Cuando una grabación de Microsoft Teams aparece en el OneDrive equivocado, la sorpresa puede convertirse en un riesgo de cumplimiento y en una pérdida de confianza del equipo. Este artículo explica paso a paso por qué ocurre, cómo reproducir el problema de forma controlada y las acciones definitivas para evitarlo en el futuro.

Descripción del problema

Una organizadora inicia la grabación en una reunión privada de Teams; al finalizar, el archivo de vídeo se guarda en el OneDrive personal de otra persona. El incidente se ha repetido en varias ocasiones sin una causa aparente y genera confusión sobre la propiedad del contenido, la seguridad y la auditoría.

Cómo funciona el almacenamiento de grabaciones en Teams hoy

Desde la transición de Microsoft Stream (Classic) a Stream (on SharePoint), todas las grabaciones se almacenan como archivos MP4 en:

• OneDrive for Business del usuario que inicia la grabación, si la reunión no está vinculada a un canal.
• Biblioteca de documentos de SharePoint del canal, si la reunión está asociada a un canal de Teams.

Esta lógica es fija. Teams no ofrece un selector de destino durante la reunión. Cualquier desviación —por ejemplo, que el archivo termine en el OneDrive de un asistente inesperado— indica una combinación de permisos, delegaciones, licencias o errores de cliente.

Tabla de posibles causas y acciones recomendadas

Aspecto	Detalle	Acción recomendada
Quién inicia la grabación	En reuniones privadas, el archivo se guarda en el OneDrive de la persona que pulsa Iniciar grabación.	Verificar en el chat la notificación “X ha iniciado la grabación” o revisar el historial.
Diseño de Teams	La ubicación es inmutable: OneDrive en privadas, SharePoint en canal.	Mover manualmente o automatizar traslados con Power Automate.
Políticas y permisos	Las políticas de grabación pueden delegar la capacidad de grabar. Delegaciones de calendario alteran la autoría.	Limitar la grabación solo al organizador o a roles específicos.
Versión o caché del cliente	Errores de la aplicación pueden asignar mal la propiedad.	Actualizar Teams y vaciar caché.
Cambios en licencias o cuentas	Si el iniciador pierde la licencia, la grabación permanece en su OneDrive existente.	Transferir la propiedad desde OneDrive Admin Center.

Análisis detallado de cada aspecto

Quién inicia la grabación

El chat de la reunión es la verdad absoluta: allí se genera un mensaje de servicio con la frase “Juan Pérez ha iniciado la grabación”. Ese usuario se convierte en propietario y su OneDrive aloja el archivo. Si durante la sesión alguien con permisos vuelve a pulsar Grabar, la propiedad cambia. Una práctica sencilla es designar un único “punto de control” para iniciar la grabación y comunicarlo al equipo antes de empezar.

Diseño de Teams y Stream on SharePoint

Aunque parezca limitante, la decisión de Microsoft busca centralizar la administración de permisos en OneDrive y SharePoint, donde entran en juego etiquetas de retención, DLP y eDiscovery. No existe un parámetro de política que redireccione automáticamente a otra biblioteca; por tanto, cualquier workflow debe realizarse después de la creación del archivo o mediante automatización.

Políticas y permisos

• Teams Admin Center > Reuniones > Políticas de reuniones permite desactivar la grabación o limitarla al organizador.
• Los delegados de calendario heredan la capacidad de iniciar reuniones y grabaciones en nombre de la persona delegante; el archivo se guarda según quién pulsó el botón, no según quién sea el organizador nominal.
• En entornos de educación, los roles de profesor/estudiante también influyen en la propiedad.

Versión o caché del cliente

Durante actualizaciones progresivas, algunos usuarios ejecutan compilaciones de Teams con cambios en el backend de Stream. Un cliente obsoleto puede interpretar incorrectamente el token de usuario y enviar metadatos erróneos. El remedio pragmático:

1. Cerrar Teams por completo.
2. Borrar la carpeta %AppData%\Microsoft\Teams (Windows) o ~/Library/Application Support/Microsoft/Teams (macOS).
3. Reiniciar y comprobar la versión desde Acerca de Teams > Versión.

