¿Quieres que tu equipo deje observaciones directamente sobre un PDF sin salir de Microsoft Teams Web? Aunque el visor nativo todavía no admite notas incrustadas, existen flujos de trabajo oficiales y prácticas que —con la licencia estándar de Microsoft 365— permiten intercambiar comentarios, seguir el historial de revisiones y mantener el control de permisos sin duplicar archivos.

Estado actual de la edición comentada en Teams (Web)

En agosto de 2025, la aplicación web de Teams ofrece vista previa de PDFs, pero no incorpora herramientas de comentario, resaltado o sellos. Esa capacidad sigue reservada a:

• Documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint) abiertos en la experiencia “(Modo) Colaborar”.
• Archivos PDF abiertos mediante la integración gratuita de Adobe Acrobat para Microsoft 365 en SharePoint o OneDrive.
• Visores de escritorio externos (Adobe Reader, Acrobat Pro, Drawboard, etc.).

Matriz de opciones y pasos recomendados

Tema	Situación actual	Alternativas / pasos propuestos
Comentarios dentro de Teams	La edición comentada de PDF no está integrada en Teams Web.	Abrir en SharePoint/OneDrive: usa el botón Abrir en el navegador ➜ elige Adobe Acrobat. Añade notas, resaltados o respuestas en tiempo real. Convertir a Word: en OneDrive ➜ Abrir ➜ Convertir a Word. El nuevo DOCX admite comentarios nativos. Revisión local: descarga el PDF, comenta en tu aplicación favorita y vuelve a cargar la versión anotada.
Permisos y uso del botón “Compartir”	Teams hereda las opciones de SharePoint/OneDrive.	Enviar vínculo: genera un enlace con la configuración elegida y abre un cuadro para enviarlo a usuarios concretos sin salir de Teams. Copiar vínculo: crea el mismo enlace, lo copia al portapapeles y te permite pegarlo donde necesites (correos, Wiki, Yammer, etc.).
Gestión fina de permisos	La ventana “Compartir” permite definir alcance y privilegios.	Haz clic en Configuración de vínculo y ajusta: Quién puede acceder (personas específicas, toda la organización, cualquiera). Permitir edición vs. Sólo lectura. Bloquear descarga para evitar copias locales.

Paso a paso: agregar comentarios mediante Adobe Acrobat en el navegador

1. Carga o localiza el PDF en la pestaña Archivos del chat o canal.
2. Selecciona el archivo ➜ Más acciones … ➜ Abrir en SharePoint (o OneDrive).
3. En la barra superior selecciona Abrir ➜ Abrir en el navegador ➜ Adobe Acrobat.
4. El PDF se renderiza con las herramientas de comentario (nota adhesiva, resaltado, tachado, etc.).
5. Añade tus anotaciones. Cada cambio se guarda automáticamente en la misma copia que está vinculada al chat de Teams.
6. Vuelve a Teams y notifica a tus compañeros usando @menciones; ellos verán la versión actualizada al instante.

Comparativa rápida: Enviar vínculo vs. Copiar vínculo

Acción	¿Qué hace?	Cuándo usarla
Enviar vínculo	Abre un cuadro emergente para introducir destinatarios; envía inmediatamente el enlace con descripción opcional.	Al delegar una tarea concreta (“Revisa la página 3 antes del viernes”). Evita que el enlace se pierda en conversaciones largas.
Copiar vínculo	Coloca el mismo enlace en tu portapapeles.	Cuando necesitas reutilizarlo: en un newsletter interno, un artículo de Confluence o un correo masivo.

Configuraciones de seguridad recomendadas

En entornos con información sensible es fundamental restringir la difusión del PDF de forma granular:

• Selecciona Personas específicas y marca Permitir edición sólo para los revisores.
• Activa Bloquear descarga si no deseas copias fuera de M365.
• Revisa periódicamente Administrar acceso ➜ pestaña Avanzado; revoca permisos a usuarios que ya no participan.
• Define políticas de conservación en el Centro de cumplimiento de Purview para impedir que versiones antiguas se eliminen accidentalmente.

