¿Necesitas saber quién autorizó la ausencia de un compañero y a qué hora lo hizo? Shifts en Microsoft Teams registra cada aprobación de forma automática. En esta guía aprenderás cómo acceder a ese historial, qué datos exactos ofrece, sus límites actuales y las mejores prácticas para auditorías corporativas.
Visión general de las aprobaciones en Shifts
Cuando un miembro del equipo envía una solicitud de tiempo libre (vacaciones, enfermedad, permisos retribuidos, etc.), Shifts crea una entrada única que viaja por un flujo de aprobación. Cada acción —aprobada, rechazada o revertida— queda reflejada en un registro inmutable que sólo pueden consultar los responsables con permisos adecuados. Esta trazabilidad simplifica la gestión de personal y protege al área de Recursos Humanos frente a disputas.
Roles que pueden ver el historial
| Rol | Acceso al historial | Acciones permitidas |
|---|---|---|
| Propietario del equipo | Total | Consultar, aprobar, rechazar y exportar turnos* |
| Manager de Shifts | Total | Consultar, aprobar, rechazar, revertir |
| Miembro (colaborador) | Sin acceso | Solicitar tiempo libre, cancelar su propia solicitud |
*La exportación masiva de turnos no incluye aún un reporte dedicado de aprobaciones; ver sección “Limitaciones”.
Pasos para consultar quién aprobó o rechazó
- Abre la aplicación Microsoft Teams.
- Haz clic en Shifts.
- Selecciona la pestaña Solicitudes en la parte superior.
- Encuentra la solicitud de tiempo libre que quieres revisar (puedes filtrar por estado o buscar por nombre).
- Haz clic sobre la solicitud para abrir el panel lateral de detalles.
Panel lateral: sección Historial
Dentro del panel aparece un bloque llamado Historial. Este bloque muestra, en orden cronológico inverso, cada evento relevante:
- Fecha y hora exactas (zona horaria del inquilino).
- Nombre y avatar del aprobador o revisor.
- Acción realizada (Aprobado, Rechazado, Cancelado).
- Comentario opcional que el aprobador haya escrito.
Qué datos concretos ofrece el historial
Para cada movimiento Shifts almacena la siguiente metadata:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| ID de solicitud | Identificador único (GUID) necesario para integraciones con Graph. |
| Actor | Usuario (UPN) que realizó la acción. |
| Marca de tiempo | Fecha y hora en formato ISO 8601. |
| Acción | Aprobada, Rechazada, Cancelada, Editada. |
| Comentario | Texto libre (máx. 500 caracteres). |
Limitaciones actuales
- Solo los owners y managers pueden ver el historial; no hay forma nativa de extenderlo a todos los miembros.
- No existen filtros avanzados de aprobador ni exportación directa del historial a Excel o CSV.
- El reporte de turnos disponible en Shifts exporta horas programadas, pero omite la cadena completa de aprobaciones.
- Shifts carece de alertas automáticas cuando una solicitud cambia de estado después de la aprobación inicial.
Buenas prácticas para suplir las limitaciones
Aunque la interfaz cubre la mayoría de escenarios diarios, las organizaciones con requisitos estrictos de auditoría pueden reforzar la solución con estas estrategias:
- Asignar dos managers por equipo para garantizar la disponibilidad de revisores y mitigar cuellos de botella.
- Establecer políticas internas de comentarios: obliga a los managers a documentar la razón de una aprobación o rechazo, facilitando revisiones posteriores.
- Capturas periódicas: usar scripts de PowerShell para tomar instantáneas del estado de las solicitudes y almacenar los JSON históricos en un SharePoint seguro.
Escenarios frecuentes y solución paso a paso
Un manager delega temporalmente responsabilidades
Si un manager se ausenta, el propietario del equipo puede:
- Ir a Administrar equipo > Configuración > Shifts.
- Agregar a otro miembro como manager.
- Trasladar al nuevo manager el enlace directo a la solicitud y pedirle que consulte el historial antes de tomar decisiones.
Necesidad de justificar auditorías SOX o ISO 27001
Combina Shifts con los registros unificados de Microsoft Purview:
- Habilita la auditoría avanzada en el Centro de Compliance.
- Configura un Job de exportación diario filtrando la actividad
Update schedule request. - Almacena los CSV en un bucket con retención WORM.
Contabilidad de ausencias prolongadas
Cuando los permisos superan los 15 días, muchas empresas obligan a un segundo nivel de aprobación. Hoy Shifts no soporta n+2 approval de forma nativa, pero puedes:
- Crear un Power Automate que detecte duraciones superiores a 120 horas.
- Enviar la solicitud a un supervisor adicional.
- Registrar la decisión final en una lista de SharePoint para un seguimiento fuera de la interfaz de Shifts.
Integración con Microsoft Graph para reportes avanzados
Los administradores pueden extraer el historial completo usando la API beta de Graph /teams/{teamId}/schedule/swapShiftsChangeRequests y /timeOffRequests. Recomendaciones:
- Usa Select y Filter para limitar los resultados a un periodo determinado.
- Combina los datos con Power BI para obtener dashboards de ausencias por departamento, aprobador y periodos críticos.
- Programa la actualización incremental para reducir el consumo de llamadas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo recibir una notificación cada vez que alguien aprueba?
Sí. Configura una regla en Power Automate que escuche el conector “Cuando una solicitud se actualice” de Shifts y envíe un mensaje a un canal o correo electrónico.
¿Se puede deshacer una aprobación?
No. El registro es permanente. Puedes, sin embargo, crear una nueva solicitud corrigiendo la original y añadir un comentario explicativo.
¿Qué pasa si elimino a un manager del equipo?
Su nombre sigue apareciendo en el historial como aprobador, garantizando la trazabilidad. Sin embargo, ya no podrá realizar nuevas acciones.
Próximas mejoras sugeridas
El equipo de producto de Microsoft evoluciona Shifts de manera continua. Si necesitas:
- Reportes exportables de aprobaciones.
- Flujos de aprobación multinivel.
- Acceso de solo lectura al historial para auditores externos.
Plantea la petición en el Microsoft Feedback Portal indicando la justificación de negocio y el impacto esperado. Cuantos más usuarios voten tu solicitud, mayor prioridad tendrá.
Conclusión
Conocer el historial de aprobaciones es esencial para gestionar ausencias de forma transparente y evitar malentendidos. Shifts ofrece una vista clara y sencilla para owners y managers, y aunque hoy carece de reportes avanzados, las integraciones con Microsoft Graph, Power Automate y Purview cubren las demandas más exigentes de cumplimiento. Implementa las buenas prácticas descritas aquí y mantén tu equipo alineado, reduciendo tiempos de validación y mejorando la satisfacción de los empleados.