¿Te apareció un plan repleto de tareas viejas que ya no necesitas y descubriste que el botón de selección múltiple desapareció de la vista Grid? No te preocupes: existen varias formas de marcar y eliminar rápidamente grandes volúmenes de tareas en Microsoft Teams Planner sin perder información relevante ni romper permisos.
Ventajas de limpiar tus planes con frecuencia
Conforme los equipos crecen y los proyectos evolucionan, los planes de Planner pueden llenarse de elementos obsoletos. El exceso de tarjetas no solo hace más difícil encontrar lo realmente importante, sino que también:
- Reduce la velocidad de carga de la página, sobre todo cuando se abre dentro de Teams.
- Distrae a los propietarios que están priorizando tareas activas.
- Puede generar sobresaturación en las notificaciones, afectando la productividad.
Requisitos previos y permisos mínimos
Para eliminar varias tareas necesitas:
- Ser propietario o miembro con permisos de edición en el plan que deseas modificar.
- Tener instalada la versión de Teams de escritorio o acceso a tasks.office.com con la nueva vista unificada de Planner/Tareas.
- Contar con un navegador actualizado (Edge, Chrome, Firefox, Safari 14 o superior) si trabajas en la versión web.
Nota: Las políticas de tu organización pueden restringir la ejecución de scripts o flujos que borren datos; valida siempre con el área de TI.
Diferencias clave entre vistas
| Vista | ¿Permite selección múltiple? | Mejor escenario de uso |
|---|---|---|
| Grid (tabla) | Sí, mediante teclas Ctrl / Cmd + Alt | Limpieza masiva, edición en bloque, exportar |
| Board (tablero) | No | Gestión visual por cubos, cambios rápidos de estado |
| Chart (gráficos) | No | Seguimiento de KPIs y métricas de progreso |
| Schedule (calendario) | No | Planeación de fechas límite y dependencias |
Paso a paso para seleccionar y eliminar múltiples tareas
- Abrir la vista Grid. En Teams, ve a Tareas de Planner y To Do > selecciona el plan > elige Grid en la barra superior.
- Activar la selección múltiple. Mantén presionadas Ctrl (o Cmd en Mac) y Alt. Mientras las mantienes, haz clic exactamente sobre el texto del título de cada tarea que quieras marcar. Verás que la fila cambia de color indicando que está seleccionada.
- Revisar la selección. Comprueba que solo estén resaltadas las tarjetas que planeas borrar. Repite el clic si deseas desmarcar alguna.
- Eliminar. Con las tareas pintadas, haz clic derecho sobre cualquiera de ellas y elige Delete selected tasks. Confirma en el cuadro de diálogo.
Sugerencia: Si tu mouse no muestra el menú contextual, pulsa Supr o Delete en tu teclado tras la selección.
Limitaciones actuales de la interfaz
- Sin botón “Seleccionar todo”. No hay forma nativa de resaltar cada ficha con un solo clic; la combinación Ctrl / Cmd + Alt requiere ir una por una.
- Sin deshacer múltiple. Planner solo ofrece una confirmación previa; una vez que aceptas no existe “undo”. Considera exportar a Excel antes de limpiezas masivas.
- Falta de atajos en móvil. Las apps de iOS y Android aún no soportan la selección múltiple ni la eliminación en lote.
Automatización con Power Automate
Para lotes de cientos o miles de tareas, encadenar clics puede ser inviable. Con Power Automate puedes crear un flujo que borre entradas según filtros de fecha, estado o etiqueta.
Plantilla básica
- Usa el conector When a task is completed o Recurrence para disparar el flujo.
- Añade la acción List tasks y aplica OData filters (por ejemplo
completedDateTime lt 2024-01-01). - Itera con Apply to each y dentro coloca Delete a task.
Ventajas: planificación periódica, escalabilidad, registro en el historial de flujos.
Desventajas: necesita licencia por usuario o por flujo, uso intensivo de llamadas a Graph.
Buenas prácticas al diseñar el flujo
- Prueba primero en un plan de prueba duplicado.
- Configura métricas de rendimiento para evitar límites de 5 000 llamadas cada 5 min.
- Incluye una acción Compose que saque un listado de los IDs borrados para auditoría.