Cambios en licencias o cuentas

Si la persona propietaria es deshabilitada, Teams no mueve la grabación: simplemente mantiene el archivo donde está con permisos concedidos al organizador y a los asistentes. Es imprescindible que el área de TI transfiera o retenga el contenido antes de eliminar una cuenta. OneDrive Admin Center ofrece la opción Añadir propietario secundario para facilitar esta tarea.

Guía paso a paso para reproducir y diagnosticar el problema

1. Programación controlada: crea una reunión de prueba e invita únicamente a dos cuentas de laboratorio (Organizador y Asistente).
2. Registro: usa la función de Grabación y transcripción una sola vez, tomando capturas del chat y de la barra de control.
3. Finalización: espera a que el vídeo aparezca en la pestaña de Archivos del chat y anota el enlace (apunta a OneDrive o SharePoint).
4. Comparación: repite la prueba, pero permite que el Asistente inicie la grabación.
5. Análisis: verifica si la propiedad coincide con quien pulsó el botón. Si no es así, pasa al paso de cache/licencias.
6. Extracción de logs: habilita la captura de registros en Teams (Ctrl+Alt+Mayús+1), reproduce el escenario y recopila los archivos ms-teams*.txt para soporte de Microsoft.

Buenas prácticas de gobierno y prevención

• Política “graba solo el organizador”: evita que asistentes generen versiones no deseadas.
• Asignar coorganizadores: si se requiere respaldo, nombra un coorganizador que comparta la misma unidad administrativa que la titular.
• Etiqueta de retención automática: aplica etiquetas a la carpeta Recordings de OneDrive para borrar o archivar contenido tras X días.
• Formación al usuario final: incluye diapositivas sobre flujo de grabaciones en el onboarding de Teams.
• Supervisión proactiva: emplea Microsoft Purview Audit para alertar cuando un archivo de vídeo se comparte externamente.

Automatización con Power Automate

Power Automate ofrece un conector Cuando se cree un archivo en OneDrive. Un flujo típico:

1. Disparador: carpeta /Recordings del usuario.
2. Condición: contains(name,'.mp4').
3. Acción: Mover archivo a un sitio de SharePoint corporativo, preservando su ID de versión.
4. Acción opcional: enviar correo de confirmación a la propietaria original e incluir el nuevo enlace.

Con un conjunto de plantillas y variables de entorno, TI puede desplegar el flujo de forma automática a todos los usuarios usando Power Platform Admin Center.

Escenario especial: reuniones de canal

En una reunión de canal la grabación se guarda en ~/Documentos/Grabaciones de la biblioteca del canal. No depende de quién pulse Grabar; la arquitectura se basa en permisos del Grupo Microsoft 365 asociado al equipo. Si alguien afirma que el vídeo pasó a OneDrive, se trata de una reunión privada lanzada desde el canal, no de una reunión de canal verdadera.

Pérdida de licencias o cambios de cuenta

Cuando una suscripción E5 caduca y se degrada a E1, el permiso de grabar puede deshabilitarse, pero los archivos existentes permanecen. Antes de desactivar la cuenta:

• Asignar un Owner secundario en el Admin Center.
• Exportar los registros de auditoría para conservar la trazabilidad.
• Aplicar la política de retención legal si existen investigaciones.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar la ubicación predeterminada antes de grabar? No. La arquitectura actual no lo permite. Solo puedes mover o copiar el archivo después. ¿Qué ocurre si dos personas inician la grabación casi al mismo tiempo? Teams inicia la primera petición y rechaza la segunda; el propietario es quien gana la carrera. ¿Se heredan los permisos de la reunión? Sí. Todos los asistentes reciben automáticamente permisos de lectura sobre el MP4, incluso si se mueve a otra biblioteca. ¿Hay diferencias entre Teams clásico y la nueva aplicación? La lógica de almacenamiento es idéntica. Cambian únicamente la interfaz y las opciones de moderación.

Conclusión

Las grabaciones que aparecen en el OneDrive equivocado suelen ser el resultado de quién pulsó Grabar, de delegaciones invisibles o de problemas de caché. Basta con una verificación sistemática del chat, un piloto controlado y la revisión de políticas para determinar la causa raíz. Una vez diagnosticado, incorpora buenas prácticas, flujos de Power Automate y controles de licencia para prevenir futuros incidentes y mantener la gobernanza del contenido audiovisual en tu organización.