Microsoft Teams ha ido reemplazando la antigua integración de Microsoft Forms por la nueva aplicación Polls, lo que deja a muchos grupos sin la posibilidad de recoger respuestas abiertas directamente dentro de un chat. Este artículo muestra cómo sortear esa limitación, detalla varias estrategias prácticas y ofrece consejos avanzados de análisis y gobernanza para que tu organización siga reuniendo información de forma libre y estructurada.
Por qué Polls no permite respuestas abiertas
Polls nació con un objetivo claro: simplificar las votaciones rápidas en chat. Para lograrlo, redujo al mínimo la complejidad y se centró en preguntas de opción única o selección múltiple. El resultado es una experiencia fluida pero rígida para cualquier escenario que requiera aportaciones en texto libre. Al intentar insertar un formulario “clásico” desde Teams, la interfaz redirige automáticamente a Polls y muestra un aviso de retirada de la antigua experiencia. En la práctica, desaparece el cuadro de texto donde los participantes podían escribir sus ideas.
Impacto de la retirada de Microsoft Forms en chats
La retirada se limita a la parte de “Polling” —la que vivía incrustada en los chats—, mientras que la funcionalidad completa de Forms (Survey) sigue totalmente operativa en la web y en los canales de Teams. Microsoft busca así unificar y modernizar la capa de encuestas rápidas, aunque a costa de sacrificar la entrada libre de texto en conversaciones informales. Las organizaciones que dependían de preguntas abiertas para lluvias de ideas, retrospectivas ágiles o consultas de clima laboral se ven ahora ante un obstáculo inesperado.
Método recomendado: crear el cuestionario en la versión web de Microsoft Forms
Pasos de configuración inicial
- Ve a
forms.office.comcon tu cuenta corporativa. - Crea un nuevo formulario y elige Preguntas > Texto para recoger respuestas abiertas.
- Personaliza el mensaje, añade validaciones si proceden (límite de caracteres, respuesta obligatoria…) y revisa la apariencia.
- Haz clic en Compartir y copia la URL para Todos los usuarios de mi organización o Cualquiera con el vínculo, según el grado de anonimato deseado.
- Pega ese enlace en el chat de Teams. Cada miembro lo abrirá en el navegador y podrá escribir libremente.
Ventajas clave
- Sin instalar nada: los participantes usan su navegador habitual.
- Seguridad integrada: Forms respeta los controles de cumplimiento de Microsoft 365.
- Análisis inmediato: la pestaña Respuestas muestra gráficos y estadísticas en tiempo real.
- Exportación a Excel: con un clic obtienes una hoja de cálculo para filtrado avanzado.
Diseño de preguntas abiertas efectivas
Evita plantear preguntas que puedan responderse con sí/no; redacta cuestiones que impulsen la reflexión. Por ejemplo, en lugar de “¿Estás satisfecho con el proyecto?”, prueba con “¿Qué harías diferente en la próxima iteración?”. Añade ejemplos descriptivos en los subtítulos y limita la longitud de la respuesta solo si realmente existe riesgo de textos excesivamente largos.
Configuración de permisos y anonimato
Forms permite tres niveles:
| Ámbito de respuesta | Ventaja principal | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Solo personas de la organización identificadas | Rastreo de autor | Seguimiento individual de compromisos |
| Solo organización, anónimo | Privacidad limitada al ámbito interno | Encuestas de clima sin represalias |
| Cualquiera con el vínculo | Respuesta externa | Feedback de clientes o socios |
Alternativa en canales: pestaña Forms clásica
Si trasladar la conversación a un canal es viable, basta con elegir + Agregar pestaña > Forms. En canales, la experiencia clásica permanece y sí permite preguntas de texto. Este método tiene dos ventajas adicionales:
- La encuesta queda anclada visualmente en la parte superior, lo que reduce el riesgo de que el enlace se pierda en la conversación.
- Los miembros del canal que se unan más tarde verán el formulario inmediatamente.
El inconveniente es que perderás la privacidad de los chats individuales y la notificación aparecerá solo como mención de canal. Evalúa si el tema es lo suficientemente público antes de migrar la discusión.
