¿Tus informes de asistencia de Microsoft Teams “caducan”? En 2025 Microsoft cambió las reglas: ahora los informes tienen una retención definida. En esta guía clara y accionable te explico qué expira (y qué no), dónde se guardan, cómo acceder a ellos y cómo evitar perderlos.

Qué ha cambiado: retención de 1 año para informes de asistencia

Desde 2025 Microsoft aplica una política de retención de 1 año para los informes de asistencia de reuniones, seminarios web y town halls de Teams. Esto significa que, tras un año desde la finalización del evento, el informe deja de estar disponible en Teams y a través de Microsoft Graph. Esta retención es una política del servicio (no configurable por el inquilino) que alinea a Teams con los compromisos de privacidad de Microsoft. :contentReference[oaicite:0]{index=0}

Además, Microsoft comunicó una ventana de transición: los informes de reuniones creadas antes del 1 de noviembre de 2024 permanecieron accesibles hasta finales de agosto de 2025. Pasado ese punto, también se eliminan. Si aún dependes de datos anteriores, descarga esos CSV y archívalos cuanto antes. :contentReference[oaicite:1]{index=1}

¿Se “borran” dentro del cliente de Teams?

Con la retención de 12 meses, sí hay caducidad del artefacto de asistencia. Mientras no se haya alcanzado el año (y no se hayan producido circunstancias especiales como la eliminación de la cuenta del organizador), el informe permanece accesible al organizador desde el cliente de Teams. Si el organizador abandona la organización o se elimina su buzón, los informes se eliminan y no se pueden recuperar. :contentReference[oaicite:2]{index=2}

Dónde se guardan y cómo se accede

Los informes de asistencia son artefactos de reunión que Teams guarda junto con otros datos del organizador (como correo y contactos). No son un “archivo oculto” adjunto a la cita de Outlook; forman parte de la plataforma de artefactos de reuniones y se almacenan con los datos del organizador en la nube de Microsoft 365. :contentReference[oaicite:3]{index=3}

Vías de acceso dentro de Teams

• Chat de la reunión: unos minutos después de finalizar el evento, aparece la tarjeta o pestaña de Asistencia para descargar el CSV. En reuniones periódicas, cada instancia tiene su propio informe. :contentReference[oaicite:4]{index=4}
• Pestaña “Asistencia” del evento (en el calendario de Teams): abre el evento pasado y entra en Asistencia para ver y descargar el informe. En algunos tenants, el acceso también se integra en Recap / Grabaciones y transcripciones. :contentReference[oaicite:5]{index=5}
• Durante la reunión: en Participantes > Más opciones > Descargar lista de asistencia. Ten en cuenta las limitaciones descritas más abajo para sesiones muy grandes. :contentReference[oaicite:6]{index=6}

¿Y en el Centro de administración de Teams (TAC)?

El Centro de administración no es un repositorio permanente de informes de asistencia. Allí, bajo Usuarios > Reuniones y llamadas, verás información detallada por reunión/call solo para un historial aproximado de 30 días. Es útil para soporte y auditoría táctica, pero no sustituye el archivo del organizador en Teams. :contentReference[oaicite:7]{index=7}

Quién puede ver y descargar

• Organizador: puede ver/descargar informes desde el chat y la pestaña Asistencia. Si el organizador se elimina de la organización, los informes desaparecen. :contentReference[oaicite:8]{index=8}
• Coorganizadores: pueden ver/descargar informes de eventos programados en Teams (no en Outlook). En reuniones de canal, hay restricciones adicionales: los coorganizadores no pueden acceder a los informes de asistencia del canal. :contentReference[oaicite:9]{index=9}
• Administradores: desde el TAC, pueden consultar detalles por usuario/reunión (ventana de ~30 días); para automatización o exportación a gran escala, deben usar Microsoft Graph y/o procesos internos. :contentReference[oaicite:10]{index=10}

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Los informes de asistencia son archivos ocultos vinculados a la cita de Outlook?

