¿Quieres que los miembros de un equipo en Teams puedan ver archivos sin editarlos (e incluso opcionalmente sin descargarlos) en un canal como “curriculum”? Aquí tienes una guía completa y práctica para configurar “solo lectura” desde SharePoint —sin afectar el chat ni la colaboración en publicaciones.
¿Qué hace realmente “People with existing access”?
Punto clave: el vínculo People with existing access no cambia permisos. Únicamente genera un enlace para personas que ya tienen acceso. Si hoy los miembros pueden editar, un enlace de este tipo seguirá permitiéndoles editar. Para convertir la edición en lectura debes ajustar permisos en la biblioteca/documento correspondiente dentro de SharePoint (que es donde viven los archivos de Teams).
Cómo se conectan Teams y SharePoint en permisos
Cuando creas un equipo en Microsoft Teams, se crea un sitio de SharePoint con una biblioteca de documentos. Los permisos de archivos heredan de SharePoint, no de la pantalla de configuración de Teams. De forma predeterminada, los miembros del equipo tienen permisos de edición en esa biblioteca.
| Rol en Teams | Grupo en SharePoint | Nivel de permiso típico | Dónde se cambia |
|---|---|---|---|
| Propietarios | <Nombre del equipo> Owners | Control total | SharePoint → Permisos avanzados |
| Miembros | <Nombre del equipo> Members | Editar | SharePoint → Permisos de la biblioteca/carpeta |
| Visitantes (opcional) | <Nombre del equipo> Visitors | Leer | SharePoint → Permisos avanzados |
Importante: en canales estándar, todos los archivos se almacenan en la misma biblioteca Documentos, usando una carpeta por canal. Los canales privados o compartidos usan un sitio de SharePoint independiente con su propia biblioteca.
Objetivo común: dejar una carpeta o archivo en “solo lectura”
Si deseas que la carpeta del canal “curriculum” sea de lectura para todos los miembros (pero que algunos editores específicos sí puedan modificar), puedes hacerlo a nivel de carpeta o archivo.
Pasos rápidos
- En el canal, abre la pestaña Archivos y selecciona Abrir en SharePoint.
- Elige la carpeta/archivo Curriculum → … → Administrar acceso.
- Ve a Avanzado → Detener la herencia de permisos.
- Deja a Owners con Control total. Cambia Members de Puede editar a Leer (o elimínalo y vuelve a agregarlo con Leer).
- Agrega como Puede editar solo a los editores específicos (propietarios o personas/grupos concretos).
Pasos detallados (con matices útiles)
- En Teams → canal curriculum → pestaña Archivos → Abrir en SharePoint.
- En SharePoint, marca la carpeta Curriculum y abre el panel de Detalles → Administrar acceso.
- Haz clic en Avanzado para ir a la página clásica de permisos. Selecciona Detener herencia (esto crea permisos únicos para esa carpeta).
- Revisa la lista de grupos:
- Deja <Equipo> Owners con Control total.
- Localiza <Equipo> Members. Usa el menú para Editar usuario permisos y cámbialo a Leer. Si no aparece la opción, elimina al grupo y Concédeles de nuevo acceso con Leer. Alternativamente, usa el grupo Visitors con Lectura.
- Añade como Editar solo a quienes realmente deben modificar (propietarios o un grupo “Editores de Curriculum”).
- Confirma que en Vínculos que dan acceso no existan links con permisos de edición abiertos a toda la organización. Si los hubiera, elimínalos y comparte de nuevo con un enlace de solo lectura.
Resultado: todos los miembros podrán abrir y ver, pero no editar ni cargar en esa carpeta/archivo; únicamente los editores designados podrán modificar. El chat y las publicaciones del canal siguen funcionando con normalidad.
Aplicar “solo lectura” a un conjunto mayor de contenido
Hay dos rutas, según lo que quieras abarcar:
Solo lectura para todo lo que cuelga de una carpeta de canal (estándar)
Para un canal estándar, el contenido vive en Documentos → /NombreDelCanal. Ajustar permisos en esa carpeta te permite proteger exclusivamente ese canal sin tocar el resto.
Solo lectura para toda la biblioteca
Si buscas que toda la biblioteca sea de solo lectura (por ejemplo, un equipo “archivo histórico”), sigue estos pasos:
- Abrir en SharePoint → icono de engranaje → Permisos para esta biblioteca.
