¿Grabaste tu reunión en Microsoft Teams y olvidaste activar la transcripción en directo? No está todo perdido. Gracias a la integración de Teams con Microsoft Stream (la experiencia de vídeo sobre OneDrive y SharePoint), puedes generar subtítulos y la transcripción completa después de la reunión sin depender de herramientas externas.
Resumen de la pregunta
El usuario quiere saber si es posible obtener la transcripción de una reunión ya grabada en Microsoft Teams cuando la opción de transcripción no se habilitó durante la sesión en vivo y, de ser posible, qué pasos seguir.
¿Se puede transcribir una grabación a posteriori?
Sí. Microsoft Stream permite crear subtítulos automáticos a partir del audio de cualquier archivo .mp4 almacenado en OneDrive o SharePoint. El servicio emplea modelos de speech‑to‑text de Azure AI alojados en la misma región de datos de tu inquilino, cumpliendo con las normativas de seguridad y privacidad de Microsoft 365. Por tanto, no necesitas regrabar ni exportar audio: basta con subir (o referenciar) el vídeo en Stream y activar los subtítulos automáticos.
Procedimiento paso a paso
Localizar o descargar la grabación
- Abre la pestaña Archivos de tu canal o chat de Teams. Haz clic en Grabaciones. Si la reunión fue reciente (menos de 60 días), el archivo se creó automáticamente en la carpeta OneDrive › Recordings del organizador o en el sitio de SharePoint del equipo.
- Si solo dispones del enlace compartido en Teams, elige Abrir en OneDrive/SharePoint. Desde allí puedes descargar una copia local para trabajar sin conexión, aunque no es obligatorio.
Subir o mover el vídeo a Microsoft Stream
- En el navegador, inicia sesión con tu cuenta de trabajo en stream.office.com.
- Selecciona Cargar vídeo y apunta al archivo .mp4. Si el vídeo ya está en OneDrive o SharePoint, simplemente elige Agregar a Stream. Este comando crea una referencia; no duplica el archivo ni consume espacio adicional.
- Mientras se carga, define el nombre, la descripción y los permisos (quién puede ver o editar). Mantén al menos permiso de lectura para los asistentes de la reunión.
Habilitar los subtítulos automáticos
- Una vez finalizada la carga, accede al menú Detalles del vídeo.
- En la sección Transcripción y subtítulos activa la opción Generar automáticamente.
- Elige el idioma predominante del audio; en nuestro caso Español (España) o Español (Latinoamérica). Si el vídeo contiene varios idiomas, considera crear una versión por idioma para mejorar la precisión.
- Guarda los cambios para iniciar el procesamiento.
Esperar el procesamiento
Stream transcribe en segundo plano. El tiempo de espera suele ser similar a la duración del vídeo (p. ej., un vídeo de 60 minutos tarda entre 45 y 70 minutos). Puedes cerrar el navegador: recibirás una notificación por correo o en Teams cuando termine.
Revisar y editar la transcripción
- Vuelve a Stream y abre el vídeo. A la derecha aparecerá el panel Transcripción. Cada frase incluye marca de tiempo y buscador.
- Haz clic en Editar para corregir errores de reconocimiento o adaptar la puntuación. Cada ajuste se guarda al instante y actualiza tanto los subtítulos como la búsqueda interna.
- Cuando estés conforme, selecciona Descargar archivo para obtener el subtítulo en formato .vtt. Si necesitas un documento de texto, abre el .vtt en un editor y elimina las marcas de tiempo.
Compartir la transcripción
- Insertar el vídeo en un canal de Teams mediante la pestaña Vista de Stream, permitiendo que los participantes lean y busquen en la transcripción.
- Subir el .vtt corregido para sustituir la versión automática y garantizar la máxima precisión.
- Enviar el texto plano por correo, incluirlo en actas de reunión o procesarlo con herramientas de IA para generar resúmenes.
