Borrar historial de chats 1:1 en Microsoft Teams al traspasar una cuenta

Si vas a ceder una cuenta de Microsoft Teams a otra persona, probablemente quieras impedir que vea conversaciones previas. Esta guía explica cómo eliminar los hilos de chat desde la propia cuenta antes del traspaso, qué efecto tiene, qué limitaciones existen y qué alternativas considerar.

Índice

Escenario y pregunta frecuente

Un empleado nuevo heredará una cuenta existente y el equipo de TI o el responsable quiere garantizar que el entrante no vea conversaciones privadas que mantuvo el titular saliente. La duda habitual es si se puede eliminar de forma permanente todo el historial de chats individuales (también conocidos como “uno a uno” o “directos”) en Microsoft Teams, manteniendo intacto el acceso a correo y pertenencias a equipos y grupos.

Respuesta breve

Sí, es posible borrar los hilos de chat desde la propia cuenta antes del traspaso. La eliminación se hace chat por chat y afecta a la visibilidad en esa cuenta concreta. No borra la conversación del lado de la otra persona ni invalida las políticas de retención de tu organización.

Pasos básicos (por cada chat)

Abre Chat en Teams.

Sitúate sobre el chat que quieras borrar.

Selecciona Más opciones (⋯) → Eliminar.

Confirma con Eliminar.

Alcance de la eliminación

Desaparece de la cuenta que elimina: El hilo completo (individual, de grupo o de reunión) deja de mostrarse en la lista de Chat y deja de aparecer en búsquedas desde esa cuenta.
No afecta a los demás participantes: En la cuenta de la otra persona, el chat seguirá presente salvo que también lo elimine desde su lado.
No borra publicaciones de canales: Las publicaciones en Equipos (canales) no son lo mismo que los chats privados y no se ven afectadas por este proceso.
Los archivos compartidos no se destruyen: Los archivos enviados en chats suelen almacenarse en OneDrive o SharePoint del remitente; la eliminación del chat desde tu vista no elimina el archivo de su origen.

Diferencias entre eliminar, ocultar, silenciar y salir

Para evitar confusiones durante el traspaso, conviene distinguir claramente estas acciones:

Acción	Qué hace	Dónde aplica	Impacto en la otra parte	Impacto en búsquedas	Cuándo usarla
Eliminar	Quita el hilo de tu lista y deja de mostrarse en tu cuenta.	Chats individuales, de grupo y de reunión.	Ninguno: en su cuenta permanece.	Deja de aparecer en tu búsqueda.	Antes de ceder la cuenta para limpiar historial.
Ocultar	Solo lo saca de la vista; puede reaparecer si hay actividad.	Chats individuales y de grupo.	Ninguno.	Puede seguir apareciendo al buscar.	Para reducir ruido sin perder el hilo.
Silenciar	Desactiva notificaciones del chat.	Chats individuales y de grupo.	Ninguno.	No afecta a la búsqueda.	Para evitar interrupciones temporales.
Salir	Abandona un chat de grupo para no recibir más mensajes.	Chats de grupo.	El resto de miembros sigue en el chat.	Deja de aparecer en tu lista; el historial anterior puede variar según políticas.	Cuando no necesitas seguir en un grupo.

Procedimiento recomendado para el traspaso

Para que la limpieza sea eficaz y auditable, aplica este proceso sencillo:

Planificación

Define el alcance: ¿Se eliminarán todos los chats individuales, también los de grupo y reunión, o solo los que contengan información sensible?
Responsables claros: Idealmente, el titular saliente realiza la limpieza bajo supervisión del responsable de TI o RR. HH.
Ventana de ejecución: Realiza la eliminación justo antes de transferir credenciales o cambiar contraseñas.

Ejecución por parte del titular saliente

Abre Chat en Teams y recorre la lista de conversaciones.
Para cada hilo que no deba heredar la persona entrante, usa Más opciones (⋯) → Eliminar y confirma.
Repite para los hilos de grupo y los hilos de reunión que contengan mensajes privados o sensibles.
Usa la barra de búsqueda de Teams para localizar personas con las que hubo conversación y comprueba que el hilo ya no aparece en tu cuenta.

