Cómo cambiar entre ventanas al presentar en Microsoft Teams: métodos rápidos en Windows 11, alternativas y trucos pro

¿Presentas en Microsoft Teams y necesitas saltar de Excel a Word sin cortar la compartición? Aquí tienes un método rápido, alternativas sólidas y un puñado de trucos para cambiar de ventana como un profesional, sin sobresaltos ni silencios incómodos.

Índice

Resumen de la pregunta

Se busca la forma más ágil de pasar de un archivo o ventana (por ejemplo, “Excel A”) a otra (“Excel B” o “Word”) cuando se está compartiendo solo una ventana en Microsoft Teams, evitando detener y reiniciar la compartición cada vez.

Respuesta corta

Windows 11 + nuevo Teams: comparte directamente desde la barra de tareas. Pasa el cursor sobre el icono de la app y pulsa Compartir. Para cambiar, repite el gesto sobre la otra app: Teams cambia de ventana sin cortar.
Si no aparece esa opción:
- Comparte toda la pantalla o un monitor secundario para alternar libremente entre apps.
- Usa PowerPoint Live cuando tu contenido sea una presentación o puedas consolidarlo en diapositivas.
- Haz un cambio manual ágil: desde el control de Compartir > Ventana elige la nueva ventana en 2–3 clics, sin irte de Teams.

Opción principal: compartir desde la barra de tareas en Windows 11

Este flujo es el más rápido cuando usas Windows 11 y la nueva app de Teams (trabajo o educación):

Abre la reunión y asegúrate de tener las dos ventanas que vas a mostrar listas (por ejemplo, “Excel A” y “Word”).
Pasa el cursor sobre el icono de la app en la barra de tareas. Verás la miniatura de la ventana y un botón Compartir.
Haz clic en Compartir sobre la ventana que quieras mostrar. Teams cambia a esa ventana sin detener la compartición.
Para cambiar a otra app/archivo, repite el gesto sobre la otra app y pulsa Compartir de nuevo. Listo.

Cómo reconocer que funciona: al compartir, el borde de la ventana activa suele resaltarse y en Teams verás el indicador de “Compartiendo”. Si al pasar el cursor sobre el icono de una app no aparece el botón Compartir, aplica una de las alternativas siguientes.

Trucos que lo potencian

Excel en dos ventanas reales: si necesitas comparar hojas del mismo libro, entra a Vista > Nueva ventana. Tendrás dos ventanas independientes del mismo archivo para cambiarlas desde la barra de tareas.
Iconos separados en la barra: si agrupas ventanas, puede costar encontrar la miniatura correcta. Desagrupar iconos (opción del sistema) o anclar tus apps clave ayuda a reducir clics.
Snap Layouts: con Windows + Z puedes ajustar cada ventana a un lado de la pantalla y ver de reojo lo que vas a mostrar antes de pulsar Compartir.

Alternativas cuando no está disponible la opción de la barra de tareas

Compartir pantalla completa o un monitor secundario

Es la solución más estable cuando saltas constantemente entre documentos, navegadores y herramientas:

En la reunión, pulsa Compartir y elige Pantalla (tu monitor principal) o selecciona tu monitor secundario si tienes dos.
Mueve a ese monitor todos los documentos que vayas a mostrar. Alterna con Alt + Tab sin tocar el botón de compartir.
Activa No molestar / Asistente de concentración para silenciar notificaciones emergentes y proteger tu privacidad.

Consejo: si vas a reproducir vídeo o audio, marca la opción de incluir sonido del sistema al compartir la pantalla.

PowerPoint Live para contenido estructurado

Cuando el núcleo de tu explicación es una presentación o puedes resumir las partes clave en diapositivas, PowerPoint Live evita todo salto de ventanas:

Prepara una presentación con lo esencial (gráficas, tablas, capturas, conclusiones).
En la reunión, pulsa Compartir y elige PowerPoint Live. Selecciona tu archivo local o de OneDrive.
Presenta con tus notas visibles solo para ti, control de pase de diapositivas y posibilidad de co-presentar.

