¿En Teams ya no puedes programar “reuniones con registro” y ves el aviso “Registration isn’t supported after Sunday, 30 June…”? Aquí tienes una guía práctica para entender el cambio, migrar sin sobresaltos a Webinar y resolver dudas típicas del día a día.
Qué cambió en Microsoft Teams y por qué te afecta
Microsoft retiró la función clásica “Add registrations to meetings” y la sustituyó por el tipo de reunión “Webinar” (aviso interno de cambios: MC762511). A partir del 30/06/2024:
- Ya no es posible crear nuevas reuniones “con registro” usando el método clásico.
- No se puede asignar la directiva
-AllowMeetingRegistrationa usuarios o grupos. - Al intentar programar eventos con registro clásico verás el mensaje: “Registration isn’t supported after Sunday, 30 June…”
La alternativa oficial es Webinar. Trae mejoras en registro, roles y seguimiento, pero también cambia algunos flujos que quizá tenías automatizados.
Solución inmediata: usar Webinar (cómo, paso a paso)
Para evitar bloqueos y mantener un flujo ordenado de altas, crea tus eventos con Calendario > Nueva reunión > Webinar. Sugerimos este procedimiento:
- Abre el Calendario de Teams (cliente de escritorio o web).
- Haz clic en Nueva reunión y elige Webinar.
- Define título, fecha y hora, y agrega coorganizadores si aplica.
- Configura el formulario de registro: preguntas, si es interno o externo, aprobación automática o manual.
- Publica el registro y comparte el enlace en tus comunicaciones (correo, intranet, campañas).
- Antes de difundir masivamente, haz una prueba end‑to‑end (registro, confirmación, acceso de presentadores y asistentes).
- Después del evento, descarga los reportes de asistencia para tu seguimiento.
Qué verás si intentas usar el registro clásico
Al programar eventos con registro usando la modalidad antigua, aparece la alerta “Registration isn’t supported after Sunday, 30 June…”, impidiendo continuar. Esto no es un error puntual del inquilino; es el comportamiento esperado tras la retirada de la función.
Comparativa: registro clásico vs Webinar
| Aspecto | Reunión con registro (clásica) | Webinar (nuevo) |
|---|---|---|
| Disponibilidad desde 30/06/2024 | No disponible para nuevos eventos | Disponible y recomendado |
| Formulario de registro | Básico | Configuración mejorada y más visible |
| Roles | Organizador/Presentador/Asistente | Organizador, Coorganizador, Presentador y Asistente, con controles específicos |
| Gobernanza y futuro | En retirada | Evolucionará; base estándar para eventos con registro |
| Informes de asistencia | Descarga posterior, variables según tenant | Reportes orientados a eventos, fácil acceso |
| Compatibilidad con automatizaciones previas | Limitada o nula tras 30/06 | Requiere ajustar procesos, pero más estable a futuro |
Estrategia de migración para reuniones ya programadas con registro
Si ya comunicaron eventos con registro clásico para fechas posteriores al 30/06, no hay confirmación oficial unánime sobre su comportamiento exacto. Para evitar sorpresas:
- Duplicar cada evento como Webinar y usar el nuevo enlace en todas las comunicaciones futuras.
- No cambies la opción “Requerir registro” a “Ninguno” en la reunión existente: se ha reportado que envía cancelaciones a todos los registrados.
- Realiza una prueba rápida: intenta registrar un usuario de prueba en la reunión antigua. Si falla o muestra el aviso, migra a Webinar y redirige allí los nuevos registros.
Plan de migración recomendado
- Inventario: lista de eventos con fecha posterior al 30/06, dueño, número de registrados y canales de difusión.
- Duplicación: crea el Webinar espejo (misma fecha/hora, roles, agenda).
- Registro: configura el formulario en Webinar (preguntas, privacidad, aprobación).
- Comunicación: envía a inscritos y a interesados el nuevo enlace y una breve explicación del cambio.
- Monitoreo: revisa las inscripciones que entran por el nuevo enlace; si aún llegan por el antiguo, redirígelas.
- Ensayo: sesión interna con presentadores para validar accesos y materiales.
- Evento: ejecuta el Webinar; administra lobby y roles.
- Seguimiento: descarga asistencia y cierra acciones posteriores (grabación, encuesta, materiales).