- Detener herencia y cambia <Equipo> Members a Leer.
Advertencia: en canales estándar, cambiar la biblioteca Documentos afecta a todos los canales de ese equipo. Si solo quieres restringir uno, actúa a nivel de su carpeta o crea una biblioteca separada para “Curriculum”.
Crear una biblioteca separada y anclarla como pestaña
- En SharePoint, crea una nueva biblioteca “Curriculum”. Detén herencia y deja Members con Leer; agrega editores específicos con Editar.
- En Teams, en el canal, pulsa + → SharePoint o Biblioteca de documentos → selecciona la biblioteca “Curriculum” → nómbrala “Curriculum (solo lectura)”.
Así separas permisos sin complicar la carpeta del canal.
Impedir la descarga (opcional y con límites)
- Para compartir sin descarga, usa un vínculo de Solo ver y marca Bloquear descarga (si la política del inquilino lo permite).
- No funciona con People with existing access, porque ese tipo de enlace no cambia permisos ni aplica políticas de descarga.
- Limitaciones: no evita capturas de pantalla; aplica principalmente a archivos de Office abiertos en el navegador; puede no cubrir PDFs u otros formatos; y puede impedir “Abrir en la aplicación de escritorio”.
Impacto en el chat y otras áreas del canal
- Los permisos de archivos no afectan a las publicaciones del canal. El chat sigue libre según las políticas de mensajería del equipo.
- En Administrar equipo → Configuración → Permisos de miembros puedes limitar crear/eliminar canales, pestañas y apps, pero eso no cambia permisos de archivos (eso se gestiona en SharePoint).
Buenas prácticas para un “solo lectura” limpio y sostenible
- Define editores “dueños del contenido”: un grupo “Editores de Curriculum” reduce errores y facilita relevos.
- Etiqueta claramente la pestaña o carpeta: añade “(solo lectura)” al nombre para alinear expectativas.
- Evita romper herencia innecesariamente: si vas a proteger muchas cosas, crea una biblioteca propia en lugar de tener decenas de carpetas con permisos únicos (mejor mantenimiento, mejor rendimiento).
- Controla los enlaces compartidos: elimina enlaces con edición abiertos a toda la organización; prioriza enlaces de solo lectura a personas/grupos específicos.
- Usa el grupo Visitors con Lectura cuando quieras lectura amplia, y reserva Members para equipos que de verdad deban editar.
- Revisa sincronización de OneDrive: si los miembros han sincronizado la carpeta y pierden edición, verán errores al intentar subir/editar; recomienda desactivar la sincronización para esa carpeta si ya no procede.
- Documenta la decisión en la descripción del canal o un archivo “LEER-PRIMERO” con la política de permisos.
Tabla resumen de métodos
| Método | Ámbito | Pasos clave | Ventajas | Consideraciones |
|---|---|---|---|---|
| Permisos únicos en carpeta “Curriculum” | Solo el canal (carpeta) | Detener herencia → Members a Leer → Editores específicos | Preciso; no afecta otros canales | Más carpetas únicas implican más mantenimiento |
| Biblioteca separada “Curriculum” | Conjunto de contenido | Crear biblioteca → Permisos propios → Anclar en Teams | Orden, escalabilidad, claridad | Requiere una pestaña adicional en el canal |
| Solo lectura en toda la biblioteca | Todos los canales estándar | Detener herencia a nivel de biblioteca | Sencillo si todo es archivo histórico | Afecta a todos los canales del equipo |
| Bloquear descarga | Enlaces de solo ver | Compartir con “Solo ver” + Bloquear descarga | Disuade la exfiltración casual | No aplica a “existing access”; limitaciones técnicas |
Preguntas frecuentes
¿Ser miembro del equipo implica edición inevitable?
Por defecto, sí: el grupo Members tiene Editar en la biblioteca principal. Pero puedes cambiarlo: en una carpeta, biblioteca o sitio puedes dejar a Members con Leer y conceder edición solo a quien corresponda.
¿El chat/publicaciones del canal se bloquean si dejo la carpeta en solo lectura?
No. El chat sigue habilitado. Los permisos de archivos no afectan a la capacidad de enviar mensajes o reaccionar en el canal.
