Cómo guardar automáticamente las grabaciones de Microsoft Teams en una carpeta de equipo dedicada

Cuando un equipo comparte sus grabaciones en un lugar colectivo se evitan pérdidas, se simplifica el acceso y se cumplen las políticas de retención. Sin embargo, Microsoft Teams envía por defecto los vídeos de reuniones recurrentes al OneDrive personal del organizador, lo que obliga a buscar soluciones alternativas. A continuación encontrarás una guía exhaustiva para redirigir esas grabaciones a una carpeta de equipo sin depender de procesos manuales.

Resumen de la pregunta

El equipo necesita que las grabaciones de una serie de reuniones recurrentes se almacenen automáticamente en un subdirectorio exclusivo dentro de la biblioteca de documentos compartida, en lugar de la carpeta OneDrive > Recordings del usuario que presiona «Grabar». El objetivo es:

• Centralizar el contenido en un repositorio común con permisos heredados del equipo.
• Eliminar la dependencia del OneDrive personal del organizador o de la persona que inicia la sesión de grabación.
• Facilitar la búsqueda y el archivado de las sesiones, especialmente cuando hay alta rotación de miembros.

Limitaciones actuales de Microsoft Teams

Desde la transición de Stream (vídeo clásico) a grabaciones almacenadas en OneDrive y SharePoint, se aplican estas reglas inmutables:

Tipo de reunión	Destino automático de la grabación	¿Se puede cambiar?
Reunión no asociada a un canal	OneDrive > Recordings del usuario que inició la grabación	No
Reunión programada dentro de un canal de Teams	SharePoint del sitio del canal > Carpeta “Recordings”	No

Microsoft Teams carece, al menos hoy, de un parámetro de configuración para especificar “carpeta predeterminada por serie de reuniones”. Por tanto, cualquier desvío de la ubicación estándar exige intervención manual o una automatización externa.

Opciones de mitigación

Mover los archivos manualmente

Es la solución más sencilla pero también la más propensa a olvidos:

1. En el chat de la reunión, localiza el mensaje de “Grabación disponible”.
2. Haz clic en el icono de los tres puntos (⋯ Más opciones) y selecciona Mover a.
3. Navega hasta la biblioteca de documentos del equipo y crea (o elige) la subcarpeta deseada.
4. Confirma con Mover aquí. El enlace del chat se actualizará automáticamente.

Ventajas: no requiere licencias adicionales ni permisos especiales.
Inconvenientes: depender de la supervisión humana; alto riesgo de que alguna grabación permanezca en OneDrive personal.

Reprogramar la serie como “reunión de canal”

Si todos los asistentes pertenecen a un mismo canal —por ejemplo, un canal estándar del equipo—, convertir la reunión privada en reunión de canal es la forma más limpia de asegurarse de que las grabaciones se guarden directamente en SharePoint:

• En el calendario de Teams, selecciona + Nueva reunión (o abre la serie existente), pulsa Agregar canal y elige el canal adecuado.
• Guarda la invitación. A partir de entonces, las grabaciones generadas dentro de esa serie quedarán en la biblioteca Documentos del sitio del canal, dentro de la carpeta Recordings.

Punto crítico: esta estrategia solo sirve si todos los convocados tienen acceso al canal; invitados externos o miembros ajenos al equipo podrían perder la visibilidad del evento.

Automatizar el traslado con Power Automate

Para conservar la reunión como privada pero trasladar los vídeos en segundo plano, Power Automate (antes Microsoft Flow) ofrece un enfoque escalable. El flujo recomendado consta de cuatro pasos lógicos:

1. Disparador: Cuando se cree un archivo en la ruta /OneDrive/Recordings del organizador. Este evento se lanza inmediatamente tras finalizar la codificación de la grabación.
2. Condición opcional: comprobar que el nombre contenga el asunto, el ID de la reunión o cualquier prefijo que identifique la serie.
3. Acción: Crear carpeta (si no existe) en la biblioteca de documentos del equipo. Para una estructura homogénea se suele emplear el nombre de la serie de reuniones, por ejemplo /Documentos/Reuniones QBR/Grabaciones.
4. Acción: Mover archivo del OneDrive personal a la carpeta recién creada en SharePoint. El enlace original del meeting chat se sustituye por un enlace con la nueva URL.

Requisitos previos:

• Licencia de Power Automate para el organizador o para una cuenta de servicio.
• Permisos de “Editor” o superiores sobre la biblioteca de SharePoint destino.

Ventajas: proceso desatendido; las grabaciones heredan permisos del equipo; posibilidad de añadir notificaciones, renombrados o etiquetas de retención.
Inconvenientes: consumo de ejecuciones de flujo; responsabilidad de mantenimiento cuando cambian rutas o series.

