Acabas de estrenar un iPad Air y, para tu sorpresa, Word y Excel han pasado de ser herramientas plenamente utilizables a simples visor de archivos que muestran un aviso de “Suscríbete para editar”. A continuación descubrirás por qué sucede, qué cambió —o, mejor dicho, qué nunca cambió— y cómo seguir trabajando gratis o con alternativas de valor.
El límite de 10,1 pulgadas explicado
Desde la llegada de Office para dispositivos móviles en 2014, Microsoft distingue entre “móvil” y “tableta/portátil” según la diagonal de la pantalla física. Si el panel mide 10,1 pulgadas o menos, la suite actúa en modo gratuito: permite crear, editar y guardar documentos sin coste. Superar ese límite activa el modo “premium” y bloquea la edición a menos que inicies sesión con una cuenta de Microsoft 365, Personal o Family.
En los iPad Air de cuarta y quinta generación la diagonal es de 10,9 ″. Esa diferencia de 0,8 ″ basta para que Word, Excel y PowerPoint cambien de comportamiento. En cambio, el iPhone (incluso el modelo Plus/Max) sigue por debajo de 10,1 ″, de ahí que mantenga todas las funciones gratuitas.
No se trata de una novedad oculta
Es frecuente pensar que se ha endurecido la política porque muchas personas usaban Office en iPad Air de tercera generación (10,5 ″) sin problemas. En realidad, la edición ya requería suscripción; la diferencia es que el aviso se mostraba solo en funciones avanzadas. Desde 2023 el cartel aparece al intentar editar cualquier documento, subrayando una regla que siempre existió.
Cinco formas de seguir produciendo sin pagar (o pagando lo justo)
La buena noticia es que un iPad “grande” no impide seguir redactando hojas de cálculo sin pasar por caja. A continuación verás las opciones ordenadas de más a menos integradas con el ecosistema Microsoft —para que elijas la que mejor se adapte a tu flujo de trabajo y bolsillo—.
| Opción | Qué permite | Coste estimado |
|---|---|---|
| Suscripción Microsoft 365 Personal/Family | Edición sin restricciones en todos los dispositivos, 1 TB de OneDrive por usuario, Outlook sin anuncios, plantillas premium y IA Copilot. | Mensual o anual (descuento anual ≈ 17 %) |
| Office en la Web (office.com) | Word, Excel y PowerPoint desde Safari/Chrome con funciones básicas; guarda en OneDrive o descarga. | Gratis (requiere conexión estable) |
| Suites de terceros (Pages, Google Docs, WPS Office, Collabora Office…) | Abrir, editar y exportar archivos DOCX/XLSX; pueden aparecer pequeñas diferencias de formato. | Gratis o freemium |
| Editar en el iPhone u otro equipo ≤ 10,1 ″ | Mantienes Word/Excel en modo lectura en el iPad y realizas cambios rápidos en el iPhone. | Gratis (sincroniza vía OneDrive o AirDrop) |
| Adquirir un dispositivo ≤ 10,1 ″ (p.e. iPad mini) | Permite usar las apps móviles de Office de forma perpetuamente gratuita. | Coste del nuevo dispositivo |
Ventajas reales de pagar por Microsoft 365
Aunque la suscripción supone un gasto recurrente, para muchos usuarios compensa:
- Almacenamiento seguro: 1 TB por persona en OneDrive (hasta 6 TB en el plan familiar) con detección de ransomware y carpeta personal cifrada.
- Colaboración en tiempo real: coedición simultánea desde web, escritorio y móvil, con historial ilimitado de versiones.
- Funcionalidades exclusivas: tipos de datos enlazados en Excel, transcripción automática en Word, grabación de presentaciones con orador en PowerPoint y el nuevo Copilot.
- Soporte técnico y actualizaciones continuas: acceso anticipado a funciones y helpdesk 24/7.
Desventajas de la suscripción
No todo el mundo necesita la potencia completa de Microsoft 365. Estos son los puntos menos atractivos:
- Coste acumulado: al cabo de tres años suele superar el precio de la licencia perpetua de Office 2021 (que, eso sí, carece de iPad OS y de muchas funciones en la nube).
- Dependencia de la cuenta: si dejas de pagar, las aplicaciones vuelven al modo de solo lectura; tus archivos se mantienen accesibles pero pierdes edición.
- Sobrecarga de funciones: para tareas básicas como apuntes de clase o listas de la compra, una suite gratuita puede resultar más ligera.