Tabla de control para migración
| Ítem | Estado | Responsable | Notas |
|---|---|---|---|
| Evento duplicado como Webinar | Pendiente / Hecho | Organizador | — |
| Formulario de registro configurado | Pendiente / Hecho | Organizador | Campos y aprobación |
| Correo a inscritos con nuevo enlace | Pendiente / Hecho | Marketing/PM | Plantilla aplicada |
| Prueba end‑to‑end completada | Pendiente / Hecho | Equipo técnico | Acceso y roles validados |
| Reporte de asistencia descargado | Pendiente / Hecho | Organizador | Conservación según política |
Presentadores vs asistentes con horarios diferentes
Una duda común con el nuevo Webinar es cómo permitir que presentadores entren antes sin mostrar esa hora temprana a los asistentes en el formulario de registro. Hoy no hay un ajuste nativo que desdoble “hora visible para asistentes” y “hora interna para presentadores”. Aquí tienes alternativas viables:
- Invitación separada para presentadores: Crea una reunión de preparación (15–30 minutos antes) únicamente para presentadores y pega el enlace del Webinar en la invitación. Así, los ponentes entran antes, coordinan y luego pasan al Webinar.
- Apertura anticipada del Webinar: Si tu tenant y la configuración lo permiten, abre la sesión con antelación, mantén el lobby cerrado a asistentes y admite solo a presentadores para pruebas y últimos ajustes.
- Revisión de roles: Asegúrate de que todos los ponentes tengan rol de Presentador (o Coorganizador) para un acceso más fluido cuando se habilite la sesión.
Ejemplo de agenda sugerida
| Hora | Quién | Actividad |
|---|---|---|
| T‑30 min | Presentadores / Coorganizadores | Revisión técnica, materiales, compartir pantalla y audio |
| T‑10 min | Equipo soporte | Check de lobby, chat, Q&A (si aplica) |
| T‑0 | Todos | Inicio del Webinar y admisión de asistentes |
Cancelar o editar inscripciones individuales
En el nuevo proceso de Webinar no está claro que exista un botón para eliminar una inscripción ya aprobada (por ejemplo, un correo mal cargado). Puedes aplicar estas alternativas:
- Aprobación manual: Actívala para filtrar antes de aceptar. Si llega un correo erróneo, recházalo e indica al usuario que se registre de nuevo con la cuenta correcta.
- Si la inscripción ya fue aprobada y no puedes borrarla, ignórala como referencia interna y apóyate en el informe de asistencia real del evento.
- Flujo avanzado con formulario externo: Usa un formulario (por ejemplo, Forms) + una aprobación (por ejemplo, con Power Automate) para validar datos primero; envía el enlace del Webinar solo a inscripciones validadas.
Guía rápida operativa
- Asume que todo evento posterior al 30/06 debe ser Webinar.
- Crea el Webinar (fecha/hora, roles, coorganizadores).
- Configura el formulario de registro (preguntas, internas vs externas, aprobación).
- Publica y comparte el enlace de registro del Webinar en tus comunicaciones.
- Para eventos antiguos ya anunciados, comunica el nuevo enlace sin cambiar “Requerir registro” a “Ninguno” en la reunión previa (evitas cancelar a los inscritos).
- Prueba de punta a punta antes de difundir masivamente.
- Descarga los reportes de asistencia del Webinar para el seguimiento que antes hacías con “reunión con registro”.
Buenas prácticas para un Webinar sin sobresaltos
- Roles claros: define organizador, coorganizadores y presentadores con antelación.
- Lobby controlado: decide si admitirás asistentes automáticamente o manualmente.
- Plano B técnico: ten un presentador de reserva y materiales en PDF por si falla una demo.
- Comunicación: envía recordatorios con el enlace de registro y el de acceso (si tu flujo lo contempla).
- Privacidad: solicita los datos mínimos y conserva registros conforme a tu política.
- Post‑evento: comparte la grabación (si procede), materiales y encuesta de satisfacción.
Plantillas útiles de comunicación
Correo a inscritos — Migración a Webinar
Asunto: Actualización de acceso — <Título del evento>
Hola, \:
Para mejorar tu experiencia, hemos actualizado el formato del evento a Microsoft Teams Webinar.
Tu registro se mantiene. Por favor, usa este enlace para registrarte/acceder:
\
Gracias por tu comprensión.
