¿El botón «Iniciar transcripción» aparece en gris en Microsoft Teams? En esta guía aprenderás a restaurar la transcripción paso a paso, entender por qué se deshabilita y descubrir soluciones extra para cortar de raíz los fallos más comunes, incluidas las desconexiones intermitentes de los AirPods Pro durante las reuniones.
La nueva versión de Teams ha mejorado la fluidez de las grabaciones, pero varios administradores reportan que la transcripción ha dejado de funcionar repentinamente. El síntoma principal es un icono atenuado: el meeting se graba, pero nunca se genera el archivo de texto ni se muestran subtítulos en tiempo real. A continuación encontrarás un proceso probado para restablecer la función sin perder tiempo ni depender de soporte externo.
Por qué la transcripción se deshabilita en la nueva interfaz de Teams
En la mayoría de los casos la causa está en una política de reunión (Meeting Policy) que migró con valores heredados o en una licencia sin derecho a transcripción. Sin embargo, también influyen variables como la región de datos, la configuración de idioma del meeting e incluso la versión de Bluetooth en macOS cuando se usan AirPods. Entender esta matriz de dependencias te ayudará a diagnosticar con precisión y aplicar la corrección exacta en minutos, no horas.
Elementos que deben alinearse para que la transcripción funcione
- Licencia de Microsoft 365 con servicio de transcripción (Business Standard, Enterprise E3/E5, Education A3/A5, entre otras).
- Política de reunión con la opción Transcripción habilitada para el usuario u organizador.
- Región de datos compatible (la transcripción actualmente se distribuye desde centros en Estados Unidos, Europa y partes de Asia‑Pacífico).
- Idioma de reunión compatible con el servicio de voz a texto (la lista crece cada trimestre; español, inglés, francés y alemán están plenamente admitidos).
- Versión del cliente de Teams actual (desktop y web) y firmware estable en los dispositivos de audio Bluetooth.
Paso a paso: habilitar la transcripción
Acceso al Centro de Administración de Teams
Necesitarás rol de administrador de Teams o Global Admin. Desde el Admin Center, navega a Usuarios › Administrar usuarios, busca la cuenta afectada y entra en Políticas.
Revisar la Meeting Policy asignada
- Haz clic en Política de reunión para ver los valores actuales.
- Dentro del grupo Grabación y transcripción, localiza la opción Transcripción.
- Si está en Desactivado o Hereda, cámbialo a Activado.
Crear y asignar una política personalizada (cuando la Global no permite cambios)
- Regresa al menú lateral y selecciona Políticas de reunión.
- Pulsa Agregar, nombra la política (por ejemplo,
Transcripción‑Enabled) y activa la opción. - Guarda y asigna la política al usuario o grupo desde Usuarios › Editar configuración.
Tiempo de propagación
Los cambios de políticas pueden tardar entre 30 min y 24 h. Para forzar la actualización, recomienda al usuario cerrar sesión en Teams, borrar la caché local y volver a iniciar sesión.
Verificación en una reunión de prueba
Programa un encuentro ficticio, invita únicamente al usuario afectado y comprueba si el botón «Iniciar transcripción» aparece en color vivo. Si el icono sigue gris, continúa con la siguiente sección de diagnóstico.
Solución de problemas cuando la transcripción sigue sin funcionar
Confirmar licencia y servicio de transcripción
Desde el Microsoft 365 Admin Center revisa la suscripción del usuario. La transcripción depende del componente Microsoft Stream (Classic) o Video Recording & Transcription Service según la región. Si el plan es Microsoft 365 Business Basic o una licencia F1/F3, no incluye la característica. En ese caso, evalúa un upgrade o la asignación de licencias por separación.
Revisar el idioma de reunión y la región de datos
Teams no habilita el botón si el idioma principal no está soportado por el motor de voz. Cambiar temporalmente a Español (España) o Inglés (Estados Unidos) suele resolver la prueba. Además, si la organización está en un país que aún no replica el servicio, la transcripción se deshabilita por completo. Comprueba la Data Location en la información de la empresa dentro del Compliance Center.
Actualizar el cliente de Teams
En macOS y Windows el nuevo ms-teams.exe se renueva cada semana. Asegúrate de superar la versión 24120.0101.3006 (o posterior) para descartar bugs heredados que dejaban la transcripción inaccesible.
Desconexiones de AirPods Pro al usar Teams
Algunos usuarios han detectado que, justo al iniciar la grabación o la transcripción, los AirPods pausan brevemente el audio o se desconectan. Este problema no es exclusivo de Apple; otros auriculares Bluetooth de baja latencia pueden causar síntomas similares. Las recomendaciones de la comunidad:
| Acción recomendada | Resultado esperado |
|---|---|
| Eliminar AirPods del Bluetooth de macOS y volver a emparejar. | Regeneración de certificados HFP y A2DP, conexión estable. |
| Desactivar «Detección automática de dispositivos de audio» en Teams. | Evita que Teams alterne entre micrófonos y reduce las reconexiones. |
| Deshabilitar temporalmente el modo de ahorro de energía en macOS. | Impide que el sistema suspenda la radio Bluetooth durante llamadas largas. |
Buenas prácticas para administrar la transcripción en un entorno corporativo
- Crear un paquete de políticas separadas: una para grabaciones, otra para transcripción. Esto facilita asignar transcripción solo a los perfiles que realmente la necesitan.
- Documentar los ciclos de vida de licencias y políticas en un wiki interno; evita reajustes improvisados tras rotaciones de personal.
- Incluir un Playbook de respuesta rápida con comandos de PowerShell (
Get-CsOnlineUser ‑IdentityyGrant-CsTeamsMeetingPolicy) para aplicar correcciones masivas. - Probar integridad cada trimestre mediante reuniones automatizadas y scripts que confirmen la generación de archivos
.vtten OneDrive.
Preguntas frecuentes
¿Se puede habilitar la transcripción solo para un grupo de usuarios?
Sí. Crea una política específica, asigna permisos únicamente a ese grupo y mantén la política global con transcripción deshabilitada.
¿La transcripción consume espacio de almacenamiento adicional?
No de forma significativa. El archivo .vtt pesa apenas unos kilobytes por hora de reunión y se aloja en la misma ubicación que la grabación de vídeo.
¿Cómo eliminar una transcripción generada por error?
Desde el archivo de vídeo en OneDrive o SharePoint, abre la pestaña Transcripción y selecciona Eliminar. Necesitas ser propietario del archivo o administrador.
¿Hay límite de horas de transcripción al mes?
Microsoft no impone cuotas duras; sin embargo, planea implementar políticas de gobernanza basadas en uso responsable. Para organizaciones con más de 10 000 usuarios se recomienda monitorizar el consumo con TeamsUsageReport.
¿Por qué la transcripción no aparece en llamadas uno a uno?
Las políticas distinguen entre Meetings y Calls. Si la política de llamadas no activa transcripción, el botón seguirá gris. Aplica la misma modificación en Calling Policy o utiliza reuniones programadas.
Resumen ejecutivo
La transcripción en Teams depende de un delicado engranaje: licencia adecuada, políticas alineadas, regiones soporte y clientes actualizados. Al seguir los pasos anteriores restablecerás el botón «Iniciar transcripción» en la mayoría de los escenarios empresariales y educativos. De paso, podrás resolver las desconexiones estacionales de AirPods Pro y garantizar que tus usuarios retomen sus flujos de trabajo de forma fluida.