¿Todas tus reuniones en Microsoft Teams se ven moradas? En esta guía aprenderás a diferenciarlas por participante o importancia usando Categorías (colores) y, si lo deseas, a automatizar su asignación desde Outlook/Exchange con Power Automate. Incluye pasos detallados, plantillas y buenas prácticas.
Resumen de la pregunta
“Todas las reuniones aparecen en morado y quiero diferenciarlas por quién participa o por importancia (por ejemplo, que los bloques de trabajo personal no tengan el mismo color que las reuniones con otras personas). ¿Cómo lo hago en Microsoft Teams?”
Respuesta y solución (en corto)
No existe una función nativa en Teams para colorear reuniones automáticamente por asistentes o importancia. La vía soportada es asignar Categorías (colores) a cada evento. Puedes hacerlo manualmente desde el calendario de Teams u Outlook. Si buscas automatizar, crea reglas en Outlook/Exchange con Power Automate para etiquetar eventos al crearse/actualizarse. Los colores aplicados en Exchange se reflejan en Teams.
Cómo funciona el color de las reuniones en el ecosistema Microsoft 365
- Un único calendario: El calendario de Teams es el mismo de tu buzón de Exchange Online (el de Outlook). Todo color/categoría que apliques en uno se ve en el otro.
- Morado por defecto: Si un evento no tiene categoría, Teams lo muestra con el color morado predeterminado.
- Categorías = colores: Las categorías son etiquetas con color. Puedes crear, renombrar y elegir sus colores en Outlook (web o escritorio). Teams hereda esas categorías y te deja aplicarlas.
- Visibilidad: Las categorías son propiedad del buzón. En tu calendario personal, solo tú ves tus categorías. En calendarios compartidos o buzones compartidos, quienes tengan acceso suelen verlas.
Colorear manualmente con Categorías (Teams y Outlook)
Si necesitas control fino y rapidez sin reglas complejas, el etiquetado manual es el método más simple.
Asignar una categoría desde Teams
- Abre Calendario en Teams.
- Clic derecho sobre la reunión → Categorizar → elige una categoría (color).
- Para quitar el color: clic derecho → Categorizar → Quitar todas.
Crear o editar categorías (Outlook)
Outlook web:
- Ve a Calendario y abre cualquier evento.
- Haz clic en Categorías → Administrar categorías.
- Crea nuevas, renómbralas y elige sus colores → Guardar.
Outlook escritorio (Windows/Mac):
- Ve a Calendario.
- En la cinta, elige Categorizar → Todas las categorías.
- Crea, renombra y colorea tus categorías. Opcional: define Clic rápido para asignar una categoría por defecto con un solo clic.
Buenas prácticas para categorías
- Usa 4–6 categorías como máximo para evitar confusión: por ejemplo, Interno, Cliente, Agencia, Bloque de trabajo, Alta prioridad, Formación.
- Nombrado claro y consistente: añade un prefijo si ayuda (p. ej.,
[EXT]para externos) o un emoji sutil (📌 alta prioridad, 🎓 formación). - Colores con significado: reserva rojos para urgencias/alta prioridad, verdes para focus y azules para clientes/externos.
| Categoría sugerida | Cuándo usarla | Color recomendado | Notas |
|---|---|---|---|
| Bloque de trabajo | Tiempo de concentración personal | Verde suave | Úsala para proteger foco; combina con estado Ocupado |
| Interno | Reuniones dentro del equipo | Azul medio | Fácil de diferenciar de externas |
| Cliente | Reuniones con clientes | Azul intenso | Permite filtrar y reportar |
| Agencia/Proveedor | Reuniones con terceros | Morado alternativo | No confundir con morado por defecto |
| Alta prioridad | Dirección, riesgos, escalaciones | Rojo | Úsala con moderación |
| Formación | Capacitaciones, webinars, cursos | Naranja | Visibilidad inmediata |
Automatización con Power Automate (opcional)
Si tu agenda es muy dinámica, puedes asignar categorías automáticamente en el momento en que se cree o actualice un evento en tu calendario de Exchange. La automatización se hace con Power Automate y el conector Office 365 Outlook. Los cambios se sincronizan con Teams.
Qué vas a conseguir
- Aplicar “Bloque de trabajo” a eventos con estado Libre/Ocupado y asunto que contenga “Focus”, “Deep Work”, “Bloque”.
- Marcar como “Cliente” cualquier reunión donde el organizador sea externo o el asunto contenga el nombre del cliente.
- Etiquetar como “Alta prioridad” si el asunto contiene “Dirección”, “Riesgo”, “Escalación” o si un directivo concreto es obligatorio.
Paso a paso para crear el flujo
- Desencadenador: elige Cuando se crea o actualiza un evento (Office 365 Outlook). Selecciona tu calendario (normalmente “Calendario”).
- Condiciones: añade una o varias Condiciónes para evaluar campos como Asunto, Organizador, Asistentes requeridos, Mostrar como (Libre/Ocupado), Ubicación.