No. Son artefactos de reunión administrados por Teams y almacenados con los datos del organizador en Microsoft 365 (como su buzón de Exchange Online). Se exponen en el cliente (chat, pestaña Asistencia, recap). :contentReference[oaicite:11]{index=11}

¿Puedo ampliar la retención más allá de 1 año?

No en el servicio nativo: la retención de 12 meses la aplica Microsoft a los artefactos de asistencia y no es ajustable por inquilino. Si necesitas conservación por más tiempo, descarga y archiva los CSV en OneDrive/SharePoint o establece un flujo de exportación periódico. :contentReference[oaicite:12]{index=12}

¿Puedo recuperar informes si el organizador ya no está en la empresa?

No. Cuando se elimina la cuenta del organizador, los informes se eliminan y no se pueden recuperar. Planifica con tiempo: agrega coorganizadores y exporta informes clave antes de cambios de personal. :contentReference[oaicite:13]{index=13}

¿Qué hay de reuniones recurrentes?

Cada instancia genera su propio informe y se descarga de forma independiente desde el evento o su chat. :contentReference[oaicite:14]{index=14}

¿Puedo automatizar la extracción de informes?

Sí. Microsoft Graph expone endpoints para obtener informes de asistencia de reuniones y eventos (webinars/town halls). Nota: el método de reunión no admite reuniones de canal; revisa la documentación y permisos requeridos (OnlineMeetingArtifact.Read.All). :contentReference[oaicite:15]{index=15}

Limitaciones y comportamientos conocidos

• Más de 120 asistentes: durante la reunión, el reporte puede listar solo a parte de los asistentes; el informe posterior a la reunión sí contiene a todos. :contentReference[oaicite:16]{index=16}
• Salas para grupos (breakout): si eliminas las salas, sus datos no aparecen en el informe. :contentReference[oaicite:17]{index=17}
• Asistentes “solo vista”: actualmente no se incluyen en el informe. :contentReference[oaicite:18]{index=18}
• Dos reuniones en el mismo hilo de canal: si alguien inicia una segunda reunión en el mismo hilo mientras la primera sigue activa, solo habrá informe para la segunda. :contentReference[oaicite:19]{index=19}
• Lobby: quienes esperan en la sala de espera y no se admiten, no aparecen en el informe. :contentReference[oaicite:20]{index=20}
• Privacidad: cada usuario puede elegir si desea aparecer identificado en informes de asistencia (Configuración > Privacidad). :contentReference[oaicite:21]{index=21}

Resumen visual: dónde, quién y cuánto tiempo

Ubicación/Acceso	Quién accede	Disponibilidad	Notas clave
Chat de la reunión / pestaña Asistencia	Organizador y coorganizadores (con restricciones)	Hasta 1 año desde que termina la reunión	Informe CSV descargable; cada instancia con su reporte. :contentReference[oaicite:22]{index=22}
Centro de administración de Teams (TAC) > Usuarios > Reuniones y llamadas	Administradores	Histórico aproximado de 30 días	Para diagnóstico/soporte; no es repositorio a largo plazo. :contentReference[oaicite:23]{index=23}
Microsoft Graph (API)	Apps/Administradores (con permisos)	Hasta 1 año; misma retención del servicio	attendanceReports para reuniones; no admite reuniones de canal. :contentReference[oaicite:24]{index=24}

Buenas prácticas para asegurar disponibilidad a largo plazo

1. Descarga y archiva los informes en CSV en una ubicación gestionada (OneDrive/SharePoint) siguiendo tu política de retención corporativa. Crea una biblioteca dedicada con metadatos (proyecto, equipo, propietario, fecha de reunión) para búsquedas rápidas.
2. Planifica salidas de personal: antes de desactivar la cuenta de un organizador, exporta sus informes críticos y nombra coorganizadores en reuniones relevantes. Recuerda que, al eliminar al organizador, los informes se pierden. :contentReference[oaicite:25]{index=25}
3. Automatiza la extracción si gestionas alto volumen:
   • Con Microsoft Graph, usa /onlineMeetings/{id}/attendanceReports y expande attendanceRecords para obtener nombres, tiempos de entrada/salida y sumarios. Programa un job diario/semanal que guarde CSV en SharePoint con control de versiones. :contentReference[oaicite:26]{index=26}
   • En flujos de Power Automate, orquesta llamadas a Graph (conectores HTTP/Graph), normaliza el JSON y deposítalo en una lista o biblioteca con columnas calculadas (duración, porcentaje de asistencia).
4. Documenta el procedimiento: escribe una guía interna sobre dónde están y cómo se consultan los informes (chat de reunión, pestaña Asistencia, recap) y cómo archivar/compartirlos.
5. Para grandes eventos (>120 asistentes), evita depender del reporte “en vivo”; prioriza el informe posterior al evento y valida listas con registros de inscripción (si aplica). :contentReference[oaicite:27]{index=27}

