Cómo cambiar el Autor y la Última modificación en Word y configurarlo por defecto

¿Por qué aparecen tu nombre y el de otros usuarios en los documentos que compartes? Word mantiene una pequeña base de metadatos internos (Autor, Última modificación por, empresa, fechas, etc.) que viaja con cada archivo. Algunos campos se copian del perfil de Office, otros se generan en cada guardado y otros se heredan de la plantilla o del almacenamiento en la nube. Conocer su origen y saber cómo editarlos es clave para proteger tu privacidad, cumplir normativas corporativas o simplemente evitar confusiones en los créditos.

Índice

Qué son los campos Autor y Última modificación por

Autor es un metadato estático: suele fijarse una sola vez cuando el archivo se crea y permanece hasta que alguien lo reescribe manualmente. Última modificación por (Last Modified By) es dinámico: lo actualiza Word en cada guardado con el nombre de usuario activo. Ambos se almacenan en la parte docProps/core.xml de un .docx (propiedades Open XML) o en la cabecera SummaryInformation de un .doc clásico.

Cómo se rellenan automáticamente

Perfil de Office: Archivo ▶ Opciones ▶ General ▶ Personalizar su copia de Microsoft Office. Los campos Nombre de usuario e Iniciales se copian a Autor en nuevos documentos y a Última modificación por en cada guardado.
Entorno de nube: Al abrir un archivo alojado en OneDrive/SharePoint, la aplicación sustituye Última modificación por por el nombre de la cuenta de Microsoft 365 que realiza la edición, aun cuando el metadato se elimine localmente.
Plantillas: Si el documento procede de una plantilla .dotx o .dotm, hereda los metadatos que la plantilla tuviera guardados.

Procedimientos rápidos

Objetivo	Procedimiento
Cambiar Autor en un documento abierto	1. Archivo ▶ Información. 2. Desplegar Propiedades ▶ Propiedades avanzadas. 3. Pestaña Resumen ► Autor ► escribe el nuevo nombre ► Aceptar.
Borrar o cambiar “Última modificación por”	1. Archivo ▶ Información ▶ Comprobar si hay problemas ▶ Inspeccionar documento. 2. Marca Propiedades del documento e información personal ► Inspeccionar. 3. Pulsa Quitar todo junto a Última modificación por ► Cerrar.
Establecer autor predeterminado	1. Archivo ▶ Opciones ▶ General. 2. En Personalizar su copia… escribe el nombre en Nombre de usuario e Iniciales. 3. Aceptar. —Afecta solo a documentos creados desde ese momento.
Eliminar metadatos en varios archivos	Word no ofrece limpieza masiva. Opciones: • Repetir el Inspector documento por documento. • Usar script de PowerShell/VBA o herramientas de terceros para automatizar la supresión.
Evitar que Word vuelva a escribir Última modificación por	No puede desactivarse del todo: la aplicación lo registra cada vez que se guarda. La única forma de distribuir documentos “anónimos” es inspeccionarlos antes de enviarlos o exportarlos como PDF sin metadatos.

Cómo cambiar el autor de forma permanente para documentos nuevos

El ajuste en Opciones ▶ General modifica la copia local de Office y se guarda en el registro de Windows (HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\UserInfo). Es, por tanto, una preferencia del usuario en ese equipo:

Escribe el nombre deseado en Nombre de usuario y en Iniciales.
Reinicia Word si lo tenías abierto para que tome el nuevo valor.
Si trabajas en varios equipos, repite la operación o sincroniza la configuración de Office a través de tu cuenta de Microsoft 365.

Nota: Este cambio no afecta a los documentos ya existentes ni a los alojados en la nube cuando varias personas colaboran simultáneamente.

Usar una plantilla predeterminada

Otra vía más robusta es crear una plantilla Normal.dotm o la plantilla corporativa de tu organización:

Crea un documento en blanco, ajusta Autor en Propiedades avanzadas y guarda como .dotx.
Copia el archivo a %APPDATA%\Microsoft\Templates.
En Archivo ▶ Opciones ▶ Avanzadas ▶ General ▶ Ubicaciones de archivos cambia Plantillas de usuario para que apunte a dicha carpeta si es necesario.
Si quieres que sea la Normal.dotm predeterminada de Word, guarda la plantilla con ese nombre.

A partir de ahora, cualquier documento creado desde la barra Nuevo heredará el autor y las propiedades que definiste.