Requisitos y consideraciones clave
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Licencia | Stream (en OneDrive y SharePoint) y la transcripción automática están incluidas en la mayoría de planes Microsoft 365 (Business Basic, Business Standard, E1/E3/E5, A3/A5). Las cuentas de invitado necesitan que el administrador permita la característica en el Centro de administración de Microsoft 365. |
| Idiomas admitidos | Más de 30, incluidos español, inglés, francés, alemán, portugués, italiano y japonés. |
| Privacidad | El tratamiento se realiza en la región de datos de tu tenant. Los modelos de IA no almacenan audio de forma permanente y cumplen con SOC 2, ISO 27001 y el estándar GDPR. |
| Edición en lugar | El editor de transcripciones permite corregir texto sin volver a procesar el vídeo. Los cambios se reflejan en los subtítulos y en la búsqueda. |
| Alternativas | Herramientas de terceros como Otter.ai, Sonix o VTT Creator ofrecen identificación de hablantes y métricas avanzadas, útiles si tu organización tiene Stream deshabilitado. |
Ventajas de transcribir la grabación
- Accesibilidad: las personas con discapacidad auditiva pueden leer el contenido.
- Búsqueda semántica: cada palabra indexada permite saltar al punto exacto del vídeo.
- Documentación: facilita generar minutas, listas de tareas y contenidos de seguimiento.
- Comprensión: los participantes no nativos pueden apoyarse en los subtítulos.
- Reciclaje de contenido: la transcripción sirve como materia prima para blogs internos, bases de conocimiento o entrenar chatbots corporativos.
Limitaciones principales
- Calidad del audio: micrófonos lejanos, eco o ruido de fondo reducen la precisión.
- Reconocimiento de hablantes: Stream no etiqueta quién habla; todo el texto aparece en bloque.
- Varios idiomas: mezclar idiomas en una misma grabación puede confundir al modelo. Segmentar por idioma mejora resultados.
- Vocabulario específico: acrónimos o jerga interna pueden requerir corrección manual.
Buenas prácticas para mejorar la precisión
- Usar micrófonos de diadema y silenciar a quien no habla para minimizar el ruido.
- Al iniciar la reunión, pedir a cada participante que diga su nombre para incluirlo manualmente en la transcripción.
- Si se trata de un webinar formal, considera grabar el audio en pista individual (Teams Premium) y unir las pistas en la edición; la transcripción por pista es más precisa.
- Actualizar periódicamente el vocabulario irregular en Stream: añade términos de la empresa al glossary de Azure AI (requiere privilegios de administrador).
Ejemplo práctico: de la grabación al acta en menos de una hora
Supongamos una reunión de proyecto de 45 minutos grabada en Teams a las 10:00. A las 10:50 la grabación ya está en OneDrive. A las 11:00 la referenciamos en Stream y activamos subtítulos automáticos. A las 11:40 la transcripción está lista. A las 11:50 exportamos el .vtt, lo limpiamos con un editor de texto y lo copiamos en el acta de reunión. El equipo dispone de un documento revisable antes del mediodía, sin haber invertido tiempo en transcribir manualmente.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario ser organizador de la reunión para generar la transcripción?
No. Basta con disponer de permisos de edición sobre el archivo de vídeo en OneDrive o SharePoint. En entornos con control estricto, el organizador o un administrador debe conceder esos permisos.
¿Puedo forzar varios idiomas en un mismo vídeo?
No de forma nativa. Stream asume un único idioma por archivo. Si necesitas transcripción multilingüe, divide el vídeo o usa una plataforma externa con AI multilingüe.
¿La transcripción consume cuota de almacenamiento?
No. El archivo de subtítulos pesa pocos kilobytes y se almacena como metadato del vídeo. Solo ocupa espacio si lo exportas y guardas en otra ubicación.
¿Cómo activo la transcripción si mi inquilino la tiene deshabilitada?
Un administrador global o de Teams debe ir al Centro de administración de Microsoft 365 › Configuración › Servicios › Stream y marcar “Permitir transcripción automática”. Tras propagar el cambio, los usuarios finales verán la opción en Stream.
Checklist rápida para no olvidar nada
- ✔︎ Ubica el archivo .mp4 en OneDrive/SharePoint.
- ✔︎ Súbelo o agrégalo a Stream.
- ✔︎ Activa Generar automáticamente y selecciona idioma.
- ✔︎ Espera la notificación de finalización.
- ✔︎ Revisa, edita y descarga la transcripción.
- ✔︎ Comparte subtítulos o texto plano según necesidades.
Conclusiones
Olvidar activar la transcripción en vivo ya no significa perder ese valioso texto. Microsoft Stream convierte la grabación de Teams en un recurso accesible, indexable y reutilizable con solo unos clics. Dedica unos minutos tras cada reunión para habilitar los subtítulos automáticos y verás cómo mejora la comunicación, la búsqueda de información y la documentación de tus proyectos.