¿No encuentras el botón para subir documentos en la pestaña Files de tu comunidad de Microsoft Teams (versión gratuita/personal)? No estás solo: la plataforma oculta la carga de archivos dentro del compositor de mensajes. A continuación descubrirás por qué ocurre, cómo solucionarlo y buenas prácticas para mantener tu comunidad organizada y segura.

Por qué no aparece “Subir archivo” en la pestaña Files

En la edición gratuita de Microsoft Teams —tanto en la app de escritorio como en la versión móvil— la pestaña Files actúa únicamente como visor de los documentos que los miembros ya compartieron. La carga de contenido se realiza exclusivamente desde una publicación nueva, aprovechando tu almacenamiento personal de OneDrive. Al no existir un sitio de SharePoint detrás (como sí sucede en las suscripciones corporativas de Microsoft 365), la interfaz prescinde de carpetas, permisos avanzados y acciones de subida directa.

Paso a paso para compartir archivos en una comunidad de Teams gratuita

Paso	Qué hacer	Por qué funciona
1	En la pestaña Post (Publicaciones) inicia una nueva publicación.	La carga de archivos sólo se habilita desde el compositor de mensajes.
2	En la barra inferior del mensaje pulsa el icono de clip (📎). Si no lo ves, asegúrate de estar realmente en la ventana de redacción del post.	Ese icono abre las opciones de adjuntos.
3	Elige “Upload from this device” (o OneDrive) y selecciona el archivo.	El archivo se adjunta al mensaje utilizando tu espacio de OneDrive personal.
4	Haz clic en Post / Publicar.	Al publicarse, el archivo queda visible para todos y se replica automáticamente en la pestaña Files.

Lo que ocurre tras pulsar “Publicar”

Una vez que el mensaje se envía:

• El archivo se sincroniza con tu OneDrive en la carpeta Microsoft Teams Chat Files.
• Teams crea un vínculo compartido con permisos de lectura para todos los miembros de la comunidad.
• La pestaña Files actualiza su lista y muestra el documento sin que tengas que hacer nada más.

Ventajas y limitaciones de este método

Ventajas

• Simplicidad: sólo necesitas arrastrar el archivo o usar el clip.
• Control personal: sigues siendo propietario del documento en tu OneDrive.
• Compatibilidad total: funciona en Windows, macOS, iOS, Android y la versión web.

Limitaciones

• No hay carpetas ni subcarpetas en Files; todo se muestra en una lista plana.
• Sin gestión de permisos granulares: cualquier miembro puede ver y descargar todo lo publicado.
• La cuota de almacenamiento depende de tu OneDrive personal (5 GB en la cuenta gratuita).
• No es posible “deshacer” la subida; debes eliminar el mensaje para quitar el archivo de la vista.

Buenas prácticas para mantener el orden

1. Usa títulos descriptivos. Antes de publicar, renombra el archivo con un nombre claro (acta-reunion-2025-08-05.docx) para facilitar el hallazgo posteriormente.
2. Incluye contexto. Añade en el cuerpo del mensaje un resumen de por qué compartes el documento y qué esperas que hagan los miembros.
3. Crea hilos temáticos. Si tu comunidad trata temas diversos, inicia posts separados para cada área (por ejemplo: “Eventos”, “Recursos”, “Normativas”) y sube los archivos correspondientes en el hilo adecuado.
4. Limpieza periódica. Revisa archivos antiguos y elimina aquellos que hayan quedado obsoletos para liberar espacio de OneDrive.
5. Política de versionado. Cuando actualices un documento, sube la nueva versión y marca la publicación anterior con la palabra “Obsoleto” o bórrala.

Cómo actuar si no aparece el icono de clip

• Actualiza la app. Ve a la tienda de tu dispositivo o descarga la versión más reciente de escritorio desde el sitio oficial de Teams.
• Cierra y vuelve a abrir el chat de la comunidad. A veces el compositor se “congela” y no muestra los botones.
• Comprueba tu conexión. Con una red inestable la IU puede tardar en cargar los controles de adjuntos.
• Inicia sesión de nuevo. Desconéctate y vuelve a entrar para forzar la recarga de permisos.
• Prueba otro dispositivo. Si en el móvil no se muestra, abre la misma comunidad en la versión web.

¿Qué diferencias hay con Teams empresarial?

Característica	Teams gratuito	Teams con Microsoft 365
Almacenamiento	OneDrive personal (5 GB por usuario gratuito)	SharePoint Online (1 TB + 10 GB por licencia)
Carpetas en Files	No	Sí, estructura completa de carpetas y metadatos
Permisos	Lectura para todos los miembros	Permisos granulares por carpeta, archivo o grupo de seguridad
Automatización	No disponible	Flujo de Power Automate, retención, eDiscovery, DLP
Límite de tamaño de archivo	250 GB (límite de OneDrive)	250 GB (límite de SharePoint)

Preguntas frecuentes

¿Puedo impedir que otros miembros descarguen mi archivo?

No. En la versión gratuita de Teams todos los miembros de la comunidad tienen derecho a ver y descargar cualquier archivo publicado.

¿Cómo elimino un archivo que subí por error?

Debes borrar el mensaje que contenía el adjunto. Eso anulará el vínculo compartido y ocultará el archivo de la pestaña Files, aunque seguirá estando en tu OneDrive (puedes eliminarlo manualmente desde allí).

¿Los enlaces se vencen?

En la experiencia gratuita no existe caducidad automática de los enlaces generados. Permanecen activos hasta que tú los revocas al borrar el mensaje o quitar el vínculo en OneDrive.

¿Puedo subir carpetas enteras?

No directamente. Debes comprimir la carpeta en un archivo .zip y subirlo como adjunto.

¿Qué pasa si agoto mi cuota de OneDrive?

Teams mostrará un error al intentar subir nuevos archivos. Necesitarás liberar espacio o contratar almacenamiento adicional.

Consejos de seguridad y privacidad

Aunque Teams gratuito no ofrece controles de administración avanzados, puedes reducir riesgos siguiendo estas recomendaciones:

• Evita datos sensibles: no publiques información personal, contraseñas ni documentos confidenciales.
• Revoca miembros inactivos: cuando alguien abandone la comunidad, elimínalo para impedir que conserve el enlace a tus archivos.
• Revisa los permisos en OneDrive: en oneDrive.live.com puedes ver qué archivos están compartidos y con quién.
• Habilita la verificación en dos pasos: un acceso comprometido a tu cuenta Microsoft expone todo tu OneDrive.

Atajo rápido para power users

Si prefieres teclado a ratón, cuando estés escribiendo un post pulsa Ctrl + O (Windows) o ⌘ + O (macOS) para abrir directamente el cuadro de selección de archivos.

Conclusión

Compartir archivos en comunidades de Microsoft Teams (versión gratuita/personal) es mucho más sencillo de lo que parece: adjúntalos desde un mensaje, pulsa “Publicar” y deja que la pestaña Files haga el resto. Aunque pierdes la sofisticación de SharePoint, ganas en rapidez y autonomía. Con las buenas prácticas descritas podrás mantener tu comunidad ordenada, segura y dentro de los límites de tu OneDrive.