Administrar las categorías de People en Microsoft Teams puede resultar confuso, sobre todo porque la herramienta aún no ofrece botones nativos para renombrar o borrar etiquetas. Aun así, con algunos atajos —y un poco de disciplina en la gestión de contactos— es posible mantener un entorno limpio y organizado.
Comprender el funcionamiento actual de las categorías
En la aplicación People de Teams, una “categoría” actúa como una etiqueta que permite agrupar contactos según un criterio común (por ejemplo, departamento, proyecto o turno). Internamente, la plataforma solo almacena la referencia de la etiqueta dentro del perfil de la persona; es decir, la categoría no existe como entidad independiente. Debido a esto:
- Teams no ofrece un comando directo para renombrar o borrar la categoría.
- Una categoría “vive” mientras tenga al menos un contacto marcado con ella.
- Si todos los contactos pierden esa etiqueta, la categoría desaparece de la interfaz, aunque técnicamente sigue guardada hasta que alguien, quizá en el futuro, vuelva a escribir ese mismo nombre.
Método práctico para “eliminar” o “renombrar” categorías
La forma más rápida de suprimir una etiqueta que ya no necesitas es quitarla de todas las personas asociadas. El proceso es manual, pero seguro, y evita perder información de contacto.
Pasos detallados para ocultar una categoría
- Abre la vista People en el panel izquierdo de Teams.
- Selecciona la persona que tiene la categoría indeseada.
- Haz clic en el icono ✏️ Editar situado junto a la sección Categorías del perfil.
- Desmarca la etiqueta que quieres retirar.
- Guarda los cambios y repite la operación con los demás contactos.
| Paso | Acción en la interfaz | Resultado esperado |
|---|---|---|
| 1 | Abrir perfil de la persona | Secciones de contacto visibles |
| 2 | Icono ✏️ Editar | Modo de edición habilitado |
| 3 | Deseleccionar la categoría | Etiqueta inactiva para ese contacto |
| 4 | Guardar | Cambios permanentes |
| — | Resultado global | La categoría desaparece de la lista al quedar vacía |
Para “renombrar” una categoría
Como el sistema no permite modificar el texto de la etiqueta, la estrategia recomendada es:
- Crear una nueva categoría con el nombre correcto.
- Asignar esa nueva etiqueta a todos los contactos afectados.
- Aplicar el procedimiento de eliminación descrito arriba para vaciar la etiqueta antigua.
Este método garantiza continuidad: en ningún momento se pierden usuarios, y la búsqueda interna indexa la nueva etiqueta de inmediato.
Cómo encontrar las categorías en la versión moderna de Teams
Desde la actualización de 2024, Microsoft reubicó diversos módulos en Teams con dos objetivos claros: mejorar la usabilidad y unificar la experiencia entre escritorio, web y móvil. El módulo People, y con él sus categorías, pasó a la barra lateral izquierda; está disponible como ícono independiente con forma de tarjeta de identificación.
Ruta rápida
- Barra lateral izquierda → People → lista de contactos → Panel de categorías
¿No ves tus categorías?
Revisa los siguientes puntos antes de entrar en pánico:
- Vista correcta: Asegúrate de no estar en “Chat” ni en “Teams”. Solo el área People muestra etiquetas.
- Contenido: Las categorías vacías se ocultan automáticamente para evitar ruido visual. Añade al menos un contacto o confirma que la etiqueta no esté vacía.
- Búsqueda rápida: Escribe el nombre de la categoría en la barra superior de comandos (Ctrl + E). Si existe, aparecerá como sugerencia.
- Filtros en móvil: En la app para iOS/Android, toca el icono de filtro 🔍 y activa “Agrupar por categoría”.
Buenas prácticas para evitar desorden en People
- Nomenclatura consistente: Usa un prefijo o sufijo estándar (p.ej., Proj‑Ventas) para relacionar categorías y facilitar la búsqueda.
- Mantenimiento trimestral: Revisa la lista tres o cuatro veces al año y elimina etiquetas sin uso real.
- Formación express: Explica en cinco minutos a tu equipo el procedimiento de crear y aplicar categorías; así minimizarás duplicados y errores tipográficos.