- Acción: usa Actualizar evento (Office 365 Outlook) y en Categorías asigna la que corresponda. Si quieres mantener una categoría previa y añadir otra, usa una matriz que combine las existentes con la nueva.
- Evita bucles: añade una comprobación al inicio: “si el evento ya tiene categoría X, no hagas nada”.
- Periodicidad: si es una serie, decide si aplicas la categoría al maestro de la serie o a la ocurrencia específica (esto puede depender del campo isRecurring o del identificador de serie que expone la acción).
Ejemplos de reglas
| Regla | Condición (ejemplo) | Categoría aplicada | Comentario |
|---|---|---|---|
| Bloque de foco | Mostrar como = “Ocupado” y Asunto contiene “Focus” o “Bloque” | Bloque de trabajo | Útil con “Focus time” (Viva Insights) |
| Cliente | Organizador no termina en @tuempresa.com o asunto contiene nombre de cliente | Cliente | Detecta externos por dominio |
| Agencia | Asunto contiene “Agencia”, “Proveedor”, “Partner” | Agencia/Proveedor | Palabras clave mantenibles en una variable |
| Alta prioridad | Asistentes incluye dirección (ceo@, vp@) o asunto contiene “Riesgo”, “Escalación” | Alta prioridad | Procura que sea la excepción |
Expresiones útiles (copiar/pegar)
Ejemplo para evaluar si el asunto contiene palabras clave (en minúsculas):
@{or(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'focus'),
contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'bloque'),
contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'deep work'))}Ejemplo para detectar organizador externo a tu dominio:
@{not(endsWith(toLower(triggerOutputs()?['body/organizer/emailAddress/address']),'@tuempresa.com'))}Evitar reetiquetar si ya tiene “Bloque de trabajo”:
@{contains(join(triggerOutputs()?['body/categories'],','),'Bloque de trabajo')}Notas:
• Los nombres de campos pueden variar según la versión del conector. Si no ves exactamente estos, usa el selector de contenido dinámico para encontrar el equivalente.
• Asegúrate de que las categorías existan en Outlook con el mismo nombre que escribes en el flujo.
Viva Insights: bloque de foco automático
Si tu organización dispone de Viva Insights, puedes programar Focus time automáticamente. Recomendación: crea la categoría “Bloque de trabajo” y configura tu flujo para que etiquete esos bloques al detectarlos por asunto (p. ej., “Focus time”) o palabras clave. Resultado: tus bloques de foco aparecen en Teams con su color.
Límites y alternativas
- Sin reglas automáticas nativas en Teams: No hay opción propia de Teams para colorear por asistentes o importancia sin usar categorías de Exchange.
- Formato condicional en Outlook (Windows): Puedes resaltar eventos por reglas solo en Outlook. Es visual y no crea categorías reales, por lo que no se refleja en Teams.
- Permisos: En calendarios compartidos o de canal, necesitas permisos suficientes para aplicar categorías. Si no las ves, puede que el buzón compartido no tenga definida esa categoría.
- Versión móvil: Teams móvil suele mostrar los colores; para administrar categorías, usa Outlook (móvil o escritorio), según la versión.
- Calidad de datos: Evita tener demasiadas categorías o nombres similares. Mantén una cartilla de uso para el equipo.
Diseño de un sistema de colores que funcione
Un buen esquema de categorías ayuda a decidir de un vistazo dónde invertir tiempo. A continuación, una plantilla práctica.
Plantilla de diseño
- Define objetivos: ¿Qué quieres ver a simple vista? (p. ej., externos vs. internos, foco vs. reuniones, prioridad)
- Elige paleta: 1 color por objetivo. Evita rojos salvo para alta prioridad.
- Limita el número: 4–6 categorías bien definidas.
- Documenta: Una línea por categoría con “cuándo usar / cuándo no usar”.
- Revisa trimestralmente: ¿Sigue aportando? Ajusta nombres/colores si es necesario.
| Categoría | Descripción | Usar cuando | No usar cuando | Ejemplos de asunto |
|---|---|---|---|---|
| Bloque de trabajo | Tiempo sin interrupciones para tareas clave | Tareas IA, análisis, diseño | Reuniones con otras personas | “Focus: propuesta Q4”, “Deep work: refactor módulo X” |
| Interno | Reuniones con tu equipo o tu organización | Daily, planning, retro | Con clientes o proveedores | “Planificación sprint 23” |
| Cliente | Reuniones con clientes finales | Estado, demos, talleres | Auditorías internas | “Demo Cliente XYZ”, “Kick-off ABC” |
| Agencia/Proveedor | Interacciones con partners externos | Reporting, coordinación, SLA | Cliente final | “Seguimiento agencia creativa” |
| Alta prioridad | Asuntos urgentes o ejecutivos | Riesgos, decisiones de dirección | Reuniones informativas | “Escalación incidente P1” |
| Formación | Aprendizaje y certificaciones | Curso, webinar, onboarding | Reuniones operativas | “Curso Power Automate – Nivel 1” |
Consejos de productividad
- Clic rápido en Outlook: Configura una categoría de clic rápido para aplicar tu color base con un solo clic en los eventos.