¿Puedo dejar “solo lectura” un canal estándar sin afectar a otros?
Sí, actuando sobre su carpeta en la biblioteca Documentos, deteniendo herencia y cambiando Members a Leer. Alternativamente, usa una biblioteca propia para ese contenido.
¿Cómo funciona en canales privados o compartidos?
Cada canal privado/compartido tiene su propio sitio de SharePoint. Ajusta permisos allí (biblioteca o carpeta del canal) igual que en el caso estándar. Solo los miembros de ese canal ven su contenido.
¿“Bloquear descarga” evita totalmente que alguien se lleve el contenido?
No. Dificulta la descarga directa, pero no impide capturas ni fotos. Úsalo como una capa adicional junto con permisos adecuados y, si procede, etiquetas de confidencialidad o DLP.
¿Qué pasa con archivos ya compartidos con edición mediante enlaces antiguos?
Si existen enlaces con Puede editar, elimínalos y vuelve a compartir con Solo ver. Revisa el panel de Administrar acceso → Vínculos que dan acceso.
¿Puedo revertir cambios si me equivoco?
Sí. En Permisos avanzados, usa Restaurar herencia para heredar de nuevo desde el nivel superior; o corrige el nivel de permiso del grupo afectado.
Checklist de implementación segura
- Identifica qué alcance necesitas: carpeta del canal, biblioteca completa o sitio.
- Confirma quién debe seguir editando: define un grupo “Editores”.
- Detén herencia en el nivel correcto (carpeta/biblioteca/sitio).
- Cambia Members a Leer; valida que Owners mantenga Control total.
- Agrega a editores específicos con Editar.
- Revisa y elimina enlaces de edición antiguos; comparte con Solo ver cuando proceda.
- Opción: evalúa Bloquear descarga para contenido sensible.
- Comunica el cambio al equipo (mensaje fijado en el canal + renombrar pestaña “(solo lectura)”).
- Verifica con un miembro de prueba que ya no pueda editar ni cargar.
Errores comunes y cómo resolverlos
- No aparece “solo ver” en People with existing access: normal; ese tipo de enlace no ajusta permisos. Cambia primero los permisos en SharePoint.
- No puedo cambiar Members a Leer desde el panel moderno: entra en Avanzado, detén herencia y luego modifica o vuelve a conceder permisos.
- Un miembro sigue pudiendo editar tras los cambios: revisa si tiene acceso directo o si hay vínculos de edición activos. Quita duplicados y confirma que la carpeta ya no hereda de niveles superiores.
- Bloquear descarga no aparece: puede estar deshabilitado por política o no aplica al tipo de enlace. Prueba con enlace de “Solo ver” a personas específicas (no “existing access”).
- Carpetas con demasiados permisos únicos: considera consolidar en una biblioteca dedicada para simplificar mantenimiento y auditoría.
- Usuarios sincronizaron la carpeta y ven errores: pídeles detener la sincronización de esa ruta y trabajar en el navegador en modo lectura.
Glosario mínimo
- People with existing access: enlace que no cambia permisos; solo genera una URL para quienes ya pueden entrar.
- Detener herencia: romper la cadena de permisos para definir reglas únicas en una carpeta/biblioteca.
- Leer vs Ver: Leer permite descarga/impresión en muchos casos; Ver es un permiso/vínculo de solo lectura que puede combinarse con Bloquear descarga, con limitaciones.
- Visitors: grupo de SharePoint con Lectura, útil para otorgar acceso de solo lectura en bloque.
Conclusión y recomendación práctica
Para que los miembros de tu equipo vean sin editar los archivos del canal “curriculum”, no basta con compartir usando People with existing access. Debes cambiar los permisos en SharePoint:
- Preferiblemente, rompe herencia en la carpeta del canal y deja Members en Leer. Añade editores específicos con Editar.
- Si el volumen de materiales es grande o quieres aislar permisos, crea una biblioteca “Curriculum” con permisos únicos y ancla esa biblioteca como pestaña en el canal.
- Si deseas mayor control de copias, comparte con Solo ver + Bloquear descarga (cuando esté disponible), entendiendo sus límites.
Con este enfoque, el chat queda libre y la información queda protegida: lectura para la mayoría, edición solo para quienes realmente lo necesitan.