Microsoft Loop ha revolucionado la forma de cocrear contenido dinámico dentro de Microsoft 365; sin embargo, muchos equipos necesitan que las tareas generadas en Loop aterricen en los tableros de Planner que ya utilizan a diario en Teams para tener una vista unificada del trabajo. A junio de 2024, la sincronización es parcial: los componentes de tareas de Loop se replican en Microsoft To Do, pero no se envían automáticamente a Planner. A continuación encontrarás una guía exhaustiva —con más de treinta apartados prácticos— para entender el porqué de esta limitación, cómo sortearla mediante tres enfoques distintos y qué buenas prácticas adoptar mientras Microsoft libera una integración nativa.
Visibilidad de tareas en entornos colaborativos
Para muchos usuarios, Loop sirve de “papel borrador digital” donde se capturan ideas, se definen entregables y se asignan responsables sin salir de un chat o de un documento de Word en línea. Planner, por su parte, es el tablero Kanban que los equipos ya miran a diario para saber qué hacer, cuándo y quién lo hará.
| Característica | Loop (componente Task List) | To Do (Asignadas a mí) | Planner (Teams) |
|---|---|---|---|
| Creación rápida en contexto | ✔️ | — | — |
| Asignación de responsables | ✔️ | ✔️ (heredada) | ✔️ |
| Estado Kanban / Buckets | — | — | ✔️ |
| Notificaciones push | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Informes y métricas | — | Limitado | ✔️ (Power BI, exportación) |
Alternativas actuales para sincronizar tareas
Loop → To Do → migración manual a Planner
- Crear tareas en Loop. Cada vez que insertes un componente “Task List” y asignes un usuario, este recibirá la tarea en su lista “Asignadas a mí” de To Do.
- Identificar nuevas tareas en To Do. Quien haga de coordinador abre To Do y filtra por “Asignadas por mí” o “Todas las tareas sin plan”.
- Copiar o mover a Planner. Desde la ficha de la tarea en To Do, usa la opción Agregar a plan para colocarla en el bucket correspondiente del tablero.
- Ventajas: No requiere licencias extra ni permisos de administrador.
Desventajas: Trabajo manual repetitivo y propenso a descuidos si el volumen de tareas es alto.
Loop para ideación y Planner para ejecución
En este modelo, el equipo acepta que Loop es el espacio para “pensar” y Planner para “hacer”. Cuando una tarea esté suficientemente definida (alcance, entregables, prioridad), se recrea directamente en Planner. El responsable de la reunión o scrum master:
- Revisa las Task Lists al final de la sesión.
- Valida que los enunciados sean claros (Definition of Ready).
- Crea la tarjeta en Planner, asigna al mismo responsable y establece fecha límite.
- Vuelve a Loop y marca la tarea original como completada o agrega el enlace directo a Planner para rastreabilidad.
Automatizar con Power Automate o herramientas de terceros
Si la carga operativa lo justifica, se puede construir un flujo que vigile las nuevas tareas de To Do y las replique en Planner:
- Desencadenador: “Cuando se cree una nueva tarea” (conector To Do).
- Condición: “Origen contiene ‘Loop’” (campo source).
- Acción: “Crear tarea” en Planner con título, notas, responsable y fecha.
- Registros de control: Guarda el TaskId en Dataverse o Excel para evitar duplicados.
- Coste: Requiere al menos licencia Power Automate para usuario o por flujo; cuidado con límites de ejecución.
- Seguridad: Valida directivas de DLP y minimiza permisos a lo estrictamente necesario.
Guía detallada — Crear el flujo paso a paso
- Inicia sesión en make.powerautomate.com con una cuenta que tenga acceso a To Do y al grupo de Microsoft 365 donde está el plan de Planner.
- Elige Flujos de nube → Nuevo flujo automatizado; nómbralo “Loop → Planner”.
- Selecciona el desencadenador Microsoft To Do – When a task is created.
- Añade acción Obtener detalles de tarea de To Do; extrae
subject,body,dueDateTimeycompletedDateTime. - Agrega una condición que compruebe si
body/contentcontiene la cadena “source:Loop” (Loop lo incluye en metadatos). - En la rama “Sí”, inserta acción Planner – Crear una tarea indicando:
- Plan ID: tu tablero de equipo.
- Título:
subject. - Responsable:
assignedTo. - Fecha de vencimiento:
dueDateTime.
- Usa Actualizar tarea de Planner para rellenar la descripción con el enlace de vuelta a la tarea en Loop (opcional).
- Guarda, prueba con datos reales y monitoriza en el historial de ejecuciones.
Sugerencia avanzada: Implementa control de errores con Try → Catch → Finally utilizando el conector Control para registrar incidentes en un canal de Teams dedicado al soporte del flujo.
Buenas prácticas y gobernanza
- Plantillas de Loop: Crea plantillas de “Reunión” o “Daily Scrum” que ya incluyan el componente Task List, evitando duplicidad de listas dispersas.
- Uso de etiquetas en Planner: Reserva un color para “Pendiente de especificar” y otro para “Creado desde Loop”; agiliza los filtros.
- Reunión de revisión semanal: Bloquea 15 minutos para transferir tareas de Loop a Planner si optas por el enfoque manual.
- Documenta el flujo de Power Automate en Confluence, OneNote o SharePoint: quién lo mantiene, variables críticas, límites de API.
- Entrenamiento a usuarios finales: Muéstrales la ruta — de dónde nace la tarea y en qué lugar deben cerrarla — para reducir la “doble gestión”.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo llegará la integración nativa?
Microsoft no ha anunciado fecha oficial. La funcionalidad está en su hoja de ruta, pero sin ETA confirmada.
¿Necesito licencias Premium de Power Automate?
Si tu flujo solo usa conectores estándar (To Do y Planner lo son), basta con la licencia por usuario incluida en muchos planes E3/E5. Conectores Premium (Dataverse, HTTP) sí requieren pago adicional.
¿Puedo usar Graph API en lugar de Power Automate?
Sí. Puedes crear un microservicio serverless (Azure Function) que escuche cambios en To Do y cree tareas en Planner vía llamadas REST. Ganarás flexibilidad, pero implica más mantenimiento.
¿Qué pasa con las tareas de Loop Kanban o Table?
La sincronización descrita solo aplica al componente Task List. Los componentes Kanban y Table no envían datos a To Do ni a Planner; deberás recrear las tarjetas manualmente.
¿La sincronización soporta campos personalizados de Planner?
No. El conector actual de Power Automate solo permite asignar título, descripción, responsable, fecha y bucket. Los campos premium como dependencias o progreso permanecen fuera de alcance.
Conclusión
Mientras aguardamos la integración directa Loop → Planner, los tres caminos propuestos —manual, mixto y automatizado— permiten mantener la visibilidad de las tareas sin sacrificar la agilidad que aporta Loop durante la ideación. Escoge la opción que mejor equilibré esfuerzo operativo, presupuesto y madurez tecnológica de tu organización; revisa el flujo de trabajo cada trimestre, ya que Microsoft añade mejoras de forma continua.