- Atajos: En Outlook escritorio, usa la tecla de menú contextual (o clic derecho) → Categorizar para acelerar.
- Filtro por categoría: Outlook permite filtrar por categoría o buscar por
category:"Cliente". Útil para reportes. - Reglas combinadas: En tu flujo, usa una prioridad de reglas (primero “Alta prioridad”, luego “Cliente”, etc.) y finaliza el flujo en cuanto una regla coincida.
- Evita el desorden: Si una categoría no se usa en 90 días, elimínala o fusiónala.
Casos prácticos
Escenario: distinguir bloques de trabajo de reuniones con personas
Problema: Todo se ve morado. Necesito resaltar mis bloques de foco frente a las reuniones con otros.
Solución en 10 minutos:
- Crea las categorías “Bloque de trabajo” (verde) y “Reunión con otros” (azul).
- Entra a Teams → Calendario → clic derecho en cada bloque personal → aplica “Bloque de trabajo”.
- En Power Automate, regla: si Asistentes requeridos está vacío → Bloque de trabajo; si hay asistentes → Reunión con otros.
- Opcional: si el asunto contiene “Focus/Deep”, aplicar siempre Bloque de trabajo.
Escenario: colorear automáticamente clientes y agencias
- Define dos listas de dominios:
clientes = ["@cliente1.com","@cliente2.com"],agencias = ["@agenciaX.com","@proveedorY.com"]. - En el flujo, revisa los asistentes: si alguno termina en un dominio de clientes → categoría “Cliente”; si en agencias → “Agencia/Proveedor”.
- Si ambos coinciden, prioriza “Cliente”.
Solución de problemas
- No veo las categorías en Teams: Asegúrate de haberlas creado en Outlook. Cierra y vuelve a abrir Teams para forzar sincronización.
- El flujo falla al actualizar eventos: Verifica permisos del buzón y que la categoría exista. Comprueba que no estés intentando actualizar una instancia de serie con el ID del maestro (o viceversa).
- Duplicación de categorías: Antes de añadir una categoría por flujo, comprueba si ya está en la lista del evento.
- No puedo categorizar un evento de canal: Puede requerir permisos del buzón de grupo/canal. Pide a quien administra el buzón que cree y comparta las categorías allí.
- Outlook móvil: Según la versión, permite ver y asignar categorías existentes, pero no crear nuevas. Crea/edita desde Outlook web o escritorio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo colorear por asistente de forma automática sin Power Automate?
No. Teams por sí solo no tiene reglas de color. Debes usar categorías (manual) o automatizar en Exchange con Power Automate.
¿Mis colores se ven para otras personas?
En tu calendario personal, las categorías son tuyas. Si editas un calendario compartido o de un buzón compartido, quienes lo usen pueden ver las categorías definidas allí.
¿Cuántas categorías puedo tener?
Muchas, pero conviene mantenerlas pocas y claras (4–6). Demasiadas categorías ralentizan la elección y generan inconsistencia.
¿El formato condicional de Outlook sirve?
Solo en Outlook (Windows). No crea categorías reales, así que no cambia el color en Teams.
¿Qué pasa con eventos importados (ICS) o de otras cuentas?
Si el evento vive en tu buzón de Exchange, puedes categorizarlo. Si es un calendario de solo suscripción (solo lectura), quizá no puedas editarlo.
Checklist de implementación rápida
- Define 4–6 categorías con nombres claros y colores significativos.
- Créalas en Outlook (web o escritorio) y comparte la cartilla de uso con tu equipo.
- Asigna manualmente desde Teams con clic derecho a medida que agendas y confirmas.
- Automatiza con Power Automate las reglas más recurrentes (por asunto, dominio de asistentes, estado Libre/Ocupado).
- Revisa y mejora cada trimestre: elimina categorías que nadie usa, ajusta colores, refina el flujo.
Resumen final
Para diferenciar tus reuniones en Microsoft Teams, la vía soportada son las Categorías (colores) que gestionas en Outlook/Exchange. Aplica manualmente desde Teams con clic derecho para control inmediato. Si buscas escala y consistencia, automatiza en Power Automate con reglas sencillas (por asunto, asistentes o “Mostrar como”). Así, tus bloques de trabajo dejarán de camuflarse entre reuniones, ganarás visión de prioridades y optimizarás tu tiempo en un vistazo.
Consejo final: define las categorías una sola vez en Outlook, aplícalas desde Teams con clic derecho, y si necesitas reglas automáticas (por organizador/asunto), crea un flujo en Power Automate. Simple, mantenible y 100% compatible con Teams.