Quien organiza una reunión masiva de Microsoft Teams suele toparse con dos cifras distintas que fluctúan todo el tiempo. Entender qué representa cada una—y por qué nunca coinciden del todo—es clave para medir la asistencia real, dimensionar la infraestructura y comunicar expectativas.
Diferencia funcional entre “Live” y “People”
Microsoft Teams muestra los participantes de dos maneras simultáneas. El contador “Live” aparece en letras rojas, normalmente junto a la duración de la sesión. El panel People (o “Participantes”) está al alcance del organizador y de los presentadores. La meta de ambos es informar en tiempo real, pero lo hacen con criterios diferentes:
| Indicador | Qué cuenta | Por qué varía |
|---|---|---|
| Live | Todas las conexiones en ese instante: usuarios interactivos más asistentes que superan el aforo y entran en modo view‑only. | Aumenta cuando alguien se conecta (incluidos los view‑only) y disminuye cuando se desconecta. El número puede rebasar lo que ves en People. |
| People / Participantes | Solo los usuarios que están dentro de la reunión principal con capacidad interactiva (organizador, presentadores y hasta 1 000 – 1 500 asistentes con audio, vídeo y chat). | Sube y baja en tiempo real según entren o salgan los participantes interactivos; el panel deja de enumerar nombres cuando se alcanza su límite técnico. |
Motivo detrás del desfase de cifras
Si la invitación llegó a 3 000 personas pero el panel People muestra unas 1 500, el motivo es doble:
- El contador People solo “ve” a quienes abren la convocatoria y logran entrar antes de que se agote el cupo interactivo.
- Una vez alcanzada esa capacidad, Teams redirige los accesos adicionales a un flujo view‑only. Esas conexiones sí aparecen en Live, porque son espectadores activos, pero no figuran en People.
Cómo funciona el modo view‑only
El modo view‑only es un mecanismo de desbordamiento que Microsoft habilitó para evitar rechazar usuarios cuando una reunión estándar supera su aforo. Quien entra bajo este esquema:
- Puede ver el vídeo, oír el audio y seguir las diapositivas en tiempo real (con un desfase de 30‑60 segundos).
- No puede abrir su micrófono, activar cámara ni escribir en el chat.
- Se contabiliza en Live pero se mantiene invisible para People.
Esta dualidad protege la estabilidad de la llamada principal y, a la vez, amplía el alcance hasta 11 000 conexiones sin necesidad de cambiar a un evento de tipo Town Hall.
Comprobación de la asistencia real
Aunque los dos contadores sirven para monitoreo inmediato, la prueba definitiva es el informe de asistencia. Tienes dos rutas:
- Durante la reunión: abre People ▸ botón de menú (…) ▸ Descargar informe de asistencia.
- Después de la reunión: entra a la cita del calendario ▸ pestaña Attendance ▸ descarga el archivo Attendance & Engagement Report.
El fichero .CSV reúne datos de cada entrada y salida, rangos de tiempo conectados, rol del usuario e indica si accedió en modo interactivo o view‑only. Así obtienes la cifra neta de personas únicas, útil para informes de cumplimiento o métricas de marketing.
Buenas prácticas para no perder el control del aforo
La transparencia antes y durante la sesión evita que tu audiencia se sienta “fuera” del evento:
- Atiende el aforo en la invitación. Si esperas menos de 800 personas, probablemente jamás se activará el modo view‑only y ambos contadores coincidirán casi siempre.
- Revisa las políticas de Teams. La directiva Large meeting eleva la capacidad interactiva de 1 000 a 1 500. Asegúrate de que esté aplicada al grupo del organizador, si no el tope será menor.
- Explica el comportamiento a tu público. Deja claro que, si la sala “se llena”, las nuevas llegadas verán la transmisión en modo solo vista y no aparecerán en la lista de Personas.
- Monitorea en segundos críticos. El pico de accesos ocurre los primeros 3‑5 minutos. El organizador—o un asistente técnico—debe vigilar Live para confirmar que nadie queda bloqueado.