Cómo usar Word y Excel gratis desde Safari
Si eliges la vía “Office en la Web”, basta con abrir office.com e iniciar sesión con tu cuenta Microsoft. Recomiendo fijar la página en la pantalla de inicio (Compartir → Añadir a pantalla de inicio) para lanzarla como una web app a pantalla completa. Obtendrás:
- Editor WYSIWYG muy parecido a la versión de escritorio.
- Autoguardado continuo en OneDrive y acceso a versiones anteriores.
- Plantillas básicas de currículum, calendario, presupuesto, etc.
La principal limitación es que las funciones dependientes de IA (Copilot, Ideas en Excel) no están disponibles sin suscripción, y la velocidad depende de tu conexión. Para escritura offline necesitarás una de las suites alternativas.
Principales alternativas a Office en iPad Air
No hay una réplica perfecta de la experiencia Microsoft, pero las siguientes apps se acercan bastante:Pages, Numbers y Keynote Totalmente gratis, diseñadas por Apple y optimizadas para iPad OS: multitáctil, Apple Pencil y Split View. Su exportación a DOCX/XLSX/PPTX ha mejorado enormemente. Google Docs y Google Sheets Requieren conexión permanente, pero ofrecen colaboración instantánea y guardado automático en Drive. El historial de versiones es ilimitado. WPS Office Interfaz familiar estilo ribbon y compatibilidad sobresaliente con formatos Office. Incluye conversor PDF integrado y funciona offline. Collabora Office Basada en LibreOffice; código abierto y sin anuncios. Gran fidelidad al importar documentos complejos, pero interfaz menos pulida.
Consejos de productividad si decides mantenerte gratis
- Divide y vencerás: utiliza el iPad Air para leer, anotar y presentar, y reserva la edición intensiva al iPhone o un PC con Office Online.
- Aprovecha la compatibilidad de formatos: guarda en DOCX/XLSX siempre, incluso en suites de terceros, para minimizar sorpresas al abrir en la versión de escritorio.
- Sincroniza con un servicio en la nube neutro: además de OneDrive, tanto Google Drive como Dropbox integran correctamente control de versiones y recuperación de archivos.
- Añade un teclado Bluetooth: mejorarás la ergonomía y activarás atajos de teclado (⌘ S, ⌘ Z, etc.) incluso en Office Web.
- Configura accesos directos de texto en iPad OS: sustituye “/hoy” por la fecha o “/sig” por tu firma para ahorrar tiempo al escribir en cualquier app.
Preguntas frecuentes
¿Puedo saltarme el límite de 10,1 ″ conectando un monitor externo?
No, porque el criterio es la diagonal de la pantalla integrada. Conectar un monitor no cambia el modo de licenciamiento.
¿Una licencia perpetua de Office 2021 desbloquea la edición en iPad?
No. Las licencias perpetuas solo aplican a Windows y macOS. En iPad OS la edición se vincula a la suscripción Microsoft 365.
¿Y si inicio sesión con la cuenta de mi empresa o universidad?
Si tu organización paga Microsoft 365 Business o Education, al iniciar sesión desbloquearás la edición en iPad Air. Comprueba con el administrador tu tipo de licencia: A1 (gratuita) no incluye aplicaciones de escritorio ni móviles.
¿Qué pasa con mis archivos si cancelo la suscripción?
Siguen siendo tuyos. Office entra en modo de solo lectura; podrás ver y descargar, pero no editar ni crear nuevos. OneDrive reduce el espacio disponible a 5 GB, así que deberás retirar excedente.
Cómo decidir la mejor opción en 3 pasos
- Analiza tu volumen de trabajo: si escribes a diario o colaboras en tiempo real, la suscripción se amortiza en pocas semanas.
- Calcula el coste total de propiedad: Microsoft 365 Family dividido entre seis usuarios es más barato que un café al mes.
- Prueba antes de comprometerte: todas las suites alternativas y Office Web son gratis; dedícales una semana antes de pasar por caja.
Conclusión
El mensaje de “Suscríbete para editar” no es un fallo ni el último truco de Microsoft, sino la aplicación de una política coherente que data de la llegada de Office mobile: editar gratis en pantallas ≤ 10,1 ″; suscripción en pantallas mayores. Tu nuevo iPad Air supera el umbral y, por tanto, exige licenciamiento Microsoft 365. A partir de aquí, la decisión depende de tu presupuesto y flujo de trabajo: contratar la suscripción para disfrutar de la mejor integración, optar por Office Web si tienes conexión estable o adoptar una de las suites de terceros. Con la información y trucos de esta guía, podrás seguir creando documentos sin sorpresas y dedicar tu energía a lo que realmente importa: el contenido.