Eliminar metadatos en lote con PowerShell

Cuando necesitas procesar docenas o cientos de archivos, la inspección manual es inviable. La siguiente función de PowerShell (requerirá las bibliotecas Open XML SDK u Office Interop) recorre todas las propiedades estándar e iguala Autor y LastModifiedBy a cadenas vacías:

function Clear-WordMetadata {
    param (
        [Parameter(Mandatory)]
        [string]$Path
    )

    Add-Type -AssemblyName "DocumentFormat.OpenXml"
    $pkg = [System.IO.Packaging.Package]::Open($Path,[System.IO.FileMode]::Open,[System.IO.FileAccess]::ReadWrite)
    $corePart = $pkg.GetParts() | Where-Object { $_.Uri.ToString() -eq "/docProps/core.xml" }
    $xml = New-Object System.Xml.XmlDocument
    $stream = $corePart.GetStream()
    $xml.Load($stream)
    $ns = New-Object System.Xml.XmlNamespaceManager($xml.NameTable)
    $ns.AddNamespace("dc","http://purl.org/dc/elements/1.1/")
    $ns.AddNamespace("cp","http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/metadata/core-properties")

    foreach ($tag in @("dc:creator","cp:lastModifiedBy")) {
        $node = $xml.SelectSingleNode("//$tag",$ns)
        if ($node) { $node.InnerText = "" }
    }

    $stream.SetLength(0)
    $xml.Save($stream)
    $stream.Close()
    $pkg.Close()
}
Get-ChildItem C:\Docs\*.docx -Recurse | ForEach-Object { Clear-WordMetadata $_.FullName }

Siempre haz una copia de seguridad antes y prueba en un subconjunto de archivos. El mismo concepto puede portarse a VBA para usuarios que prefieran macros.

Particularidades de OneDrive y SharePoint

En bibliotecas de documentos de Microsoft 365 se guarda un Version History que no viaja dentro del archivo. Quitar Última modificación por solo limpia la copia descargada, pero en la nube la propiedad se restablecerá en cuanto alguien vuelva a editar. Para compartir un documento verdaderamente anónimo:

Selecciona Descargar ► obtén una copia local.
Ejecuta el Inspector de documentos o tu script de limpieza.
Envía esa copia por correo o súbela a un sistema que no reescriba metadatos (p. ej., Google Drive con la opción desactivar historial de versiones).

Preguntas frecuentes

¿Puedo impedir que Word grabe LastModifiedBy al guardar?

No. Según el esquema Open XML, el campo cp:lastModifiedBy se establece automáticamente y la interfaz de Office no ofrece ningún conmutador global para deshabilitarlo. La única estrategia es limpiarlo antes de distribuir el documento.

¿Cambiar mi nombre de usuario en Windows afecta a Word?

No directamente. Word toma el valor de Nombre de usuario en su propia configuración de Office. Si instalas Office por primera vez, copia el nombre del perfil de Windows a modo de sugerencia, pero después no se sincronizan.

¿Qué ocurre con los documentos `.doc` antiguos?

Usan estructuras OLE binarias (SummaryInformation y DocumentSummaryInformation). El procedimiento de “Propiedades avanzadas” sigue funcionando, pero los scripts deberán apoyarse en la librería COM dsofile.dll o convertir primero a .docx para emplear Open XML.

Buenas prácticas corporativas

Plantillas aprobadas: Publica en una carpeta central solo archivos .dotx limpios y obliga a que los empleados los usen como punto de partida.
Política de conservación: Documentos internos pueden mantener el historial; los externos deben pasar por un flujo de “Expurgo de metadatos” antes de enviarse.
Capacitación: Incluye la inspección de documentos en las guías de envío de propuestas, licitaciones o papers académicos.
Automatización: Añade un gatillo de Power Automate o de CI/CD que limpie los metadatos cada vez que un archivo pase a la carpeta Para envío.

Conclusiones

Los metadatos de Word son útiles para la colaboración, pero pueden exponer información que no deseamos compartir. Con los pasos descritos podrás:

Modificar o borrar el autor y el responsable de la última edición.
Configurar tu nombre predeterminado para nuevos archivos.
Crear plantillas que fijen el autor correcto de forma automática.
Limpiar lotes de documentos con scripts y así reforzar las políticas de privacidad.

No olvides que, si el archivo vuelve a editarse o se aloja en SharePoint, se restablecerá Última modificación por, por lo que conviene inspeccionar el documento justo antes de su publicación definitiva.