Aprende a activar el Flow Bot de Power Automate dentro de Microsoft Teams para enviar notificaciones 1‑a‑1 que no aparecen en tu nombre. Incluye guía paso a paso, requisitos de permisos, licenciamiento y prácticas recomendadas para que tu organización aproveche esta potente automatización.
¿Qué es el Flow Bot y por qué usarlo?
El Flow Bot es la identidad de bot que utiliza la aplicación Power Automate dentro de Teams para publicar mensajes, tarjetas adaptativas y notificaciones en chats privados o canales sin que el remitente sea tu propia cuenta ni la de un conector clásico. Esto te permite:
- Enviar alertas impersonales que refuercen la marca corporativa o un proceso automatizado.
- Recopilar respuestas mediante tarjetas adaptativas con botones “Aprobar” / “Rechazar”, menús o campos de texto.
- Desacoplar la visibilidad del autor, evitando que los usuarios respondan al creador del flujo en lugar del proceso.
- Centralizar las notificaciones de múltiples orígenes (Power Apps, SharePoint, Dynamics 365, Azure DevOps, etc.) con una sola “voz”.
Requisitos previos
- Suscripción Microsoft 365 Business Standard, E1/E3/E5 o superior, o bien cuenta gratuita de Power Automate.
- Rol de Administrador global o Administrador de Teams (solo para el checklist de habilitación de la app).
- Cliente de Microsoft Teams (escritorio, web o móvil) versión actualizada.
- Conectividad a internet para los servicios de Microsoft 365.
Paso a paso para habilitar y utilizar el Flow Bot
| Paso | Qué hacer | Quién lo hace |
|---|---|---|
| Verificar política de aplicaciones en Teams | En el Centro de administración de Teams, abre Apps ▸ Administrar apps y confirma que la aplicación Power Automate (incluye el Flow Bot) esté Permitida. | Administrador de Teams |
| Agregar la aplicación Power Automate al cliente de Teams | Desde el cliente, ve a Apps ▸ Buscar “Power Automate” ▸ Agregar. Se instala la pestaña Flows y se habilita el Flow Bot para el usuario. | Cada usuario que quiera crear flujos |
| Crear o abrir un flujo en Teams | Usa Crear en la pestaña Flows de Teams o abre el portal de Power Automate. Selecciona un disparador (por ejemplo “Al actualizarse un elemento en SharePoint”). | Usuario |
| Elegir la acción correcta de Teams | Para notificaciones individuales: • Post a message as the Flow bot to a user (chat 1‑a‑1). • Post adaptive card and wait for a response (si necesitas capturar respuesta). | Usuario |
| Configurar destinatario y contenido | En User AAD ID o correo, introduce el destinatario. Redacta el mensaje o inserta una tarjeta adaptativa con botones, imágenes, etc. | Usuario |
| Probar y publicar | Ejecuta una prueba manual o automática. El mensaje aparece en Teams con remitente Flow Bot, no la cuenta personal. | Usuario |
Cómo funciona la identidad de Flow Bot detrás de escena
Cuando seleccionas una de las acciones “as the Flow bot”, Power Automate envía la carga mediante Microsoft Graph a un bot service hosteado por Microsoft. Este bot posee un service principal multicliente, por lo que:
- No necesitas registrar tu propio bot en Azure AD.
- No consumes licencias adicionales de Teams.
- La auditoría muestra “
Flow bot” como actor; puedes rastrear la ejecución en los registros de Power Automate si fuera necesario.
Licenciamiento y límites
El uso básico del Flow Bot está cubierto por la licencia Microsoft 365 estándar o el plan gratuito de Power Automate. Solo requieres un plan premium si el flujo usa conectores de pago (por ejemplo ServiceNow, Salesforce, SAP). Los límites relevantes son:
- 6000 llamadas API cada 24 h por usuario no premium.
- 28 KB por mensaje (incluyendo la tarjeta adaptativa serializada en JSON).
- 2 MB para archivos adjuntos enviados mediante Graph (no recomendado para bots; mejor alojar en OneDrive y compartir vínculo).
Configurar tarjetas adaptativas paso a paso
- Crea tu tarjeta en Adaptive Card Designer y copia el
payloadJSON. - En la acción “Post adaptive card and wait for a response”, pega el JSON en el campo Message Content.
- Establece el campo Update message para elegir si el mensaje debe reemplazarse por un estado (“Solicitud aprobada”, “Error”, etc.) una vez recibida la respuesta.
