¿Imaginas recibir cada nuevo buzón de voz como texto claro dentro de Outlook sin tener que reproducir el audio? Con Cloud Voicemail de Microsoft Teams puedes convertir automáticamente los mensajes de voz en correos electrónicos transcritos, agilizando la lectura y la búsqueda de información.
Ventajas de recibir el buzón de voz transcrito
Aunque escuchar el tono y la emoción del interlocutor sigue siendo útil, la transcripción ofrece beneficios concretos:
- Búsqueda rápida: los mensajes se indexan; basta con escribir una palabra clave para encontrarlos.
- Accesibilidad: usuarios con problemas de audición o en entornos ruidosos pueden “leer” el mensaje.
- Ahorro de tiempo: se priorizan tareas sin pulsar «play» a cada audio.
- Historial unificado: audio y texto conviven en la misma conversación de Exchange, lo que simplifica archivado y cumplimiento.
Cómo funciona Cloud Voicemail
Eslabones principales del flujo
- La llamada entrante no atendida se redirige al servicio de Cloud Voicemail en Microsoft Teams.
- El servicio graba el audio (.wav).
- El motor de reconocimiento de voz genera la transcripción y asigna marcas de tiempo al texto.
- Ambos archivos (audio y cuerpo HTML con el texto) se guardan en el buzón de Exchange Online del usuario.
- Outlook, OWA o cualquier cliente compatible muestra el mensaje con:
• Asunto: “Mensaje de voz de +34 600 123 456 (00:45)”
• Cuerpo: transcripción con un aviso legal opcional.
• Anexo: “VoiceMail.wav”.
Arquitectura resumida
El servicio se hospeda íntegramente en la capa de Teams Phone System y aprovecha Exchange Online para el almacenamiento. No requiere pasarelas locales (a menos que uses SBC para PSTN), ni recursos en Exchange Server on‑premises.
Requisitos previos
| Elemento | Detalle necesario |
|---|---|
| Licencia del usuario | Microsoft 365 E5, Office 365 E5, o Teams Phone Standard/Enterprise. |
| Ubicación del buzón | Exchange Online (recomendado). Si está on‑premises se necesita modo híbrido completo. |
| Política de voicemail | “Enable transcription” debe estar en On. |
| Idiomas admitidos | El idioma del buzón (o el definido en la política) debe estar soportado por el modelo de voz. |
Activar o comprobar la transcripción
Desde el Centro de administración de Teams
- Inicia sesión en Teams Admin Center con rol administrador de Teams o Global.
- Navega a Voice › Voicemail policies.
- Edita la política que aplicas por defecto (o crea una nueva) y asegúrate de que Enable transcription esté On.
- Guarda y asigna la política a los usuarios (Direct assignment, grupo o política global).
- Espera la propagación (normalmente menos de 30 min). El cambio es transparente para el usuario.
Con PowerShell
# Módulo Teams
Set-CsOnlineVoicemailPolicy -Identity Global -EnableTranscription $true
Get-CsOnlineVoicemailPolicy -Identity Global | Select Identity, EnableTranscriptionEl resultado debe mostrar EnableTranscription : True. Si utilizas varias políticas, repite el comando por cada una o aplica Grant-CsOnlineVoicemailPolicy a usuarios concretos.
Calidad de la transcripción: factores y buenas prácticas
- Claridad del audio: usa equipos certificados y redes estables; el algoritmo penaliza ruidos, eco y latencia.
- Idioma correcto: configura el buzón en el mismo idioma de la mayoría de las llamadas. El modelo soporta español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, chino, japonés, entre otros.
- Pronunciación de nombres propios: abreviaturas, marcas o apellidos poco comunes pueden requerir aclaración por parte del emisor.
- Tramos no reconocibles: se marcan con “(ininteligible)” o se omiten; el usuario siempre tiene el archivo .wav para confirmar.
- Bloqueo por privacidad: si el motor detecta lenguaje inapropiado, puede sustituirlo por asteriscos (*) si la política masking está activa.
Idiomas y localización de los avisos
Los mensajes automáticos (“Por favor, deje su mensaje…”), el asunto del correo y el disclaimer se muestran en el idioma predeterminado del buzón o en el definido en la política. La transcripción como tal no se traduce; refleja el idioma hablado.
Seguridad, cumplimiento y gobierno de datos
Dónde se guardan los datos
Todo el contenido (audio + texto) reside en el mismo buzón del usuario en Exchange Online y queda cubierto por:
- Retención de Exchange y etiquetas M365: los elementos de correo cumplen las directivas Retention/Deletion.
- eDiscovery y auditoría: la transcripción aparece en búsquedas de contenido (Advanced eDiscovery) igual que el audio.
- Cifrado en reposo y en tránsito: TLS 1.2 y BitLocker se aplican por defecto en Microsoft 365.
Protección de información confidencial
Si tu organización emplea Microsoft Purview DLP, las reglas pueden inspeccionar el texto transcrito y bloquear la entrega del audio, aplicar encriptación (Encrypt‑Only) o añadir etiquetas de confidencialidad.
Escenarios híbridos y opciones de terceros
Cuando los usuarios tienen buzón local o no disponen de Teams Phone, existen alternativas:
- Unified Messaging en Exchange Server 2019: solo admite audio; no posee motor de transcripción.
- Servicios externos de STT (“Speech to Text”): plataformas como Azure AI Speech, Nuance o AWS Transcribe pueden procesar el archivo .wav vía automatizaciones (Logic Apps, Power Automate).
Desventajas: coste extra, latencia y no se incrusta el texto en el mismo hilo de correo. - Apps móviles de operador: algunos proveedores de PSTN integran voicemail visual con transcripción, pero suele quedar aislado del ecosistema M365.
Troubleshooting: problemas comunes
| Síntoma | Posible causa | Acción correctiva |
|---|---|---|
| El correo llega sin cuerpo de texto | Transcripción deshabilitada o idioma no soportado | Verifica política y configura idioma compatible |
| Mensaje de voz no llega al buzón | Licencia de Teams Phone expirada o bucle de reenvío | Comprueba licencias y reglas de flujo de correo |
| Transcripción con muchos “(ininteligible)” | Ruido ambiental o códec remoto de baja calidad | Revisa red, usa casco certificado, sugiere repetir la llamada |
| Idioma del disclaimer incorrecto | Idioma de buzón diferente al esperado | Cambia el idioma del buzón en OWA o PowerShell |
Preguntas frecuentes
¿Se puede desactivar la transcripción solo para ciertos usuarios?
Sí. Basta con crear una política de voicemail nueva con Enable Transcription = Off y asignarla a esos usuarios.
¿La transcripción consume Quotas de almacenamiento?
Sí, el texto ocupa espacio en el buzón, pero es mínimo (≈ 1 KB por minuto). El audio (.wav) es el componente principal.
¿Se soportan mensajes de más de 3 minutos?
El máximo configurable es 5 min; a partir de ahí la llamada se corta. Se recomienda mantenerlo entre 60‑120 s para optimizar la experiencia.
¿Existen informes de uso?
En el Centro de administración de Teams, Analytics & reports › Usage reports › PSTN and Voicemail muestra volumen, duración y tasa de éxito en la transcripción.
Conclusión
Activar la transcripción de Cloud Voicemail transforma la gestión del buzón de voz en una experiencia moderna: accesible, buscable y alineada con las políticas de seguridad de Microsoft 365. Con dos clics en la política (o un simple cmdlet) tus usuarios empezarán a recibir sus mensajes de voz ya convertidos en texto dentro del correo electrónico, sin recurrir a soluciones de terceros ni complejas integraciones.