Procedimiento recomendado paso a paso

Descarga manual desde Teams

1. En Teams, ve a Calendario y abre el evento pasado.
2. En la parte superior, entra en la pestaña Asistencia (o Recap, según tu interfaz).
3. Haz clic en Descargar para obtener el CSV. En el chat de la reunión también encontrarás la tarjeta de asistencia a los pocos minutos de finalizar. :contentReference[oaicite:28]{index=28}

Archivo controlado en SharePoint

1. Crea una biblioteca “Asistencia de reuniones” con columnas: Equipo, Organizador, Fecha de reunión, Tipo de evento, URL del evento, Etiqueta de confidencialidad.
2. Sube el CSV y completa los metadatos. Activa retención y versiones según cumplimiento.
3. Para reuniones recurrentes, conserva un folio por serie y un archivo por instancia.

Exportación automatizada (visión general)

1. Registra una app en Entra ID con permisos de aplicación OnlineMeetingArtifact.Read.All. Configura application access policy para actuar en nombre de usuarios específicos. :contentReference[oaicite:29]{index=29}
2. Recupera los meetingId y llama a .../attendanceReports?$expand=attendanceRecords. Ten presente que las reuniones de canal no están soportadas por este método. :contentReference[oaicite:30]{index=30}
3. Guarda el resultado en CSV o JSON en SharePoint/Blob; programa el job y supervisa errores (reintentos, control de límites y expiración de tokens).

Checklist de gobierno y cumplimiento

• ¿Tu organización necesita conservar informes más de 12 meses? Define el proceso de exportación y archivo (manual o automatizado).
• ¿Hay eventos críticos (formaciones, auditorías, compliance) con requerimientos de conservación? Mantén una carpeta dedicada con permisos y retención.
• ¿Tienes coorganizadores configurados para reuniones clave? Evitarás pérdida si el organizador cambia de rol o sale de la empresa.
• ¿Has informado a los usuarios sobre el ajuste de retención (1 año) y el impacto de privacidad (opción “Identificarme en informes de asistencia”)? :contentReference[oaicite:31]{index=31}

Errores habituales (y cómo evitarlos)

• Confiar en el TAC como archivo histórico: recuerda que la vista de Reuniones y llamadas es operativa y acotada a ~30 días. Para histórico, archiva desde el cliente de Teams o automatiza con Graph. :contentReference[oaicite:32]{index=32}
• Olvidar exportar antes de un offboarding: si borras la cuenta del organizador, el informe se pierde. Planifica la transferencia y exporta. :contentReference[oaicite:33]{index=33}
• Interpretar mal el reporte “en vivo” en eventos >120: no está completo; usa el informe final posreunión. :contentReference[oaicite:34]{index=34}

Conclusiones

Hoy, la respuesta corta es: sí, los informes de asistencia de Teams tienen fecha de vencimiento: 12 meses. Para no perderlos, combina buenas prácticas (descarga y archivo), organización (coorganizadores) y, si lo necesitas, automatización con Graph. Así mantendrás un historial confiable, verificable y alineado con tus políticas internas.

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En una frase: los informes de asistencia de Teams ya no son “para siempre”; administra su ciclo de vida con descargas, archivo en SharePoint/OneDrive y/o exportación automatizada antes de que expire la ventana de 1 año. :contentReference[oaicite:35]{index=35}