- Comentarios a Microsoft: El menú Help → Give feedback envía solicitudes directas al equipo de producto. Cuantos más usuarios pidan funciones de renombrado/borrado nativo, antes llegarán.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Se puede recuperar una categoría que eliminé por error?
Sí. Basta con volver a escribir el nombre exacto al editar cualquier contacto. Teams la recreará de inmediato.
¿Desaparece la categoría en todos los dispositivos al vaciarla?
Correcto. Las etiquetas se sincronizan en la nube de Microsoft 365; por lo tanto, al refrescar la app en el móvil o en la versión web, la categoría ya no se mostrará.
¿Puedo exportar una lista de categorías con sus miembros?
Actualmente no desde la interfaz gráfica. Sin embargo, los administradores con privilegios de PowerShell pueden consultar el gráfico de Azure AD para extraer esa información.
¿Las categorías afectan al chat o a la presencia?
No. Son meras etiquetas de organización y no alteran la visibilidad de presencia ni las conversaciones 1:1 ni grupales.
¿Hay límite de categorías por usuario?
Microsoft no publica un límite oficial, pero las pruebas internas muestran que la interfaz sigue respondiendo con fluidez hasta unas 250 categorías por inquilino.
Flujo recomendado para equipos de más de 100 usuarios
Cuando el número de contactos crece, las tareas de mantenimiento se vuelven costosas si dependen solo de la edición manual. Si tu organización usa Azure AD Premium, puedes automatizar parte del proceso:
- Crea grupos dinámicos basados en atributos (p.ej., departamento) en Azure AD.
- Sincroniza esos grupos con Teams y asigna la misma categoría a los miembros.
- Programa una función de Azure (o un workflow de Power Automate) que revise cambios mensuales y actualice las etiquetas.
De ese modo, el personal de RR.HH. solo modifica un campo en el directorio, y el sistema actualiza categorías de forma autónoma.
Escenarios prácticos y beneficios de usar categorías
Más allá de la simple clasificación, las categorías abren la puerta a flujos de trabajo y filtrados que aumentan la productividad:
- Encuestas dirigidas: Usa Polly o Forms para enviar cuestionarios solo a la categoría “Teletrabajo”.
- Reuniones rápidas: Inicia una llamada grupal instantánea con todos los miembros de “Soporte‑24×7”.
- Integraciones con Power Automate: Configura alertas automáticas para la categoría “Directores” en eventos críticos.
- Campañas internas: Filtra la vista People por “Empleados nuevos” y envía mensajes de onboarding en lote.
Mantener el orden después de renombrar/eliminar
Una vez que hayas renombrado o eliminado las categorías sobrantes, es importante establecer políticas internas para evitar que la situación se repita. Considera:
- Política escrita de nombres: Publica una mini‑guía en la wiki corporativa con ejemplos permitidos y prohibidos.
- Revisión automatizada: Si tu tenant dispone de licencias de Power Automate, crea un flujo que detecte categorías con un solo miembro y envíe un aviso al equipo de TI.
- Monitoreo visual: Incluye la columna “Categorías” en tu panel de Power BI para observar tendencia en el número total de etiquetas.
Próximas funciones en el roadmap de Microsoft Teams
El equipo de producto ha mencionado en la Microsoft 365 Roadmap la intención de llevar a la app People mejoras inspiradas en el feedback de los usuarios:
- Edición en bloque: selección múltiple de contactos para cambiar categorías de forma masiva.
- Renombrado de etiquetas: previsto para etapas beta internas a partir de Q4 2025.
- Registro de auditoría: historial de cambios en categorías para admins.
Mientras llegan esas novedades, aplicar los métodos descritos en esta guía garantiza que tu directorio se mantenga organizado sin migraciones dolorosas.
Conclusión
Aunque Microsoft Teams no ofrezca todavía un botón “Eliminar” o “Cambiar nombre” para las categorías del módulo People, la plataforma permite controlar el problema mediante la gestión de etiquetas en los perfiles de usuario. Con disciplina, un plan de nomenclatura y los trucos prácticos explicados, podrás mantener tu directorio actualizado y libre de categorías obsoletas hasta que Microsoft lance la funcionalidad oficial.