— Equipo organizador Correo a presentadores — Preparación
Asunto: Preparación de ponentes — <Título del evento>
Hola, equipo:
Tendremos una reunión de preparación \ antes del inicio.
Enlace de preparación: \
Enlace del Webinar: \
Revisaremos audio, vídeo, compartir pantalla y flujo de Q&A.
— Coordinación de evento Preguntas frecuentes
¿“Reunión con registro” se eliminó o se reemplazó?
Se retiró y se reemplazó por Webinar.
¿Existe una alternativa para eventos con registro?
Sí. Usa Calendario > Nueva reunión > Webinar.
¿Qué pasa con las reuniones con registro ya programadas para después del 30/06?
No hay confirmación oficial uniforme sobre su comportamiento. La práctica recomendada es duplicar como Webinar, no cambiar el registro de la reunión antigua a “Ninguno” y redirigir a los asistentes al nuevo enlace.
¿Puedo permitir que presentadores entren antes que los asistentes?
No hay un ajuste nativo para mostrar horas distintas. Usa invitación separada para ponentes, abre antes el Webinar con lobby controlado o revisa los roles para acceso temprano.
¿Se pueden borrar inscripciones individuales en el nuevo flujo?
No está claro que exista un botón de eliminación. Usa aprobación manual para filtrar o, si ya está aprobada, ignórala para control interno y apóyate en el informe de asistencia.
Resolución de problemas
- Aparece “Registration isn’t supported after Sunday, 30 June…”: Estás intentando usar la modalidad antigua. Crea un Webinar.
- Un asistente no recibe la confirmación: Pide revisar spam y que complete de nuevo el formulario. Si usas aprobación manual, confirma que fue aprobada.
- Inscripción con correo erróneo: Si hay aprobación manual, recházala y solicita un nuevo registro correcto.
- Presentador no puede acceder: Verifica el rol asignado; si es asistente, asígnalo como presentador/coorganizador.
Checklist previo al evento
| Verificación | Listo |
|---|---|
| Webinar creado (no reunión clásica) | ☐ |
| Formulario de registro publicado | ☐ |
| Roles y permisos revisados | ☐ |
| Invitación separada a presentadores | ☐ |
| Ensayo técnico y pruebas de acceso | ☐ |
| Materiales listos y plan B | ☐ |
| Mensajería de recordatorio programada | ☐ |
| Reporte de asistencia post‑evento asignado | ☐ |
Gobernanza y políticas: qué revisar con tu administrador
Como “AllowMeetingRegistration” deja de aplicarse, evita basar procesos en esa directiva. Coordina con TI para:
- Confirmar que Webinar está habilitado para los grupos que lo necesitan.
- Alinear privacidad y retención de datos del registro y de los reportes.
- Actualizar procedimientos internos y guías de usuario, sustituyendo “reunión con registro” por “Webinar”.
- Capacitar a organizadores frecuentes (marketing, RR. HH., preventa) en el nuevo flujo.
Seguimiento y métricas tras el evento
Los informes de asistencia del Webinar permiten medir asistencia real, permanencia y otros datos operativos. Recomendaciones:
- Descarga el reporte y consérvalo según tu política de datos.
- Si necesitas normalizar campos (p. ej., empresa, país), añade validaciones en el propio formulario de registro.
- Integra el reporte con tus tableros (p. ej., importación a tu herramienta de BI) si necesitas visibilidad continua.
Resumen en dos líneas
• La reunión con registro clásica se retiró el 30/06/2024; la alternativa oficial es Webinar.
• Para eventos heredados y necesidades específicas (presentadores antes, borrar inscripciones), aplica workarounds: duplicar como Webinar, invitación separada para presentadores y/o aprobación manual de registros.
Glosario rápido
- Webinar: tipo de reunión en Teams optimizada para inscripción, roles y gestión de eventos.
- MC762511: identificador del aviso de Microsoft que comunica el cambio.
- Inscripción/Registro: formulario que los asistentes completan para participar.
- Lobby: sala de espera virtual antes de admitir asistentes al evento.
Conclusión
El fin del registro clásico no es un bloqueo, sino la oportunidad de estandarizar tus eventos en Webinar. Con la migración ordenada, una comunicación clara y una prueba previa, obtendrás una experiencia más consistente para asistentes y presentadores, con datos de asistencia más fiables para tus reportes.