Verificación

Confirma que la lista de Chat está limpia en la sesión del titular saliente.
Cierra sesión y vuelve a abrir Teams para comprobar que los hilos no reaparecen.
Documenta la fecha y la persona responsable que ejecutó la limpieza.

Recomendaciones prácticas

Pide al titular saliente que elimine los hilos deseados antes de ceder la cuenta.
Prioriza conversaciones con asuntos de desempeño, compensaciones, feedback sensible o información personal.
Si no queréis heredar ningún chat privado, una alternativa robusta es crear una cuenta nueva para el empleado entrante y transferirle solo correo y pertenencias a equipos/grupos.

Notas y limitaciones a considerar

El borrado es manual y por hilo; no existe un botón de “borrar todo” desde el cliente.
Eliminar no es lo mismo que Ocultar: la primera quita el hilo de la cuenta; la segunda solo lo saca de la vista.
A nivel de organización, si se requiere borrado o expiración sistemática de chats, se gestiona mediante directivas de retención en Microsoft Purview. Aunque un usuario elimine un chat, puede seguir existiendo a efectos de cumplimiento o eDiscovery según la configuración de tu organización.

Buenas prácticas de preparación

Comunicación clara: Informa a las personas con acceso de soporte que el proceso solo afecta la visibilidad en la cuenta que se traspasa.
Coordinación con TI: Si hay políticas de retención activas, confirma cómo impactan en la visibilidad y auditoría.
Tiempo suficiente: Si hay una gran cantidad de chats, planifica tiempo para la limpieza manual.

Lista de verificación rápida

Tarea	Responsable	Estado
Identificar hilos a eliminar	Titular saliente	⬜
Eliminar hilos individuales	Titular saliente	⬜
Eliminar hilos de grupo y reunión	Titular saliente	⬜
Verificar que no aparecen en búsquedas	Supervisor/TI	⬜
Documentar fecha y persona que realizó la limpieza	Supervisor/TI	⬜
Transferir correo y pertenencias a equipos/grupos	TI	⬜

Detalle por tipo de hilo

Chats individuales

Utiliza el menú de Más opciones (⋯) del hilo y elige Eliminar. La conversación desaparecerá de tu lista y no se podrá encontrar desde la búsqueda de tu cuenta. La otra persona seguirá viendo el chat salvo que también lo elimine.

Chats de grupo

Si necesitas que dejen de ser visibles en tu cuenta, elimínalos del mismo modo. Ten en cuenta que salir de un grupo evita mensajes futuros, pero no es lo mismo que eliminar el historial de tu lista.

Chats de reunión

Los hilos que se generan a partir de reuniones también pueden eliminarse desde la vista de Chat. El efecto es el mismo: desaparecen de tu cuenta, pero no de la de los demás participantes.

Cómo agilizar la limpieza

Usa la barra de búsqueda de Teams para introducir el nombre de contactos clave y acceder rápidamente a sus hilos.
Revisa las secciones de “anclados” o favoritos y prioriza su limpieza.
Trabaja de forma alfabética o por áreas de negocio para no omitir conversaciones relevantes.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden borrar todos los chats de una vez?

No desde el cliente. La eliminación es manual y por hilo. Si tu organización requiere purgas sistemáticas, eso se gestiona mediante directivas a nivel de inquilino en Purview.

¿La otra persona sabrá que he eliminado el chat?

No, no se envía ninguna notificación. Simplemente dejarás de ver el hilo en tu cuenta. En la suya no cambia nada.

¿Puedo recuperar un hilo eliminado?

La eliminación está pensada para ser definitiva en tu vista. Si necesitas volver a hablar con la misma persona, simplemente inicia un nuevo chat; el historial anterior no se recupera en tu lista.

¿Afecta esto a los mensajes en canales?

No. Las publicaciones en canales de equipos son otro tipo de contenido y no se eliminan con este procedimiento. Si necesitas gestionar contenido de canales, deberás hacerlo desde el propio canal y según permisos.

¿Y los archivos compartidos por chat?

Los archivos enviados en chats siguen almacenados en el origen (normalmente OneDrive del remitente o SharePoint del equipo si el chat está asociado a un contexto de equipo). El hilo eliminado en tu cuenta no borra esos archivos del repositorio.

