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Cambiar el autor de comentarios en Word (Mac y Windows) con VBA paso a paso

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¿Necesitas que todos los comentarios de un informe de Word vuelvan a mostrar tu propio nombre y tus iniciales en lugar de la identidad temporal que empleaste durante una revisión? Con unas pocas líneas de VBA, puedes reescribir los metadatos de autor en minutos, incluso en Word 365 para Mac.

Índice

Por qué Word no permite cambiar el autor «a posteriori»

Cuando insertas un comentario, Word escribe tres datos fijos en el archivo DOCX:

  • Author  – Nombre completo que consta en Word ▶ Preferencias ▶ Información de usuario (Mac) o Archivo ▶ Opciones ▶ General (Windows).
  • Initials  – Dos o tres caracteres derivados de tu nombre.
  • Fecha/hora  – El momento exacto de la inserción.

Esos metadatos se incrustan en cada comentario y no existe ninguna opción nativa para editarlos más tarde: cambiar la cuenta de Microsoft 365 o la información de usuario solo afecta a los comentarios nuevos.

La vía rápida: macro ChangeCommentAuthor

Si ya conoces el Editor de VBA, la macro básica siguiente reescribe nombre e iniciales en el rango actualmente seleccionado (o en todo el documento si primero presionas ⌘ + A). Los pasos son idénticos en Mac y Windows:

  1. Haz clic sobre cualquier parte del texto y selecciona todo el documento (opcional)
  2. En la cinta, ve a Herramientas ▶ Macro ▶ Editor de Visual Basic
  3. Inserta un módulo (menú Insertar ▶ Módulo)
  4. Copia y pega la macro:
Sub ChangeCommentAuthor()
  Dim i As Long, newName As String, newInitials As String

  'Comprobación rápida de que haya comentarios en la selección
  If Selection.Comments.Count = 0 Then
    MsgBox "La selección no contiene comentarios", vbInformation
    Exit Sub
  End If

  newName = InputBox("Nombre del nuevo autor:")
  newInitials = InputBox("Iniciales del nuevo autor (2‑3 caracteres):")

  If newName = "" Or newInitials = "" Then Exit Sub

  For i = 1 To Selection.Comments.Count
    With Selection.Comments(i)
      .Author = newName
      .Initial = newInitials
    End With
  Next i
End Sub

Guarda, cierra el editor y ejecuta la macro con F5 (o desde Macros ▶ Ejecutar). Introduce el nombre y las iniciales deseadas y, en segundos, todos los comentarios destacados habrán actualizado su autor.

Qué hace exactamente el código

LíneaFunción
Selection.Comments.CountCuenta comentarios dentro de la selección actual.
InputBoxPide al usuario el nuevo nombre e iniciales.
.AuthorReescribe el campo «Author» de cada comentario.
.InitialActualiza las iniciales para reflejar el nuevo autor.

Macro avanzada: filtra por autor previo

En equipos donde varios revisores comparten un mismo documento, quizá solo quieras modificar los comentarios que muestran un nombre concreto (por ejemplo, Consultora XYZ) y mantener intactos los de los demás. Para ello emplea esta variante:

Sub FindReplaceCommentAuthor()
  Dim c As Comment, oldName As String, newName As String, newInit As String, cambios As Long

  oldName = InputBox("Nombre actual a reemplazar (exacto):")
  If oldName = "" Then Exit Sub

  newName = InputBox("Nuevo nombre de autor:")
  newInit = InputBox("Iniciales nuevas (2‑3 caracteres):")
  If newName = "" Or newInit = "" Then Exit Sub

  For Each c In ActiveDocument.Comments
    If c.Author = oldName Then
      c.Author = newName
      c.Initial = newInit
      cambios = cambios + 1
    End If
  Next c

  MsgBox cambios & " comentarios actualizados.", vbInformation
End Sub

Así no necesitas seleccionar nada: la macro recorre todo el documento, detecta comentarios con Author = “Consultora XYZ” y los sustituye por tu identidad real.

Ejecutar macros con seguridad en Word 365 para Mac

Las versiones recientes de macOS y Office añaden capas de protección que bloquean código VBA procedente de fuentes desconocidas. Evita sustos respetando estas buenas prácticas:

  • Ubicación de confianza. Guarda tu archivo en una carpeta agregada a Preferencias ▶ Seguridad ▶ Ubicaciones de confianza.
  • Firma digital (solo Windows). En macOS las firmas VBA no se validan con el mismo mecanismo, por lo que el sistema simplemente pregunta si deseas habilitar las macros cada vez.
  • Plantilla global. Si prevés usar la macro de forma recurrente, pégala en Normal.dotm y dispondrás de ella en cualquier documento.
  • Copias de seguridad. Antes de ejecutar código que modifica metadatos, guarda una versión del DOCX—si algo sale mal, siempre podrás volver atrás.

