Con Microsoft Teams es posible que toda la empresa compruebe, de un vistazo, quién está trabajando, quién ha salido a una gestión o quién se encuentra de descanso, sin recurrir al e‑mail ni consultar varias herramientas.

Por qué resulta útil centralizar la presencia

Disponer de un “tablón de entradas y salidas” dentro de Teams aporta claridad operativa y ahorra tiempo: se reduce el intercambio de mensajes, mejora la coordinación entre departamentos y facilita el cumplimiento de normativas de prevención de riesgos al saber cuántas personas hay en las instalaciones. Además, la información está protegida por las mismas políticas de seguridad de Microsoft 365, evitando hojas en papel o apps no autorizadas.

Resumen de la consulta planteada

Pregunta	Respuesta práctica
¿Es conveniente crear un equipo para todo el personal?	Sí. Lo idóneo es que un administrador global cree un equipo de ámbito organizativo. Ese tipo de equipo se mantiene automáticamente: añade a cualquier usuario nuevo activo y quita a los que se deshabilitan, sin necesidad de listas de distribución ni acciones manuales.
Si añado a los empleados mediante STAFF‑ALL, ¿Teams enviará un correo masivo?	Al generar el equipo, Teams ofrece enviar un mensaje de bienvenida y una notificación interna. El administrador puede desmarcar la casilla “Enviar correo de bienvenida”. Cada usuario, además, puede gestionar sus notificaciones en Configuración → Notificaciones.
¿El nuevo equipo aparecerá automáticamente en la aplicación de todos?	Sí. El equipo se muestra de inmediato en la barra lateral de Teams. Los canales estarán visibles pero algunos pueden aparecer contraídos; los propietarios pueden anclarlos o marcarlos como “recomendados” para que queden fijados.

Buenas prácticas para el equipo de organización

Objetivo	Configuración recomendada
Reducir ruido	En el canal General, limita la publicación a los propietarios y desactiva las menciones @equipo. Así evitas notificaciones innecesarias.
Mostrar presencia “In/Out”	Añade una pestaña con una aplicación de tablero de entradas/salidas, por ejemplo Team Board In/Out Status List o Simple In/Out. Permite cambiar el estado con un solo clic y ver la lista completa.
Gestionar turnos	Activa la aplicación Shifts —incluida en la suscripción— y su reloj de fichaje. Los empleados podrán registrar su jornada y el supervisor exportar los partes si es necesario.

Cómo crear un equipo de ámbito organizativo paso a paso

1. En la aplicación de Teams, pulsa Equipos → Crear equipo → Desde cero → Org‑wide.
2. Asigna un nombre claro (p. ej. “Empresa – Presencia”).
3. Desmarca “Enviar correo de bienvenida” si no quieres que salga un e‑mail a toda la plantilla.
4. Una vez creado, ve a Administrar equipo → Configuración → Permisos y:
   • Restringe las publicaciones en el canal General a los propietarios.
   • Deshabilita las menciones @equipo si tu organización lo prefiere.
5. Instala la aplicación de tablero In/Out desde Apps y ancla la pestaña en el canal General.
6. Comunica al personal que ese será el lugar oficial para consultar y actualizar la disponibilidad.

Configuraciones clave para reducir el ruido

Un equipo con miles de miembros puede generar fácilmente distracciones. Estas son las opciones más eficaces para mantenerlo bajo control:

• Publicaciones limitadas: permite postear solo a Recursos Humanos o al comité de crisis.
• Menciones controladas: desactiva @canal y @equipo salvo casos de urgencia.
• Canales dedicados y silenciados: crea un canal “Social” para felicitaciones y otro “Avisos oficiales” con publicaciones moderadas. Así los usuarios pueden silenciar el canal social sin perder los avisos críticos.

Opciones disponibles para el panel “In/Out”

Aplicaciones de AppSource

Dos opciones populares son Team Board In/Out Status List y Simple In/Out. Ambas añaden una tabla que muestra el nombre, estado (“En la oficina”, “Teletrabajo”, “Fuera”), hora de la última actualización y un campo de comentarios. Su instalación es sencilla: basta con buscarlas en Apps y conceder los permisos solicitados.