Uso de Microsoft Graph API
Para administradores o desarrolladores con acceso a Azure AD, Graph ofrece el método DELETE /planner/tasks/{task-id}. Combinado con scripts en PowerShell o Python, puedes purgar un plan completo en pocos segundos.
Ejemplo de script en PowerShell
# Requiere módulo Microsoft.Graph.Planner
Connect-MgGraph -Scopes "PlannerTask.ReadWrite.All"
$planId = "EJEMPLO-123-PLAN-ID"
$tasks = Get-MgPlanTask -PlannerPlanId $planId
foreach ($t in $tasks) {
Remove-MgPlannerTask -PlannerTaskId $t.Id -PlannerPlanId $planId -Confirm:$false
}| Método | Velocidad estimada* | Licencias necesarias | Perfil ideal |
|---|---|---|---|
| Manual en Grid | ≈ 50 tareas/min | Ninguna adicional | Usuarios finales, planes pequeños |
| Power Automate | ≈ 500 tareas/min | P1 o flujo por entorno | Power users, mantenimiento programado |
| Graph API | ≈ 2 000 tareas/min | Licencia de desarrollo o privilegios de app | Admins, integraciones CI/CD |
*La velocidad depende de los límites de throttling y del tamaño de la organización.
Errores frecuentes y cómo resolverlos
- “You do not have permission to delete this task”.
Valida que el plan no sea público con miembros restringidos y que tu cuenta no esté en modo “solo lectura”. - Las filas no cambian de color al presionar Ctrl + Alt.
Asegúrate de estar realmente en Grid; puede que estés en Board. Recarga la página si la UI quedó en “caché”. - El menú contextual no muestra “Delete selected tasks”.
La empresa puede haber deshabilitado la eliminación permanente mediante políticas de retención. Consulta con el administrador de Microsoft 365.
Estrategias alternativas cuando necesitas borrar todo el plan
- Crear un plan nuevo. Ve a + Nuevo plan, copia la configuración de miembros y simplemente migra las tareas vigentes (puedes arrastrarlas o exportar/importar en Excel).
- Archivar el plan viejo. Renómbralo con el prefijo ARCHIVADO y quítalo de los favoritos del equipo. De esa forma preservas el histórico sin ruido en las vistas diarias.
- Aplicar etiquetas de retención. Si usas Microsoft Purview, puedes asignar una etiqueta que oculte tareas después de cierta fecha, sin necesidad de borrarlas físicamente.
Buenas prácticas de mantenimiento continuo
- Define un «Día de limpieza» mensual para que los propietarios revisen tareas completadas y vencidas.
- Configura columnas de Buckets llamadas «Descartadas» y «Cerradas»; así el equipo decide antes de eliminar.
- Establece reglas en Power Automate que muevan tareas cerradas a un bucket específico y las borren automáticamente tras 90 días.
- Documenta en el manual interno el procedimiento de borrado y los permisos requeridos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deshacer la eliminación después de confirmar?
No. Planner no cuenta con papelera de reciclaje. La única forma es restaurar desde una copia de seguridad de Microsoft 365 (si tu organización la tiene).
¿Eliminar tareas afecta los informes de Power BI?
Sí. Los datasets conectados perderán los registros. Exporta antes a Excel o JSON si necesitas conservar métricas.
¿El proceso es igual para Planner independiente y Planner dentro de Teams?
La selección múltiple y la opción de borrar son idénticas; la única diferencia es la ubicación de la pestaña “Grid” en la UI.
¿Qué pasa con los archivos adjuntos?
Los adjuntos viven en SharePoint/OneDrive. Al borrar la tarea, los archivos no se eliminan automáticamente; revísalos manualmente para evitar huérfanos.
Conclusiones
Borrar grandes cantidades de tareas en Microsoft Teams Planner es más sencillo de lo que parece una vez que dominas la combinación de teclas correcta y conoces las ventanas de vista adecuadas. Para proyectos pequeños, la opción manual en Grid bastará; para entornos corporativos con decenas de miles de registros, Power Automate o Graph API son tus mejores aliados. Sea cual sea tu escala, planifica copias de seguridad y valida permisos antes de ejecutar cualquier purga masiva.
Ahora que comprendes los flujos, atajos de teclado y alternativas de automatización, estás listo para mantener tus planes limpios, rápidos y alineados con las buenas prácticas de gestión de tareas modernas.