Usaste Microsoft Teams Exploratory para evaluar la herramienta, luego compraste Teams Essentials, retiraste la prueba… y de repente el acceso a Teams dejó de funcionar. Aquí tienes la guía práctica para migrar sin cortes, entender por qué pasa y cómo recuperarte si ya te ocurrió.
Qué está pasando realmente
El escenario es muy común: una organización comienza con Microsoft Teams Exploratory (licencia de prueba gratuita), compra Teams Essentials (licencia de pago mensual) y, para “ordenar” el tenant, quita la licencia de prueba de los usuarios antes de que expire. El resultado inesperado: el usuario pierde el acceso a Teams aunque ya tenga Essentials asignada.
No es un bug: es una cuestión de coexistencia y prioridad de licencias. Mientras la licencia Exploratory esté activa, posee prioridad en cómo se resuelven los permisos de Teams para ese usuario. Si la retiras anticipadamente, puedes provocar un “vacío” temporal de servicio hasta que el backend de licenciamiento reprovisione completamente el acceso con Essentials. Además, los clientes (aplicaciones de Teams) y los servicios de backend mantienen cachés y tokens que pueden tardar en refrescarse.
La solución, en una mirada
- No retires la licencia Exploratory mientras siga activa. Déjala expirar de forma natural.
- Existe un período de gracia de ~30 días tras la fecha de expiración de la prueba para retirar la licencia sin cortar el acceso inmediatamente.
- Antes de retirar Exploratory, verifica que Teams Essentials esté correctamente asignada al mismo usuario y tenant.
- Si ya retiraste Exploratory y perdiste acceso, vuelve a asignarla, espera a la expiración y, después, elimínala dejando solo Essentials.
Por qué ocurre: prioridad de licencias y cachés
Cuando un usuario tiene dos licencias que incluyen acceso a Teams, el sistema evalúa la disponibilidad y elegibilidad del servicio según reglas internas. Con Exploratory activa, esa prueba puede “marcar” la experiencia del usuario. Al retirarla antes de que expire:
- El motor de aprovisionamiento necesita reprocesar la asignación para Essentials. Eso no es instantáneo.
- Los tokens de autenticación ya emitidos (y la caché de Teams) pueden seguir “creyendo” que el usuario dependía de la prueba retirada.
- Pueden existir conflictos de planes de servicio (por ejemplo, cuando dos licencias ofrecen componentes solapados) que se resuelven mejor dejando que la prueba caduque.
La forma más segura de transición es, por tanto, dejar que Exploratory llegue a su fin, asegurar Essentials, y recién entonces retirar la prueba.
Guía paso a paso recomendada
- Confirma Essentials en el Centro de administración de Microsoft 365: ve a Usuarios activos → (usuario afectado) → Licencias y aplicaciones y verifica que Microsoft Teams Essentials figure como Asignada.
- Verifica que no haya conflictos: si el usuario tiene otras licencias con Teams, evita deshabilitar componentes de forma aleatoria. Mantén todo tal cual hasta que termine la prueba.
- Espera la expiración natural de Exploratory: no la retires manualmente antes de tiempo. Toma nota de la fecha fin de la prueba.
- Aprovecha el período de gracia (~30 días): una vez expirada, cuentas con una ventana razonable para retirar Exploratory sin interrumpir el servicio.
- Retira Exploratory tras la expiración: en Licencias y aplicaciones, desmarca Microsoft Teams Exploratory y guarda.
- Actualiza la sesión del usuario: pide al usuario cerrar sesión y volver a iniciarla en Teams. Si persisten problemas, borrar caché o probar en el navegador en modo incógnito suele ayudar a forzar un refresco de tokens.
- Comprueba el acceso: valida que pueda chatear, unirse a reuniones y acceder a equipos y canales. Si todo va bien, la transición ha concluido.
Procedimiento exprés (resumen operativo)
- Confirma que Teams Essentials está asignada al usuario.
- Espera a que Exploratory caduque.
- Dentro del período de gracia, elimina Exploratory del usuario.
- Reinicia sesión en Teams / limpia la caché si es necesario.