- Confirma filtros externos. Si envías la convocatoria a dominios ajenos a tu empresa, verifica que no exista un bloqueo de Anonymous join o políticas de Allow‑list.
Límites oficiales vigentes (julio 2025)
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Participantes interactivos | 1 000 (1 500 con política Large meeting) |
| Asistentes adicionales en view‑only | Hasta 10 000 |
| Capacidad total de una reunión | Hasta 11 000 |
Siete preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene usar un Town Hall en lugar de una reunión estándar?
Si necesitas más de 11 000 conexiones, quieres moderación de preguntas a gran escala o buscas controles avanzados de producción, un Town Hall (antes Live Event) es la opción natural.
¿El contador Live incluye a quienes han perdido la conexión por un instante?
Solo muestra conexiones activas. Si alguien se cae y regresa tras unos segundos, el número baja y vuelve a subir, aunque el usuario cuente como “uno” en el informe final.
¿Puedo convertir a un asistente view‑only en presentador?
Sí, pero requiere que abandone la reunión y vuelva a entrar cuando haya un lugar disponible en la capacidad interactiva. Una invitación directa a la sala principal acelera el proceso.
¿Qué sucede con el chat después de la reunión?
Los usuarios interactivos conservan acceso al histórico de chat. Los espectadores view‑only no lo ven en vivo ni lo reciben después, a menos que hayan entrado de forma interactiva en algún momento.
¿El informe de asistencia es definitivo?
Contiene todos los accesos, incluso los que duraron segundos. Para métricas de “asistencia útil”, filtra por permanencia mínima o por rol (ej.: “solo asistentes” excluyendo presentadores).
¿Los usuarios externos cuentan para el límite?
Sí; el cálculo no distingue entre internos y externos. La única salvedad es que los invitados anónimos pueden estar bloqueados por políticas de seguridad, impidiendo que el modo view‑only los rescate.
¿Puedo personalizar el mensaje que avisa a los asistentes cuando pasan a view‑only?
Por ahora no; Teams muestra un texto genérico. Solución de cortesía: incluir la explicación en la invitación y recordarla al inicio del evento.
Mejora continua: métricas que vale la pena medir
Para evolucionar tus eventos, compara cada informe de asistencia con tu material de marketing o tu CRM:
- Tasa de conversión de invitación ↦ conexión. Un 40 – 60 % es habitual en webinars técnicos gratuitos; puede subir al 80 % si la reunión es interna.
- Tiempo promedio de permanencia. Cuanto más alineado esté tu contenido con el público, mayor será esta métrica. Procura que al menos el 70 % aguante hasta las preguntas finales.
- Porcentaje de espectadores view‑only. Si supera el 15 %, evalúa aumentar el cupo interactivo o migrar a Town Hall.
Checklist previo a un evento masivo en Teams
Antes del día D, ejecuta estas acciones para minimizar sorpresas:
- Solicita—o verifica—la asignación de la política Large meeting al organizador.
- Comprueba que la grabación se guarde en OneDrive o SharePoint y no en Stream (Classic), para evitar problemas de acceso posterior.
- Deshabilita el chat si el flujo de preguntas se llevará por Q&A o por un formulario externo.
- Diseña un protocolo claro para escalado de privilegios: quién promueve presentadores, quién responde dudas de conexión, etc.
- Ensaya con un escenario de 30 minutos; invita a usuarios internos y externos para replicar la realidad.
Conclusión
Los contadores “Live” y “People” no son enemigos: cada uno ilumina una parte del comportamiento de tu audiencia. Live retrata el impacto total del momento; People revela cuántos pueden interactuar. Dominar la diferencia no solo evita confusiones sino que potencia tu capacidad de planificar, justificar inversiones y demostrar retorno.
Con la política adecuada, el informe de asistencia y una comunicación clara, tus reuniones de hasta 11 000 personas fluirán sin que vuelvas a preguntarte por qué los números nunca concuerdan al 100 %.