Microsoft Lists como alternativa nativa

Si prefieres no depender de aplicaciones de terceros, puedes crear una lista personalizada en Microsoft Lists con columnas para “Empleado”, “Estado” y “Comentario”. Después:

1. En el canal General, elige + y selecciona Listas.
2. Crea la lista desde plantilla en blanco.
3. Añade una columna de tipo “Opción” con valores En la oficina, Remoto, Fuera.
4. Activa la vista de galería para que resulte más visual.

La actualización manual exige un clic extra, pero no conlleva licencias ni permisos adicionales.

Sincronización con Outlook y calendario

Teams ya muestra el estado Disponible, Ocupado, Ausente según el calendario, pero esta presencia es individual y cambia en función de las reuniones. Un tablero “In/Out” ofrece una instantánea persistente: un usuario puede estar en una reunión online (Ocupado) y, al mismo tiempo, haber marcado “Trabajo desde casa” en el tablero.

Uso de Shifts para plantillas por turnos

En entornos industriales o sanitarios donde la generación de cuadrantes es clave, Shifts resulta más adecuada que una simple lista. Ventajas:

• Plantillas de turnos repetitivos que se copian semana tras semana.
• Reloj de fichaje integrado con geolocalización opcional: ideal si la empresa requiere registrar la ubicación de inicio y fin.
• Petición de cambios entre compañeros, aprobados o rechazados por el supervisor.
• Exportación a Excel para nóminas o contabilidad.

Para habilitar Shifts, basta con activarla en el centro de administración de Teams y conceder permisos a los managers de cada área.

Guía rápida de implantación

1. Define el objetivo: controlar presencia global, gestionar turnos o ambos.
2. Elige el método: tablero In/Out, Microsoft Lists o Shifts.
3. Configura el equipo Org‑wide y restringe el canal General.
4. Instala y ancla la herramienta elegida.
5. Crea un mensaje de anuncio —pin fijado— con instrucciones sencillas:
   • Cómo actualizar el estado.
   • Política de cortesía (actualizarlo al empezar y al terminar la jornada).
   • Contacto de soporte interno.
6. Programa una revisión trimestral para eliminar valores obsoletos y medir la adopción.

Consejos de adopción y comunicación

La tecnología solo funciona si las personas la utilizan. Algunas acciones que facilitan la adopción:

• Incluye el tablero en la formación de bienvenida para nuevas contrataciones.
• Gamifica la puntualidad: reconoce públicamente a los equipos que actualizan su estado con mayor consistencia.
• Integra un recordatorio automático vía Power Automate: si alguien no cambia su estado en dos días laborables, recibe un mensaje.
• Mide y comparte métricas: porcentaje de usuarios que actualizan, tiempo medio hasta la primera actualización cada mañana, etc.

Preguntas frecuentes adicionales

¿Puedo impedir que los usuarios creen un canal privado dentro del equipo de organización?

Sí. En Administrar equipo → Configuración → Canales desmarca “Permitir canales privados”.

¿Consume licencias extra usar Shifts?

No. Shifts está incluida en la mayoría de planes empresariales de Microsoft 365. El registro de fichaje con localización requiere activar Azure Maps, gratuito hasta un volumen alto de peticiones.

¿Es posible usar Power Apps para un panel más avanzado?

Claro. Muchos departamentos crean una Power App con interfaz móvil, que escribe datos en Dataverse o SharePoint y se incrusta como pestaña. Es útil si necesitas campos adicionales como proyecto, cliente o motivo.

Conclusión

Crear un equipo de ámbito organizativo y complementarlo con un tablero “In/Out” o con Shifts permite a cualquier empresa saber en segundos dónde está su personal, reducir correos, mejorar la coordinación y cumplir requisitos legales. Al centralizar la información en Microsoft Teams —la herramienta que los empleados ya usan a diario— incrementas la adopción y evitas silos de datos. Con un plan de comunicación claro y pequeñas automatizaciones conseguirás un flujo de trabajo transparente y eficiente.