Flujo alternativo: convertir el PDF a Word

Si Adobe Acrobat no está habilitado o el archivo necesita comentarios extensos (seguimiento de cambios, inserción de tablas, etc.), conviene transformarlo a Word:

1. Abre el PDF desde OneDrive ➜ Abrir ➜ Convertir a Word.
2. M365 genera un DOCX editable que permanece junto al PDF original.
3. Vuelve a Teams y comparte el nuevo documento con Permitir edición.
4. Al finalizar la revisión, si necesitas la versión definitiva en PDF, usa Archivo → Exportar → PDF desde Word Online.

Ventajas de este método

• Comentarios nativos y conversión a tareas con Planner/Loop.
• Correcciones con control de cambios.
• Accesibilidad mejorada con lector inmersivo y dictado.

Buenas prácticas para equipos de proyecto

• Nombrado consistente: “v1Original.pdf”, “v2ComentariosJulio.pdf”, “v3Firmado.pdf”.
• Un solo archivo fuente: evita que varios participantes creen copias locales desconectadas.
• Canal dedicado: usa un canal privado para proyectos sensibles y configura la pestaña Archivos como única fuente de verdad.
• Etiquetado automático: aplica etiquetas de confidencialidad (MIP) para cifrar o evitar reenvíos fuera de la organización.
• Uso de comentarios @mención: cita siempre a los revisores para que reciban alertas instantáneas.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una licencia de pago de Adobe Acrobat?

No para insertar comentarios simples (notas o resaltados). La integración gratuita basta. Las funciones avanzadas (reconocimiento de firma digital, redacción permanente) sí requieren Acrobat Standard o Pro.

¿Puedo anotar PDF desde dispositivos móviles?

La aplicación de Teams para iOS/Android abre PDFs con el visor nativo de OneDrive, que hoy no admite comentarios. En móvil se recomienda usar Adobe Acrobat o similar y volver a cargar la copia.

¿Qué ocurre si otro usuario descarga el PDF y lo edita localmente?

Teams no bloquea modificaciones locales. Sin embargo, al volver a cargar el archivo se crea otra versión en SharePoint y queda registrada la autoría. Activa Bloquear descarga para impedirlo.

¿Cómo recibo notificaciones de nuevos comentarios?

Cuando alguien usa @mención dentro de la interfaz de Adobe Acrobat o en la conversación del archivo, se envía un aviso en tu feed de actividad de Teams y (si lo has configurado) un correo.

¿Existe límite de peso para abrir un PDF en el navegador?

El visor de SharePoint recomienda archivos de hasta 500 MB. Para documentos mayores, descarga localmente o divídelos con Acrobat.

Solución de problemas comunes

Síntoma	Causa probable	Corrección
No aparece la opción “Abrir en Adobe Acrobat”.	Extensión de Adobe no instalada o deshabilitada por el administrador.	Pide al administrador que Habilite Adobe Acrobat para Microsoft 365 desde el Centro de administración de Teams ➜ Aplicaciones → Administrar aplicaciones.
El enlace compartido muestra “Acceso denegado”.	Los destinatarios están fuera del rango definido (Personas específicas).	Vuelve a la ventana Compartir ➜ Configuración de vínculo ➜ selecciona Cualquiera con el vínculo o añade más usuarios.
Las anotaciones aparecen superpuestas o movidas.	El PDF tiene capas o fuentes incrustadas no compatibles.	Plana el archivo: imprime virtualmente “Microsoft Print to PDF” antes de subirlo, o exporta como PDF/A desde Acrobat.

Conclusión

Aunque Microsoft Teams Web aún no ofrece un lápiz de anotación nativo para PDF, el ecosistema Microsoft 365 cubre la necesidad combinando SharePoint/OneDrive, la extensión de Adobe Acrobat y las potentes opciones de permisos de la nube. Con los flujos explicados arriba podrás:

• Permitir que cualquier miembro del chat agregue comentarios visibles al instante.
• Evitar la proliferación de copias y mantener un único archivo fuente.
• Dominar la diferencia entre Enviar vínculo y Copiar vínculo para compartir sin riesgos.
• Conservar un historial de versiones y auditoría completo.

Si tu organización se apoya en revisiones formales, habilitar la integración de Adobe Acrobat o convertir temporalmente a Word es la vía más sencilla para recoger feedback, consolidarlo y devolverlo en formato PDF final sin salir del entorno 100 % seguro de Microsoft 365.