el equipo de soporte puede revisar logs en Azure AD, correlacionar con Unified Audit Log y ajustar permisos en SharePoint.

Consejo adicional: uso de enlaces temporales

Mientras se soluciona la causa raíz, el propietario puede compartir un vínculo directo con permiso “Cualquiera con el vínculo”. Es un método rápido para que un compañero consulte o descargue el archivo sin entrar al canal. No obstante, revisa la política interna de DLP (Data Loss Prevention), ya que algunas organizaciones deshabilitan enlaces anónimos por motivos de seguridad.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo abrir los archivos desde Teams Web si el escritorio falla?
   Sí. Inicia sesión en teams.microsoft.com y comprueba si el archivo se abre allí. Si funciona, el problema suele limitarse a la caché local del cliente.
• ¿Borrar la caché borra mis chats o configuraciones?
   No. Los mensajes están en la nube. Al volver a iniciar, Teams los descarga de nuevo. La caché contiene únicamente datos temporales.
• ¿Qué puertos debe permitir el firewall?
   Los esenciales son TCP 443 (HTTPS) y UDP 3478–3481 (Media Traffic). Bloquearlos puede afectar a llamadas y archivos.
• ¿OneDrive y SharePoint son la misma cosa?
   Comparten motor de almacenamiento, pero OneDrive sincroniza tu biblioteca personal y SharePoint aloja bibliotecas de equipos y sitios.
• ¿Los permisos de Teams sobrescriben los de SharePoint?
   Al crear un equipo, Teams configura grupos de seguridad en SharePoint. Cambios posteriores fuera de Teams pueden desalinear ambos, generando confusión.

Conclusión

Los problemas para abrir archivos en Microsoft Teams suelen resolverse con acciones simples: verificar permisos, limpiar la caché y confirmar la buena sincronización de OneDrive/SharePoint. Con este proceso paso a paso reducirás el tiempo de inactividad y mejorarás la colaboración dentro de tu equipo. Mantén el cliente actualizado y comunica a tu departamento de TI cualquier anomalía persistente para recibir apoyo especializado.