Soluciones sin VBA (solo como último recurso)

En entornos donde los administradores bloquean totalmente las macros, las opciones son limitadas:

  1. Copiar y pegar cada comentario.
    Selecciona el texto del comentario, elimina el objeto original y vuelve a crearlo; Word lo firmará con tu identidad actual. Esta operación manual lleva tiempo y puede romper referencias si los comentarios están anclados a contenido que cambia con frecuencia.
  2. Revisores múltiples en Word Online.
    La versión web de Word permite comentar con la cuenta activa, pero, igual que en la versión de escritorio, no ofrece una forma de reescribir autores antiguos. Solo sirve para comentarios nuevos.

Optimiza tu flujo de trabajo para evitar el problema

Nadie quiere dedicar media tarde a reparar metadatos. Estas cinco pautas reducen la probabilidad de que vuelva a suceder:

  1. Perfiles separados.
    En Mac, crea perfiles de Office distintos para cada cliente o rol profesional, de modo que tu identidad se seleccione automáticamente al iniciar sesión.
  2. Automatiza la limpieza.
    Guarda la macro FindReplaceCommentAuthor en tu plantilla global y ejecútala justo antes de entregar cualquier documento.
  3. Convenciones de iniciales.
    Define una pauta (p. ej., iniciales + código de cliente) y úsala siempre que trabajes con cuentas compartidas.
  4. Formación al equipo.
    Difunde una guía interna sobre cómo configurar la información de usuario antes de empezar a comentar.
  5. Control de versiones.
    Utiliza OneDrive o SharePoint para mantener copia de las iteraciones previas; así, si se cuela un comentario mal firmado, puedes rastrear su origen facilmente.

Preguntas frecuentes

¿La macro funciona también en Word 2021 perpetuo?

Sí. El modelo de objetos (OM) de Word apenas ha cambiado para Comment.Author e .Initial desde Office 2007, por lo que el script se ejecuta sin modificaciones.

¿Qué ocurre con la marca de tiempo del comentario?

La propiedad Comment.Date es de solo lectura. Las macros anteriores no la tocan, de modo que los lectores podrán saber cuándo se insertó originalmente cada comentario.

¿Existe riesgo de romper el control de cambios?

No. Las macros operan solo sobre la colección Comments; el historial de revisiones (Track Changes) permanece intacto.

¿Puedo añadir más de dos iniciales?

Sí. Aunque históricamente Word truncaba a dos caracteres, las versiones actuales aceptan hasta tres. Si introduces cuatro o más, Word mostrará los tres primeros.

Depuración: cómo verificar que todos los comentarios se han actualizado

Para asegurarte de que no queda ningún comentario mal firmado, muestra el panel «Comentarios»:

  1. En la pestaña Revisar, elige Comentarios ▶ Panel.
  2. Ordena la columna «Autor» y repasa los nombres; cualquier autor residual aparecerá agrupado.

Si detectas alguno, ejecuta de nuevo la macro sobre esas líneas o corrige individualmente.

Ejemplo práctico paso a paso

Imagina un contrato con 120 comentarios firmados como “Consultora XYZ” que ahora deben mostrar tu nombre real (Ana López) e iniciales AL:

  1. Abre el documento y presiona ⌘ + A para seleccionarlo todo.
  2. Lanza la macro FindReplaceCommentAuthor.
  3. Introduce «Consultora XYZ» como autor a sustituir.
  4. Escribe «Ana López» y «AL» como nuevos datos.
  5. Word mostrará «120 comentarios actualizados». El panel confirma que solo quedan comentarios con tu firma.

Resumen

Word no ofrece un botón milagro para reescribir autores de comentarios, pero bastan unos pocos minutos de VBA para:

  • Modificar en lote nombre e iniciales.
  • Filtrar por autor previo y dejar intactos los de terceros.
  • Conservar fechas y control de cambios.
  • Automatizar el proceso para documentos futuros.

Si tu empresa bloquea macros, toca hacerlo manualmente o solicitar acceso temporal. Pero, en la mayoría de los escenarios, las rutinas de este artículo solucionarán el dilema sin complicaciones.

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