Tabla comparativa rápida
| Aspecto | Teams Exploratory | Teams Essentials |
|---|---|---|
| Tipo | Prueba gratuita temporal | Suscripción de pago mensual |
| Objetivo | Evaluar Teams en un tenant | Uso productivo estable en pymes |
| Vigencia | Hasta su fecha de caducidad | Mientras la suscripción esté activa |
| Riesgo al retirar | Alto si se quita antes de expirar | Bajo (es la licencia final) |
| Transición recomendada | Dejar expirar y retirar después | Ya asignada antes de la caducidad |
Qué hacer si ya retiraste Exploratory y perdiste acceso
- Reasigna Exploratory al usuario si aún es posible (es decir, si la prueba no ha expirado del todo). Esto suele restaurar el acceso relativamente rápido.
- Verifica Essentials: mantén Essentials asignada en paralelo; no la quites.
- Espera a la expiración de la prueba y, durante la ventana de gracia, retírala dejando solo Essentials.
- Fuerza refresco de sesión: cerrar sesión, volver a iniciar; si hiciste cambios, considera limpiar la caché de la app o entrar desde teams.microsoft.com en una ventana privada para validar.
Si la prueba ya no puede reasignarse y el acceso sigue bloqueado, revisa si el usuario tiene más de una cuenta o tenant involucrado (escenario frecuente) y confirma que la suscripción Essentials pertenece a ese mismo tenant.
Errores comunes que provocan cortes
- Quitar la prueba el mismo día que se compra Essentials: genera un hueco de aprovisionamiento.
- Asignar Essentials en un tenant distinto: el usuario pierde acceso porque su identidad operaba en otro directorio.
- Eliminar componentes de servicio desde “Licencias y aplicaciones” sin entender dependencias.
- Asumir que el cambio es inmediato: la propagación puede tardar desde minutos hasta horas.
Checklist de transición sin cortes
- ✔ Essentials asignada al usuario correcto y en el tenant correcto.
- ✔ Fecha de caducidad de Exploratory registrada.
- ✔ Plan para esperar la expiración y retirar en período de gracia.
- ✔ Comunicación al usuario: “cerrar sesión y volver a iniciar” el día del cambio.
- ✔ Validación en cliente de escritorio y navegador.
Flujo de decisión
| Situación | Acción | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Exploratory aún activa | No retirar; asignar Essentials y esperar caducidad | Sin cortes; transición limpia |
| Exploratory expirada (en gracia) | Retirar Exploratory; mantener Essentials | Acceso continuo |
| Exploratory retirada antes de tiempo | Reasignar Exploratory y repetir proceso correcto | Acceso restaurado |
| Acceso perdido y no se puede reasignar | Revisar tenant/cuenta, caché, propagación | Diagnóstico y recuperación |
Validación y pruebas en el lado del usuario
- Cerrar sesión y volver a iniciar en la app de Teams.
- Navegador: entrar en modo privado/incógnito para evitar cookies/tokens antiguos.
- Borrar caché de la aplicación si sigue viendo errores. En escritorio, cierra completamente Teams antes de hacerlo.
- Prueba en otro dispositivo (móvil o equipo secundario) para aislar problemas locales.
Señales y mensajes típicos cuando hay conflicto de licencias
| Mensaje/Comportamiento | Qué indica | Acción sugerida |
|---|---|---|
| “Se requiere una licencia para usar Teams” | El backend no reconoce una licencia válida activa | Verificar Essentials asignada y esperar propagación |
| “Contacta con tu administrador” | Falta de permisos o plan deshabilitado | Revisar planes de servicio habilitados |
| Accede en navegador pero no en escritorio | Caché local/tokens desincronizados | Borrar caché, cerrar e iniciar de nuevo |
Buenas prácticas para una migración impecable
- Planifica la fecha: agenda la retirada de Exploratory después de su expiración.
- Comunica a los usuarios qué ocurrirá y qué deben hacer (reiniciar sesión).
- Evita cambios masivos no probados: prueba el flujo con 1–3 cuentas piloto antes de hacerlo en toda la organización.
- Documenta qué licencias tiene cada usuario y de dónde provienen (asignación directa vs. por grupo).
- Permite tiempo de propagación y monitoriza resultados.
Uso de grupos y asignación por grupos
Si utilizas asignación por grupos para licencias, asegúrate de que:
- El usuario pertenezca al grupo que asigna Essentials.
- No exista un grupo que esté quitando Exploratory antes de tiempo.
