Las salas de grupo en Microsoft Teams son la herramienta ideal para dividir a los participantes en sub‑reuniones interactivas. No obstante, la función impone límites estrictos cuando el evento se acerca a los 300 asistentes, y conocerlos evita sorpresas el día de la sesión.
Resumen rápido de los límites clave
| Aspecto | Explicación práctica |
|---|---|
| Límite técnico | Las salas de grupo solo funcionan cuando el número real de personas conectadas es ≤ 300. |
| Invitaciones mayores de 300 | Si la invitación incluye más de 300 destinatarios, la opción aparece deshabilitada al programar la reunión. |
| Cómputo de asistentes | Cada persona cuenta de forma individual, incluso si se la invita mediante un grupo o lista de distribución: el grupo no se considera un solo usuario. |
| Se conectan > 300 | En cuanto el recuento sobrepasa 300, las salas quedan desactivadas para el resto de la sesión; no vuelven a habilitarse aunque algunos participantes abandonen. |
| Se conectan ≤ 300 | Si finalmente entran menos de 300 (p. ej. 100 de 400 invitados), el organizador puede crear y abrir salas en cualquier momento durante la reunión. |
Por qué existe el límite de 300
Teams debe crear minirreuniones paralelas con audio, vídeo y uso compartido de pantalla independientes. Para garantizar la calidad de servicio y la estabilidad de la plataforma, Microsoft fija el techo en 300 conexiones simultáneas cuando la sesión incluye salas de grupo. El límite se aplica a:
- Reuniones estándar, con o sin canal de Teams.
- Webinars (en modo “reunión”), siempre que se activen salas.
- Reuniones planificadas y “Meet now”.
No afecta a Teams Town Hall (antes Live Events) ni a llamadas P2P, donde las salas de grupo no están disponibles.
Diferencia entre invitar y conectarse
La invitación es solo un compromiso: el número que realmente cuenta es el de conexiones activas. Puede invitar a 800 personas y aun así usar salas, siempre que no superen los 300 conectados simultáneamente. Sin embargo, tenga en cuenta dos matices:
- Interfaz al programar: si Outlook o Teams detecta más de 300 invitados en la convocatoria, el botón Salas de grupo se inhabilita para prevenir errores.
- Contador dinámico: durante la reunión, la función está visible hasta que se alcanza el participante 301. Automáticamente deja de estar disponible y no reaparece, aunque el contador vuelva a bajar.
Cómo gestionar la sesión en tres fases
1. Antes de la reunión
- Use RSVP o cuestionarios previos para estimar la asistencia real.
- Informe a los inscritos: “Para trabajar en subgrupos, el aforo está limitado a 300 participantes conectados”.
- Habilite la sala de espera y admita manualmente solo los primeros 300 si teme sobrepasar el límite.
- Si prevé picos, planifique un Plan B (p. ej. sesión espejo o retransmisión en Teams Town Hall).
2. Durante la reunión
- Nombrar a uno o varios managers de salas (coorganizadores o presentadores) anticipa la apertura rápida de subreuniones.
- Abra las salas en bloques de tiempo fijos para evitar conectores tardíos que puedan elevar el público total.
- Monitoree el contador de participantes (barra superior > “Personas”) y anuncie recordatorios si el aforo se acerca a 300.
3. Después de la reunión
- Exporte el informe de asistencia para comprobar si el límite fue crítico.
- Recopile feedback: ¿funcionó la división en grupos? ¿Hubo usuarios que no pudieron unirse a tiempo?
- Ajuste la planificación futura con los datos obtenidos.
Escenarios prácticos
Escenario A: 280 confirmados, 310 inscritos
Se habilitan salas sin problemas porque el número de conexiones concurrentes no sobrepasa 300. Quienes lleguen tarde podrán unirse siempre que alguien abandone la sala principal.
Escenario B: 305 conectados
El límite se rebasa después de crear las salas. Todas las subreuniones se cierran y el botón desaparece. Los participantes regresan a la sala principal y no es posible restablecer los grupos.
Escenario C: Invitación a un grupo de Outlook de 500 personas
Teams considera a cada miembro del grupo de forma independiente. La invitación se envía, pero el organizador no verá la opción de romper en subgrupos al programar. Solo podría reactivarla si reduce manualmente la lista a ≤ 300.
