Cuando se transcriben reuniones con servicios externos como Fireflies.ai en Microsoft Teams, la primera obligación es avisar con claridad a todos los asistentes—incluidos quienes se conecten tarde—de que el encuentro está siendo grabado o transcrito. Incumplir este requisito puede acarrear sanciones regulatorias y erosión de la confianza interna.
Contexto empresarial y técnico
Muchas organizaciones prefieren Fireflies.ai por su precisión de transcripción multilingüe y porque evita almacenar video en OneDrive o SharePoint. Sin embargo, al delegarse la grabación a un tercero, desaparece el aviso automático integrado en Teams, de modo que la responsabilidad recae sobre TI para generar notificaciones equivalentes.
Requisitos legales y de cumplimiento
- Consentimiento previo y explícito : la mayoría de legislaciones (p.ej. GDPR, CCPA, LOPDGDD) exigen notificar antes de iniciar la grabación y repetir el aviso a cualquier persona que se incorpore más tarde.
- Persistencia del aviso : debe quedar constancia textual—y preferiblemente audible—en el chat o en el propio audio de la conferencia.
- Accesibilidad : hay que brindar el aviso en texto y voz para participantes con discapacidades auditivas o visuales.
Limitaciones de la grabación nativa de Teams
La funcionalidad integrada ya reproduce un banner rojo con alerta visual y un mensaje de voz («Recording has started») cada vez que alguien llega. Sin embargo, muchas empresas la deshabilitan porque:
- Ocupa almacenamiento interno con archivos de video.
- Impide aplicar políticas de retención más granulares que sí ofrece Fireflies.ai.
- No siempre soporta idiomas de subtitulado que requiere la compañía.
Opción sin código : Integración con Zapier
Cómo funciona el flujo
Fireflies.ai expone triggers en Zapier—o directamente vía webhook REST—que se activan cuando una reunión comienza a transcribirse. Al recibir la señal, un Zap puede:
- Identificar el ID de la reunión en Teams (presente dentro del payload de Fireflies).
- Publicar un mensaje en el chat de la reunión usando la acción «Enviar mensaje en canal o chat» de la app Microsoft Teams para Zapier.
Pasos de configuración
- En Zapier, crea un nuevo flujo con el disparador «Fireflies.ai – Recording Started».
- Añade un paso «Microsoft Teams – Send Chat Message» y vincula el campo
meeting_id. - Redacta el aviso: «Esta reunión está siendo transcrita por Fireflies.ai con fines de acta. Si no consiente, abandone la sesión.»
- Prueba y activa el Zap.
Ventajas y riesgos
| Ventaja | Descripción |
|---|---|
| Implementación rápida | No requiere programar ni desplegar recursos en Azure. |
| Coste controlado | Plan gratuito de Zapier cubre 100 ejecuciones/mes. |
| Riesgo — Solo texto | El aviso no se pronuncia en voz; depende de que los participantes lean el chat. |
| Riesgo — Latencia | Retraso de 5‑15 s entre inicio real de la transcripción y publicación del mensaje. |
Opción de código bajo : Power Automate
Si la empresa ya dispone de licencias Microsoft 365 E3/E5, se puede replicar la lógica anterior con Power Automate. Las ventajas son:
- Mayor control sobre conectores.
- Gobernanza centralizada sin exponer datos a Zapier.
- Posibilidad de usar Adaptive Cards para un aviso más visible.
Los pasos son equivalentes: conector «When an HTTP request is received» para capturar el webhook de Fireflies y acción «Post message in a chat or channel» para Teams.
Opción con desarrollo : Bot personalizado
Por qué elegir un bot
Un bot de Teams—creado con el Bot Framework SDK—puede realizar dos tareas que las soluciones anteriores no cubren:
- Emitir un mensaje audible dentro de la llamada usando la API
audioNotificationdel Teams SDK for Meetings. - Escuchar eventos
MeetingParticipantAddedpara re‑anunciarse cuando alguien entre o regrese del lobby.