Solicitar la característica a Microsoft

Los equipos de producto de Microsoft priorizan peticiones con alto número de votos en el portal Ideas · Community. Para aumentar la visibilidad:

• Desde Teams, entra en Ayuda > Enviar comentarios y describe la necesidad de “establecer carpeta de grabación predeterminada por serie”.
• Busca ideas similares en el portal y vota. Si no existen, registra una nueva y comparte el enlace internamente para reunir apoyos.
• Menciona casos de uso concretos (rotación de personal, cumplimiento normativo, GDPR, etc.) y ahorros en tiempo de administración.

Aunque no es una solución inmediata, disponer de un user voice sólidamente respaldado acelera la incorporación al roadmap oficial.

Puntos clave para la gobernanza y la seguridad

• Retención de contenido: si las grabaciones permanecen en OneDrive y el organizador abandona la organización, el IT Admin dispone de 30 días para traspasar o recuperar esos archivos. Ubicarlas en SharePoint evita este punto único de fallo.
• Control de versiones: la biblioteca de documentos de un sitio de equipo admite versiones mayores y menores, facilitando la restauración si se elimina o sobrescribe una grabación.
• Etiquetado de sensibilidad: al mover el vídeo a SharePoint se aplican automáticamente las políticas de etiquetas y protecciones configuradas en Purview.
• Cuotas de almacenamiento: OneDrive personal suele tener 1 TB por usuario. Si se publican grandes volúmenes de grabaciones, conviene reservar espacio en un sitio dedicado cuyos límites puedan ampliarse de forma independiente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar la carpeta de destino solo para una grabación puntual?

No. Teams decide la ruta en el momento en que se inicia la grabación. Solo tras generarse el archivo se puede mover (manualmente o mediante flujo).

¿Qué ocurre con las grabaciones que ya existen en OneDrive?

Se pueden migrar usando Mover a, Power Shell (Move-PnPFile) o herramientas de sincronización. El historial de chat conservará la referencia mientras no cambie el nombre del archivo.

¿Las automatizaciones afectan la transcodificación o la calidad de vídeo?

No. El archivo MP4 se genera primero de manera íntegra. Moverlo después no altera la codificación ni la resolución.

¿Cuántos flujos necesito si gestiono varias series?

Puedes mantener un único flujo y usar una tabla de correspondencia Asunto ➔ Carpeta. Otra opción es copiar el flujo y filtrar por ID de reunión para aislar la lógica.

Guía paso a paso para crear el flujo en Power Automate

1. Inicia sesión en flow.microsoft.com y selecciona Crear ➔ Automatizado en la nube.
2. Asigna un nombre descriptivo, por ejemplo “Mover grabaciones serie X a SharePoint”.
3. Elige el disparador OneDrive for Business ➔ Cuando se cree un archivo. Establece la carpeta /Recordings.
4. Agrega una acción Obtener metadatos de archivo para leer el campo Name.
5. Inserta una condición que evalúe si el nombre contiene “Serie X” o el GUID de la reunión recurrente.
6. En el ramo Si verdadero agrega:
   • SharePoint ➔ Crear carpeta con la ruta /Documentos/Serie X/Grabaciones (Configuración: no sobrescribir).
   • OneDrive ➔ Mover archivo y define la carpeta de destino introduciendo el identificador de la carpeta recién creada.
   • Teams ➔ Enviar mensaje al canal para notificar que la grabación está disponible en la nueva ubicación.
7. Guarda y prueba con una grabación de muestra.

Buenas prácticas adicionales

• Nomenclatura coherente: antepone la fecha al nombre de la reunión (2025‑07‑22RevisiónQBR.mp4) para ordenar cronológicamente.
• Etiquetas de información: usa metadata “Tipo de reunión”, “Proyecto”, “Confidencialidad” para agilizar las búsquedas en Microsoft Search.
• Monitoreo de errores: habilita alertas en el flujo para detectar fallos de permisos o límites de cuota.
• Documentación interna: publica un breve artículo en el canal explicando dónde encontrar las grabaciones y cómo actúa el flujo.

Conclusión

Actualmente Microsoft Teams no ofrece un parámetro interno para designar una carpeta de grabaciones por serie de reuniones. Aun así, los administradores disponen de tres caminos prácticos:

1. Mover las grabaciones manualmente si la frecuencia es baja.
2. Reagendar las reuniones dentro de un canal, siempre que todos los participantes tengan acceso al mismo.
3. Implementar un flujo de Power Automate que reubique los vídeos automáticamente en la carpeta de SharePoint deseada.

Cada enfoque tiene su lugar dependiendo del grado de formalidad del grupo, del volumen de grabaciones y de los requisitos de cumplimiento. Adoptar un repositorio compartido garantiza la persistencia del histórico, facilita la gobernanza y reduce la carga administrativa asociada a cuentas personales.