Roles y permisos dentro de las salas
Para mantener el control aun cuando se acerque el límite máximo, defina los roles con claridad:
| Rol | Responsabilidades |
|---|---|
| Organizador | Crear y eliminar salas, asignar participantes, fijar temporizadores, cerrar y reabrir subreuniones. |
| Presentador con permiso de “manager” | Realizar las mismas acciones que el organizador; máximo 10 “managers” por reunión. |
| Asistente | Unirse a la sala asignada, pedir ayuda al organizador, abandonar y regresar a la principal. |
Las invitaciones a roles deben enviarse antes de la sesión; los cambios en pleno evento pueden provocar confusión si el aforo ya es elevado.
Buenas prácticas cuando se roza el límite
- Plan de acceso escalonado: escalone la entrada (por parte del control de la sala de espera) para mantener un colchón de seguridad.
- Indicadores visibles: comparta en pantalla el contador de participantes; la audiencia se compromete a vigilar el aforo.
- Cierre de salas automatizado: programe temporizadores; evita que los asistentes se queden “atrapados” y reduce el tiempo total de conexión.
- Asignación previa: cargue un archivo CSV con los grupos. El proceso consume menos recursos y facilita la organización si el evento se inaugura con 299 personas.
- Comunicación clara: anuncie cada fase (apertura, advertencia de cierre, regreso) para minimizar el caos si se desactivan de forma repentina.
Qué hacer si se espera superar los 300
Cuando la dinámica requiera salas de discusión y se anticipen más de 300 conexiones simultáneas, existen tres estrategias:
- Teams Town Hall + reuniones paralelas: transmita las partes plenarias mediante Town Hall e invite a los asistentes a varias reuniones de tamaño manejable para los talleres.
- Múltiples reuniones coordinadas: cree una “matriz” de enlaces (p. ej. cinco reuniones con cinco salas cada una) y asigne un facilitador por espacio.
- Canales de Teams como pseudo‑salas: divida el grupo en canales privados temporales; los miembros utilizan la función de llamada grupal de cada canal como sala.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo crear más de 50 salas si somos menos de 300?
No. El límite de salas sigue siendo 50, independientemente del número de participantes.
¿Los usuarios que marcan por teléfono (PSTN) cuentan en el límite?
Sí. Cada conexión, ya sea por cliente de escritorio, navegador, móvil o llamada telefónica, suma uno al contador.
¿Se puede reactivar la función si el número baja de 300?
No. Una vez deshabilitada durante la sesión, las salas no vuelven a aparecer aunque varias personas se desconecten.
¿Influye la licencia (E1, E3, E5) en el límite?
No. El límite de 300 depende de la plataforma, no del plan de licencias. Sin embargo, funciones como Town Hall o webinars de gran capacidad sí requieren licencias específicas.
¿Qué pasa con la grabación?
La grabación solo se realiza en la sala principal. Si necesita el trabajo de subgrupos, pida a los facilitadores que graben localmente (si su política de cumplimiento lo permite) o que tomen notas compartidas.
Checklist de planificación
- ⧠ Defina el objetivo de las salas y la duración máxima de cada bloque.
- ⧠ Calcule la asistencia potencial; prevea escenarios de alta ocupación.
- ⧠ Configure la sala de espera y la co‑organización.
- ⧠ Prepare material didáctico: instrucciones, tablones, enlaces de apoyo.
- ⧠ Ensaye la apertura y el cierre de salas con un grupo piloto.
- ⧠ Asigne roles (facilitador, relator, técnico) por cada subreunión.
- ⧠ Establezca canales de comunicación paralelos (chat o canal de anuncio).
- ⧠ Tenga un plan de contingencia en caso de llegar al participante 301.
Conclusión
Dominar las limitaciones de 300 asistentes es esencial para sacar el máximo partido a las salas de grupo en Microsoft Teams. Con una buena previsión, comunicación transparente y planes de contingencia, podrá ofrecer sesiones altamente interactivas sin comprometer la experiencia del usuario. Cuando el público supere ese umbral, combine Town Hall, reuniones paralelas o canales de Teams para mantener el dinamismo colaborativo sin renunciar a escalabilidad.