¿Tus contactos de Outlook reaparecen en Microsoft Teams Classic v 1.6.00.33567 aun después de moverlos a carpetas privadas? A continuación encontrarás una guía exhaustiva para detener la sincronización, proteger la privacidad y mantener la lista de llamadas bajo control.
Por qué vuelve a activarse la sincronización de contactos
Desde la actualización de diciembre de 2023, Teams Classic dejó de respetar el “truco” de la subcarpeta que muchos usuarios empleaban para excluir registros. El cliente ahora consulta todas las carpetas del almacén de contactos de Outlook y envía la información al servicio backend de Teams.
El motivo principal es la llegada de la libreta de direcciones unificada, lanzada a gran escala en enero de 2025. Este servicio, basado en Microsoft Graph, garantiza consistencia entre Outlook, Teams y las aplicaciones que dependan del mismo catálogo. El beneficio es claro para la mayoría—contactos idénticos en todas partes—pero supone un problema para quienes gestionan agendas separadas para trabajo y asuntos personales.
Además, Microsoft eliminó la pestaña Personas en la edición Classic controlada por inquilino, de modo que la decisión de sincronizar o no dejó de ser un ajuste individual y pasó a convertirse en una política corporativa. El resultado es que el conmutador desaparece para los usuarios empresariales, mientras que sí continua visible en Teams Free o en el “nuevo Teams”.
Riesgos de privacidad y cumplimiento
- Exposición involuntaria de datos personales. Números privados podrían mostrarse en pantalla compartida o en llamadas grabadas.
- Sincronización bidireccional. Si modificas un contacto en Teams se propagará a Outlook y viceversa, incluyendo nombres internos que quizá no querías exponer fuera de la organización.
- Registros en el backend. La información sincronizada queda almacenada en Microsoft Graph durante un período que depende de la directiva de retención de tu inquilino.
Estrategias disponibles según tu rol
| Nivel | Opción | Detalles |
|---|---|---|
| Usuario (Teams Free o nuevo Teams) | Ajuste gráfico | Ir a Configuración ► Personas ► Sincronizar contactos ► Administrar y poner el conmutador en Desactivado. Los contactos importados desaparecen tras refrescar o cerrar sesión. |
| Usuario (Teams Classic empresarial) | No hay conmutador | En la edición Classic controlada por la organización, Microsoft eliminó la pestaña Personas; los usuarios dependen de la configuración del inquilino. |
| Administrador de Microsoft 365 | Política de Teams | Desde Teams Admin Center ► Voice ► Calling policies o Teams ► Policies, editar la directiva y deshabilitar Contact/Outlook sync. Los cambios tardan hasta 24 h en aplicarse al cliente. |
| PowerShell (admin) | Comandos de ejemplo | $cred = Get-CredentialBloquea la importación para todos los usuarios (o para la directiva especificada). |
| Workaround temporal | Separar cuentas o carpetas | Mover contactos sensibles a una cuenta de Outlook ajena al tenant o exportarlos a CSV y eliminarlos del buzón principal. El truco de la subcarpeta ya no es fiable. |
Guía paso a paso para cada escenario
Usuarios de Teams Free o del “nuevo Teams”
- Haz clic en tu avatar > Configuración.
- Selecciona Personas. Verás el apartado Sincronizar contactos.
- Pulsa Administrar y coloca el conmutador en Desactivado.
- Cierra sesión o reinicia Teams. La lista de llamadas se vaciará y solo conservará los contactos creados dentro de Teams.
- Si necesitas volver a ver los contactos, reactiva el conmutador; la sincronización se completará en pocos minutos.
Usuarios de Teams Classic empresarial sin permisos de administrador
Si la pestaña Personas ya no aparece, significa que tu empresa controla la libreta central. En ese caso:
- Solicita al servicio de TI que revise la política de llamadas (Calling Policy) asociada a tu cuenta.
- Pide que desactiven la opción de sincronización o que te asignen una directiva personalizada.
- Mientras tanto, como medida de contención, considera trasladar los contactos problemáticos a un buzón o un archivo PST externo.
Administradores: desactivar la sincronización en todo el inquilino
La forma más sencilla y duradera es usar el Teams Admin Center (TAC):
- Entra en el TAC con credenciales de Teams Administrator.
- Navega a Teams ► Policies o Voice ► Calling policies (la ubicación varía según la versión del portal).
- Edita la política Global o crea una nueva.
- Busca el ajuste Outlook contact sync y selecciónalo en Off.
- Guarda los cambios. Aplícalos a todos los usuarios o a un grupo piloto primero.
- Informa a los usuarios de que la actualización podría tardar hasta 24 horas.
PowerShell: script de referencia
Para administradores que prefieran la automatización o que gestionen varios tenants:
# Requisitos: Módulo MicrosoftTeams 5.x o posterior
Install-Module -Name MicrosoftTeams -Scope CurrentUser
Import-Module MicrosoftTeams
Conectar al tenant
\$cred = Get-Credential
Connect-MicrosoftTeams -Credential \$cred
Desactivar sincronización global
Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global -AllowOutlookContactSync \$false
Verificar el cambio
Get-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global | Select AllowOutlookContactSync Si el parámetro AllowOutlookContactSync no aparece, es que tu tenant aún no ha recibido el “gradual rollout”. En ese caso:
- Aplica la directiva a través del TAC, o
- Abre un ticket con Microsoft para que habiliten la propiedad en tu organización.
Cómo limpiar la caché de Teams y forzar la actualización
- Cierra Microsoft Teams.
- Navega a la carpeta de caché:
Windows:%appdata%\Microsoft\Teams
macOS:~/Library/Application Support/Microsoft/Teams - Elimina todo excepto el archivo settings.json si deseas conservar la configuración local.
- Reinicia Teams y vuelve a iniciar sesión. La lista de contactos se regenerará basándose en la política vigente.
Preguntas frecuentes
¿La nueva libreta de direcciones unificada se puede desactivar por completo?
Solo se puede deshabilitar la sincronización en Teams. Outlook y Microsoft Graph seguirán albergando los datos, pero Teams no los mostrará.
¿Cuánto tarda en surtir efecto la directiva?
Entre 5 minutos y 24 horas. La variabilidad depende de la complejidad del tenant y de la caché local del cliente.
¿Puedo bloquear la sincronización para un grupo concreto?
Sí. Crea una Calling Policy personalizada, deshabilita la opción y asígnala solo a los usuarios deseados.
¿Qué ocurre con los contactos que ya se sincronizaron?
Siguen almacenados localmente hasta que borres la caché o cierres sesión. Tras la limpieza, el cliente descargará de nuevo la agenda según la política.
Buenas prácticas y recomendaciones finales
- Revisa regularmente las políticas de llamadas y de privacidad en el TAC.
- Para información sensible, guarda los contactos en una cuenta personal de Outlook que no forme parte del tenant.
- Educa a los usuarios sobre el impacto de compartir pantalla mientras tienen abierta la pestaña Llamadas.
- Incluye la revisión de sincronización de contactos en tu checklist de incorporación y baja de empleados.
- Documenta cualquier excepción (por ejemplo, departamentos que sí necesiten la libreta unificada) y aplica directivas específicas.
Con estas medidas, podrás frenar la importación automática de contactos de Outlook en Teams Classic, proteger la privacidad de tu organización y conservar un entorno de llamadas limpio y enfocado solo en lo relevante.