¿Puede TI borrar los chats de todos?

Las herramientas de cumplimiento y retención controlan la vida del contenido a nivel organizativo, pero el borrado desde la interfaz de Teams es una acción de cada usuario y afecta solo a su propia vista.

¿Qué hago si la opción de eliminar no aparece?

Podría tratarse de una configuración de tu inquilino o de un cambio de interfaz. Verifica con TI si hay políticas que limiten la eliminación desde el cliente.

Plantilla de comunicación al titular saliente

Usa este texto para coordinar el proceso de limpieza antes de ceder la cuenta:

Hola, como parte del traspaso de tu cuenta de Microsoft Teams necesitamos limpiar las conversaciones privadas. Por favor, abre Chat, sitúate sobre cada hilo que no deba heredar la persona entrante y selecciona Más opciones (⋯) → Eliminar. Confirma con Eliminar. Repite el proceso para hilos individuales, de grupo y de reunión. Avísanos al finalizar para verificar la limpieza. Gracias.

Alternativa de traspaso sin heredar chats

Si deseáis partir de cero en conversaciones privadas, la alternativa más limpia es crear una cuenta nueva para el empleado entrante y transferirle únicamente el correo y las pertenencias a equipos/grupos. Esta estrategia:

Evita sorpresas con hilos residuales.
Conserva pertenencias y permisos necesarios en equipos.
Reduce el esfuerzo de limpieza manual cuando hay un gran volumen de conversaciones.

Resumen ejecutivo

Se puede eliminar la visibilidad de los chats desde la propia cuenta.
La eliminación es por hilo y no afecta a los demás participantes.
No existe un botón para borrar todo de una vez desde el cliente.
Las políticas de retención pueden conservar el contenido para cumplimiento.
Haz la limpieza justo antes del traspaso y documenta el proceso.

Guía ampliada paso a paso

Para quienes prefieren un método exhaustivo y ordenado, aquí tienes un flujo ampliado:

Inventario rápido: En la vista de Chat, recorre la lista y anota personas o grupos con conversaciones sensibles.
Eliminación: En cada hilo, usa Más opciones (⋯) → Eliminar y confirma.
Validación: Usa la barra de búsqueda para escribir el nombre de la persona; confirma que el hilo ya no aparece en tu cuenta.
Reuniones: Repite con hilos originados en reuniones que contengan discusiones privadas.
Cierre de sesión: Cierra y vuelve a abrir Teams para confirmar que el listado permanece limpio.
Entrega: Cambia la contraseña, quita factores de autenticación del saliente, y entrega las credenciales al entrante o realiza la reasignación según política.

Errores comunes y cómo evitarlos

Confundir ocultar con eliminar: Ocultar solo retira temporalmente el hilo de la vista; no sirve para traspasos.
Olvidar hilos de grupo o reunión: También pueden contener información sensible; inclúyelos en la limpieza.
No coordinar con TI: Las políticas de retención pueden afectar a la visibilidad y auditoría del contenido. Informa y coordina.
Dejar la limpieza para el último minuto: Si hay cientos de hilos, la tarea lleva tiempo. Planifícala.

Términos clave

Chat individual: Conversación directa entre dos personas.
Chat de grupo: Conversación directa con varias personas fuera de los canales de equipo.
Chat de reunión: Conversación asociada a una reunión programada o ad hoc.
Retención: Políticas que definen cuánto tiempo se conserva el contenido por motivos legales o de cumplimiento.
eDiscovery: Proceso de búsqueda y preservación de contenido con fines legales o regulatorios.

Conclusión

Para traspasar una cuenta de Microsoft Teams sin exponer conversaciones privadas, basta con que el titular saliente elimine los hilos que no deban heredarse. Este proceso es manual y por hilo, y su efecto se limita a la cuenta que realiza la eliminación. Si buscáis una solución sin herencia de chats, crear una cuenta nueva para la persona entrante y transferir únicamente correo y pertenencias a equipos/grupos es la alternativa más sencilla. En cualquier caso, ten presentes las políticas de retención y eDiscovery de tu organización: pueden conservar el contenido a nivel de cumplimiento aunque ya no sea visible en la cuenta que se traspasa.