- Establece un timeout razonable (ej.
PT1H) para evitar que la ejecución quede pendiente por siempre. - Tras la acción, añade una condición que verifique
body('Postadaptivecard').submitActionIdy actúe en consecuencia.
Buenas prácticas de diseño
- Agrupa notificaciones similares en un solo mensaje para reducir ruido: usa bucles Apply to each y genera una lista HTML o tabla dentro del mensaje.
- Personaliza con expresiones como
@{triggerOutputs()?['headers']['x-ms-user-name']}para saludar al destinatario por su nombre. - Calendario de silencio: antes de enviar una alerta, llama al conector Outlook y comprueba la propiedad
workingHoursdel usuario; si está fuera de horas laborales, reprograma mediante Delay until. - Logs y telemetría: envía una traza a Application Insights o Azure Monitor con cada envío exitoso o fallido, incluyendo el
conversationId. - Gobernanza: documenta quién mantiene el flujo, fecha de revisión y datos de contacto en la descripción para facilitar auditorías.
Problemas comunes y su solución
| Problema | Causa habitual | Corrección |
|---|---|---|
| No aparece la app Power Automate en Teams | Política de apps que la bloquea. | Pide al administrador que la marque como Permitida o cree una directiva de configuración para usuarios concretos. |
| El Flow Bot no puede enviar mensajes privados | Directiva de mensajería con bots en Off. | Habilita “Permitir bots en chats personales” en la directiva correspondiente. |
| El flujo se queda atascado en Post adaptive card and wait for a response | El usuario cerró la tarjeta sin pulsar un botón. Tiempo de espera no configurado. | Define un timeout y añade ruta de escape (Configure run after) para manejar expiración. |
| Error “Missing permission to send message” | El destinatario pertenece a otro tenant o una cuenta de consumidor. | Flow Bot solo funciona dentro del mismo tenant de Microsoft 365. |
Escenarios prácticos adicionales
Más allá de la simple notificación, el Flow Bot permite workflows interactivos.
- Aprobaciones de gastos: envía una tarjeta con detalle de la solicitud y registra la acción del aprobador en SharePoint.
- Onboarding de empleados: desencadena notificaciones periódicas con pasos de incorporación y checklists que el nuevo empleado marca como completados.
- Alertas de seguridad: integra con Microsoft Defender para exposición de identidades; el bot publica una tarjeta con botones “Investigar” / “No es amenaza”.
- Feedback post‑evento: al finalizar un webinar Teams, un flujo envía una encuesta en tarjeta adaptativa a todos los asistentes.
Comparación rápida: Flow Bot vs otras opciones
| Característica | Flow Bot | Conector Entrante | Mensaje como usuario |
|---|---|---|---|
| Impersonal / sin mostrar autor | Sí | Sí | No |
| Chats privados 1‑a‑1 | Sí | No | Sí |
| Capturar respuesta interactiva | Sí (tarjetas adaptativas) | Limitado (botones básicos) | Sí (pero requiere “reply” manual) |
| Configuración de Azure AD adicional | No | Puede requerir registrar conector | No |
| Métricas y auditoría en Power Automate | Sí | No (queda fuera del flujo) | Sí |
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar desde Flow Bot a un grupo de seguridad o M365?
Actualmente la acción “Post as Flow bot to a group” no existe; debes iterar sobre los miembros obtenidos con Get Group Members y enviar mensaje individual.
¿Consume capacidad de Dataverse?
No, salvo que tu flujo interactúe explícitamente con tablas en Dataverse.
¿Puedo personalizar la imagen o nombre del bot?
No con el bot hospedado por Microsoft. Para branding propio necesitas registrar y publicar un bot personalizado en Azure.
¿Qué ocurre si el destinatario desinstala Power Automate?
Seguirá recibiendo mensajes; la experiencia de tarjeta adaptativa se mostrará sin problemas, ya que depende del cliente Teams, no de la app.
Conclusión
Integrar el Flow Bot en Microsoft Teams proporciona una forma elegante, escalable y administrable de comunicarte con los usuarios sin exponer la identidad personal del creador del flujo. Con una configuración mínima, cualquier organización puede agregar valor a sus procesos con notificaciones contextuales, métricas de uso y la posibilidad de incorporar lógica condicional avanzada gracias a las tarjetas adaptativas. Siguiendo los pasos y buenas prácticas descritos, tu equipo logrará implementaciones estables, seguras y alineadas con la gobernanza corporativa.