Ventajas: el público ve transiciones suaves, tú ves notas y chat, y evitas el riesgo de mostrar accidentalmente otras ventanas. Si necesitas alternar con una demo, combina Live con un monitor secundario para las apps.

Cambio manual desde el selector de ventanas de Teams

Sin barra de tareas “compartible” y sin segundo monitor, este es el flujo más corto:

Pulsa Compartir en la barra de controles de la reunión.
Elige Ventana y selecciona la nueva ventana objetivo en la cuadrícula.
Teams cambia de ventana en 2–3 clics, sin detener la sesión de compartición.

Es algo más lento que el botón de la barra de tareas, pero mucho más ágil que dejar de compartir y volver a empezar.

Cuál usar en cada escenario

Escenario	Recomendación	Por qué	Precauciones
Windows 11 y nueva app de Teams	Compartir desde la barra de tareas	Es el cambio más rápido y no interrumpe la compartición	Comprueba el borde de la ventana activa para no “hablar sobre” una ventana no compartida
Windows 10 o cliente antiguo	Pantalla completa o monitor secundario	Permite alternar con Alt+Tab sin tocar el botón de compartir	Activa No molestar; cierra apps sensibles para evitar filtraciones
Sesión centrada en diapositivas	PowerPoint Live	Notas privadas, transiciones fluidas, co-presentación	Prepara un anexo con capturas si necesitas mostrar datos que no están en la presentación
No hay segundo monitor y necesitas saltos puntuales	Selector de Compartir > Ventana	Cambios en 2–3 clics sin reiniciar la compartición	Ten abiertas solo las ventanas imprescindibles para localizar rápido

Flujos paso a paso listos para usar

Flujo exprés con barra de tareas

Abre Excel A y Word, colócalos uno al lado del otro con Snap Layouts.
Empieza la reunión y comparte Excel A desde la barra de tareas.
Cuando toque Word, pasa el cursor por su icono y pulsa Compartir.
Repite el gesto cuando necesites volver a Excel A.

Flujo seguro con monitor secundario

Monitor 1: tu reunión de Teams, chat y notas privadas.
Monitor 2: solo lo que vas a compartir; abrir Excel A, Excel B y Word allí.
Comparte el monitor 2. Alterna con Alt + Tab o clics en la barra de tareas del monitor 2.

Flujo estructurado con PowerPoint Live

Pasa tablas y gráficos clave a diapositivas con notas.
Comparte con PowerPoint Live. Usa el puntero láser o resaltador según necesites.
Si tienes demo, deja una diapositiva “Puente a la demo” y, al terminar, vuelve a Live.

Preparación de cinco minutos que evita sustos

Haz una lista de ventanas a mostrar y ciérralo todo lo que no usarás.
Activa No molestar en el sistema y en Teams para silenciar notificaciones.
Coloca la barra de tareas visible y limpia de iconos que no aporten.
En Excel, usa Vista > Nueva ventana para comparar la misma hoja en dos vistas.
Ten a mano un plan B: si algo falla, comparte el monitor completo o usa PowerPoint Live.

Consejos de velocidad y control

Alt + Tab para saltar entre las últimas ventanas.
Windows + Ctrl + Flechas para cambiar de escritorio virtual si los usas para separar “presentación” y “personal”.
Windows + Z para abrir los diseños de ajuste y colocar ventanas rápidamente.
Zoom del sistema: si el público no ve bien, usa zoom de app o del sistema en lugar de cambiar archivos sin necesidad.

Errores típicos y cómo evitarlos

Estás hablando sobre una ventana que el público no ve. Solución: antes de comenzar a explicar, mira el borde resaltado o el indicador de “Compartiendo”. Haz una pausa de un segundo tras cada cambio.
Se muestran notificaciones privadas. Solución: activa No molestar y cierra mensajería personal en el monitor compartido.
Miniaturas indistinguibles en la barra de tareas. Solución: renombra archivos, ancla las apps clave, desagrupa iconos si te resulta más claro.
El vídeo no se oye al compartir pantalla. Solución: marca Incluir sonido del sistema cuando compartas y verifica el volumen de la app.
Ventanas “flotantes” tapan lo que compartes. Solución: mueve la barra de controles de Teams a un lateral y evita superposiciones en el monitor compartido.