Arquitectura recomendada
- Web API en Azure Functions que recibe el webhook de Fireflies.ai (
/api/notify). - Bot Channel Registration enlazado a Teams con permisos Chat.ReadWrite y Calls.Initiate.
- Azure Speech Service para sintetizar voz (30 seg máx.).
- Persistencia opcional en Cosmos DB para registrar cada aviso con
timestamp,meetingIdyuserId.
Código de ejemplo — publicación de aviso
// .NET 8 minimal API – endpoint PUT /api/notify
app.MapPut("/api/notify", async (NotifyPayload payload, ITeamsBot bot) =>
{
var text = $"⚠️ Esta reunión está siendo transcrita por Fireflies.ai.";
await bot.PostMessageAsync(payload.MeetingId, text);```
// Aviso audible
var tts = await Speech.SynthesizeAsync("Esta reunión está siendo transcrita.");
await bot.PlayAudioAsync(payload.MeetingId, tts);
return Results.Ok();
```
}); Ventajas y consideraciones
- 100 % automatizado: los usuarios no deben leer el chat; escuchan la notificación.
- Escalable: el bot sirve a todas las reuniones de la organización.
- Complejidad: requiere DevOps, revisión de seguridad y aprobación en el Centro de administración de Teams.
Comparativa de soluciones
| Criterio | Zapier | Power Automate | Bot personalizado | Grabación nativa de Teams |
|---|---|---|---|---|
| Implementación | Sin código | Bajo código | Código completo | Ninguna configuración |
| Tipo de aviso | Texto | Texto / Adaptive Card | Texto + voz | Texto + voz |
| Re‑anuncio a nuevos usuarios | No | Posible (flujo diario) | Sí | Sí |
| Coste | Variable (Zapier) | Incluido en M365 | Azure Hosting | Almacenamiento OneDrive |
| Complejidad legal | Media | Media | Alta | Baja |
Buenas prácticas de cumplimiento
- Mensaje claro y breve : menciona el motivo de la transcripción y la herramienta utilizada.
- Registro de auditoría : guarda logs con hora y autor del aviso.
- Política interna : incluye el procedimiento en la guía de reuniones virtuales de la empresa.
- Multilingüe : si tienes equipos globales, sintetiza el audio en el idioma predominante.
- Capacitación : sensibiliza a los anfitriones para no iniciar la agenda hasta oír/ver el aviso.
Preguntas frecuentes
¿Puedo desactivar el banner rojo de Teams?
No. El banner es parte del cumplimiento y no se puede modificar en clientes de escritorio ni web.
¿Fireflies.ai cumple con GDPR?
Sí, pero debes firmar el Data Processing Addendum y configurar la región de datos apropiada.
¿Power Automate permite avisos de voz?
No directamente. Se requeriría un Azure Function que invoque Speech SDK y luego el bot de Teams reproduzca el audio.
¿Cómo se avisa a participantes telefónicos (PSTN)?
Solo con un bot o la grabación nativa; los SMS o correos son insuficientes porque la persona ya está dentro de la llamada.
Conclusión
Integrar Fireflies.ai con Microsoft Teams aporta transcripciones de alta calidad sin sobrecargar tu almacenamiento, pero traslada al área de TI la responsabilidad de notificar a los asistentes. Para resolverlo tienes tres rutas:
- Zapier—rápido y sin código, adecuado para pilotos.
- Power Automate—control corporativo y cero coste adicional.
- Bot personalizado—máxima experiencia de usuario con avisos audibles y re‑anuncios automáticos.
Evalúa los requisitos normativos, el presupuesto de desarrollo y la cultura de tu organización antes de elegir. Si el objetivo principal es la simplicidad, la grabación nativa de Teams sigue siendo la solución de menor riesgo, dado que ya cumple con la normativa desde el primer minuto.