Complementar con servicios externos
Para escenarios que requieren ligera lógica de ramificación, envíos anónimos con dirección IP oculta o dashboards enriquecidos, herramientas de terceros pueden ser la mejor opción. A continuación se muestra una comparativa de las plataformas más habituales:
| Herramienta | Punto fuerte | Límite gratis | Integración con Teams |
|---|---|---|---|
| Viva Pulse | Plantillas de cultura organizacional | Ilimitado con licencia Viva | Nativa (aplicación Pulse) |
| Polly | Encuestas in‑line en mensajes | Hasta 25 respuestas por sondeo | Bot Polly en Teams |
| SurveyMonkey | Analítica avanzada y lógica condicional | 10 preguntas por encuesta | Compartir enlace |
| Google Forms | Simplicidad y acceso universal | Ilimitado con cuenta Google | Compartir enlace |
En todos los casos, la dinámica es similar: construye el formulario en la plataforma elegida y comparte la URL en el chat de Teams. Asegúrate de revisar los acuerdos de procesamiento de datos si trabajas con información sensible.
Buenas prácticas de gestión y análisis de resultados
Exportación y tratamiento en Excel
Forms genera un libro de Excel con cada envío en una fila. Aprovecha funciones como:
- Filtros automáticos para segmentar comentarios por departamento.
- Texto en columnas para dividir respuestas que contengan listas separadas por coma.
- Buscar objetivos si necesitas detectar patrones numéricos, por ejemplo, medir el tiempo medio dedicado a una tarea.
Visualización en Power BI
Para estudios longitudinales o grandes volúmenes de datos, importa el archivo de Excel a Power BI y crea paneles interactivos. Un enfoque frecuente es:
- Programar una actualización diaria del conjunto de datos.
- Aplicar segmentaciones por fecha y área funcional.
- Agregar un gráfico de nubes de palabras con la visualización Word Cloud para extraer tendencias de lenguaje.
Automatización con Power Automate
Power Automate permite disparar flujos cada vez que se envía una respuesta. Ideas de automatización:
- Publicar resúmenes semanales en un canal.
- Crear tareas en Planner cuando aparezca cierto término clave (p. ej., “bloqueo” o “retraso”).
- Enviar alertas de correo a un responsable de calidad.
Gobernanza y cumplimiento
Al sustituir un componente nativo (Polls) por un flujo basado en enlaces, conviene reforzar las directrices internas:
- Define quién puede generar nuevos formularios y bajo qué escenario.
- Incluye instrucciones claras sobre la protección de datos personales en las políticas de TI.
- Establece un ciclo de vida del formulario: creación, vigencia, cierre y borrado.
Enviar sugerencias a Microsoft y roadmap futuro
La retroalimentación del usuario influye directamente en la hoja de ruta de Teams. Envía tu petición desde Ayuda › Comentarios › Sugerir una característica o publica en el Feedback Portal de Teams. Incluye detalles sobre la importancia de las respuestas abiertas para tu flujo de trabajo, ejemplos de impacto y número de usuarios afectados. Un incremento en votos y comentarios similares aumenta la probabilidad de que Microsoft reincorpore la característica.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar Polls y Forms a la vez?
Sí. Polls sigue siendo útil para decisiones rápidas. Usa Forms cuando la pregunta requiera reflexión o texto libre.
¿Qué pasa con los formularios antiguos incrustados en chats?
Los mensajes existentes siguen mostrando un enlace al formulario hospedado en web. No se pierden datos ni se bloquea el acceso histórico.
¿Existe un límite de respuestas en Forms?
Usuarios de Microsoft 365 E1/E3/E5 no tienen límite práctico; sin embargo, se recomienda exportar los datos si superan las 50 000 respuestas para mayor rendimiento.
¿Cómo eliminar un formulario tras la campaña?
Abre Forms en la web, selecciona Más opciones > Eliminar. El archivo de Excel vinculado permanecerá en tu OneDrive salvo que también lo borres.
¿Por qué algunos usuarios ven el formulario y otros no?
Comprueba que el enlace esté configurado para “Cualquiera con el vínculo” o que todos los participantes pertenezcan al mismo dominio corporativo.
Conclusión
Aunque la transición hacia Polls ha eliminado la entrada directa de texto abierto dentro de los chats de Teams, las alternativas descritas te permiten mantener intactas tus dinámicas de recogida de información. Crear un formulario en la web de Microsoft Forms y compartirlo por enlace sigue siendo la solución más rápida, segura y flexible. Si la conversación puede moverse a un canal, la pestaña Forms ofrece una experiencia similar a la antigua. Y para necesidades especializadas, las herramientas externas amplían las posibilidades sin sacrificar la comodidad de Teams como centro de colaboración. Con buenas prácticas de análisis, gobernanza y retroalimentación constante a Microsoft, tu organización seguirá aprovechando la voz de cada miembro sin barreras técnicas.