- Si migras por grupos, mueve a los usuarios al grupo de Essentials antes de la caducidad de la prueba y revisa el estado de aprovisionamiento.
PowerShell (Microsoft Graph) para verificar licencias
Para administradores que prefieren validar desde consola, estas consultas ayudan a revisar qué licencias y planes de servicio ve el backend para un usuario. Ajusta los scopes según tu entorno.
# Requiere el módulo Microsoft.Graph
Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser
Conecta con los permisos de solo lectura necesarios
Connect-MgGraph -Scopes "User.Read.All","Directory.Read.All"
Revisa los SKU disponibles en el tenant
Get-MgSubscribedSku | Select SkuId, SkuPartNumber, PrepaidUnits
Revisa las licencias y planes de servicio de un usuario
\$user = "[usuario@tu-dominio.com](mailto:usuario@tu-dominio.com)"
Get-MgUserLicenseDetail -UserId \$user |
Select SkuPartNumber, @{Name="PlanesHabilitados";Expression={
(\$.ServicePlans | Where-Object {\$.ProvisioningStatus -eq "Success" -and $\_.AppliesTo -eq "User"}).ServicePlanName -join ", "
}} Con esto podrás confirmar que el usuario tiene Essentials y ver qué planes de servicio están habilitados. Si Exploratory sigue activa, la verás listada hasta su expiración.
Cronograma sugerido de migración
| Momento | Acción | Objetivo |
|---|---|---|
| Semana -1 | Asignar Essentials a todos los usuarios que migrarán | Garantizar licencia productiva lista |
| Día 0 (expira la prueba) | Confirmar expiración de Exploratory | Entramos al período de gracia |
| Día 1–7 | Retirar Exploratory por tandas pequeñas | Reducir riesgo y monitorear |
| Día 8–30 | Completar retirada de Exploratory en todos | Quedar solo con Essentials |
Preguntas frecuentes
¿Se pierden chats, equipos o archivos al retirar Exploratory?
No por el mero hecho de quitar la prueba, siempre que permanezcas en el mismo usuario y tenant y que mantengas una licencia válida (Essentials). Los datos siguen asociados a tu identidad y a los recursos del tenant. Evita eliminar usuarios o cambiar de tenant.
¿Cuánto tarda en reflejarse el cambio de licencias?
Puede variar. A veces es casi inmediato; otras veces necesita más tiempo. Por eso conviene realizar la retirada de Exploratory con margen y verificar.
¿Puedo quitar Exploratory justo después de comprar Essentials?
No es recomendable. Lo seguro es esperar a que la prueba expire y, dentro del período de gracia, retirarla. Evitarás cortes y estados intermedios.
¿Y si el usuario tiene otra licencia de Microsoft 365 que incluye Teams?
La lógica es similar: no retires la prueba antes de tiempo. Asegura que la licencia final (la que quedará) está asignada, espera expiración y luego retira la prueba.
¿Qué hago si el usuario solo pierde acceso en la app de escritorio?
Suele ser caché/tokens. Cierra completamente la app, borra caché, vuelve a iniciar sesión o prueba en navegador privado para forzar un inicio limpio.
Plantilla de comunicación al usuario
Comparte un mensaje breve y claro el día del cambio:
“Hoy completaremos la transición de tu licencia de Teams. No habrá interrupciones. Si notas algún comportamiento extraño, cierra sesión y vuelve a iniciar en Teams. También puedes probar en un navegador en modo privado. Si persiste, contacta a soporte.”
Resumen ejecutivo
- Antes: asigna Teams Essentials al usuario en el mismo tenant.
- Durante: deja que Teams Exploratory expire; no la retires antes.
- Después: en el período de gracia (~30 días), retira Exploratory y valida acceso.
- Si hubo corte: reasigna Exploratory (si se puede), espera expiración y repite el flujo correcto.
Conclusión
La clave para evitar cortes al pasar de Teams Exploratory a Teams Essentials es respetar el ciclo natural de la prueba y preparar la licencia definitiva con antelación. Unas pocas acciones bien ordenadas —asignar Essentials primero, dejar expirar, retirar después y refrescar sesión— bastan para una transición limpia y sin sobresaltos. Con el procedimiento y las comprobaciones de este artículo, puedes estandarizar la migración y reducir a prácticamente cero las interrupciones para tus usuarios.