Privacidad y seguridad mientras cambias de ventana

Limita la compartición al monitor o a la ventana exacta que necesitas.
Desactiva banners de correo, mensajería y calendario durante la reunión.
Evita compartir el escritorio completo si manejas información sensible; usa monitor secundario “limpio”.
Revisa nombres de archivos y pestañas del navegador antes de mostrarlos.

Atajos con Excel, Word y navegador que ayudan a cambiar mejor

Excel: Vista > Nueva ventana para vistas paralelas del mismo libro; Ver en paralelo para sincronizar desplazamiento.
Word: usa panel de navegación para saltar a secciones sin buscar pestañas del navegador.
Navegador: arrastra una pestaña fuera para convertirla en ventana, así la podrás compartir como ventana independiente.

Plantillas de trabajo habituales

Revisión de números con varias hojas

Excel A y Excel B en dos ventanas; si es el mismo archivo, duplica con Vista > Nueva ventana.
Windows 11: comparte Excel A desde la barra de tareas y alterna con B con un clic.
Si no tienes la opción, comparte el monitor 2 y alterna con Alt + Tab.

Demo de producto y resumen ejecutivo

Resúmenes en PowerPoint Live; demo real en app aparte.
Cuando vayas a la demo, comparte la ventana de la app; al terminar, vuelve a Live.
Quédate con el chat y las notas en el monitor no compartido.

Preguntas frecuentes

¿Puedo compartir dos ventanas a la vez? Como ventana individual, una por vez. Si compartes pantalla o monitor, se verá todo lo que pongas delante. Otra opción es usar PowerPoint Live para el contenido principal y alternar puntualmente a una ventana.

¿Por qué a veces no veo “Compartir” al pasar por la barra de tareas? Suele deberse a combinaciones de versión del sistema o del cliente de Teams. Si no aparece, usa las alternativas de este artículo sin perder tiempo investigando en plena reunión.

¿Qué hago si la miniatura de la ventana es incorrecta o se “atasca”? Minimiza y restaura la ventana o arrástrala ligeramente para forzar la actualización; si persiste, cambia vía Compartir > Ventana desde Teams.

¿Cómo evito mostrar datos sensibles al alternar? Cierra documentos no necesarios, usa un monitor “limpio”, activa No molestar y mantén la bandeja del sistema despejada.

Sugerencia de mejora del producto

Envía tu idea desde Ayuda > Enviar comentarios en Teams o en el portal de comentarios. Ejemplos de texto que suelen ser bien entendidos:

“Dejar de compartir esta ventana y compartir la actual”.
“Seguir compartiendo la ventana A / Cambiar a la ventana B / Dejar de compartir todo”.

Describe el flujo y el beneficio (“cambio sin corte”, “menos clics”, “menos errores de privacidad”). Mientras llega, aplica los flujos de este artículo para un resultado casi idéntico.

Checklist rápida antes de compartir

Ventanas listas, renombradas y colocadas; pestañas “sensibles” cerradas.
No molestar activado en Windows y en Teams.
Decisión tomada: barra de tareas, pantalla completa/monitor, PowerPoint Live o selector de ventana.
Si hay vídeo/sonido, habilita “Incluir sonido del sistema”.
Plan B a mano: monitor secundario o Live por si falla el cambio de ventana.

Resumen accionable

Si usas Windows 11 con la nueva app de Teams, comparte desde la barra de tareas y alterna con un clic entre Excel, Word y navegador sin cortar. En entornos donde esa opción no está, comparte un monitor o usa PowerPoint Live para contenido estructurado. Para casos puntuales, el selector de Compartir > Ventana te da cambios rápidos sin reiniciar la compartición. Añade No molestar, una preparación de cinco minutos y un monitor “limpio” para una presentación sin sobresaltos.